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文档简介
1、 公文概述 行政第六章 一、行政公文的概念 ?国家行政机关公文处理办法200日起施行)第二条规定行政机关的公文(包括电报,下同是行政机关在行政管理过程中所形的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、行政公文的特点和作用 行政公文的特点1)政策性:对政治、经济、社会生活各领域有指导作用,用以执行贯彻党和国家有关政策,执行国家的法律法令)实用性:处理公务,根据现实需要、对实际问题而制发,有明确的写作目的 ?(3)可靠性:所涉及的材料、数据、事实必 须真实可靠,不得有任何虚假错漏。 二、行政公文的特点和作用 1.行政公文的特点 ?(4)定向性:由特定机关制发,写特
2、定读者,针对特定事)时间性:所针对的问题总是存于特定时间范围之内)规范性:写作格式和办理程序有 一定的规范。 二、行政公文的特点和作用 2.行政公文的作用199日起施行的办法有如表述:“是传达贯彻党和国家的方针政策,发布行政法规和规章,施行行措施,请示和答复问题,指导、布置商洽工作,报告情况、交流经验的重要 工具。” 二、行政公文的特点和作用 2.行政公文的作用1颁布法规:宪法、刑法、民法以及些规定办法都要通过行政公文予以布实施。在法制完善的进程中起积作用2指挥管理:大到国家机器运转、小到 企事业单位运作,公文的主体是领导机构,很多公文的起草、定稿过程实质上就是管理过程。 二、行政公文的特点和
3、作用 2.行政公文的作用3交流信息:下行文中的公告、通告、报等、上行文中的报告、请示,平文的函,都具有交流信息的基本功能 4宣传教育:决议、公报、公告、通报会议纪要等文件。如关于建国以来 党的若干历史问题的决议教育全党和全国人民正确认识毛泽东和毛泽东 思想的历史功过。 二、行政公文的特点和作用 2.行政公文的作用5商洽协调:某些工作需要若干单位合完成,单位之间就要协调商议,主文种是函 6凭证依据:下行文是下级机关的工作据,上行文是上级机关决策的依据。 机关内部公文是开展工作的记录和凭 证。 三、行政公文分类 国家行政机关公文处理办法规定1种行政公文:令、决定、公告、通告通知、通报、议案、报告、
4、请示、 复、意见、函、会议纪要 四、行政公文的行文规则 行文规则的定义对公文的运行所作规定。行文关系根据隶属关系和职权围确定,是各级行政机关之间的组织 系在公文运行秩序中的体现。 四、行政公文的行文规则1隶属关系包括隶属关系和非隶属关系 其中又包括上下级和平级关系机关行文一般不得越级行必要时可以多级行文,即同时向若层级的上级机关或下级机关制发公 特殊情况可以越级行文? 四、行政公文的行文规则 ?2.职权范围是指各行政单位职责权力的 正确选择主送机关,除普发性公文外,通一件公文只有一个主送机 政府各部门依据部门职权可以相互行文和下一级政府的相关业务部门行 ?属于部门职权范围的事务,应当由部门自行
5、行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可 以由部门行文,文中应当注明经政府同意 四、行政公文的行文规则3联合行文同级政府、同级政府各部门上级政府部门与下一级政府可以联合行文政府与同级党委和军队机关可以联合行文政府部门与相应的党组织和军队机关可以合行文;政府部门与同级人民团体和行使政职能的事业单位也可以联合行。联合行 文单位不宜过多。 四、行政公文的行文规则4协商原则下行公文内容涉及其他关的职权范围时,行文前必须就有关题与这些机关协商一致,不得按照各意见向下行文。办法十九条:“门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关 应当责令纠正或
6、撤销。” 四、行政公文的行文规则 ?5.抄送规则:下行公文:办法二十条:“向下级机关或本系统的重要文,应同时抄送直接上级机关。”一般是内容涉及撤换主要导、增设机构、批准大型建设项目等的公文B受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应抄送其另一上级机关。 公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送 ?D下列情况不得抄送:一是请示在上报同时不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是,凡与公文 办理无关的机关一律不得抄送。 四、行政公文的行文规则6党政分开原则党政机关应在各自的统内制发公文。行政机关不能
