论提高文秘人员综合能力的有效途径

1、前言 作为现代型的秘书人员，她们的身影不仅会出在各个行业的管理层，而且还联系着管理层的每个环节。秘书的重要性不仅仅是我们看到的表面的基本职责，她们往往参与着政策的制定和实施，影响着社会，甚至是国家的发展和前进。作为领导身边的“锦囊妙计”，秘书承担着为领导提出想法、收集资料、提供对策的工作。只有及时、全面的获取第一手信息，才能帮助领导作出有效、具有价值的决策。本文主要从当前大专院校文秘专业综合能力培养的不足、秘书应具备的综合能力以及提高秘书综合能力的有效途径，这三大部分来阐述选题的内容。一、当前大专院校文秘专业综合能力培养存在的不足（一）学校教学方面 1.学校专业课程设置的不合理 随着市场经济的

2、飞速发展，与传统的文秘人员相比，现在的文秘专业毕业生不再考虑为行政机构工作，更多的毕业生选择去企业单位进行工作。就业渠道的转变要求各大专院校在制定文秘人才培养方案时遵循 “以职业活动为导向，以职业能力为核心”的职业标准体系构建教学要求，必须明确定位，注重课堂教学内容,注重专业知识的学习与实践。但是，传统思想根深蒂固，长期以来，许多院校对于文秘专业的教学目标不明确，导致专业课程设置的不合理。主要表现为以下方面： （1）培养目标不明确，商务秘书课程设置欠缺 众所周知，企业单位和行政机构单位的秘书工作内容差别比较大，第一个是以行政事务为主，第二个是以商业事务为主。现如今公务员制度广泛推行，以及市场经

3、济的深化，大部分大专院校的文秘专业毕业生都选择到企事业单位就职。因此，当今的社会对于商务秘书的需求量明显增加，而对于行政秘书的需求量却减少。然而，在传统教学的影响下，许多大专院校的教学模式和教学方法没能及时的改变，往往导致课程设置上存在滞后的现象，在开设商务秘书这一专业课程方面出现不足。 （2）教学内容文字化，专业技能课程设置不足 还是受传统观念的影响，大部分的人对于文秘人员的理解存在很多误区。很多人认为，作为秘书的工作内容就是为领导写稿子。因此，在传统的秘书人才培养上更加强调文化，然而一般院校的文秘专业被放置在人文学院，有的甚至把它放置在中文系，这样的结果导致文秘专业毕业生文化趋势明显，实战

4、性却不强，影响其发展。2.课程教师缺乏专业的工作经验，很难担当实践之重任现如今许多大专院校缺乏真正的双师型教师。一般院校一方面在大力发展职业教育，另一方面却不去招聘一些专门教授某一专业的教师，比如文秘专业的教师，大部分院校直接是由中文教师进行授课。这样直接导致的结果是，这些教师往往只重视理论讲授，忽视实践教学。也因为他们自身的专业经验不足，而难以承担文秘技能指导的责任。因此，文秘课程的实践教学环节弱化现象十分普遍。 3.校内实训室条件简陋，校外实训收获不大在注重职业教育的当今社会，越来越多的大专院校开始关注实践教学，也开始着手打造校内实训基地，让学生们能够在实战中不断提高自身的工作技能。然而在

5、开设文秘实训活动的过程中，遇到了一些问题。第一点就是实训基地设施的问题实训基地设施过于简单，文秘实训室里只放置一些办公桌和文件，还有文件柜可以用于档案管理等实训；另外实训室里还放置了打印机、扫描仪、传真机、电脑等现代办公设备，可以用于办公自动化等实训。总的来说这些设施只适合单一性的文秘技能训练，还需要更多，更先进的办公设备进行训练才能适应不断变换的新型办公。第二点就是校外实训基地建立难，人员分散不利于管理。学校为了让即将毕业的学生能够更好的感受职场氛围，提高他们的实战能力，所以会适当的选择和一些企事业单位建立关系，输送一些实训生进入企业进行实训。然而，企事业往往不会重视这些实训生，一般实训时间

