怎样做好接待工作

1、 n什么是接待工作 n怎样做好接待工作 n接待礼仪及注意事项 n字典中对接待的解释是迎接招待的意思 n公务接待是指为完成组织和单位的接待任务而 进行的筹划、组织、协调、实施和服务等一系 列活动。 接待工作意义重大，主要体现在三个有利于：接待工作意义重大，主要体现在三个有利于： n第一，有利于增进上下级间和单位之间的了解，为领导和同志们开展工作提供方便。 n第二，有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发展。 n第三，有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其他单 位的好的经验。 接待工作的四个作用接待工作的四个作用 n服务保障作用 n交际结缘作用 n形象展示作用 n

2、促进工作开展的作用 做好接待工作应从三个方面入手做好接待工作应从三个方面入手 n第一，坚持高起点，达到优质化。 n第二，坚持高标准，实现规范化。 n第三，坚持高效率，力求科学化。 做好接待工作需要发扬的做好接待工作需要发扬的四种精神四种精神 n一是顾全大局、密切协作的精神。 n二是任劳任怨、无私奉献的精神。 n三是克己自律、廉洁勤政的精神。 n四是真诚好客、礼貌热情的精神。 接待工作的十字作风接待工作的十字作风 n严谨严谨 严谨细致、高度负责的作风。 n奉献奉献 不计名利、埋头苦干的作风。 n高效高效 快捷高效、雷厉风行的作风。 n节俭节俭 艰苦奋斗、勤俭节约的作风。 n求实求实 求真务实、狠

3、抓落实的作风。 接待理念的接待理念的“四个转变四个转变” n由事务性服务向综合性服务转变。 n由被动应付式服务向积极参与政务服务转变。 n由经验型服务向管理型服务转变。 n由单纯承担服务保障任务向统筹运作、综合协调及服务保障转变。 接待的有关程序接待的有关程序 n客人抵达前的准备客人抵达前的准备 受领任务、制定方案、组织配置资源、检查落实受领任务、制定方案、组织配置资源、检查落实 n客人抵达后的接待服务客人抵达后的接待服务 n客人离去（后）的有关工作客人离去（后）的有关工作 “四个知道四个知道” n知道客人的基本情况知道客人的基本情况 n知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工

4、具知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交通工具 n知道客人的活动日程、意见和要求知道客人的活动日程、意见和要求 n知道我方的接待指导思想和接待规格知道我方的接待指导思想和接待规格 制定方案在接待工作中起到规划指导和沟通和协调制定方案在接待工作中起到规划指导和沟通和协调 的作用，要做到九个明确的作用，要做到九个明确 n迎送安排要明确迎送安排要明确 n住地安排要明确住地安排要明确 n就餐安排要明确就餐安排要明确 n活动和日程安排要明确活动和日程安排要明确 n车辆安排要明确车辆安排要明确 n宴请安排要明确宴请安排要明确 n费用支持要明确费用支持要明确 n新闻报道要明确新闻报道要明确 n

5、分级接待要明确分级接待要明确 组织配置资源组织配置资源 “巧媳妇难为无米之炊”。完成接待任务， 必须有一定的物质基础做保证。筹划和运 用好人力、物力等劳务保障，通过做好接 待调度，组织、配置和整合各种资源，才 能保证接待工作的顺利进行。 做好检查落实（小故事）做好检查落实（小故事） 2007年中央的一位领导在湖南考察，湖南省接待办的同志作了精心的准备，前期的接待工 作都非常顺利，首长也非常满意。但在最后返程时却出了一个意外，在领导一行乘火车返回北京 时，离发车时间还差两分钟时，首长一行还没有上车，列车就往前开走了。后来查清了事故的原 因，因为提示发车的三个摇旗手衔接失误造成的。就是这次事故，使

6、铁路系统十几名处级以上干 部受到处理或处分。由此可见，在接待工作中，特别是重大活动，不仅要搞好协调，还要加强检 查，只有真正实现无缝对接，最大可能的避免意外发生。 一、客人抵达后的接待服务工作包 括：迎接客人、会见、会谈、宴请、会 议、合影、娱乐、参观等。 二、在接待的过程中，特别是负责 人，一定要掌握全局，整合好各方面的 力量。 三、在迎接客人时，一定要提前做 好沟通，掌握到达和离开的时间、确定 迎送规格。 注意事项注意事项 n了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、 会见会谈的目的和性质。 n通知有关人员和部门做好准备。 n安排好会见（谈）程序。 n安排好座次。 会见会谈

