档案信息编纂的查找与选材

1、档案文献的查选档案文献的查选1 一一. .档案信息查找的释义档案信息查找的释义 二二. .档案信息查找的原则档案信息查找的原则 三三. .档案信息查找的策略档案信息查找的策略 四四. .档案信息查找的方法档案信息查找的方法 五五. .档案文献信息查找的组档案文献信息查找的组织分工织分工 2 档案文献查找（收集）：档案文献查找（收集）：是在确定编纂题目、拟制编纂大纲之后，编纂者根据编纂题目的要求和选材大纲的范围，在比较全面、深入地掌握档案文献状况的基础上，将能反映编纂题目的相关档案文献信息查询、搜集到一起，以供进一步挑选的工作。 三个作用：三个作用： 为挑选档案文献创造条件； 丰富和充实该汇编内

2、容奠定基础； 为利用者查阅利用档案信息创造便利。 3二二.档案文献搜集的原则：档案文献搜集的原则：4v “全面查找全面查找”v “宁多勿漏宁多勿漏”v “博约得当博约得当”所谓所谓“全面查找全面查找”： 一是就内容来讲，也就是凡是与汇编一是就内容来讲，也就是凡是与汇编题目有关的各个全宗和类别都要进行查找；题目有关的各个全宗和类别都要进行查找； 二是从馆藏来源来讲，除了本馆的档二是从馆藏来源来讲，除了本馆的档案外，对馆外的有可能保存有关文献的地案外，对馆外的有可能保存有关文献的地方，编者都要尽力去亲自查找。方，编者都要尽力去亲自查找。 5所谓所谓“宁多勿漏宁多勿漏”： 就是根据档案文献选题的内容

3、范围，就是根据档案文献选题的内容范围，尽可能多地收集相关的档案文献信息，而尽可能多地收集相关的档案文献信息，而先不要考虑档案文献篇幅的限制。这既保先不要考虑档案文献篇幅的限制。这既保证了重要的史料不被遗漏。而另一方面，证了重要的史料不被遗漏。而另一方面，也只有在充分占有档案史料的基础上，才也只有在充分占有档案史料的基础上，才有可能判断出什么是重要的核心材料，什有可能判断出什么是重要的核心材料，什么是边缘材料。么是边缘材料。 6所谓所谓“博约得当博约得当”： 就是说档案信息的搜集并不是要求就是说档案信息的搜集并不是要求多多多益善，凡档必收，而是要有所选择，博多益善，凡档必收，而是要有所选择，博约

4、得当。在实践中掌握好约得当。在实践中掌握好“约约”的标准：的标准： 第一、首先不能无必要地拉长所要查第一、首先不能无必要地拉长所要查找的材料的时间断限。找的材料的时间断限。 第二、不能牵强附会地将一些与汇编第二、不能牵强附会地将一些与汇编题目没什么关系的人物、事物、事件的档题目没什么关系的人物、事物、事件的档案文献收集进来。案文献收集进来。 7 1.1.明确档案文献查找的材料范围明确档案文献查找的材料范围2.2.合理规划档案文献查找的轻重缓急合理规划档案文献查找的轻重缓急3.3.充分利用各种检索工具充分利用各种检索工具4.4.科学借鉴并运用求书八法思想科学借鉴并运用求书八法思想8充分利用各种检

5、索工具：充分利用各种检索工具：A.A.利用档案馆介绍、全宗介绍、案卷目录、利用档案馆介绍、全宗介绍、案卷目录、专题目录、档案存放地点索引、人名索引和专题目录、档案存放地点索引、人名索引和各种专题索引等检索工具。各种专题索引等检索工具。 B.B.查找回忆录、报刊、杂志等其他资料时，查找回忆录、报刊、杂志等其他资料时，要掌握和利用图书目录、期刊目录、报刊索要掌握和利用图书目录、期刊目录、报刊索引等参考工具。引等参考工具。 C.C.查找古籍时，还要利用古籍目录学知识。查找古籍时，还要利用古籍目录学知识。D.充分掌握并运用现代信息检索技术。充分掌握并运用现代信息检索技术。 9宋代郑樵宋代郑樵通志通志

