成品库存管理信息系统分析(论文)

1、管理信息系统论文成品库存管理信息系统的分析、设计组员：傅剑辉 070801108陈苏倩 070801104成品库存管理信息系统的分析1库存管理信息系统的开发背景由于市场竞争的需要，如何吸引和留住人才，激发员工的创造行、工作责任感和工作热情已经成为关系企业兴衰的重要因素，人才已成为企业最重要的资产之一。“公正、公平、合理”的企业管理理念和企业管理水平的提高，是社会对库存管理系统有了更高的需求；同时由于个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术，特别是Internet/Intranet技术的发展，使的三代库存管理系统的出现才成为必然。库存管理系统的特点是从物品管理的角度出发，用集中的数据库将几乎

2、所有与物品相关的数据统一管理起来，形成了集成的信息源。有好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得物品管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业物品规划和政策。企业的库存物资管理往往是很复杂、很繁琐的。由于所掌握的物资种类众多，订货、管理、发放的渠道各有差异，各个企业之间的管理体制不尽相同，各类统计报表繁多，因此仓库的库存管理必须编制一套库存管理信息系统，实现计算机化操作，而且必须根据企业的具体情况制定相应的方案。根据当前的企业管理体制，一般的库存管理系统，总是根据所掌握的物资类别，相应分成几个科室来进行物资的计划，订货，核销托收，验收入库，根据企业各个部

3、门的需求来发送物资设备，并随时按期进行库存盘点，作台帐，根据企业领导和自身管理的需要按月、季度、年度进行统计分析，产生相应报表。为了加强关键物资、设备的管理，要定期掌握其储备，消耗情况，根据计划定额和实际纤毫定额的比较，进行定额管理，使得资金使用合理，物资设备的储备最佳。一个完整的企业物资供应管理系统应包括采购计划管理，合同收托管理、仓库库存管理、定额管理、统计管理、财务管理等模块。其中仓库的库存管理是整个物资供应管理系统的核心。因此有必要开发一套独立的库存管理系统来提高企业工作效率, 而所使用的这套库存管理系统是企业生产经营管理活动中的核心，此系统必须可以用来控制合理的库存费用、适时适量的库

4、存数量，使企业生产活动效率最大化。（1）库存管理的国内发展状况由于库存管理在经济管理中占重要地位，其计算机化在发达国家中也已经达到了相当高的水平。我国在全国范围内推广计算机在管理中的应用，是在70年代末开始的，虽然起步较晚，近几年发展却较快，特别是微型计算机的出现和普及为信息处理提供了物美价廉的手段，对于推动我国管理信息处理的现代化起了重要的作用。库存管理对企业来说是一项繁琐复杂的工作，每天要处理大量的单据数据。为及时结清每笔业务，盘点库存和货物流动情况，保证企业生产用料以及货物安全，库管人员要花费大量人力物力和时间来做数据记录统计工作。在世界发达国家，库存管理的计算机化水平已经很高了，尽管我

5、国的生产企业在这方面也有了很强的意识和长足的进步，但仍存在这样、那样的一些问题。有的企业单位的库存管理部分目前仍为手工、半手工操作。从供应单位办理入库登记开始，到使用单位输领料出库手续为止，所有操作基本上都是由仓库管理人员笔写，手理，加上算盘、计算器来完成。这不仅烦琐，效率低，而且缺乏库存管理的一些基本手段，如库存状况统计，查询经济订货量计算等，这给企业在一定程度上造成了管理上的落后，及经济利益上的损失。 有的单位的库存管理部已上了微机，但对微机的利用效率极低，有的在用它打游戏，有的仅把它当计算器或打字机来用。有的企业单位既有了微机同时也有了库存管理软件，但硬件上去了，软件上不去。因为他们用的

6、库存管理软件，大多为自己的工作人员及其他一些非专业人员所开发的简单的管理程序，很难称得上是“库存管理信息系统软件”这些程序的弱点多表现为：1、系统开发时无科学的理论支持。2、开发过程中调研不全面。3、软件编写时模型不清晰完整。4、所用开发工具落后（如Fox base）。（2）库存管理的国外发展状况计算机在管理中的应用开始于1954年，当时美国首先用计算机处理工资单。40多年来，计算机在处理管理信息方面发展迅速。例如，60年代美国计算机在管理中应用项目不到300项，到了1975年达到2670项。而现在，美国在财务会计上90%的工作由计算机完成；物资管理中80100%的信息处理由计算机完成；计划管

