第18章 演示文档的放映

1、第18章 演示文档的放映 在前面，我们已经介绍了如何创建演示文稿。创建演示文稿的目的就是要向观众放映演示文稿，PowerPoint 2000 提供了多种手段和方式放映演示文稿，它可以对某一演示文稿中所包含的所有幻灯片进行排列和组合，然后按照一定的顺序或方式依次播放出来。18.1 幻灯片的放映方式 为演示文稿设置放映方式，单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框，如图18.1所示。 在“设置放映方式”对话框中，PowerPoint 2000共提供了三种不同的幻灯片放映方式。 （1） 演讲者放映（全屏幕） 选中“演讲者放映（全屏幕）”单选框，表示以全屏方式播放演示

2、文稿（图18.2），它也是最常用的放映方式。使用这种方式播放演示文稿时，演讲者可以随意控制播放的进度，并可采用自动或人工方式控制放映进程；演讲者既可以随时暂停播放过程，也可以为演示文稿的播放录制旁白。（2） 观众自行浏览（窗口） 这个选项用于小规模场合的放映（图18.3），如单个用户对演示文稿的浏览。在这种播放方式中，演示文稿会出现在小窗口中，同时PowerPoint 2000提供在放映时移动、编辑、打印幻灯片的命令。（3） 在展台浏览（全屏幕） 在这种方式下，演示文稿将自动进行演示。在“演讲者放映”方式下的大多数菜单和命令都不可用，并且在每次放映完毕后自动重新开始演示。这种方式一般用于展览台

3、等无人看守的播放场合。 在如图18.1所示的“设置放映方式”对话框中，还可以设定演示文稿的播放范围和换片方式。 播放范围有以下三种选项。 全部：即依次播放演示文稿中所有没有隐藏的幻灯片。 指定范围：指定从哪一张幻灯片开始，播放到另外哪一张幻灯片。 自定义放映：根据自定义的放映方式（下面相关章节介绍）播放演示文稿。 换片方式有下述两种选项。 人工换片：使用鼠标和键盘换片。 根据排练计时换片：系统根据排练记时（下面相关章节介绍）的时间自动换片。18.2 启动放映 在PowerPoint 2000中，可以使用不同的方式启动幻灯片的放映。使用不同的放映方式，可以为不同工作用途、不同观众需求提供便利。概

4、括地说，第一种方式是将演示文稿保存为每次打开时自动放映的类型；另一种方式是从PowerPoint 2000中启动幻灯片放映过程。如果不想从PowerPoint 2000中启动放映，也可以在桌面上创建一个快捷方式，然后用快捷方式启动幻灯片放映。此外，使用者也可以使用自动运行的演示文稿，并将它设定为不断重复的放映。下边是各种启动方式的简单介绍。（1） 将演示文稿存为以放映方式打开的类型 要将演示文稿直接保存为可以播放的幻灯片，首先打开相应的演示文稿，然后单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在打开的“另存为”对话框中，选择“保存类型”为“PowerPoint 放映”（图18.4），单击“保存”按钮，

5、就可以按指定的类型、指定的名称和位置保存该文件。 保存为“幻灯片放映”的PowerPoint 演示文稿的扩展名为.PPS。无论从PowerPoint 2000或从桌面打开这类型文件，它都会自动放映。如果从桌面上启动，放映退出时，PowerPoint 2000会关闭并回到桌面上；如果从PowerPoint 2000中启动，放映退出时，演示文稿仍然会保持打开状态，并可进行编辑。（2） 在PowerPoint 2000中启动幻灯片放映 要想回到已经保存为放映格式的幻灯片，可以在PowerPoint 2000中使用不同的方式来打开它并直接进行放映。要打开可放映格式的幻灯片，既可以单击演示文稿窗口左下角

6、的“幻灯片放映”按钮，也可以在“幻灯片放映”菜单中选择“观看放映”命令，或者在“视图”菜单中选择“幻灯片放映”命令。（3） 在桌面上激活幻灯片放映 如果需要不启动PowerPoint 2000而直接在Windows桌面上放映幻灯片，在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中找出要放映的文件，然后在文件名上单击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“显示”命令即可（图18.5）。此外，如果将要启动放映的幻灯片直接在桌面上创建快捷方式，放映时只要双击快捷方式就可以快速启动放映。18.3 放映的交互操作 PowerPoint 2000在放映幻灯片的过程中，还允许对幻灯片进行实时修改或者编辑。例如，可以在放

