贵州大学网上公文流转系统使用说明

1、贵州大学网上公文流转系统使用说明一、贵州大学网上公文流转系统概述（一）贵州大学公文流转系统功能贵州大学网上公文流转系统实现了网上提交公文、网上审核公文、网上批阅公文等功能，保证了网上及时准确高效的流转和办理公文，是我校办公系统的核心组成部分之一。主要用于办理校内发文、校级请示、部门间会商和校外来文。该系统是基于因特网架构开发的办公系统，采用了现代化的办公手段和高效合理的办文流程和管理方法，与传统的公文流转相比，具有安全、高效、方便、准确、节约和自动化程度高等诸多优点。（二）使用贵州大学网上公文流转系统的用户及责权参与公文流转的用户分为：校领导，各单位各部门负责人，校党委办公室和校长办公室秘书、

2、其它部门公文管理人员。具体责权如下：1、校领导：签署意见；签发公文；决定公文的通行与否。（参与“发文流转”、“请示流转”和“收文流转”）2、校党委办公室和校长办公室负责人：对公文进行审核；填写意见；协助校领导办理公文事项。（参与“发文流转”、“请示流转”和“收文流转”）3、校党委办公室和校长办公室秘书：对公文进行核稿、转文、编制文号、归档分发。（参与“发文流转”、“请示流转”和“收文流转”）4、学院及职能部门负责人：审核本单位公文、确定是否提交；被授权限的部门负责人可参与会签。（参与“发文流转”和“请示流转”和“收文流转”）5、其它部门公文管理人员：拟稿；提交公文；将公文转交校党委办公室或校长

3、办公室。（参与“发文流转”和“请示流转”）6、超级管理员：对系统进行配置和管理，包括模板配置、系统配置、组织结构配置、流程定制和归档管理。二、贵州大学网上公文流转系统流程说明公文流转的流程是流转公文的依据。我校网上公文流转系统流程包括校内发文办理流程、校级请示办理流程、部门间会商办理流程和校外来文办理流程四部分。（一）校内发文办理流程说明校内发文是指以校党委、校行政名义下发的文件，以及校党委办公室、校长办公室下发的文件。1、拟文阶段。（1）办文单位拟稿：由拟文单位指定人员按照我校公文管理规范以校党委或校行政名义拟制文件初稿。（2）办文单位负责人签字：办文单位负责人对文件初稿进行初审，对文件格式

4、进行规范，并对文件内容进行审查后，决定文件是否提交校党委办公室或校长办公室办理。2、审核阶段。（1）秘书核稿（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书对办文单位拟制的文件初稿进行审查（包括是否符合学校公文制作规范等），决定将该文件转交办公室负责人处理或退回办文单位重新拟制。（2）负责人审核（办理时限：2个工作日）：校党委办公室或校长办公室负责人对由本部门秘书转来的公文进行内容审核，并对文件进行修改，决定该文件是退回办文单位重新拟制或呈送校领导审批。（3）秘书转文（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书根据本部门负责人意见，将该文件初稿交原办文单位重新拟制或呈送校领导审

5、批。需要会签的，由秘书负责周转进行会签，会签完毕后呈送校领导审批。3、审批、成文阶段。（1）领导审批（办理时限：2个工作日）：校领导对校党委办公室或校长办公室秘书转来的文件进行审批并签署意见，将文件和处理意见返回给校党委办公室或校长办公室秘书办理。（2）秘书转文（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书将文件及校领导意见转送本部门负责人。（3）负责人根据校领导意见办理（办理时限：2个工作日）：校党委办公室或校长办公室负责人根据校领导意见对文件进行修改或处理。并将处理意见和文件提交本部门秘书办理。（4）秘书转发（办理时限：2个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书根据本部门负责人处理

6、意见对文件进行办理，对办理完毕的文件进行校核、编文号、印制、分发和归档。（二）校级请示办理流程说明校级请示指各单位各部门向校党委、校行政及校领导的公文请示和报告。1、拟文阶段。（1）请示单位拟稿：指需请校党委或行政领导就某项工作做出明确指示的单位，由该单位指定的公文管理人员按照学校文件制作规范拟定请示件初稿。（2）请示单位负责人校核、签名：请示单位负责人对本单位管理人员拟定的请示文稿进行初审（包括对文件格式和文件内容进行审查），决定是将文件上报校党委办公室或校长办公室，还是将文件发回本单位公文管理人员重新起草。（3）请示单位公文管理人员上报请示：请示单位公文管理人员将本单位负责人修改后的请示文

7、稿提交校党委办公室或校长办公室秘书办理。2、审核阶段。（1）党办、校办秘书核稿（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书对办文单位拟制的请示件初稿进行审查后，将该文件转交校党委办公室或校长办公室负责人，或退回办文单位重新拟制。（2）党办、校办负责人审核（办理时限：2个工作日）：校党委办公室或校长办公室负责人对由本部门秘书转来的请示件进行实质审核，决定该文件交秘书退回办文单位重新拟制或呈校领导审批。（3）党办、校办秘书转文（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书根据本部门负责人意见，将该请示件交原办文单位重新拟制或呈送校领导审批。3、批复、处理阶段。（1）领导审批（办理