7、理中是8090%。据计算机应用方面发展较快的国家统计，计算机用于经济管理的约占80%；用于科技运算的占8%；用于生产过程控制的占12%。因此，经济管理是计算机应用的主要领域。（3）目前存在的问题：库存管理对企业来说是一项繁琐复杂的工作，每天要处理大量的单据数据。为及时结清每笔业务，盘点库存和货物流动情况，保证企业生产用料以及货物安全，库管人员要花费大量人力物力和时间来作数据记录统计工作。在世界发达国家，库存管理的计算机化水平已经很高了，尽管我国的生产企业在这方面也有了很强的意识和长足的进步，但仍存在这样、那样的一些问题。表现之一：有的企业单位的库存管理部分目前仍为手工、半手工操作。从供应单位办

8、理入库登记开始，到使用单位输领料出库手续为止，所有操作基本上都是由仓库管理人员笔写，手理，加上算盘、计算器来完成。这不仅繁锁，效率低，而且缺乏库存管理的一些基本手段，如库存状况统计，查询经济订货量计算等，这给企业在一定程度上造成了管理上的落后，及经济利益上的损失。表现之二为：有的单位的库存管理部已上了微机，但对微机的利用效率极低，有的在用它打游戏，有的仅把它当计算器或打字机来用。表现之三为：有的企业单位既有了微机同时也有了库存管理软件，但硬件上去了，软件上不去。因为他们用的库存管理软件，大多为自己的工作人员及其他一些非专业人员所开发的简单的管理程序，很难称得上是“库存管理信息系统软件”这些程序

9、的弱点多表现为：1）系统开发时无科学的理论支持。2）开发过程中调研不全面。3）软件编写时模型不清晰完整。4）所用开发工具落后（如Foxbase等）。2. 可行性分析可行性分析是在初步调查基础上进行的。 1.管理可行性分析 2.技术可行性分析 3.经济可行性分析分析结果：可立即开发（分析过程略）3管理业务流程调查以东北一家电灯泡工厂为例：可行性分析以后，进行详细调查。在调研的过程中，收集到企业使用的报表、单据如下：该厂目前生产的产品如表l所示。表1 某厂产品品种规格、单价及定额储备表8 库存月报表同时将了解的情况用文字描述如下：工厂的产品仓库管理组隶属于销售科领导，由七名职工组成，主要负责产品的

10、出入库管理、库存帐务管理和统计报表，并且应当随时向上级部门和领导提供库存查询信息。为了防止超储造成产品库存积压，同时也为了避免产品库存数量不足而影响市场需求，库存管理组还应该经常提供库存报警数据（与储备定额相比较的超储数量或不足数量）。产品入库管理的过程是，各生产车间随时将制造出来的产品连同填写好的入库单（入库小票）一起送至仓库。仓库检验员首先进行检验，一是抽检产品的质量是否合格，二是核对产品的实物数量和规格等是否与入库单上的数据相符，当然还要校核入库单上的产品代码。检验合格的产品立即进行产品入库处理，同时登记产品入库流水帐。检验不合格的产品要及时退回车间。产品出库管理的过程是，仓库保管员根据

11、销售科开出的有效产品出库单（出库小票）及时付货，并判明是零售出库还是成批销售出库，以便及时登记相应的产品出库流水帐。平均看来，仓库每天要核收三十笔入库处理，而各种出库处理约五十笔。每天出入库处理结束后，记帐员就根据入库流水帐和出库流水帐按产品及规格分别进行累计，以便将本日内发生的累计数填入库存台帐。产品入库单如表2所示，出库单如表3所示，入库流水帐如表4所示，出库流水帐如表5和表6所示，而库存台帐帐页如表7所示。产品库存的收发存月报表是由记帐员根据库存台帐制作出来的。上级领导对于产品库存信息的查询是通过将查询条件告诉记帐员，然后由记帐员翻阅几本帐之后将计算结果汇报给领导。主要查询需求为某种产品

12、的当前库存以及根据出入库单编号查询出入库单据中出入库数据。目前库存报警功能尚未实现。根据调研信息，绘制如下图表：a.组织结构图该厂产品库存管理的组织机构如图所示。b管理功能图库长全面负责仓库的行政与业务管理；出入库管理组负责产品的入库检验、产品的出入库管理、登记出入库帐；统计分析组每天根据出入库管理组的出入库帐，统计出各种规格产品当日出入库累计数字，然后登库存台帐。此外，负责生成产品收发存月报表，经库长签字后呈上级主管部门。有时还要尽量满足各方面的各种查询要求。C管理业务流程图业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中