7、迳向党的组发布指令性公文,一般也不得以行政机关义向党的组织报告工作或请求指示或批准 党政机关应尽量减少联合行文。 五、行政公文的格式 ?格式:(一)指定项目(必须填写的项目):发机关版头、发文字号、公文标题、正文、效标识、成文时间、页(二)选择项目(根据文种、规定选择写):签发人、题注、主送机关、附件说明注释、抄送机关等 (三)文件格式:公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。 眉首主 版记 ?(四)两个概念:对于公文的横向描述形式就
8、是“字”,纵向描述就是“行”。字,指一个汉字所占空间;行,公文中纵向距离长度单位。本标准号字高度号字高倍的距离为一基准行;公文标题号高度号字高倍的距离为一基准行各要素标识规则(印刷序号、秘密等级、急程度、收文处理标记等)每个项目都要照国家行政机关公文格式的要求标写。 本标准适用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执 行。 排印格式 ?各个组成要素在文件版面上的标引格式,文件的外观形式(一)用 1国际标A幅面尺寸210m297m并规定各裁边的误差为 3m 2纸张定量6080m的胶版印刷纸或复印 ?3.纸张白度为85一90,横向耐折
9、度15次, 5957值为pH,85不透明度 排印格式(二)公文页边与版公文用纸天上白为37mlmm公文用纸订左白为28m1mm版心尺寸为156m225mm不含页 ) 码 排印格式(三)公文中的颜色:一般情况下,了发文机关标识、眉首的反线和发文关印章为红色外,其余部分均为黑色(四)排版规 正文号仿宋体字,文中如有小标题 可用3号小标宋体字或黑体字,一般每 个字。28行,每行排22面排 排印格式 ?(五)印刷:双面印刷;页码套正,两面误差不得超2m。黑色油墨应达到色谱所BLl0,色油墨应达到色谱所Y8M8(六)装 公文应左侧装订,不掉页。订位为两钉钉外订眼距书芯上下处,允许误差4m。平订钉锯与书脊
10、间的距离3m一5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差 度,无毛茬或缺损。90,四角成lmm 眉首部分 份号、保密等级和期限、紧急程度发文机关标示、发文字号、签发人位于公文首页间隔线上 (一)份号:将同一文稿印制若干时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角行。 眉首部分(二)秘密等级和保密期 号黑体字,顶格标识在版心右上角行,两字之间字;如需同时标识秘等级和保密期限,号黑体字,顶标识在版心右上角行,秘密等级和保 密期限之间用“”隔开。 秘密等级和 份号保密期限 “ 空一字 眉首部分(三)紧急程 如需标识紧急程度,号黑体字顶格标识在版心右上角行,
11、两字间字;如需同时标识秘密等级与急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角行,紧急程度顶格标识在版心右 行。2上角第 眉首部分(四)发文机关标 发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的标识。发文机关即制发文的单位,必须标注。发文机关常用色字体印刷,俗称“红头”,字体为长 宋体。 字体为长宋体。 大小:22mm55mm 约为初号字 平行文和下行文发文机关 标识位置 上行文发文机关标识 位置 上下居 公文首页必须显示文,发文机关过多能挤发文机关,不挤正文,可将发文机关字号缩小,行距缩小,直至保证公文首 页显示正文为止 眉首部分(五)发文字号:位于版头正下方,关标识下方,党的公文可以在版头的下方,报纸
12、上公布文件时将发文字号 注在标题下面。 机序关号 年代 居 六角括号 眉首部分(六)签发人:代表发文机关核准并发公文文稿的领导人姓名,签发人和签人(联合行文)的姓名,是公文生并对其内容负责的标志。一般公文不有签发人,上行文中要标明,请示应当 在附注处注明联系人姓名和电话。 居左空1字 居右空1字 平行排列于发文字号右 签发人号仿宋体字,签发后标全角冒号,冒号后号体字标识签发人姓名 主办单位签发人姓名置于第一行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 。4mm 主体部分 ?(一)标题
13、:公文名称,由发文机关名称、发事由和公文种类组成,可省略机名称或事由或这两项。事由前常“关于”。它是一个偏正词组,文种为中心词红色反线下行,号小标宋字,可分一行或多行居中排布;行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。?标题中除法规条文、规章名称加外,一般不加标点符号,还可以在 并列的词或词组中间用顿号。 主体部分 ?(二)题注:对文件标题的注释说明用以说明法规性文件或经会议讨论通的文件的产生的法定程序和时间,使()标注,不用其他符号如句号等。于标题正下方,一行或多行。如中中央关于进一步加强农业和农村工作的 决定题注为“(中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月 日通过)”2
