公文处理办法和要求

1、2021-7-4（六）（六） 1 1、实事求是的原则、实事求是的原则公文调研要公文调研要“求真求真”公文起草要公文起草要“求实求实”公文校核要公文校核要“求精求精”公文审签要公文审签要“求严求严” 2、严格遵守公文处理规定的原则 （1）、关于公文处理的科学化 （2）、关于公文处理的制度化 （3）、关于公文处理的规范化 1、准确 2、及时 3、安全 4、保密职业道德素质1、具有认真负责、顾全大局的精神（责任意识、全局观念）。2、具有实事求是，坚持真理的品格3、具有埋头苦干、无私奉献的情操 业务能力素质1、领悟机关工作意图的能力 2、创造性思维的能力3、文字表达能力 4、快速运转能力。（一）公文种

2、类（一）公文种类国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 公文种类（公文种类（ 1313个）：个）： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。会议纪要。适用于依照有关法律、法规发布行政（法规和）规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。特点：强制性、权威性、严肃性。是下行文。特点：强制性、权威性、严肃性。是下行文。根据有关法律规定，国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其

3、法定机关或人员、军事领导机关及军政首长具有发布命令的职权。其他单位和个人不能发布命令。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。属发布性公文。属发布性公文。3适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。如水利部关于公布长江干堤加固工程责任人名单的通告、公安交通部门发布的交通管制等通告。 属公布性公文。使用较为宽泛。属公布性公文。使用较为宽泛。从发布的事项看，“公告”的事项更为重大。从发文的机关看，“公告”一般由高级机关发布，而“通告”各级机关甚至企事业单位都可以发布。从受文对象看，“公告”的受文对象不仅有国内的，也有国外的，“通告”则主要是对国内的。 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶

4、属适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章（规范性文件）；传达要求下级机机关的公文；发布规章（规范性文件）；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 通知的类型和写作。用于告知受文单位的通知，一般通知的类型和写作。用于告知受文单位的通知，一般写明发布规章的名称，提出执行要求，也可以简要阐述发写明发布规章的名称，提出执行要求，也可以简要阐述发布的目的、意义，提出贯彻执行的具体意见。布的目的、意义，提出贯彻执行的具体意见。 转发性通知。正文比较简短，常用现将转发性通知。正文比较简短，常用现将XXX

5、X转发给你们，转发给你们，望遵照执行。它的特点是一个转字，一般不加批语。有时望遵照执行。它的特点是一个转字，一般不加批语。有时可以根据本系统、本单位的实际情况，提出一些补充要求，可以根据本系统、本单位的实际情况，提出一些补充要求，但不对转发件加批语。但不对转发件加批语。 指示性通知（政策性通知、规定性通知）。正文由依据、主体、结尾三部分组成。通知的依据：用简括的语言说明为什么发此通知，然后用过渡句“现通知如下”转入主体部分。 通知的主体，即通知的具体事项。把要通知的事项一一列出，使人一目了然。 通知的结尾：一般写执行要求，或者提出希望。事务性通知。正文往往采用篇段合一的形式，只要把通知的事项说

6、清楚即可。会议通知。正文一般包括两部分：召开会议的中心议题（目的、意义），有关事项（会议时间、地点、与会人员、日程安排、携材料以及交通、生活等项内容写全）。属下行文。属下行文。主送单位是下级机关。主送单位是下级机关。写通知应注意的事项：一是不要超越权限印发通知。对于没有隶属关系的有关机关，如果有商洽的事项，只能用函。平行或平行或不相隶属的机关需要了解的，可用不相隶属的机关需要了解的，可用“抄送抄送”形式，二是形式，二是对上级机关绝对不能使用对上级机关绝对不能使用“通知通知”。从受文对象看，“通知”的对象一般是机关，“通告”的对象是社会公众。从行文要求看，“通知”除需周知外，有些还需要办理或执行