6、短且效果不好。因此，校外实训基地建立难度大且实训指导落实较难，学生真正学到的东西微乎其微。 （二）学生自身方面1.专业能力不强。现在的大专文秘在校学生普遍存在专业能力薄弱的现象。主要表现在专业知识掌握的不熟练，不完善的知识结构，较低水平的综合能力水平。与本科院校的学生相比文化水平不高，树立的职业规划目标也不明确，学习动力以及学习积极性不强，自律性也相对较低。2.盲目自信。 绝大部分的学生在整个学校生活中没有经历挫折，没有承受过多的责任和压力，所以导致他们自恃清高，有点过于自信，不能对自己有一个清晰的认识，并且缺乏社会经验的积累。3.缺乏创新意识。文秘专业的学生大部分都表现出创新意识较差，一般体

7、现在这些方面：学习的专业知识没有深入的去思考和探索，在做事和想事情上经常是千篇一律，没有什么信的想法，也没有创新。虽然有些学生具备了创新意识，但是遇到实际性的问题是常常又表现出见异思迁，半途而废，不能长久的坚持下去，最终还是以失败告终。其实最根本的问题在于现在的大学生缺乏创新的欲望，他们不满足于现在的生活，但是对自己又缺乏行动的信心，只能满肚的牢骚。4.缺乏与时俱进的现代意识。当今的时代是一个信息时代，作为文秘专业学生更应该充实自己，让自己时刻掌握实时动态，洞察一切正在发生的事情。然而，整天生活在校园的大学生，第一是不会主动的去了解国内国际上的新闻动态，常常是一问三不知。他们大部分人只关心身边

8、发生的事，只关注明星娱乐之类的。第二是没兴趣，光学习书本上的知识，不懂得把书本知识和实时动态结合起来，严重缺乏与时俱进的现代意识。二、文秘人员应具备的综合能力 （一）专业能力1.文书处理能力在我国，对于秘书这一职业的定义就是掌管文书并且协助领导全方位处理事务的工作人员。由此看来，文书处理能力是文秘人员应具备一项的基本技能。首先,秘书要做到记录，其次是起草文稿，然后是材料的收集和整理，最后是协助领导做好决策和协调工作。其中，起草文稿的内容包括：第一种情况是领导口述主要观点，有秘书记录，然后进行加工整理;第二种情况是领导自己撰写，由秘书做补充和审核工作。最后一种情况就是由领导出一个题目，秘书由此去

9、拟定大纲、收集素材、起草文稿，这种情况需要文秘人员具有较高的文字功底和职业素养。 2.实用技术应用能力作为现代新型秘书，必须熟练掌握现代办公室各种办公用品的操作技巧。比如打印技术、复印技术、传真技术等基本办公技术；还有包括录音技术、摄影摄像技术、多媒体技术等。Excel、word、Photoshop等office软件的出现，为我们节省了工作的时间，但这并不意味着我们就要有所懈怠，在这个科技飞速发展的机器时代里，我们更需要不断学习，保持耐心，做一个与时俱进的新型秘书。 3.参与决策能力 秘书的另一个重要身份就是的参谋员，秘书的日常工作很复杂，这一特性使得秘书的工作变得非常广泛，它不仅涉及到秘书的

10、本职工作还涉及到领导的私事以及其他临时性的工作。秘书的参谋工作的主要内容就是要满足领导决策的需要，以领导的决策为中心而开展参谋和协助的工作。 （1）学会分析当前的形势利弊，掌握住事物发展的趋势，增强自身对当下情势的预见性。如果不能清晰的对情势做出反应，就不能的做出正确的判断，就失去了解决问题的机会。因此要用发展的眼光看待当下局势，这样有利于企业以及个人的发展。 （2）学会比较谋划，根据需要、目标和信息拟定方案并不是最难的。最困难的是要制定出几个确切可行的计划，并且比对比这几个计划发放出去的反应，从对比中找出优缺点，然后向领导提出最可行的意见，有经验的文秘人员遇事应该考虑多种可能性，准备好不同的