7、映过程中显示或者隐藏某一选定的幻灯片，也可以在播放时在幻灯片上书写或者绘画。 放映演示文稿时对幻灯片可以进行以下几种编辑操作。 （1）幻灯片放映时显示/隐藏幻灯片在放映的过程中，在需要隐藏的幻灯片的前一张幻灯片上右击鼠标，并从弹出菜单中单击“定位”子菜单中的“隐藏幻灯片”命令（图18.6），将把当前幻灯片的下一张幻灯片隐藏起来。在演示文稿的任何一张幻灯处右击鼠标，然后从弹出菜单中选择“隐藏幻灯片”命令，也会隐藏该幻灯片。（2） 播放时在幻灯片上书写或绘画 要在放映幻灯片的过程中及时地添加文字或者绘画作为注释内容，单击幻灯片放映按钮，然后在要添加注释的幻灯片上右击鼠标，从弹出的菜单中单击“指针选

8、项”子菜单中的“绘图笔”命令（图18.7）。在幻灯片上书写或者绘画时，按下鼠标左键，光标将变成画笔形状，就可以在屏幕上自由地添加注释或者绘画了（图18.8）。（3） 在幻灯片放映过程中更改绘图笔的颜色 更改绘图笔的颜色的操作可以在演示文稿运行中或运行前进行。 在幻灯片放映过程中单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中单击“指针选项”子菜单中的“绘图笔颜色”命令（图18.9），然后单击需要的颜色选项，即可更改绘图笔的颜色。 如果需要在观看放映之前更改绘图笔的颜色，单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框（图18.10）。在该对话框中，从“绘图笔颜色”框中单击需要的颜

9、色即可。 （4） 记录听众反应 在放映幻灯片的过程中，演示者可以使用“会议记录”记下细节和观众的即席反应，并且将它们添加到备注页中，这些被记录的即席反应会立即出现在幻灯片放映末尾的新幻灯片上。 此外，由于PowerPoint 2000与网络紧密结合的新特性，演示者可以随时将即席反应传送到Microsoft Outlook中，或将会议细节和即席反应转换为新的Word文档，并打印或在网络上传送。如果在演示文稿会议中记录一些事项，会议记录只会显示在演示者的屏幕上，其他参加者只能看到幻灯片放映的内容。 使用“会议记录”1） 单击屏幕右下角的“放映幻灯片”按钮，开始按设定的方式来放映幻灯片。2） 在放映

10、的过程中，选定要添加听众反应的幻灯片，然后在该幻灯片上右击鼠标，从弹出的快捷菜单上单击“会议记录”命令（图18.11），打开“会议记录”对话框（图18.12）。3) 该对话框包括两个选项卡，默认时自动选用“会议细节”选项卡，可以在该选项卡的文本框中键入需要标注的一些细微问题或者应该注意的事项；单击“即席反应”选项卡，打开“即席反应”选项卡，在该选项卡的文本框中依提示信息键入备注或会议记录，然后再单击“添加”按钮（图18.13）。4） 单击“确定”按钮，返回PowerPoint 2000的工作窗口，系统将会自动地在演示文稿的最后添加一个空白幻灯片，并在该幻灯片上显示添加的会议细节和即席反应的内容

11、（图18.14）。5） 对每一个即席反应都可以重复上述步骤，最后单击“确定”按钮。即席反应会出现在幻灯片放映末尾的新幻灯片上。18.4 排练计时要在排练时设置幻灯片的放映时间，单击“幻灯片放映”菜单中的“排练计时”命令，激活排练方式，然后就会开始放映。在放映的过程中，动画效果、插入方式、切换方式都严格地按照所设置的选项来进行。在屏幕上会显示一个小型的预演工具栏，图18.15所示。如果想要播放下一张幻灯片，单击“下一张”按钮；如果需要重新设计某一幻灯片的放映时间，单击重复按钮。放映时间计数器会显示当前幻灯片的切换时间，该值决定于使用者单击鼠标键的时间间隔。总时间计数器显示到目前为止所有幻灯片的切

