现状调研及需求分析报告- 化学公司子项目 SD v12

1、中国海油ERP项目化学公司子项目现状调研和需求分析报告 中国海油ERP项目化学公司子项目现状调研和需求分析报告销售和分销中国海油化学公司ERP项目组二五年十一月文档管理信息文档名称中国海油ERP项目化学公司子项目现状调研和需求分析报告销售和分销最初作者化学公司项目组当前修改作者版本信息版本日期作者修改注释1.02005.10.27化学公司项目组1.12005.11.14王晔审核姓名职务/负责领域签字日期审批姓名职务签字日期目录1现状调研和需求分析的目标42中国海油化学公司ERP现状调研和需求分析的范围和方法4中国海油化学公司ERP现状调研的范围4中国海油化学公司ERP现状调研的工作方法5中国海

2、油ERP需求分析的工作方法63我们对中国海油管理体制和组织架构的理解74中海石油化学公司现状调研及ERP关键需求分析11附件17附件一 访谈会议纪要清单17附件二 资料收集清单191 现状调研和需求分析的目标现状调研和需求分析是中国海油ERP项目化学公司子项目业务蓝图设计阶段的第一项工作，目的在于使项目组对中国海油化学公司管理流程和业务流程现状，以及各级管理层对ERP的需求和期望有足够的理解，从“海油特色”的角度为化学公司业务蓝图的总体设计提供输入，让项目组能够对化学公司关键需求有比较全局性的把握。根据中国海油的实施策略，化学公司是第一批实施单位中第一个实施企业。对于现状调研和需求分析需要遵循

3、海油总部标准模版的设计，除此之外，需要了解将化学公司的个性需求。并将这种个性需求进行泛化，总结共性，作为中下游设计的模版，为中下游其他板块实施提供参考。在该讨论稿中，我们首先明确了阶段性工作的目标、工作范围和方法，然后在人、财、物方面根据海油总公司标准模版分析了化学公司具体情况、在销售、生产、质量管理、健康、安全和环境、维修、库存管理方面总结了我们对中国海油化学公司管理体制和组织架构的理解，并详细地分财物、人力资源、采购、库存管理、生产、质量管理、健康、安全和环境、维修管理领域对关键需求进行了总结和分析。在现状调研过程中，ERP项目组在以化学公司副总经理洪俊炼的实施小组的强有力的领导下，得到了

4、总公司有关领导、总公司各有关职能部门、以及化学公司各级部门经理、岗位经理和ERP实施团队的大力支持和配合，尤其是化学公司总经理杨业新、化学公司副总经理方勇组织数据组提前开始主数据的收集、整理，项目组在此一并表示衷心感谢。2 中国海油化学公司ERP现状调研和需求分析的范围和方法化学公司作为中国海油中下游板块的重要组成部分，“管理基础比较好“，因此中国海油选定化学公司作为SAP加速实施的第一个试点企业。化学公司高级管理层在借鉴SAP最佳业务实践的基础上，希望继续提升管理水平，固化管理流程，为化学公司的长期发展提供管理上工具。从中国海油项目实施的总体要求和化学公司的长远发展出发，中国海油化学公司ER

5、P现状调研和需求分析服务于这两重的目标：阶段性达到管理流程固化的目标并为长期发展留有空间。中国海油化学公司ERP现状调研的范围为了尽可能全面地掌握中国海油化学公司范围管理流程的现状，原则上尽可能多地调研了化学公司组织范围。具体地，项目组调研和分析的范围如下表所示。编号管理流程和业务流程被访谈单位化学公司本部富岛一期富岛二期富岛建滔7销售管理7.1销售组织结构üüü7.2客户管理üüü7.3信用管理üüü7.4定价管理üüü7.5客户应收帐款控制üü