13、不合理流向。现行产品库存管理系统的业务流程图如图3所示。12）第一层数据流程图3）第二层数据流程图5数据字典（1）数据流字典 数据流名称：产品入库单 标识符：F1数据结构：01产品入库单02日期（RQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC X（3） 02产品名称（CPMC） PIC X（18） 02单位代码（DWDM） PIC X02单位（DW） PIC X（4） 02规格代码（GGDM） PIC XX02规格（GG） PIC X（10） 02入库数量（RKSL） PIC 9（6） 排列方式：按（入库日期+产品代码）升序排列 流量：最大 50张日 平均30张日 来源：生产车间

14、去向：产品入库处理 数据流名称：产品出库单 标识符：F2 数据结构：01产品出库单02日期（RQ） PIC X（8） 02产品代码（CPDM） PIC X（3）02产品名称（CPMC） PIC X（18）02单位代码（DWDM） PIC X.02单位（DW） PIC X（4）02规格代码（GGDM） PIC XX02规格（GG） PIC X（10）02备注03零售出库数量（LSSL） PIC 9（6）03批发出库数量（PFSL） PIC 9（6）排列方式：按（日期十产品代码）升序排列流量：最大：70张日平均：50张日来源：销售科去向：产品出库处理其它的数据字典内容描述省略。6确定新系统目标系统

15、分析的前几个部分都是对组织原有信息处理系统的分析和表达，从这个环节开始根据以前的分析以及和组织管理人员的反复沟通、确认并且要结合系统分析人员的经验从而确定新系统的具体目标和要求。该项目新系统的目标及要求如下：1.能够实现初始工作数据环境的设置，包括：输入现有产品的相关信息，能够输入各种产品的初始库存2.能够对现有产品的信息进行维护、当产生了新产品后，能够录入新产品的信息3.能够保存出入库单中的数据，并且提供根据单号查询4.能够根据出入库单中的数据自动计算出每种产品的当日库存，并能够实现当前库存查询5.能够打印出库存月报表，月报表中包括每种产品的本月入库合计数、本月出库合计数、月末当日的库存数、

16、所有产品入库合计数、出库合计数、库存总额、按照不变价格合算出的入库产品的总金额、出库产品的总金额、库存总金额、按照现行变价格合算出的入库产品的总金额、出库产品的总金额、库存总金额。6.能够根据库存量提供当前时间的库存报警信息，包括不足库存和超额库存。7新系统的业务流程原有业务流程的评价：在原有的手工系统中，需要通过出入库单中的数据和商品的初始库存汇总出每一日的出入库总额，并手工计算出当日的产品库存，到了月末，再根据日记帐中的数据手工汇总出当月的数据，计算量大，计算耗时较长，所以无法提供报警数据。 在新的系统中，由于采用了计算机处理，可以对原有业务流程进行如下改造：当录入出入库单中的数据时，可实

17、时的更新当前库存，而不必再汇总当日出入库单据中的数据后计算库存，所以也省去了每日数据汇总的工作环节。月报表中的数据也可在月末当月出入库数据全部录入后，自动由计算机汇总存储，无需人工计算，从而提高了工作效率。计算机系统需要录入商品的基本信息和初始库存，但此项工作只需在系统工作前录入一次即可，所以在其他工作环节之前添加录入商品基本信息和初始库存的工作环节。由于计算机提高了计算效率所以为提供报警数据产生了可能，经过分析，报警数据可由当前库存和商品的最低储备和最高储备计算而来，所以可随时查阅报警数据，因此增加报警数据计算和查询的工作环节。以上四个方面是针对原有业务流程进行的改造。基于以上分析，画出新系

18、统的业务流程图。7数据存储分析由现状的相关单据票证帐簿报表找出要长期储存的基本项（1）商品类（产品名称，单位，规格，最高储备，最低储备，不变价，现行价，初始库存）（2）出入库单类（出入库数量，日期，填制人，出入库商品名称）（3）报表类（暂略，可参看前面收集到的表格）考查数据之间的计算关系（如必要列出计算公式）构建系统的E-R模型由于一张出入库单据只能填写一种产品的出入库数据，所以入库单和产品之间是多对一的关系，出库单和产品之间也是多对一的关系。另外，在这个环节要考虑需要对哪些实体编码，但不需要确定编码的方案。应对产品、入库单、出库单实体编码。根据E-R图建立基本表产品表（产品编码，产品名称，单位，规格，最高储备，最低储备，