[doc] 浅谈企业网点租赁、房屋买卖档案管理工作

浅谈企业网点租赁、房屋买卖档案管理工作浅谈企业网点租赁,房屋买卖档案管理工作刘卫军企业网点租赁,房屋买卖档案以下简称“网点档案”是企业对其现有网点实施转租及房屋买卖过程中直接形成的,具有保存价值的各种文字,图表,声像等不同载体的历史记录它详细记载和反映了企业各家网点的招租,承租,退租及买卖双方从达成买卖意向到签订购买契约,办理房产交易登记,取得产权过户,领取房产证所形成的全过程是企业网点租赁,房屋买卖活动的原始记录一,网点档案的构成1,网点租赁及其主要文件材料网点租赁涉及房屋出租方和承租方出租方可能是房屋产权方,可能是拥有房屋长期使用权方,也可能是承租方承租后将房屋再转租无论出租方,承租方还是再转租方在网点转,承租过程中都会形成相关的文件从不同的出租方,承租对象来讲,网点租赁档案内容都会有所不同1若网点出租方是房屋产权方物业公司承租方是拥有房屋长期使用权方,它所形成的档案材料主要是公有非居住用房租赁合同2若网点出租方是房屋使用权方,承租对象是单位或个人,它所形成的档案材料主要有接房确认书,房屋租赁合同及承租方营业执照,税务登记证,企业代码证,法人代表身份证,法人委托书,受委托人身份证等相关有效证件复印件,使用权方向产权方递交的书面转租申请,产权方出具的网点转租证明若中途中止合同,主要有中止合同的任意一方书面退租申请,双方的退租协议书,退租结算单,退房确认书等3若承租方将房屋再转租给下一家所形成的档案材料主要有原承租方的书面再转租申请及房屋转租合同,下一家承租户相关证件复印件及出租方,承租方与产权方,使用权方的四方协议书等另外,网点租赁合同中对房屋状况,租赁用途,租赁期限,保证金,租金支付方式,房屋使用要求和责任,房屋返还时的状态,承租权的转让和交换,合同的解除,双方违约应承担的责任及赔偿损失等相关条款作了详细约定除此之外还包括转,承租过程中形成的其他各种原始记录2,房屋买卖及其主要文件材料房屋买卖涉及买卖双方,所形成的档案材料主要有买方购买房屋申请,投资分析报告及上级单位批文,资产评估业务约定书,评估公司出具的房屋资产评估报告,评估项目备案表,买方与中介机构的佣金确认书,房地产买卖合同,交易资金托管协议,买卖双方产权过户协议书,委托书,契税缴款书等其中房地产买卖合同中还对房屋具体状况,转让价,付款方式,付款期限,双方违约应承担的责任及补充条款等相关内容作了具体的约定根据以上两种不同情况可以看出,网点档案的材料比较丰富而且是具有动态管理特点,随着租赁,买卖活动的增加而不断变化二,网点档案在企业经济发展中的作用1,网点租赁档案是积累租赁经验的工具网点租赁遵循公开,公平,公正的原则,通过公开招租方式确定承租对象,签订租赁合同,最后到合同期满退租等一系列环节网点租赁档案真实记录了网点转,承租的全过程,是网点租赁信息材料的汇集,它全面,系统地反映了以往网点租赁的历史情况网点地段的好坏关系到租金的定位,选择承租能力强的承租户关系到转租成败的关键,租金的高低直接关系到企业的经济收入这些信息作为档案保存起来,可以起到为企业当前乃至今后更好,合理,有效地开发利用现有网点提供借鉴,参考的作用2,房屋买卖档案为今后买卖双方可能出现的房屋买卖合同纠纷提供强有力的法律依据因为房屋买卖合同涉及的标的较大,法律规范较多,专业性较强,书面材料较多,建立内容详尽,真实,全面的房屋买卖档案,消除了“口说无凭”的障碍,使之有凭有据3,房屋买卖档案可以为企业制订有关决策和投资计划提供重要依据根据不同的市场买曼0鲫GI圈卖行情,不同的房型,不同的地段,买卖标的有所不同通过房屋买卖档案,企业可以掌握如何以市场最低廉的价格购买到中意的房屋,如何以最少的投资获得日后最大的收益,使企业利益最大化总之,房屋买卖档案有助于企业及时了解房屋买卖市场动态,减少投资风险,为企业下一步投资提供有效的信息保障三,目前企业网点档案管理工作中存在的主要问题1,文件材料的收集不够及时网点租赁合同,房屋买卖合同等文件材料分散在各个经办部门,档案人员每年归档前,都会向各部门索要文件有的部门认为这些文件材料不重要有的不知晓何种文件需要归档,何时归档,何种文件不需归档仅作为资料收集,有的为了图今后查找材料方便,一概把所有的文件材料或从多份原件中抽出一份滞留在自己手中对文件材料的收集移交工作不够重视没有及时完整地移交给专职档案人员,造成了档案收集工作不及时2,文件材料归档不够主动有的部门没有及时与承租方沟通索回文件,有的部门文件办毕后,由于忙于其他工作或主观意识不强若干年后再将文件材料交来归档,造成了档案收集工作的滞后档案室一般会在档案盒里留有空间,将文件归入当年的档案里并在备注表中予以说明若档案盒里空间已满,只能重新归档,连接档号,倒架,由此造成了文件归档的不连续性,除此之外,档案人员还要进行档案归档,计算机录入等一系列工作程序3,文件材料书写不够规范有的部门在正面印有字迹的纸张上用圆珠笔,铅笔在反面空白处书写底稿或用红笔在文件上作注释个别承租方用圆珠笔在合同上签字,这些都不符合文件书写的规范要求有的部门对档案人员的多次催讨文件表现出厌烦的情绪,对档案人员不够理解,对档案工作缺乏认知度四,做好企业网点档案管理工作的对策1,加强档案法规宣传,争取各部门的支持企业网点租赁,房屋买卖文件材料收集是档案工作的起点是档案工作的基础,是保证网点租赁,房屋买卖档案齐全,完整,提高档案质量,搞好利用服务的重要环节中华人民共和国档案法第三章第10条规定”对国斓隧一家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员移交,集中管理任何个人不得占为己有国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档”档案室有必要向各部门进行档案法规宣传,以得到各部门的理解和支持做好网点档案管理工作不是档案人员一个人的事,要靠各部门的协同合作,才能保证文件材料的收集齐全2,建立档案规章制度,做到有章可循档案室必须建立相应的档案管理规章制度,其中文件材料收集制度中要规定归档时间,归档范围,归档部门等,使各部门明确各自的义务和职责并将文件收集纳入各部门人员的工作考核范围,对不及时归档,收集不完整的,应根据奖惩制度对有关人员提出整改意见同时规定必须用蓝黑或黑墨水书写文件,禁止用其它笔书写,并督促承租方规范书写合同要做到有章可循,违章必究,同时根据实际情况,对档案制度进行相应修改,不断完善,并加以贯彻落实3,强化日常管理提高档案人员业务水平对文件进行整理时,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系企业网点档案的立卷方式也可以由原来的以”卷”归档改为以“件”归档,要求以”件”为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,将文件按不同项目进行分类同一个项目的文件材料排列在一起,便于保管和利用,便于补充和更新档案室要加强对企业网点租赁,房屋买卖档案的日常管理防止文件的散失堆积,为年终档案的整理归档打好基础档案人员要定期参加有关业务知识的教育培训以适应新形势下档案管理工作的要求4,加强档案利用工作,为企业发展服务做好网点租赁,房屋买卖档案的利用服务工作不仅是企业经济发展的需要,而且是现代企业加强自身经营管理,