11、应对计划，以备不时之需。参谋计划不仅是要多，而且在多的前提下还要可行，当然选择时还是要认真权衡其中的利弊。 （二）事务处理能力 1.社交和公关能力 秘书在日常工作中，良好的人际关系是必要的。要知道作为秘书，她不仅仅只是服务于领导，她还要服务于整个企业内部，所以，如何处理好与领导、同事以及下属之间的关系，是文秘在工作中遇到的重点。 （1）与领导的相处，秘书要做到的是参与不是干预，要服从但不能被动，秘书协助领导做出决策时，提出的建议一定要能为方案的准确性和科学性负责，最终选择哪个方案执行，是领导的事，秘书不能干预领导的决策，同时又要注意抓住领导的重点意图，这样才能更好的辅助领导，推动企业的发展。

12、（2）秘书在与同级的工作人员相处时必须要表现出真诚，诚信是人类沟通的最基本的要求，事实上，不仅仅是秘书要待人真诚，我们每个人都要以一颗真诚的心去面对任何人和事，如果你希望对方可以接受自己，承认自己的价值，那么相应的我们自己就要先承认别人的价值。 （3）有些秘书在与下属的相处时，觉得自己常伴于领导身边，是领导身边的“红人”，就从某种意义上认为自己的权利比其他人高，就可以差遣别人去做事。其实不然，秘书在与下属的相处中更要学会平等交往，那样才能赢得别人的认可，从而减少工作上的阻力，还要有一颗宽容的心，海纳百川，团结互助，从而提高团队的凝聚力。 作为解决企业突发状况的“消防员”，秘书应具备较强的公关能

13、力，首先，文秘人员应树立危机意识，对自己的工作流程和整个社会环境有一个清楚的认知，要做到防患于未然。遇到突发状况时，秘书要及时做出反应，果断处理，积极寻找应对方法。最后，要向公众讲明实情，处理过程，这样可以让公众恢复对组织的信任。著名的海尔集团曾因产品质量事故而危机信誉，甚至停产整顿，但是他们没有掩饰事实，而是实事求是的进行改正，最终重新获得了大家的信任，从而主导了市场。作为文秘人员要学会把困难化为机遇，切忌不要掩饰事实，扭曲真相。 2.组织协调能力 现如今的文秘人员还需要有比较好的组织协调能力。现在的文秘人员已经不只是文书工作者，也不再只会整理、接收、发送文件。而是具备了一定的组织管理能力的

14、现代型秘书人才。在平时的工作中，文秘人员经常要按照领导的想法去组织各类活动，如果缺乏科学的组织管理能力，就无法承办出一场出色的活动。 3.创新能力 我认为作为新时代的秘书人员具有一定的创新能力是必要的。在科技信息技术日益变化的当今，往往拥有丰富的经验和扎实的理论知识已经不能满足于现代的文秘工作。如果秘书能够拥有创新的能力，在同样的工作中运用不一样的，更便捷的方法去处理，那么不仅节省时间，而且能够让自己脱颖而出，得到领导的赏识。上司要想实现科学的决策，作为秘书不但要能够完成信息的提供，信息的整理，还要让自己参与到领导的决策中，充分发挥自身的参谋作用。秘书参谋作用能否很好的发挥，跟自身是否具备良好

15、的创新能力有很大的关系。没有创新的想法，没有创新的勇气，是不可能辅助领导做出有价值的决策的。 所以，想要成为一名优秀的文秘人员，具有创新意识和创新能力对于秘书来说是不容忽视的。 4.口头表达能力 众所周知，秘书的职责包括公司上下以及内外的沟通工作，起到承上启下的作用。所以文秘人员具备良好的口头表达能力是做好沟通工作的前提。说话的语气，内容必须恰到好处，要做到用精炼的话语去传达上司的意图，只有在工作中处处沟通好，才能更好地起到传达、沟通、协调的作用。秘书人员运用口头语言和文字语言互相传达信息、互相交流想法、协调工作来提高工作质量，因此，秘书人员应该加强自身的语言练习、不断拓宽知识范围、多为他人设