7、的程序会见会谈的程序 n我方人员应先到会客室； n工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起 身表示欢迎； n如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； n记者来访一般安排在正式会谈前； n会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。 会议的主要程序会议的主要程序 n制发会议通知 n选定会场 n确定会标、回头标和宣传标语 n排列会场座次 n组织发奖等 会场布置（大中型会场布置中的要求）会场布置（大中型会场布置中的要求） n会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 n会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 n标语：醒目，一般不超过13个字 n旗帜：主席台上多选用

8、红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 n花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物 两个熟悉两个熟悉 （1）熟悉宴请安排的内容， （2）熟悉宴请的环节。 宴请安排的内容宴请安排的内容 （1）预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 （2）掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。 （3）要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 （4）提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 （5）严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 （6）做好引导和服务。 宴请的三个环节宴请的三个环节 （1）排好菜单

9、 （2）定好形式 （3）排好座次 参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。 注意事项：注意事项： （1）精心选择参观点、反复预看路线，做好参观考察的各项准备工作。 （2）明确领导和随行陪同人员。 （3）做好宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。 （4）协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。 （5）安排好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。 组织举办舞会组织举办舞会 （1）举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：0010：00。 （2）安排参加舞会的男女人数要相当。 （3）舞会期间，男士要主动请女士跳舞，女

10、士可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不能拒绝。 客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档 注意事项： （1）核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机 （火车）停靠的情况。 （2）按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。 （3）为表隆重，参加接待服务的人员在客人住地列队欢送。 （4）欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。 1.与外宾会谈与外宾会谈 2.与上级领导座谈与上级领导座谈 注：注：A为主方，为主方，B为客方为客方 注：注： A为上级领导，为上级领导，B为主方领导为主方领导 （1）外事活动时，通常将外宾安排在主

11、方人员的右侧，译员、记录 员在主方人员和主宾的后面，其他人员按次序在俩侧就座。 （2）与上级领导会见时，一般将上级领导安排在主方人员的左侧。 长条桌长条桌 沙发室沙发室 注：注：A为上级领导，为上级领导，B为主方席为主方席 （1）宾主一般相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主 谈人居中，译员在主谈人右侧，记录员在主谈人后面。 （2）如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。 客方人员主方人员 客方助签人 主方助签人 客方主签人主方主签人 文本文本 吸墨水器 吸墨水器 小国旗 笔笔 签约的注意事项签约的注意事项 签约时双方签字人的座位，按主左客右进行排列。如

12、是与外方签 字，桌子中间分别悬挂签字国的国旗。 签约场次图 小型会议分两种就座形式：小型会议分两种就座形式：1.自由就座；2.面门设座 座次排定：座次排定：以面门为上，居中为上，以左为上 大型会议主席团排座（双数）大型会议主席团排座（双数） 8 6 5 7 主席团 群众席 4 2 1 3 大型会议发言席位置大型会议发言席位置 （主席台右前方）（主席台右前方） 发言席 主席团 群众席 大型会议发言席位置大型会议发言席位置 （主席团正前方）（主席团正前方） 发言席 主席团 群众席 大型会议主席团排座（单数）大型会议主席团排座（单数） 10 8 6 7 9 主席团 群众席 5 3 1 2 4 大型会

13、议主席台的排列按：中央高于两侧，左侧高于右侧，前排高于后排的次大型会议主席台的排列按：中央高于两侧，左侧高于右侧，前排高于后排的次 序排列。序排列。 当主席台人数较多时（如职代会），主席台可设多排，领导分排就座。以面向台下来看，当主席台人数较多时（如职代会），主席台可设多排，领导分排就座。以面向台下来看， 当主席台人数为单数时，如图一：当主席台人数为单数时，如图一：1 1号人员居中，号人员居中，2 2号人员在号人员在1 1号人员左手位置，号人员左手位置， 3 3号人员号人员 在在1 1号人员右手位置，以此类推。号人员右手位置，以此类推。 当主席台人数为双数时，如图二：当主席台人数为双数时，如图

14、二：1 1号人员在中心点偏右的位置，号人员在中心点偏右的位置，2 2号人员在中心点偏左的号人员在中心点偏左的 位置。注意：大型会议，如准备位置。注意：大型会议，如准备“发言席发言席”，发言席一般在主席台的正前方和右前方。，发言席一般在主席台的正前方和右前方。 主人主人 21 34 56 7 第一主人第一主人 2 6 7 3 1 5 8 4 第二主人第二主人 48 第一第一 主人主人 12 3 56 7第二第二 主人主人 1.桌次排列：桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有讲台 时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。 （桌