6、2;7.6订单处理流程üüü7.7发运流程üüü7.8客户开票流程üüü中国海油化学公司ERP现状调研的工作方法现状调研和需求分析是化学公司模板子项目标准蓝图设计阶段的有机组成部分，是进行总体设计和详细设计的基础工作之一。项目组能否足够理解中国海油的现状、战略、组织和管理流程，能否完整准确地收集有关需求直接影响到后续项目工作进度，直接影响到处理需求变更的工作量，进一步会影响到项目总体质量。如下图所示，自8月29日以来，项目组主要采取了集中访谈/现场走访和收集资料进行分析的手段进行现状调研：将不同公司同一功

7、能模块集中在一起进行访谈；到各个公司去进行访谈；收集不同的资料包括：组织结构等，以及收集和运营业务相关的其他资料。整体现状调研和需求分析分为如下几个阶段，分别进行的工作有：在资料收集方面，项目组的财务、采办、库存、人力资源、生产管理、质量管理、健康、安全和环境、销售管理（40份）、工厂维护收到了化学公司、富岛股份、富岛建滔等三个单位提供的有效资料共XX余份。访谈是现状调研的主要形式。在访谈安排方面，项目组采取了“集中访谈为主，现场访谈为辅”的策略。具体地，如下表所示，项目组针对销售管理模块进行了19人次的访谈。编号访谈模块访谈对象化学公司总部富岛一期富岛二期富岛建滔合计7销售管理16（16）3

8、19小计：16（16）319注：由于销售部负责富岛一期和二期的销售，（）表示富岛二期对应的人员和富岛一期人员相同如下表所示，形成了27份会议纪要，详细清单见本报告附录一。编号会议纪要数量访谈对象化学公司总部富岛一期富岛二期富岛建滔合计7销售管理24（24）327小计：24（24）327注：由于销售部负责富岛一期和二期的销售，（）表示富岛二期对应的会议纪要和富岛一期的相同中国海油ERP需求分析的工作方法鉴于项目刚刚开始，用户单位目前对mySAP ERP系统具体能做什么缺乏准确的把握，不同程度地存在“ERP是万能的”的思想，这给项目组带来了一个巨大的挑战，那就是有些需求十分宏观、边界不清、或者远远

9、超出了mySAP ERP系统的功能。因此，项目组在收集到需求清单的全集之后，一方面和用户单位反复确认该需求清单的完整性和对需求理解的准确性，另一方面，组织顾问对每一项需求进行如下研究：§ 哪些需求是mySAP ERP项目可以实现的需求？§ 业务方面应做些什么方能保证这些需求得到实现？§ 对于那些mySAP ERP不能实现的需求，有何对策？需求分析的结果详见本报告第4章。这些分析结果直接作为总体设计报告的输入。总体/详细的协同设计需求分析现场调研ü 访谈计划ü 集中访谈ü 现场访谈ü 编写会议纪要ü 顾问组内部需求分

10、析ü 同部门经理讨论需求ü 现状调研及需求分析报告ü 组织架构设计ü 流程图ü 流程描述ü 开发清单ü 授权清单ü 高层访谈摘要3 我们对中国海油管理体制和组织架构的理解中国海油化学公司总体概况：中海化学是中国海油中下游板块重要的组成部分。中海化学近年来获得了持续快速发展，目前正在规划五个在建项目，并且积极进行国内的收购并购业务。中海化学目前业务分为化肥、化工主营业务及港口、储运、编织袋等配套业务，控制资产规模约85亿且质量好，在行业中处于领先地位。组织结构如图示：富岛公司的组织结构如下：图片来源：中海石油化学公司

11、中海石油化学公司控股公司示意图：中海石油化学有限公司中国海洋石油总公司海洋石油富岛股份公司尿素二期项目（资产形式）海南富岛复合肥有限公司100%中海石油建滔化工有限公司海南中海石油塑编有限公司海南中海石油运输服务有限公司海南八所港务有限责任公司东方富岛海湾大酒店有限公司三亚度假村有限公司中海石油(海南)环保气体有限公司海南富岛绿色农业有限公司内蒙古天野化工（受托管理）图片来源：中海石油化学公司中海石油化学公司管理架构：如上图所示，中海石油化学有限公司管理多种经营性质的子公司或分公司。其中：尿素二期项目是分公司；海油建滔公司是中外合资子公司；富岛股份公司是控股子公司等。另外，还对内蒙古天野化工作