7、，“通告”则主要是要求遵守或周知。从公文的意义上看，“通告”的事项具有普遍意义，而“通知”的事项只局限于受文机关的知照或执行。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 是下行文，各级行政机关都可以使用。是下行文，各级行政机关都可以使用。通报与决定、通知的选用问题表彰先进时：“决定”奖励的事项事迹应是比较突出的，具有较大影响的，而“通报”所表扬的则属于一般性的典型。批评错误时：需要使用“决定”惩戒有关单位和人员的，其错误和过失 都是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用，而用“通报”批评错误，其错误或事故虽然也有一定的影响，但是有限的。周知事项时：使用“通知”，是上级机关告知下级机关和

8、人员，是不可 不知的，带有一定的指令性，周知的事项是具体的；使用“通报”，对重要精神或情况，重在传达，一般不具有指令性。7、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。上级机关的询问。 属上行文。属上行文。是所有相对下级机关都可以使用的是所有相对下级机关都可以使用的文种。文种。主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报，在紧急情况下越级上报时，事后也许越级上报，在紧急情况下越级上报时，事后也要向直接上级报告。要向直接上级报告。写报告应注意的事项：情况要确实，语言简明，直陈其事，突出重点，篇幅

9、短小。报告中不要夹带着需要上级机关批示的事项，经常有的人写文，题目是关于XX的报告，文中又夹带着请示事项，在文的结尾处还经常写上，此报告妥否，请批示，这些都是错误的。报告的结束语，一般应是特此报告。 “报告”的主要目的是供上级机关了解情况，是不需要批复的。如果在报告中夹带请示事项，就会给受文的上级机关在公文处上造成困难，而且还会造成由于请示事项得不到答复而延误公务。重新报送既延误时间，也容易误事。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 属上行文。属上行文。是所有相对下级机关都可以使用的文种。是所有相对下级机关都可以使用的文种。主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不得越

10、级请主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不得越级请示，在紧急情况下越级请示时，事后也要报告被越级的示，在紧急情况下越级请示时，事后也要报告被越级的上级机关。上级机关。请示请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，由主应当一文一事，一般只写一个主送机关，由主送机关负责答复其请示问题；如需同时送其他机关的，送机关负责答复其请示问题；如需同时送其他机关的，应当用抄送的形式，但不得抄送主送机关的下级机关。应当用抄送的形式，但不得抄送主送机关的下级机关。 8、请示 受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文的内容，受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文的内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送

11、机关和抄送机关；即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关； 除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅( (室室) )按规按规定程序处理，不应直接送领导者个人，除领导人直接交办的事定程序处理，不应直接送领导者个人，除领导人直接交办的事项一般不得以直接报送（或抄送）领导同志个人。项一般不得以直接报送（或抄送）领导同志个人。写请示最常见一种错误是请示报告不分，本意是请示但标题中写请示最常见一种错误是请示报告不分，本意是请示但标题中却使用请示报告字样，还有把要请示的事项写成关于却使用请示报告字样，还有把要请示的事项写成关于XXXX申请，申请，申请在公文

12、管理规定中没有这个文种，所以是不能够使用的。申请在公文管理规定中没有这个文种，所以是不能够使用的。请示的写作：正文通常包括请示的理由、请示的事项和要求三个组成部分。（1）请示的理由，首先要写出合理、充足的理由，作为请示的原因和依据。（2）请示事项，这是主体，要写清楚、写具体要请示的内容，使人一目了然；不能含混不清。（3）请示的要求，也就是结束语，请示的结束应通常是妥否，请批示。行文目的不同。行文目的不同。“请示请示”一般要求上级机关给以直接的答复，一般要求上级机关给以直接的答复，即批复；即批复；“报告报告”主要是下情上呈，不要求批复。主要是下情上呈，不要求批复。行文时间不同。行文时间不同。 “

13、 “请示请示”必须在事前行文，待上级批复后，必须在事前行文，待上级批复后，才能按上级的要求进行工作或处理有关问题，不允许才能按上级的要求进行工作或处理有关问题，不允许“先斩后先斩后奏奏”；“报告报告”则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。后均可。行文内容不同。行文内容不同。 “ “请示请示”主要写需要上级机关指示、批准的主要写需要上级机关指示、批准的事项；事项；“报告报告”则主要着眼于汇报工作、反映情况、回复询问。则主要着眼于汇报工作、反映情况、回复询问。报告与请示的关系适用于答复下级机关请示事项。适用于答复下级机关请示事项。是下行文。是下行文