14、9 主体部分 ?(三)主送机关:负责处理公文的主受理机关。面向全社会或普发性公文及规章条例外,一般应注明主送机关上行文、平行文一般只有一个主送机关下行文可有多个主送机关。上行文的送机关应是直接上级机关,一般不得越 级行文,不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统 称。 标 主送机关 标题下空一行,左侧顶格号仿宋体,回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开,同类中间用顿号隔开,末尾加冒号,如 “各省、自治区直辖市人民政府,国务院各部委、 各直属机构:” 主体部分(四)正文:公文的核心和主体部分表述文件的具体内容,体现发文机关意图。一
15、般而言,主送机关之下、落之上都是正文,一般包括缘由、事项 结尾三部分。不同文种写法不同。 主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。3号 号仿宋体印刷。4或 带附件的公文:附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等,不会被全文印在正文部分,正文只是转发的说明和要求,这种“附件”其实也 是正件、正文。 主体部分(五)附件:附在正文之后的一些补材料,有的公文没有附件。公文如有件,在正文下行左字,文件印 等生效标志之上 正文下空一行左空2字,文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不 标点符号。 主
16、体部分(六)发文机关:如文件头或文件标题已标明发文机关,文末可以不标;但大多文需标注发文机关,尤其是无文头的普发性文且标题中无发文机关的文件。联合行文的主办机关排在前面,其他机关在下依次独排列。使用全称或规范简称,不可滥用简称。 位置在正文或附件标注的右下方,另起一行书写,和上面的内容空出一定距离,以便加 。盖印章 主体部分(七)印章:是发文机关对文件生效责的凭证,除会议纪要和电报形式发 的公文外,正式行文都应加盖印章。 上不压正文、下不离日期、年盖月,上距正行之内, 就是不到一行的空白。 主体部分八)发文时间:或成文时间。是公制成时间或生效的法定时间。年月日全,不可省略。一般以签发日期为准会
17、议通过的以通过日期为准,联合行 以最后签发机关领导签发日期为准。 位于发文机关下方,横向距离是字。一定要用小写汉字,不用阿拉伯数字,零写为,字体 号同正文。 ?(九)注释或特殊说明:用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项,如术的解释、文件的传阅范围使用方法等。(附注):需特别说明的可以不注,容一般为印发传达范围或系人。位于末页日期下方边。每项一个自然段,两项 或以上注意序号和正文中的 序号一致。 位于成文日期左下方、主题词上,用()标注。号仿宋体字居左字加圆括号标识在成文日 期下一行。 版记部分(一)主题词:反映公文内容的规范词语,名词或名词性词组。各单位和统的主题词表一经确认不得随意修改
18、1981月修订的国务院公文主题表中共78个主题词,按照内容分1个类别。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语,若没有 可选用表上位概念的上位词。 用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目号小标宋体字词目之间字,词语间不用顿号而是空格 数量为 版记部分(二)抄送机关:需要了解公文内容,但负责处理和执行的机关。可以是上级、下或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”对同级机关或不相隶属机关用“抄送”,下级机关用“抄发”。抄送的目的是与有方面沟通情况,以便取得了解、理解、支持 和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送,名称应为全称或规范化简称。 位于文件末页主题词下方。 版记部分 主题词下一行;左右各字,号宋体字标识“抄送”,后标全角冒抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒后的抄送机关对齐;在最后一个抄送关后标句号。如主送机关移至主题词 下,标识方法同抄送机关。 版记部分(三)印发标记:由印发机关、印发期、录入校对人员姓名和印制份数组成位于公文末页下端。印发机关一般为文机关的办公厅(室)。印发日期指际印刷的时间,不同于成文日期,用阿 拉伯数字标注。 版记部分 印发机关和印刷日期同一行。打字校对人姓名和印刷份数同为最末一行。号仿体字。印发机关左字,印发日期右字印发日
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