6、校雠略校雠略“求书八法求书八法”：一曰即类求书一曰即类求书 ； 二曰旁类求书二曰旁类求书 ；三曰因地以求三曰因地以求 ； 四曰因家以求四曰因家以求 ；五曰求之公五曰求之公 ； 六曰求之私六曰求之私 ；七曰因人求书七曰因人求书 ； 八曰因代以求八曰因代以求 。 10四四.档案文献查找的方法档案文献查找的方法11v 1 1对档案馆（室）内档案文献信息的查找对档案馆（室）内档案文献信息的查找 v 2 2对档案馆（室）外档案文献信息的查找对档案馆（室）外档案文献信息的查找v 3 3把握材料线索，按图索骥把握材料线索，按图索骥1 1对档案馆（室）内档案文献信息的查找对档案馆（室）内档案文献信息的查找：

7、12 直接全宗的查找直接全宗的查找 间接全宗的查找间接全宗的查找 直接全宗的查找：直接全宗的查找： 凡与某一选题有直接关系的档案全宗，凡与某一选题有直接关系的档案全宗，我们称之为直接档案全宗。我们称之为直接档案全宗。 查找直接全宗的意义：查找直接全宗的意义：可以保证汇编内档案的有机联系，避免可以保证汇编内档案的有机联系，避免材料显得过于零碎。材料显得过于零碎。 可以避免在查找工作顺序上因本末倒置可以避免在查找工作顺序上因本末倒置而造成的重复劳动。而造成的重复劳动。 保证了材料的真实性。保证了材料的真实性。 13间接全宗的查找：间接全宗的查找： 不同的作者、不同的立档案单位、不同不同的作者、不同

8、的立档案单位、不同的的时间形成的档案文献，往往从各自的角度不同时间形成的档案文献，往往从各自的角度不同程度地共同记载了某些选题所要反映的事实和程度地共同记载了某些选题所要反映的事实和人物。也就是说，在内容方面存在着交叉的情人物。也就是说，在内容方面存在着交叉的情况。这些档案文献一般分布在各个全宗之中，况。这些档案文献一般分布在各个全宗之中，比较分散。从表面上看，这些全宗与选题看似比较分散。从表面上看，这些全宗与选题看似没有什么关系，但经过认真查找，就会发现其没有什么关系，但经过认真查找，就会发现其中包含有选题所需要的材料。那么这类全宗就中包含有选题所需要的材料。那么这类全宗就称之为间接档案全宗

9、。称之为间接档案全宗。 14间接全宗的查找要注意两点：间接全宗的查找要注意两点： 注意查找收文单位的档案全宗注意查找收文单位的档案全宗 注意查找偶然或片段的记载注意查找偶然或片段的记载 15| 从图书馆、博物馆等单位查找档案文献从图书馆、博物馆等单位查找档案文献 | 对散落在社会上档案文献的查找对散落在社会上档案文献的查找 | 注重对民间形成的档案文献的查找与利用注重对民间形成的档案文献的查找与利用162.2.对档案馆（室）外档案文献对档案馆（室）外档案文献信息的查找：信息的查找：A 根据汇编选题的时间断限查找档案文献根据汇编选题的时间断限查找档案文献：B 根据汇编涉及的人物查找档案文献根据汇

10、编涉及的人物查找档案文献C 按体裁种类查找档案文献按体裁种类查找档案文献D 从新、旧著述中查找所需档案文献从新、旧著述中查找所需档案文献E 对口述档案的查询和采集对口述档案的查询和采集17A 根据汇编选题的时间断限查找：根据汇编选题的时间断限查找： 任何一部汇编的选题，无论是人物、历史事任何一部汇编的选题，无论是人物、历史事件，还是机构或专题，都有一定的时间断限。一般件，还是机构或专题，都有一定的时间断限。一般情况下，只须到这个时间范围内形成的档案文献中情况下，只须到这个时间范围内形成的档案文献中去查找所需要的材料。去查找所需要的材料。 特例：特例：对于有的历史事件，从孕育到爆发对于有的历史事