16、身处地的考虑，加强语言表达能力，从而更好地为秘书工作服务。 （三）对于事物的认知能力 对事物的认知能力一般是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性质比较强，接触的人和事也比较广，经常会遇到各种问题，要想清楚的认知和解决难题，就需要较强的认知能力。首先，要把握住观察的目的、对象、重点、并将观察到得结果加以身深入，形成符合实际的理性认识，这些对秘书人员来说十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时刻刻做一个有心人，善于观察，善于发现那些被忽略的“死角”，善于去扑捉政治经济生活中一切有价值的信息，才能把被动服务变成主动服务。其次，要有较强的辨别是非

17、对错能力， 秘书人员的工作是介于领导和群众之间的，在传达信息、组织协调、接待来访、处理问题等方面，必须要做到明辨是非，才能帮助自己作出正确的判断。三、提高文秘人员综合能力的有效途径 （一）秘书个人 1.如何提高个人职业修养 （1） 严谨细致，做事稳重。首先，办文要准确完整，切忌粗糙；其次，办事要细致稳当，井井有条，切忌粗心大意；最后，在做汇报时一定要实事求是，切忌扭曲事实；在辅助领导决策时要求慎重，一定统筹全局，全面考虑问题。无论是向领导提供信息收集的情况，还是辅助领导审核文稿时，都要注意人名、时间、地点、概念、数字、是否准确，考虑问题要严谨周到，切忌不要使用“可能”、“大概”、之类不确定的字

18、句，也不能随便忽视一些不重要的东西，以免产生误解，要学会养成一丝不苟的好习惯。 （2）积累经验，灵活办事。秘书应该具备以下办事能力：语言表达能力、参与决策能力、组织协调能力等。秘书与领导共事时，经常会收到任务，汇报工作等。不同的领导说话的特点也会不同，有时，领导认为自己说过的话，秘书就会懂了。但是往往，秘书听到的与领导的想法还是有一定差距。而这就要靠秘书自身的领会了。只有把领导的想法领会了，把握准确了，才能出色的完成领导分配的任务。在日常工作中，不管是对领导还是对同事，要把握说话的语速适中，切忌啰嗦，要明确传达所有的工作事项。只有这样，在与领导和同事的工作过程中才能协调好一切。 （3）终生学习

19、,加强功底 。在学习内容上，侧重学政治、学理论、学写作、学计算机、科技知识以拓宽知识面；在学习方法上，学会在实践中学习，只有边实践、边学习、边总结，才能有所提高，撰写出来的文稿才能形象生动；在学习对象上，可以向领导学习，学习领导讲话时的方式以及处理问题时的技巧，使文稿的情感起伏上能与领导平时在工作中的语言和工作方式达成呼应；还可以向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个全面发展的合格秘书。 （4）完善自身性格。由于秘书的工作性质是要求秘书要具有外向型和内向型两种性格相结合，既要思维敏捷，又要做事沉着；既要在与人相处时活泼，又要在面对工作时严肃；既要善于交际，又要保守秘密。秘书工作的特殊性，对

20、秘书人员的性格要求是自信活泼、严谨细致、幽默风趣和团结友爱。所以说秘书是一个极具挑战性的工作，如果秘书要想在人群中出类拔萃，就一定要做到主动出击，团结友爱，宽容待人，还要以积极进取、乐观从容的心态来迎接一切未知的事。正所谓“闻道有先后，术业有专攻”，尽管秘书人员级别不同，行业也不同，所以秘书要具备良好的心理素质。只有这样，秘书的职能才能得到最佳发挥。 2.如何提高个人情商修养 秘书人员不仅要具备高尚的职业素养，而且还要具备较强的专业能力。严谨高效的工作能力，健康向上的精神风貌，真挚朴素的情感等这些对于秘书人员也尤为重要。因此，情商素养的培养尤为重要。主要可以从以下方面提高个人的情商： （1）增

21、强自身的心理承受能力，要求做到宠辱不惊。秘书在日常工作中，有时因为给领导写了一篇不错的讲话稿而得到称赞，有时因为自己一时的粗心大意造成工作中的失误，而受到批评；又可能会因为一条好的建议，得到领导的采纳，也可能会因为一件事违反了领导的意图，遭到指责等等。面对以上遇到的得失问题，我想没有一个人会做到无动于衷，心理都会产生种种波动，这是人之常情。但是，秘书人员必须正确对待这些问题，保持一个好的心态。这样才能为领导提供最优质的服务。工作中受到批评和指责，不能气馁，要把它们转化成正能量，学会从失败和挫折中吸取教训，以勉励下次做得更好。 （2）谦虚谨慎、平等待人。秘书人员在领导身边工作，与领导接触紧密，在