12、实质性的管理。中海石油化学公司管理的方式目前正从命令控制型逐步转向战略监督及核心参与型，化学公司总部的职能定位为各二级公司的母公司,负责统一项目开发、投资、建设、销售、技术和管理支持服务以及考核。各二级公司负责整个工业产业链上的不同部分。他们的产品既可以分别独立出售，之间也同存一个产业链上；产品生产型公司主要负责生产、安全、质量和装置运行维护。基于以上对中国海油化学公司的理解，我们设计了以对外法定汇报的公司代码结构；以利润导向的利润中心体系，和统一管理下的一个采购组织来体现管理结构。中海石油化学公司的产业价值链：从横向的价值链来看，化学公司现有一个化肥生产链，利用海南丰富的天然气资源进行化肥的

13、生产，并且有一系列的配套设施。目前，中海石油化学公司有生产能力75万吨合成氨和132万吨大颗粒尿素。富岛一期的建设从1994开始到1996年完成，年产30万吨合成氨、52万吨大颗粒尿素。富岛二期的建设从2001年开始到2003年结束，年生产45万吨合成氨、80万吨大颗粒尿素。配合海南省东方化工城的建设，正在建设60万吨甲醇项目、液体化工码头、3万吨二氧化碳干冰项目；这些项目的建成将进一步利用天然气资源，并可为尿素的生产提供原材料。同时，对内蒙古天野进行实质性管理，为下一步的收购提供管理的基础。2005年，中海化学公司提出了“以内为主，内外兼顾”的发展思路，在海南化工城进一步开发新产品、建成新装

14、置的同时，积极向外发展，积极寻求符合公司发展战略的国内、外化肥、化工行业并购目标。中海化学公司提出了“成为国内化肥行业的龙头、化工行业效益最优的资源转化型企业”的长远战略。因而，中海石油化学公司进一步扩大规模，在化肥和化工两大主要产品链上扩张。基于以上对中国海油化学公司的理解，我们设计了多产品的生产管理，以及对多产品生产管理的成本核算、对外销售毛利核算。并且设计了基于预算的收入成本费用的对比，来进行成本控制。化学公司高级管理层在借鉴SAP最佳业务实践的基础上，希望继续提升管理水平，固化管理流程，为化学公司的长期发展提供管理上工具。从中国海油项目实施的总体要求和化学公司的长远发展出发，中国海油化

15、学公司ERP现状调研和需求分析服务于这两重的目标：阶段性达到管理流程固化的目标并为长期发展留有空间。对于在高层访谈中涉及的管理问题，如：ü 成本问题：成本是核心竞争力.，但目前气价、电价都在上涨，人工成本也在涨.ü 维修问题：设备管理需要提高。一部分设备开始出现问题，造成装置停产，从而影响成本控制。ü 基础数据以及采办效率问题：材料标准不知道，数据没有办法共享，设备部门提供给采购部门采购的周期较长。在各个模块的设计中都会针对这些问题，进行着重的设计，如维修中的预防性维修等。©中国海油/埃森哲2005第 9 页 共 19 页中国海油ERP项目标准模板子项目

16、现状调研和需求分析报告 4 中海石油化学公司现状调研及ERP关键需求分析在对中海石油化学公司访谈后，形成了对于关键需求的分析清单。在清单中对总体需求及各个功能模块的需求从技术解决方案及业务应用层面进行了总体分析。涉及范围关键领域序号期望或需求对技术方面的要求对业务方面的要求对应流程编号销售管理1化学公司对销售管理的指导思想是结合化学公司的特点，进行规范、统一的销售管理，希望ERP项目组能提出好的建议，能借助系统规范销售业务操作，并建立起切实可行且体现化学特点的标准销售业务流程1）通过将SAP中销售组织、销售办公室、销售组、产品组、分销渠道以及工厂等组织单元与销售分销管理要求相对应，结合SAP最