14、。是针对是针对“请示请示”的，即先有的，即先有“请示请示”（或（或“意见意见”）后有）后有“批复批复”，因此也是一事一，因此也是一事一文。文。9、批复适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。可用于上行文、下行文和平行文。是使用最为灵活的文种。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。（使用与行文方向一致的格式）10、意见适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询适用于不相隶属机关之间相互商

15、洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。问和答复问题，请求批准和答复审批事项。属平行文。属平行文。“函函”作为主要文种之一，与其他主要文种作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有法定效力。（根据实际需要选用，不同样具有法定效力。（根据实际需要选用，不要为了表示尊重或显示重要而不用要为了表示尊重或显示重要而不用“函函”）11、函适用于记载、传达会议情况和议定事项。如水务局领导班子会议纪要、水务局党组会议纪要、局长专题会议纪要等。 属综合性文种，既可上报，又可下发，也属综合性文种，既可上报，又可下发，也可平行使用。可平行使用。12、会议纪要1、涉密文件应标明密级及保密期限。密级文件等级分为

16、“绝密”、“机密”、“秘密”三种。标识秘密等级顶格版心右上角第一行，两字之间空1字，字号为3号黑体，如需要标识保密期限，还是顶格版心右上角第一行，密级与期限用号隔开。秘密文件要按保密法进行登记、管理。上报公文版式上报公文版式 文 件 20041号 关于工作的请示：。签发人： 秘 密 特 急公文末页版式公文末页版式 附件：1、 2、主题词： 抄送： 年月日印发年月日() 附件：1、 2、主题词： 抄送： 年月日印发二OO四年七月十二日公文末页版式公文末页版式 附件：1、 2、主题词： 抄送： 年月日印发二OO四年七月十二日部部部部部2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报

17、应当分别标明“特提”（要求24小时内必须办理）、“特急”（3个工作日）、“加急”（5个工作日）、“平急”（7个工作日）。紧急程度同样标注在版心右上角第一行，两字之紧急程度同样标注在版心右上角第一行，两字之间空间空1 字。如果又要标密级、又要标紧急程度，字。如果又要标密级、又要标紧急程度，密级标在第一行，紧急程度标注第二行。密级标在第一行，紧急程度标注第二行。5、上行文应当注明签发人姓名，须由主要负责人或主持工作的负责人签发（平行文、下行文无此要求）。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。拟请上级机关批转的文件，要同时报送代拟写的批复稿，并按附件标注办法附“代拟稿”。发文字号排左侧，签发

18、人排右侧。发文字号居左空1字打发文字号，签发人居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后的签发人姓名用3号楷体字。 附件位置：在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件很多，使用阿拉伯数码有序标识。例如：附件：1.，附件名称后不加标点符号。附件应和正文装订一起，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的要标识序号，附件序号和名称前后标识应一致。如附件和正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号在其后标识附件。例如：京水2004号文附件。10、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办

19、机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合发文，需要加盖2个印章时，将日期拉开，左右各空7个字，主办机关在前，2个印章均匀压在成文日期上，并保证印章端正、排列整齐；2个印章之间不相互交叉，印章之间相距不超过3毫米。联合发文需要加盖3个以上印章的，应当将各发文机关名称（规范简称）排在成文日期和正文之间每排最多三个印章，两端不得超出版心；最后一排如排1个或者2个印章，均居中排布，印章之间互不相交叉，在最后一排印章这下右空2个字标识成文日期。 15、印发机关和印发时间，位于抄送机关之下（无抄送机关的在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体。印发机关左空1 字，印发时间右空1字，印发时间