12、换时间。当放映到最后一张幻灯片时，在图18.16所示的对话框中单击确定按钮接受这项时间，或者单击取消按钮重试一次。如果要在幻灯片放映的过程中同时查看排练计时，可以单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令（图18.17），然后在“换片方式”选项中选择“人工”，单击“确定”按钮，返回PowerPoint 2000工作窗口中。单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”命令，在放映过程中可以用人工方式换片。 如果已经设置了幻灯片的放映时间，但又要以人工换页的方式控制演示文稿，可使用幻灯片计时器根据排练计时来测量进行的速度。假设已设置好整个演示文稿所需花费时间，但却希望留一点时间解答观众的问题，这项特

13、性就很好用。 计时器顶部的数字显示当前幻灯片已放映的时间；中间的数字则显示整个幻灯片放映过程所经过的时间；上面的进度条显示当前时间与排练计时的比较。如果还在排练计时内，会显示绿方框；如果已超过排练计时，则出现黄色方框；一旦出现红方框，就表示已超过排练时间太多了。计时器底部的状态条表示相对于排练计时而言您的速度是太快还是太慢。18.5 创建自动运行的演示文稿 自动运行的演示文稿是不需要专人播放的幻灯片。例如，在展览会场的某个展位或者展台上设置可自动运行的演示文稿，除了可以使用鼠标按动某些项目外，大多数控制都失效，这样用户就不会改动演示文稿，或者因为错误操作退出了演示过程。在PowerPoint

14、2000中，如果自动运行的演示文稿演示完毕，或者某张需要人工操作的幻灯片已经闲置5分钟以上无人操作，系统会自动地重新开始演示。18.5.1 何时需要自动演示 在设计自动运行的演示文稿时，需要考虑播放演示文稿的环境。例如，展台是否位于无人监视的公共场所。这可以帮助您决定将哪些组件加到演示文稿中，提供多少控制给用户，如何避免错误操作，怎样防止某个人中断或改变幻灯片的放映，或防止演示文稿的运行过程被用户的键盘输入所干扰等等。 如果要设置自动运行的演示文稿，首先打开要自动运行的演示文稿，然后单击“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框，从该对话框中单击“在展台浏览（全屏幕

15、）”单选框（图18.18）。一旦选定为“在展台浏览”，下边的“循环放映，按Esc键终止”复选框会自动被选中。完成设置后，单击“确定”按钮，即可将该演示文稿设置为自动运行的演示文稿。 此外，在设计自动运行的演示文稿时，还需考虑下列因素： 自动或人工的定时方式可以让幻灯片按预定时间自动放映，也可以让用户通过鼠标或按钮，用自己的速度观看放映。在这种情况下，除非创建了超级链接，否则鼠标单击对象时不会产生任何反应。 设定自动循环放映如果要创建自动运行的幻灯片放映，例如在展览会场的展台上，必须在“设置放映方式”对话框中选中“在展台浏览（全屏幕）”，使幻灯片放映不断循环，并防止用户改变幻灯片放映。18.5.

16、2 创建议程幻灯片 使用PowerPoint 2000还可以创建出一张列出议程或演示文稿主要内容的幻灯片。在使用议程幻灯片时，可以非常方便地跳转到与演示文稿有关的章节；而一旦到达该章节末尾时，又可以自动返回。 创建议程幻灯片1) 启动PowerPoint 2000，打开准备添加议程幻灯片的演示文稿。2）为要创建的议程幻灯片上每一个主题创建自定义放映。3）切换到“幻灯片浏览视图”或“幻灯片大纲视图”中，按住Ctrl键，依次选择每个自定义放映的第一张幻灯片。4）单击幻灯片浏览或大纲工具栏中的摘要幻灯片按钮，一张带有项目符号标题的新幻灯片将出现在所选幻灯片中第一张的前面（如图18.19所示）。5）选