17、佳业务实践中有关销售处理流程的推荐，充分考虑未来化学公司在销售方面的拓展要求，在系统中建立集中化的销售分销组织架构（一个公司代码对应一个销售组织），并通过分销渠道、销售办公室、销售组等实现对各级及各区域销售业务的控制和管理。2）SAP系统中包含报价、合同处理、销售订单处理、发货处理、发票开立处理等标准销售流程，在这些流程基础上经过客户化可以形成具有海油特色的化学公司销售流程；并希望通过将其固化在系统中，帮助化学公司实现规范销售操作的目的。结合系统中销售和分销组织构架的要求，对应目前的销售部组织结构仍存在一定程度的优化空间；应基于系统中的销售组织架构和流程处理模式，回顾并比对目前实际各部门的管理

18、职责，如有必要也可能会调整人员的岗位分工，用以满足系统实施需求，从而最终实现集中且规范的销售管理。1.6.41.8.12通过ERP系统实现化学公司的标准化销售运作1） 销售业务的日常处理将通过mySAP ERP系统的销售和分销模块进行记录、汇总和分析，其涵盖了整个从报价、合同、销售订单、产品出库、开立发票到要求客户付款的完整销售流程。2）销售和分销模块中的单据跟踪功能，能够方便销售人员跟踪某个销售单据目前处理情况，并能够作为考评各岗位环节处理销售业务及时性的参照依据结合系统设计的流程和系统操作要求，销售部应制定出对应的用以规范销售人员操作的销售手册、操作规范及对应的考评指标和考评制度1.6.4

19、1.8.13明确不同岗位的工作职责，使得销售业务的分工协作运作流畅；同时加强管理监督的力度1） 参考SAP最佳业务实践中销售分销流程，建立完善的销售分销管理机制，从而实现对各级销售分销业务的控制和管理。通过权限的设置，对不同组织单元的销售人员分配不同的系统权限，明确责权分工。2） SAP的销售和分销、信贷管理、库存管理、信息报表等模块增强公司对于销售的监管手段。1）完善销售分销管理制度，明确各级岗位的责任分工2）简洁、合理的销售分销权限分配结构是简化销售操作和规范销售过程的一个必要前提1.6.41.8.14希望简化/优化销售分销流程中重复审批、交叉审批现象，通过实施ERP，减少处理时间，提高业

20、务执行效率，降低成本1）参考SAP标准业务流程，根据销售分销业务的特点，将复杂的销售业务流程分解为多个短小的标准流程，分门别类，在系统中设置不同的控制点和管理手段，进而提高销售分销效率.2）减少销售分销流程中的不必要审批点，管理者可以利用SAP系统实时地了解到销售分销业务相关的各项指标，并将其同个人的绩效考核挂钩，仍可体现管理者的监督作用.1)简化审批过程，减少不必要的审批2)建立相应的业务考核体系和行之有效的奖惩机制，履行管理者的监督作用1.8.1.61.8.1.91.8.1.105尽可能地将销售人员从手工汇总、统计信息数据的工作中解放出来，并将其推向销售前端，从而在直接和客户沟通和洽谈中更

21、好地掌握客户需求。期望ERP项目实施过程中能够为销售和分销的统计管理和报表管理提出好的系统解决方案 结合SAP系统中已经预定义的众多标准报表，同时还可以依据实际需求，通过BW、ABAP等系统开发工具定制开发一些集成性强、多维动态的统计分析报表结合SAP系统标准报表与公司的实际需求，建立分层报表体系，针对公司高层、中层领导和实际操作人员的不通需求，借助不同的系统开发工具提供不同层面、不同详细程度的统计和分析的报表1.6.41.8.16进一步加强客户的集中统一管理工作，完善客户的申报、评估、审批、发布的管理流程和维护体系，和业务紧密结合，实现客户动态的分层次管理，最终形成集团范围内统一的数据库1）

