XX公司费用管理及报销办法.详解

XX公司成本管理和报销方法列表第一章总则第二章成本管理内容第三章费用报销规定第四章附则第一章总则第一个是为了加强XX公司(以下简称“公司”)的成本管理，合理控制每项成本支出，并规范成本报销流程而专门设计的。第二条各项费用支出均以公司批准的年度费用预算为准，在预算范围内支出。各部门负责人要控制好费用项目，以免发生超额预算。第三条本办法适用于XX公司所有部门。第二章成本管理内容第四条费用管理分为日常费用和特别费用管理两部分。第五条日常费用主要包括办公费用、事业招待费、交通燃料费、邮件通信费、会议费、出差费、修理费、图书资料费、礼品费等。第6条特别费用主要包括出国费、咨询费、诉讼费用、广告费、监查费、赞助费、职员住宅财产费和取暖费、职员教育费、福利费、经济补偿费等。第三章费用报销规定第7条费用报销审批权限为了改善内部控制，费用管理根据权限级别进行审批。费用报销批准遵循“钢笔签字”原则，需要批准时，必须以书面原始委托书通知财务部门，否则将不予批准。(a)每日费用1.个人预算内费用报销审批权限：(1)部门子经理(包括助理)级别以下人员的费用报销，由部门经理(或主持人)或相应的批准签字人批准。(二)对部门副经理(包括副经理)的费用报销，由本人签字为报销人，由部门经理(或主持人)签字后，报告公司主任负责人批准。(三)部门经理(或主持)的费用报销，由本人签字为报销人，经公司监督批准；(4)公司副总经理(包括总经理助理)的费用由本人签字为报销人，并由公司总经理或其授权人批准；(5)赔偿公司总经理的费用，本人作为偿还人签字，公司财务总监批准。2.部门公共预算内的费用报销由部门经理(或主持人)或相应的批准签字人批准。3.公司公共预算内的费用报销由公司总经理或其授权厂商批准。4、超额预算费用报销必须得到公司总经理或授权厂商的批准。(b)特别费用1.有特别报告报告的情况：必须提交经经理批准的特别报告报告，并在批准预算范围内由部门经理(或主持人)或相应的授权厂商签署报销。2.没有特殊报告的情况下：根据主管批准的有效合同、合同和费用发票付款。第8条费用报销方法和报销标准路线图偿还费用的支付方法主要是现金和支票支付。(a)现金支付1.以现金支付费用款，应根据国家的再经济图纳入现金支出范围，主要包括：个人劳动报酬；各种劳动保险、福利费用和国家规定的个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；结算起点(1000元)以下的零星支出；中国人民银行确定了支付现金的其他支出。现金偿还时间是每个星期四5日。报销人员应根据上述第7条批准权限，经批准后提交财务部门，由相应的会计人员审核并填写会计凭证，然后统一向出纳支付现金收据。3.借钱时需要填写借条，并经过部门经理(或主持人)或其授权人、财务经理或其授权人的签名后，到财务部门办理借用手续。报销费用时，用有效文件编制费用报销清单，根据上述第7条的批准权限签署批后，到财政部处理报销程序，并在备注栏中注明。4.借款人应及时处理借款核销手续(偿还或偿还费用用借款偿还)，原则上不重复借款。上次借款没有结清的人要再借。(b)支票付款原则上，1000元以上的支出额要用支票支付。1.经理要填写支票领取单。每日费用的支票由部门经理(或主持人)或其授权人、财务经理或其授权人签名后，到财务部门办理。特别费用的支票领取必须附有主任负责人批准的特别报告报告。2.支票领取后，只能用于支票领取单上指明的用途，不能挪作他用。如果出于任何原因没有使用，经理人员必须在收购后2天内将支票返还给财务部门。3.使用支票后，经理应在3个工作日内填写有效签署的费用发票，送交财务部进行偿还程序。因特殊情况不能在规定的时间内赔偿的，应当及时向财务部门解释。没有财务费用的人将在财政部定期公布，不允许有关部门接受新支票。