22、同事的眼中是领导机关的代表，是领导的代言人。平时说话，做事的好坏，会直接影响领导机关的形象。因此要想维护好领导的威信和企业的形象，秘书人员的任何言行举止都是尤为重要的。秘书人员要养成谦虚谨慎、平易近人的性格。在平时的待人接物中，要做到不盛气凌人，不以势压人。为领导出谋划策时，应该设身处地的为领导思考问题，要做到不在其位，要谋其政，不具其职，要尽其责。 （3）严格自律，严守纪律。由于秘书人员在“上接近领导，下接触群众”这样的特殊位置，因此使用一些“特权”办事是很方便的。越是有这样的情况出现，越是要求秘书人员严格约束自己，要有纪律、法制观念，不可以领导名义传达指示，不能利用特殊权利为自己和亲朋好友

23、办事，谋取私利。要自觉地把自己置身于群众的监督之下，不享受不该享受的待遇，要经得起名利地位的考验，一定要做到出淤泥而不染，清正廉洁。 （4）淡泊名利，甘于奉献。文秘工作的主要性质是服务性，工作辛苦不说，有时忙起来要同时完成几项不同的任务，还要面临加班，无节假日等一系列问题。往往的到不是名利和辉煌，而是汗水，甚至是受气。如果秘书没有一种服务意识，甘于奉献的牺牲精神，那一定是做不好秘书工作的。首先，如果秘书看重个人名利地位就会有失落感，因此秘书要学会正确对待名利，只有看重集体利益，才会有光荣感。其次，要正确对待自己的人生价值。就如爱因斯坦说得:“一个人对社会的价值，首先，取决于他的感情、思想和行动

24、，对人类利益有多大作用。”文秘人员就是通过自己不辞辛苦地做好服务工作，才实现自己的价值的。虽然秘书的工作没有惊天之举，有的甚至是微不足道的，但是只要秉承一颗奉献的心，同样可以做出卓越的成效。 （二）办学院校 1.改革教学模式，培养文秘学生的专业能力 突出秘书实战能力模块的学习与训练，是培养文秘学生专业能力课程上的重点。一是职业心理教育模块，二是秘书实务教育模块，三是文化素质教育模块，四是法律道德素质教育模块。以上四个模块的课程设置，一方面能够兼顾到文秘专业的理论知识与基本技能的学习，另一方面提高了文秘专业学生综合素养的培养水平。要注意的是平时的实践教学切忌单一化，要学会采用多样化的实践渠道来提

25、高学生的职业素养和综合能力。 2.紧抓实践教学，举办文秘专业比赛活动，提高学生综合能力 秘书工作的复杂性要求秘书人员不光要具备良好的工作技能，还要具备认真严谨的工作作风，任劳任怨的精神以及灵活的应变能力和较强的分析能力。要想获得这些能力素质，除了通过课堂内外的专业课程的学习与校园内外实训基地的培训之外，还可以通过竞赛活动、社会实践等途径来培养，因此，学校可以通过围绕实践教学，开展秘书职业技能大赛、最美秘书风采大赛、办公自动化操作等一系列活动，来提高学生们的组织和沟通协调能力以及自身的综合素质。总之，只有从好的培养方案到合理的课程设置，从课堂教学到企业实训，紧紧围绕社会对秘书职业核心能力培养的要求。学院只有紧抓“开展实践教学，实现校企的深入合作”的方针，文秘专业能力的培养计划才能如期开展，文秘人员的综合能力才能有真正意义上的提高。也只有这样，学校才能更好的为社会输送更多的文秘人才。 3.认真深化校企合作，积极推进校内外实训工作 现在有许多大专院校已经开始组织开展校内外实训的活动，但是正如上面文章所分析那样，校内外实训条件还是相对匮乏的，许多实训工作很难落实到每位学生，第一点是校内实训基地设施过于简陋，实训环境真实度相对较低，第二点是