15、数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列：座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐第二 主人右侧，4号来宾坐在第二主人左侧，其他来宾依次就座。 合影就座安排：居前为上、居中为上、居左为上合影就座安排：居前为上、居中为上、居左为上 （1 1）来宾合影和与上级领导合影排列顺序不同）来宾合影和与上级领导合影排列顺序不同. . （2 2）与来宾合影时：一般由主人居中，主人右侧为上，合影时，两端均由主方人员把边。）与来宾合影时：一般由主人居中，主人右侧为上，

16、合影时，两端均由主方人员把边。 （3 3）如果是上级领导来视察，要将所有合影人员排出次序，有座位的要贴上座签。合影时保）如果是上级领导来视察，要将所有合影人员排出次序，有座位的要贴上座签。合影时保 证主要领导居中，通常排单数就座，证主要领导居中，通常排单数就座， 2 2号人员在领导左侧，号人员在领导左侧，3 3号人员在领导右侧，以此类推。号人员在领导右侧，以此类推。 摄影师 主主 5 宾宾 4 主主 3 宾宾 2 主主 1 宾宾 1 主主 2 宾宾 3 主主 4 乘车位置的排序乘车位置的排序 n乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座。其次是正后方。 n如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾

17、驶）为上座 n乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置，前座高于后座， 右座高于左座；距离前门越近，座次越高。 （1）观看文艺节目时，一般以第七、八排座位居中为最佳。 （2）观看电影则是第十五排前后居中为最佳。 （3）这两个最佳位置也就是我们说的贵宾席，VIP区域。专场演出时，要 把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。 如何称呼如何称呼 n称呼的方式列举以下四种称呼的方式列举以下四种 泛尊称：女士、先生、小姐 职务称：主任、书记、阁下 职称称：高工、教授 职业称：老师、律师、医生 n称呼用语要求称呼用语要求 举止文雅 表达恰当 言简意赅 表情自然

18、 声音优美 注意口腔卫生 怎样介绍怎样介绍 介绍分为：自我介绍和相互介绍，介绍顺序，采用尊者居后的原则介绍分为：自我介绍和相互介绍，介绍顺序，采用尊者居后的原则 。 介绍方式介绍方式 （1）将客人介绍给主人 （2）将地位低者介绍给地位高者 （3）将资历浅的介绍给资历深的 （4）先将年轻者介绍给年长者 （5）将非官方人士介绍给官方人士 （6）将男士介绍给女士 （7） 将公司同事介绍给客人 （8） 把迟到者介绍给早到者 n介绍时动作：介绍时动作：手心向上，介绍时一般应站立。 n伸手次序伸手次序 由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。 n握手动作握手动作 双目注

19、视对方，面带微笑。对方伸手后，我方应迅速迎上去，身体稍前倾，伸出右手，手 掌与地面平行，四指并拢，拇指张开，用大约2公斤的力，持续3-6秒，初次见面一般3秒以 内。避免上下过分地摇动。 n握手的注意事项握手的注意事项 1.必须用右手，与异性握手不可用双手。 2.伸出的手是洁净的。 3.握手前要先脱帽、摘墨镜、摘手套。女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分 的手套，否则也应摘下手套。 4.握手时眼睛注视对方，不要做其他事情或与他人交谈。 5.不宜交叉握手。 6.不宜坐着与人握手。 7.不在握手时长篇大论，或点头哈腰过分热情。 8.涉外场合需要照相时，握着的手则不要很快松开。 致意是向他人表示敬意的一种礼仪形式，在很多场合都适用，主 要表现形式是：微笑、点头、招手、欠身、鞠躬、脱帽等。 n基本规范：基本规范： 1.男士首先向女士致意 2.年轻者先向年长者致意 3.下级应当首先向上级致意 4.当年轻的女士遇到比自己年岁大的多的男士的时候，应首先向男士致意。 n动作要求动作要求 （1）递名片时要起身站立，双手拿出自己的名片齐胸递出，将名片的正面朝上， 印有自己的姓名的一方朝向客人。 （2） 递送顺序按职务的先高后低和与自己距离的先近后远进行递送。 n注意事项注意事项 （1）不要一只手去接别人递过来的名片，也不看一眼就把它塞进衣袋。这是非 常不礼貌的。 （2）