第9条费用报销标准费用报销必须按照公司规定进行，超出标准报销的费用必须在报销前获得有效批准人的高级直接责任人、总经理和授权厂商的批准。业务招待费：表示与业务相关的年费和礼物支出。宴会顾客没有特别的理由要去高级餐厅。公司领导层一次宴会的金额原则上是2000韩元以上，人均标准200韩元以下，部门主管一次宴会的金额原则上是1000韩元以下，人均标准150韩元以下，其他人的一次宴会原则上是500韩元以下，人均标准不超过100韩元。凡一次消费超过规定的限度和标准的，按照等级审查批准权限、报纸一级领导的审查批准，严禁对发生在同一接待活动上的费用进行分割后分期偿还。期货支出，要求各部门在公司办公室统一购买的礼物，有特别要求购买的其他礼物，各部门自行购买偿还时，经公司负责部门批准后按照正常偿还程序赔偿。业务招待费超过报销标准时，必须经过正常批准程序，然后由公司总经理或授权厂商批准。国内出差费员工出差必须在公司办公室系统中提前填写差旅请求审批单，并提交有效的审批人进行审批。出差申请批准书是支付员工出差借入、偿还和出差津贴的重要依据，出差期间补贴标准为30元/天(参加会议除外)，出差期间业务招待费原则上不再偿还。出差住宿标准原则上是三星级以下酒店(包括三星级)。员工可以根据年度差旅费预算和出差地点的实际情况，根据参加会议或陪客户出差等节省原则选择住宿酒店，并应提交组织者会议通知或公司领导批准的申请文件进行报销。公司领导层成员出差住宿费。各种地区和员工住宿费的具体标准如下：1.出差到上海、广州、深圳等直辖市、首都市及特别经济区：经理(包括业务副总裁)350RMB副总裁(包括部门总经理助理)300RMB普通员工(具有部门内部设置的子经理)200RMB2.出差到其他城市：总经理(包括主管业务的副总裁)250RMB副总裁(包括部门总经理助理)200RMB普通员工(具有部门内部设置的子经理)150RMB对于3，1人出差，每晚住宿费根据上述标准可能会提高50%。选择交通工具时，要想让火车在12小时内(早到早到)到达，必须尽量选择火车、硬座或硬座，特殊情况下要坐软卧或飞机，并事先得到公司领导的批准。乘坐国内出差汽车飞机的人都使用经济舱。报销差旅费时，差旅费要填写差旅费账单，报销文件除费用相关发票外，还需要提供住宿清单和出差申请批准表。出差人员批准的出差期间发生的上述交通、住宿费和差旅津贴可在上述标准内如实报销，但不偿还与住宿费、餐饮等住宿无关的费用。出差期间因特殊情况发生的业务招待费另记业务招待费账单，经公司主管批准后报销。如果超出差旅报销标准，则必须联系公司负责人获得批准。否则，超额部分不偿还。如果在办公室统一订购出差表(包括国际机票)，出差回到公司后，必须将机票费返还给办公室，在办公室统一处理机票报销和费用分摊程序。出差人士借用的，在编制出差费账单时如实填写，返还很多，过期时不返还借款人，财政部可以拒绝再次借用。(c)出国费用：商务部、外交部发行的关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定。(4)办公用品：办公室负责预算范围内的统一采购，偿还时部门负责人签名确认费用分摊，处理人、办公室负责人签名后偿还。由于特殊原因，各部门直接购买办公用品，报销必须在部门经理和办公室负责人双重签名后偿还。办公用品的外部购买必须请公司总经理批准。(5)图书报纸信息费：购买资料要按照实际工作要求处理，严格控制，消除浪费，公司报纸和杂志的定期订阅在办公室统一计划报纸公司领导批准后处理。报销必须明确用途和名称，并按照正常的报销批准流程进行报销。(VI)通信费：包括办公室电话、移动电话和家庭电话费用。1、办公电话：根据员工工作和要求，经部门经理批准，可以申请开通国内长途功能，未经公司负责人批准，原则上不开通国际长途功能。