22、可以通过SAP系统的功能实现集中的客户管理，统一的、共享的客户主数据资料库可以加强了集团对客户的控制力度。在系统上线后也会有专门的主数据维护人员统一对已完成审批的数据在系统中进行维护。2）可以通过SAP系统为领导提供客户多方面的信息数据，包括基本信息、和化学公司的交易情况、回款情况及信贷等综合信息3）在系统中设置分类、帐户组等机制可以对客户从类别、属性等多个角度层次细分4）根据对客户定期评估的结果，可以在SAP系统中冻结不合格的客户，从而有效规避风险1）根据交易额、交易频度、合作关系等指标将客户分层次管理2）针对客户的评估建立周期评估机制1.8.1.11.8.1.27希望通过ERP系统实现集中

23、的价格管控，加强公司对定价的控制和监督力度1）利用销售和分销模块中的定价管理功能，结合化学公司的具体定价管理制度，利用SAP 系统进行定价管理。其主要功能涉及价格主数据的创建、修改和价格主数据的分析等。 2）通过根据区域、客户等对产品确定不同价格的定价功能，体现销售的适度灵活性。 3）系统通过价格有效时限和允许波动范围的设定，实现对销售价格的严格管控。 4）提供的价格主数据记录功能也能够帮助企业定期回顾某产品的价格波动情况，更好地对市场需求及变动情况进行评估。 建立一套完善的价格确定和发布制度1.8.1.68为未来可能发生的业务需求做准备，希望通过ERP系统实现客户信用管理借助SAP系统中的信

24、用管理模块进行管理，并结合销售及应收账款模块对客户的信用额度进行动态监控。从中国海油化学公司的需求来看，同时考虑同一客户和多家公司进行销售的情况，建议采用多个公司代码对应一个信贷控制范围的配置，从而实现对于某个客户的总体信用额度管理的监控。建立客户信用管理的流程和操作规范，确定信用主数据维护的权限、风险类别和维护期限等1.2.1.19中国海油化学公司内部下属公司之间存在产成品借货和还货的情况，即存在公司之间的关联销售。为了适应未来公司上市的要求，因此希望在ERP系统中妥善处理此类交易1）客户与化学公司下属两家公司签署三方合同，然后在系统中创建主次合同，两家公司按发货需求单独创建合同、销售订单和

25、发货等后续操作的跨公司销售的流程 2）财务通过代收代付中间科目接受客户针对两家销售的付款，后根据实际发货量进行划账的处理过程 尽量减少关联交易的发生，同时建立统一的跨公司销售的流程和操作规范，实现公司内交易流程的标准化4.3.4.310对国内销售、国外销售的合同模式建立统一、标准、规范的合同和订单文本，便于公司层面的统一管理1）通过区分国内和国外合同的类型方便统计和分析2）对国内、国外销售合同模式编制统一规范的合同和订单文本，并嵌入到SAP系统中和系统中的销售订单相关联在公司层面建立统一规范的合同和订单文本1.8.1.911在系统中实现对于月度销售计划和月度销售费用预算计划的管理1）当月底(大

26、概28号)销售部提供下个月的销售计划到财务部,以Excel表格形式提交, 到下月初的时候(大概1号)财务部会下达计划,即在SAP中上载计划数据。,财务会在下达计划前征求领导意见并对销售部门提出修改计划的建议，需与销售部门协商并由销售部门更改销售计划,(以Excel表格形式) 2）销售部门做费用预算要细到月度, 即销售部门负责根据本部门实际情况录入信息形成本部门月度销售费用预算，并提交给财务部门，由财务部门将费用预算上载到系统。 同时, 如果月度预算中的当月预算加上季度内其他月份的预算总和超出年度预算中的季度费用预算, 系统能给出警告提示并不能接受当月的预算录入 建立并完善月度销售计划和月度销售费用预算计划的编制、下达、调整流程和操作规范1.2.3.6.06©中国海油/埃森哲2005第 19 页 共 19 页附件附件一 访谈会议纪要清单编号会议纪要文件名称7销售管理7.1CHMMSD01_会议纪要_销售主数据访谈20050613 v17.2CHMMSD02_会议纪要_销售业务访谈20050615 v17.3CHMMSD03_会