11、件，从孕育到爆发有一有一个较长的时间，而且事件结束后还在相当一段时间个较长的时间，而且事件结束后还在相当一段时间内存在影响。那么查找这类档案文献的时候，就不内存在影响。那么查找这类档案文献的时候，就不能机械地固定在这一段时间内，而应该从该事件的能机械地固定在这一段时间内，而应该从该事件的直接起因和历史根源产生的时间查起，到事件结束直接起因和历史根源产生的时间查起，到事件结束后产生的直接后果和影响所处的时间为止。后产生的直接后果和影响所处的时间为止。 18B 根据汇编涉及的人物查找：根据汇编涉及的人物查找： 如果是要编纂某一历史人物的专题汇如果是要编纂某一历史人物的专题汇编的编的话，毫无疑问，要

12、以人物为对象查找档案文话，毫无疑问，要以人物为对象查找档案文献。但对于有的历史事件、机构或某个问题的献。但对于有的历史事件、机构或某个问题的汇编，有的也要涉及一些人物。比如对于历史汇编，有的也要涉及一些人物。比如对于历史事件来说，有的是事件的策划者、发动者、参事件来说，有的是事件的策划者、发动者、参预者，有的是事件的知情者或受影响者，他们预者，有的是事件的知情者或受影响者，他们形成的档案文件与选题有着密切的关系。形成的档案文件与选题有着密切的关系。19C 按体裁种类查找：按体裁种类查找： 档案馆收藏的档案文献种类繁多，档案馆收藏的档案文献种类繁多，这这些不同类型的档案在形成和流传过程中发些不同

13、类型的档案在形成和流传过程中发挥的作用不同，其史料价值也不同。其中挥的作用不同，其史料价值也不同。其中一类档案可能是与选题直接相关的，而其一类档案可能是与选题直接相关的，而其他类型档案可能是间接相关的，这就要求他类型档案可能是间接相关的，这就要求在查找档案文献时，要对不同类型的档案在查找档案文献时，要对不同类型的档案文献都要进行查找。文献都要进行查找。20五五.档案文献信息查找的组织分工：档案文献信息查找的组织分工：一根据编纂题目内所需档案文献的分布特一根据编纂题目内所需档案文献的分布特点，即按照档案文献所在的不同地区、机点，即按照档案文献所在的不同地区、机构、全宗、类别，或按档案、方志、回忆

14、构、全宗、类别，或按档案、方志、回忆录、专著、报刊等不同的文献种类，组织录、专著、报刊等不同的文献种类，组织力量分头查找；力量分头查找； 二按照编纂题目所反映的内容，把涉及时二按照编纂题目所反映的内容，把涉及时间较长、问题较多的题目，分成几个较短间较长、问题较多的题目，分成几个较短的时期或几个问题，分组查找。的时期或几个问题，分组查找。 21 档案信息选材的释义及意义档案信息选材的释义及意义 档案信息选材的基本原则档案信息选材的基本原则 档案信息选材的基本要求档案信息选材的基本要求 档案信息选材的方法与步骤档案信息选材的方法与步骤22v 档案信息的选材档案信息的选材 选材：选材：就是在档案文献

15、信息搜集工就是在档案文献信息搜集工作作的基础上，进一步将不需要在档案文献中的基础上，进一步将不需要在档案文献中采用的信息排除掉，将在档案文献出版物采用的信息排除掉，将在档案文献出版物中准备采用的信息挑选出来。中准备采用的信息挑选出来。 23（1）去除芜杂的材料，使汇编内信息）去除芜杂的材料，使汇编内信息更加精炼更加精炼（2）分析档案文献的价值，丰富和凝）分析档案文献的价值，丰富和凝练编纂的信息内涵练编纂的信息内涵（3）审查材料的政治性，确保汇编思）审查材料的政治性，确保汇编思想性和合法性想性和合法性v 档案信息选材的基本原则：档案信息选材的基本原则： (1)(1)遵循历史唯物主义遵循历史唯物主

16、义 A A 要用实事求是的观点考察历史发展的客观过程，要用实事求是的观点考察历史发展的客观过程，尊重历史事实的客观性，保持档案文献的完整性。尊重历史事实的客观性，保持档案文献的完整性。B B 要用全面的观点，掌握全面、丰富、准确的材要用全面的观点，掌握全面、丰富、准确的材料，以反映出某一历史事实的全貌，不应以偏概料，以反映出某一历史事实的全貌，不应以偏概全，攻其一点不及其余，更不能因人废言。全，攻其一点不及其余，更不能因人废言。C C 要具体分析档案文献产生的历史环境，避免超要具体分析档案文献产生的历史环境，避免超越历史条件的历史唯心主义。越历史条件的历史唯心主义。 25（2 2）深入分析档案