办公电话费用由公司统一支付，电话用户和有关部门负担。2、住宅电话：公司只对公司领导(总经理助理以上)或其他批准财务部门的申报者负责1项住宅电话费用。但是，公司原则上不负担家庭电话的国际长途电话费用。否则，公司的总经理或权限必须提交给委托人批准。住宅电话报销标准为总经理500元/月，其他公司领导300元/月，公司根据实际电话费用在批准标准内进行一定的报销程序。3、移动电话费用：移动电话费用标准将根据公司中的职位级别(公司领导、部门主管(或主持人)、部门副总裁(包括助理)、部门副经理、总员工和职务的性质(即部门和职能部门)统一批准。员工水平由本部门提出，提交人力资源部审查，报告财务部，调整员工职位时，调整日期的下个月实施新的职位标准。在以下规定的标准、原则和要求范围内，移动电话费用按月实际销售。(1)公司领导：指公司总经理助理(包括总经理助理)以上，电话费标准为500元/月。(2)部门经理(或主持人):电话费是每月200元。(3)部门下属负责人的电话费标准为100元/月。移动电话费用的报销原则和具体要求：(1)批准报销费用的移动电话应根据节省原则尽可能缩短通话时间，不租给别人。(2)员工除正常休假外，没有工作10天以上的员工，不上班的月份不能报销手机费。(三)公司原则上应提前向财务部门报告电话费、移动电话号码及部门内批准的下级经理名单，偿还非记录职员和电话号码的通话费，财务部门有权拒绝；(4)电话费是按月计算的，如果当月电话费超过批准标准，超额部分原则上由个人负担，不能报销累积计算。(5)移动电话费用除普通职员外，其他人报销，原则上不允许报销手机充值卡发票。否则，提供当月电话费清单，并在批准的标准内实际销售。(6)由于超过移动电话费用批准标准的公开出差而产生的员工必须根据发票和差旅批准书单独生成发票，按照报销标准进行批准，并提交给公司总经理或授权厂商批准，但是申请金额不得超过原始批准标准的30%，如果因其他原因超出批准标准，则不会获得报销。(7)文体活动费：公司的文体活动由统一公司工会和办公室按年度预算组织，费用由牵头部门负责人、工会负责人签字后偿还。职员个人文体活动的费用由自己负担。(八)会议费：参加其他部门组织的工作会议，获得报销时，应提供会议通知。公司内部组织召开的会议应当提供经公司主管领导级以上负责人批准的特别报告报告。如果会议费用需要由各部门分摊，由主持会议的部门填写费用分摊表，参与部门经理签字后，到财务部门办理报销手续。(九)购置固定资产：预算审批系统必须严格执行，审批预算和发票必须在部门经理和资产负责部门经理双重签名后偿还。第10条费用报销文件和费用索赔编制要求1.所有费用报销必须符合金融系统规定和公司成本管理原则。报销单据必须是符合公司规定允许报销的支出项和财务制度规定的有效报销单据。极例外的情况，除本人书面说明并得到公司监督的签名外，不符合规定的文件一律不予报销。2.计费拟定要求(1)发票的填写应包括支出项、发生日期、附加的发票页数、金额大小写合计等因素。事业招待费报销必须逐项列出原因、参与名称、人数。对差旅费的报销除了提供账单外，还要逐项填写交通费、住宿费、伙食费等，根据住宿费原则，明确每天住宿费金额和住宿日期、人数。出差费用要一次全部报告。(2)一张发票涉及多个支出项，必须指定每个支出项的应计额，以便财务人员汇总费用。(三)关于共同费用分摊，应当书面表示，并通过有关人员的签名确认。3.根据偿还的支出项目，支出方本人或委托人填写公司统一打印的标准格式发票。帐单主要有以下五类：(1)医疗费用发票：用于根据公司规定报销医疗费用。偿还必须伴随医院处方，如果想在药房买药，就必须有医院签发的处方和药表。(2)出国费用发票：用于出国人员由公司负担的出国费用。应分为海外报销列表和国家费用报销时间表，在报销时，在填写总计的同时，按每个国家编制明细表。(3)差旅费用发票