20、以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。印数：版心右下端，右空2个字，使用小4号仿宋体字。页码：用4号半角白体 阿拉伯数码标识。数码各放一条4号一字线。行文规则是指，在行政管理体制基础上制定的、行政机关之间制发公文必须共同遵守和执行的制度和规定。行文规则，简单地说，就是由谁行文，向谁行文，怎么行文。 三、行文规则和行文关系三、行文规则和行文关系 根据行文关系判断行文方向。根据行文关系判断行文方向。上行：即下级机关向上级机关行文（请示、报告、上行：即下级机关向上级机关行文（请示、报告、意见）。意见）。下行：即上级机关向下级机关行文（命令、决定、下行：即上级机关向下级机关行文（命令、决定、通知、通

21、报、批复、意见）。通知、通报、批复、意见）。平行：即在同一组织系统中同级机关之间行文（双平行：即在同一组织系统中同级机关之间行文（双方关系要对等）或在非同一组织系统中不相隶属机关方关系要对等）或在非同一组织系统中不相隶属机关之间行文（意见、函）。之间行文（意见、函）。 行文应确有必要，注重实效。文件要简明扼要，避免空话、套话。注重文件对工作的针对性、指导性和可操作性，不发只做泛泛的号召、无实际内容和要求的公文。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告” 发文办理指以本机关名义制发的

22、公文的过程，发文办理指以本机关名义制发的公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。印、登记、分发等程序。（一）拟办公文（一）拟办公文 1 1、在草拟公文时应做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。 四、发文办理四、发文办理 2 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3 3、公文文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。 4 4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。据实际需要确定紧急程度。

23、5 5、人名、地名、数字、引文准确。引用人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。公文应当先引标题，后引发文字号。6 6、结构层次序数，第一层为结构层次序数，第一层为“一、一、”，第二层为第二层为“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1.”1.”，第四层为第四层为“（1 1）”。7 7、应当使用国家法定计量单位。应当使用国家法定计量单位。 8 8、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 9 9、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式

24、，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （二）公文审核（二）公文审核 1、公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，行文的格式是否正确等。审核公文要把好审核公文要把好“三关三关” ” （1 1）、）、把好文字关。公文在文字上要求明确、简洁、通顺和准确无误。篇幅过长要压缩，一切空话、套话要删节，对文字表达不准确的词语要修改。 （2 2）、）、把好政策法规关。这一关主要是审核公文的内容是否符合党和国家的方针政策，是否符合有关法律法规。对不符合党和国家方针政策的文件，不应呈批和发出；对违反现行法律法规的文件，要认真进行修改，否则发下去就

25、会引起混乱。（三）、收文办理（三）、收文办理（1）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（2）文秘部门对收到的公文应当及时登记、审核。审核的重点：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；使用公文文种、公文格式是否规范。（3）经审核对符合要求的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见报负责人批示、阅知，或转请有关部门办理、阅知。需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办部门，紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经本机关办公室负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。（4）承办部门收到交办的公文，应当及时处理，

26、紧急公文按照要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。（5）报负责人批示的公文，负责人应当及时批示，负责人审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。（6）负责人批示或转请有关部门提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时退回文秘部门，由文秘部门按规定程序处理。 （四）公文归档（四）公文归档 （1 1）公文办理完毕后，应当根据）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法和其他和其他有关规定，及时整理归档，个人不得保存应当

27、归档的公文。有关规定，及时整理归档，个人不得保存应当归档的公文。（2 2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。主要工作情况，便于保管和利用。（3 3）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件。机关保存复制件。（4 4）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合）拟制、修改和签批公

28、文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。存档要求。不能使用圆珠笔、铅笔。五、收文处理及公文日常管理五、收文处理及公文日常管理（一）保密管理的依据（一）保密管理的依据中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法水利工作中国家秘密及其密级具体范水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定围的规定 故意或者过失泄露国家秘密，依照刑法第三百九十八条规故意或者过失泄露国家秘密，依照刑法第三百九十八条规定，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役；情节特别严定，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役；情节特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。重的，处三年以上七年以下有期徒刑。 为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供为境外的机构、组织、人员窃取、刺探、收买、非法提供国家秘密或者情报的，处五年以上十年以下有期徒刑；情节特国家秘密或者情报的，处五