文件管理制度范本

1、文件管理制度范本1总则1.1 为使文件管理工作制度化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发 挥文件在各项工作中的指导作用，根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。1.2 文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位 上报下发的各种文件、资料。1.3 本单位的各类文件党委和行政统一由办公室归口管理。2收文的管理2.1 公文的签收2.1.1 签收文件时，要检查收文单位或收件人无误后再进行签收。2.1.2 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不 对口，应及时报告主管领导。2.1.3 签收文件应签写并注明时间。2.2 文件的登

2、记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项 目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的 文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。2.3 文件的阅批与分转2.3.1 凡正式文件应附上文件处理传阅单：由办公室主任根据文件内容和性质阅签后， 由文书或秘书分送领导和承办部门阅办， 重要文件或急件应立刻呈送领导 或分管领导 阅批后分送承办部门阅办。为防止文件积压误事，一般应在当天阅签完。2.3.2 为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系 到两个以上部门，应按批示、次序依次传阅，最迟不得超过两天特殊

3、情况例外。2.4 文件的传阅：2.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读 或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。2.4.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导批示”、拟办意见：办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。2.4.3 文件阅完后，应交给文书，切忌横传。3发文的管理3.1 办公室负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3.2 发文的范围：但凡以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。3.3 发文的程序

4、：3.3.1 各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请。3.3.2 办公室同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。3.3.3 部门负责人核稿并签字。3.3.4 办公室文书对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，办公室主任进行审核。3.3.5 文书将文稿送公司领导签发。3.3.6 经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。3.3.7 文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。3.3.8 文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。4文件的借阅和清退4

5、.1 文件的借阅4.1.1 需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。4.1.2 借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。4.2 文件的清退4.2.1 文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收 缴清退工作。如发现文件丧失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。4.2.2 清退时要加盖清退戳记，保存好文件清退单。5文件的立卷归档5.1 文件归档工作依照档案法和公司档案管理制度及时整理立卷、归档。5.2 联合办理的文件，原件由主办机关整理立卷、归档，其他机关保存复制件和 其他形式的文件副本。5.3

6、 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材 料的完整性。5.4 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件 材料，要及时立卷归档。6文件的销毁对已不具备归档和存查价值的文件应填写档案销毁清单，经办公室主任审核批准 后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丧失、不漏销。下发 至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单。对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济 处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。7 解释权归办公室。附：相关记录表。收文日期WTSTMTS . 文性册演.、文伯守号，发/日而*fcjkijyn ,文件砧名.、年用 日，NKzvE .年 月 日门.，«w>wn，由牛时间.,，.1， 贷办,足百阳挡.期染星身引力里也用包弓的有短字 (20) 35 号.落但电珪:栉艮人:漏S文件才告：5s逗或傅亮料钻号：sjiE5azmHsggjt ： _： 酒泯文件班料标as ：而收人：.20 年 月 日.文FT奖卅洁汹华字20)笫 三，清退单位：清退人：湎邮r件耳导： 蒲邮口南芬料编号：5s蛙之始35料由级：