17、文献的信息价值）深入分析档案文献的信息价值A A 转变对档案文献的价值观念转变对档案文献的价值观念B B 注意档案文献信息价值的多元性注意档案文献信息价值的多元性C C 在历史联系中把握档案文献的信息价值在历史联系中把握档案文献的信息价值D D 紧紧围绕编纂题目紧紧围绕编纂题目26（3 3）掌握有关法规政策界限）掌握有关法规政策界限A A 在法律、政策允许的范围内公布档案文在法律、政策允许的范围内公布档案文献献B B 维护国家利益和国家安全维护国家利益和国家安全C C 维护公民的信息权力维护公民的信息权力D D 克服教条主义，尊重历史事实克服教条主义，尊重历史事实2728v 档案信息选材的基本

18、要求档案信息选材的基本要求一，去伪存真，选择真实可靠的材料一，去伪存真，选择真实可靠的材料二，透过现象看到本质，选择能说明问题二，透过现象看到本质，选择能说明问题本质的材料本质的材料三，注意材料的代表性，选择与编纂题目三，注意材料的代表性，选择与编纂题目有关的典型材料有关的典型材料四，结合材料的特点，选择不同类型的材四，结合材料的特点，选择不同类型的材料料五，把握材料之间的联系，选择内容具有五，把握材料之间的联系，选择内容具有完整性的材料完整性的材料29一，去伪存真，选择真实可靠的材料一，去伪存真，选择真实可靠的材料1. 1.选材时要特别注意档案文献内容的可选材时要特别注意档案文献内容的可靠性

19、靠性2. 2.伪造、篡改的档案文献，除专为证实伪造、篡改的档案文献，除专为证实或揭露作伪、篡改等特殊目的以外，或揭露作伪、篡改等特殊目的以外，一概不能选用一概不能选用3. 3.尽可能选择档案原件尽可能选择档案原件301. 1.透过现象，看到问题本质透过现象，看到问题本质2. 2.把握矛盾主要方面，抓住问题本质把握矛盾主要方面，抓住问题本质3. 3.注意揭露假象，揭示问题本质注意揭露假象，揭示问题本质4. 4.通过私人档案，发现本质问题通过私人档案，发现本质问题二，透过现象看到本质，选择能说明问二，透过现象看到本质，选择能说明问题本质的材料（由表及里）题本质的材料（由表及里）311. 1.根据编

20、纂题目的需要，注意典型材料的多根据编纂题目的需要，注意典型材料的多样性样性2. 2.根据编纂题目的具体特点，注意典型材料根据编纂题目的具体特点，注意典型材料的相对性的相对性3. 3.根据编纂题目的内容，注意典型材料的连根据编纂题目的内容，注意典型材料的连续性续性4. 4.注意防止把偶然的个别事例误作典型注意防止把偶然的个别事例误作典型三，注意材料的代表性，选择与编纂题三，注意材料的代表性，选择与编纂题目有关的典型材料（去粗取精）目有关的典型材料（去粗取精）321. 1.点、面材料的结合点、面材料的结合2. 2.虚、实材料的结合虚、实材料的结合3. 3.正面、反面材料的结合正面、反面材料的结合4

21、. 4.对立或不同观点材料的结合对立或不同观点材料的结合5. 5.注意不同种类材料的结合选用注意不同种类材料的结合选用四，结合材料的特点，选择不同类型的材料四，结合材料的特点，选择不同类型的材料（由此及彼）（由此及彼）331. 1.围绕汇编主题，注意材料的系统性围绕汇编主题，注意材料的系统性2. 2.注意材料之间的关联注意材料之间的关联五，把握材料之间的联系，选择内容具有完五，把握材料之间的联系，选择内容具有完整性的材料整性的材料1.1.查找、搜集与初步选材尽可能相结合查找、搜集与初步选材尽可能相结合2.2.集体研究，互相通报集体研究，互相通报3.3.主编统一各观点，最终决定材料的弃取主编统一各观点，最终决定材料的弃取4.4.认真登录专题选材卡认真登录专题选材卡34选材的方法选材的方法 卡卡 片片 分分 类类