17、定新创建的幻灯片，然后切换到“幻灯片视图”模式下（图18.20）。6）要在带有项目符号的幻灯片和自定义放映之间创建超级链接，选定带有项目符号的幻灯片，然后单击幻灯片放映菜单中的动作按钮命令（图18.21）。7）从动作按钮的子菜单中选定一个按钮，移动鼠标，在幻灯片中拖动，将会在幻灯片中出现一个按钮的轮廓，拖动的距离决定着所生成的按钮大小（图18.22）。确定了按钮的大小后，松开鼠标左键，打开图18.23所示“动作设置”对话框。在该对话框中，单击“超级链接到”单选框，然后从下拉列表框中选择链接到自定义放映选项，这时系统将显示如图18.24所示的自定义放映对话框。 8）在“链接到自定义放映”对话框中

18、，选定需要跳转到的放映内容。如果要在自定义放映最后一张幻灯片后返回议程幻灯片，选定“放映后返回”复选框，单击“确定”按钮，返回到“动作设置”对话框。9）在“动作设置”对话框中指定打开该按钮的方式：如果需要在单击鼠标时打开，则打开“单击鼠标”选项卡；如果需要将打开方式设定为在“按钮上移过鼠标时自动打开”，则打开“鼠标移过”选项卡。完成设置后，单击“确定”按钮，返回PowerPoint 2000工作窗口。10）对议程幻灯片上的每一个带有符号的幻灯片重复上述步骤，依次添加动作按钮。在幻灯片放映过程中，只要单击幻灯片中的该按钮，就可以跳转到不同的幻灯片了。18.5.3 创建和编辑自定义放映 Power

19、Point 2000的自定义放映功能可以在演示文稿中创建自定义的演示文稿。通过这个功能，不用再针对不同的听众创建多个几乎完全相同的演示文稿，就可以将这些不同的幻灯片组合起来并统一命名，然后在演示过程中需要的时候直接跳转到这些幻灯片上。 要实现这种功能，可以依上一节所述的方法使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”对话框来创建指向放映的创建链接；也可以在演示过程中，单击鼠标右键，单击快捷菜单上“定位”子菜单中的“自定义放映”命令，然后单击所需的放映。 创建自定义放映1） 启动PowerPoint 2000，创建新的演示文稿或打开存盘文件。2） 单击“幻灯片放映”菜单中的“自定义放映”命令，将打开图

20、18.25所示的“自定义放映”对话框。 3） 在该对话框中单击“新建”按钮，将打开图18.26所示的“定义自定义放映”对话框。 4） 在“定义自定义放映”对话框中，在幻灯片放映名称框中指定要自定义放映的名称，默认名称为“自定义放映1”。在演示文稿中的幻灯片选项中选取要添加到自定义放映的幻灯片，再单击添加按钮。5） 如果要改变幻灯片的显示次序，可以在“定义自定义放映”对话框中选择幻灯片，然后使用箭头键将幻灯片在列表内上下移动。6） 如果要预览自定义放映，请在“自定义放映”对话框内选择放映名称，在单击“放映”按钮。7） 完成设置后，单击“确定”按钮。18.6 设置幻灯片切换效果 为演示文稿的幻灯片

21、添加切换效果，可以使幻灯片之间的过渡衔接更加自然。幻灯片的切换效果指的是幻灯片放映时切换幻灯片的特殊动画效果，如淡入、淡出等，每一种效果的速度都可以由用户调整。 在演示文稿中添加切换效果1） 将当前视图转换到幻灯片视图或者幻灯片浏览视图中，选择需要添加切换效果的幻灯片。2）单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令，打开如图18.27所示的“幻灯片切换”对话框。 3） 在“效果”下拉列表框中选择需要的切换效果，并设置切换速度为慢速、中速或者快速。在“换页方式”中设置切换方式是“单击鼠标”还是“按指定的时间间隔自动切换”，还可以在“声音”中设置切换时的声音效果。4） 单击“确定”按钮，可以将设置的切换效果指定到当前幻灯片上。如果想将当前设置的幻灯片切换效果应用到演示文稿的每一张幻灯片上，单击“全部应用”按钮。18.7 安排联机广播 联机广播允许用户选择一个网络服务器作为存放演示文稿的地址，这样就可以方便地让其他客户通过网络观看演示文稿的内容。 安排联机广播1） 首先保存当前演示文稿，否则系统会出现如图18.28所示的提示框。 2） 单击“幻灯片放映”菜单的“联机广播”命令，选中“