8、时限：2个工作日）：校领导对校党委办公室或校长办公室秘书转来的请示件进行审批或签署意见，并将文件和处理意见返回校党委办公室或校长办公室秘书。（2）党、校办秘书转发（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书根据校领导意见，将文件及校领导意见转相关部门或单位负责人办理。（3）相关部门或单位负责人办理（办理时限：2个工作日）：相关部门或单位负责同志根据校领导意见对请示内容进行修改或处理。并将处理结果反馈校党委办公室或校长办公室秘书。（4）党、校办秘书转发（办理时限：2个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书根据相关单位处理结果回复请示单位，并将请示件归档。（三）部门间会商办理流程说明部门

9、间会商指学校各单位各部门之间就某项工作会商办理的过程。1、拟文阶段。（1）发函单位拟稿：指需请校相关部门办理某项工作的单位，由该单位指定的公文管理人员按照学校文件制作规范拟定函件初稿。（2）发函单位负责人校核、签名：发函单位负责人对本单位管理人员拟定的函件进行初审（包括对函件格式和内容进行审查），决定是将函件报学校相关职能部门或发回本单位公文管理人员重新起草。发函单位公文管理人员提交：发函单位公文管理人员根据单位负责人意见将本单位负责人修改后的函件交校相关部门。（2）办理会商阶段。收函单位办公室校核（办理时限：1个工作日）：收函单位公文管理人员根据本部门授权对办文单位拟制的函件初稿进行审查（包

10、括函件形式是否符合学校文件制作规范），决定将该函件转交本部门负责人或退回发函单位重新拟制。收函单位负责人审核（办理时限：2个工作日）：收函单位负责人对由本部门公文管理人员转来的函件进行审核，决定该文件是交公文管理人员退回办文单位重新拟制或同意办理。收函单位办公室办理（办理时限：1个工作日）：收函单位办公室根据本部门负责人意见，将该函件交原办文单位重新拟制或办理函询内容。（3）答复、处理阶段。发函单位公文管理人员（办理时限：1个工作日）：发函单位公文管理人员整理相关部门反馈的意见，并报本单位负责人。发函单位负责人（办理时限：2个工作日）：发函单位负责人根据相关职能部门的反馈意见和办理情况决定该函

11、件是否归档和如何办理。发函单位公文管理人员（办理时限：2个工作日）：发函单位公文管理人员根据本单位负责人意见将函件归档。（四）校外来文办理流程说明：校外来文是指校党委办公室和校长办公室收到上级部门与校外相关部门发到学校的公文。1、登记、拟办阶段。（1）党办、校办秘书办理（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书将收到的非涉密文件进行分类、登记、扫描，并将该文件电子文档送本部门负责同志提出拟办意见。（2）党办、校办负责人提出拟办意见（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室负责人根据文件性质及内容，提出拟办意见，并将该意见和文件反馈给本部门秘书。（3）党办、校办秘书转文（办理

12、时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书根据本部门负责人意见，将文件呈送校领导和相关部门负责人阅。2、批阅阶段。（1）校领导批阅（办理时限：2个工作日）：校领导对校党委办公室或校长办公室秘书呈报的文件签署意见；。（2）党办、校办秘书办理（办理时限：2个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书将文件和批示送本部门负责人阅，并交相关部门或学院办理。（3）相关职能部门阅办（办理时限：2个工作日）：相关职能部门负责同志按照规定阅文或根据文件要求办理具体事务。3、办理、归档阶段。（1）相关职能部门负责人办理（办理时限：3个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书将文件及领导批示转交相关职能部门负责人

13、，由其组织人员办理，并将办理情况报校党委办公室或校长办公室。（3）党办、校办秘书办理（办理时限：1个工作日）：校党委办公室或校长办公室秘书将相关职能部门办理情况向本部门负责同志汇报后将文件存档。或根据需要向上级部门及校外的有关单位反馈处理情况。附件一：校内发文办理流程图开始会签完毕办文单位拟稿拟文阶段办文单位负责人决定是否提交?否办文单位向党、校办提交文件是党办、校办秘书核稿不通过通过党办、校办负责人审核不通过通过审核阶段党办、校办秘书转文需要会签是否需要会签会签不需要会签校领导审批党办、校办秘书转文审批、成文阶段党办、校办负责人根据意见办理党办、校办秘书根据领导意见办理附件二、校级请示办理流程图请示单位负责人核校、签名党办、校办负责人审核党办、校办秘书转文校领导批阅党办、校办秘书转文办理单位负责人办理党办、校办秘书转文回复请示单位、归档请示单位拟稿开始不通过通过党办、校办秘书形式审查；提交是否向党办、校办提交请示提交不提交请示单位提交请示拟文阶段审核阶段批复、处理阶段附件三、部门间会商办理流程图开始发函单位拟稿发函单位办公室办理拟文阶段收函单位办公室处理收函单位负责人