网络环境下跨国公司的信息需求分析

1、网络环境下跨国公司的信息需求分析李福新(武汉大学信息管理学院 武汉 430072摘 要 围绕网络环境下跨国公司的信息需求进行研究, 从跨国公司的内外部联系与业务流程两个不同的方面着手分析, 详细论述了跨国公司在便利的网络环境中的新的信息需求, 并重点分析了内外部联系中所存在的信息需求, 最后对网络环境中跨国公司信息服务组织做了总结。关键词 网络环境 跨国公司 信息需求 信息要求网络的出现, 使得跨国公司能够采取新的方式缓解企业的国际化和随之而来的竞争结构变化的压力, 并管理它们极为分散的组织, 能够兼顾对跨国进行的新产品研究开发、生产、销售以及其他利益相关活动进行谨慎的协调, 以取得全球性的规

2、模经济, 开发出适合国际市场需要的产品, 为客户提供同等的服务。然而, 地区性市场对跨国公司同样具有吸引力, 满足各地区市场的特定需求, 同样为跨国公司所重视。但是要使跨国公司在满足国际化的需要并为之提供一体化服务的同时, 又能较好地满足各地区性市场的需求, 必然要求跨国公司吸收大量程序化和非程序化的、复杂性日益增加的商业及相关信息, 要求跨国公司具备与其公司战略和组织结构相适应的网络信息环境。1 从跨国公司的内外部联系来分析跨国公司规模巨大, 结构复杂, 位置分散, 它的业务往往是多元化、全方位的, 并且业务范围广, 与之有联系的机构众多、所涉及的经营过程也比通常意义上的公司、企业要更为复杂

3、, 因而管理部门所需搜集的信息内容的范围当然也就门类众多、数量庞大。鉴于上述原因, 笔者认为要想了解网络环境下跨国公司的信息需求, 有必要了解跨国公司在网络环境中所处的地位及相关联系, 这样才能更清晰地看到跨国公司与外界的信息联系(如图1所示 。图1 跨国公司在网络环境中所处地位及联系跨国公司在网络中的一个节点上与自己的制造工厂、公司职能部门、子公司、办事机构、下属控股公司等构成了一个统一的Intranet, 然后通过防火墙的保护与代理制造商、代理分销商、物资供应商、物流配送商等形成一个Extranet, 再通过其他网络设备与外面的客户、竞争对手、政府机构、教育机构、金融机构、咨询机构、其他相

4、关行业机构等一起构成了一个巨大的与之发展息息相关的Internet 。同时, 跨国公司要重视投资国的社会环境信息与自然环境信息。1. 1 Intranet 内的信息需求 目前跨国公司大都借用内联网作为竞争情报系统的构架, 对内实现企业内部的信息共享和协同作业。在此基础上, 通过外联网建立与协作伙伴的竞争战略联盟。利用因特网建立自己的外部网站, 收集信息、宣传企业形象、扩展业务联系等。通过联网, 企业可以提高对内外信息资源的重组和优化, 实现信息资源的充分开发、合理配置和有效利用, 从而提高企业的竞争实力。1 1 1 广泛收集竞争情报。信息作为重要的战略资源, 其开发与利用已成为企业竞争能力的关

5、键标志和企业发展的重要推动力。如何获得全面、准确、及时的竞争情报是企业竞争情报工作的核心内容, 也是跨国公司非常重视的环节。目前, 获得网上国际商务领域的竞争情报主要有三种途径:利用Internet 进行信息检索; 利用专业类联机信息和光盘检索服务; 委托专业电子信息咨询服务商。其中, 利用Internet 是最容易的方式。当今国际上几乎所有大公司都已经上网。利用因特网的检索工具, 企业可以访问其他机构和企业的主页, 查询竞争对手和竞争环境的情况, 掌握竞争对手的动向, 及时报道竞争信息, 从而制定相应对策, 将信息优势转化为竞争优势, 但其缺点是不容易获得企业所需的准确信息。上述后两种方式都

6、需付费, 但是从中却可以得到最有价值的信息。比如, 世界上最大的联机情报系统Dialog, 其信息量是目前Internet 信息总量的50倍。1 1 2 建立竞争情报数据库。利用计算机和通信设备访问全球的信息资源网, 情报收集人员可以了解相关产品和服务的国内外最新动态, 深入、快速、准确地报道竞争对手的情况, 并建立相关的商情数据库, 同时利用计算机进行数据处理和资料档案管理。跨国公司还可以利用网络进行电子沟通(E-communica tion , 主要平台是因特网, 主要方式是E-mail 。对内通过E-mail 可使企业内部信息得以及时沟通, 对不同地区不同岗位的员工进行有效的组织和协调。

7、1. 2 Ex tranet 上的信息需求 目前, 跨国公司对外利用Web 和E-mail 进行客户调查, 可以获得快速、准确的反馈信息, 比起以往的邮寄调查和电话调查快得多, 而且降低了后期调查实施与数据分析处理方面的费用。使用E-mail 已不仅仅是接受了一种便捷的沟通方式, 而是一个企业能否参与国际商务的资格问题。每月的E-mail 数量可以作为衡量业务是否良性发展的晴雨表。情报方法Journal of Inform ation No. 10, 2003跨国公司可以利用在因特网上收集和积累的用户的大量数据, 经过处理、分析、加工, 使企业更准确地了解用户的消费习惯、爱好、购买力等等, 从

8、而为用户提供更好的服务。因特网上流行的 one to one ! 式的服务, 通过对单个用户精确定位和友好的交流, 将营销方式变为 对症下药! , 节省了企业的成本和资源, 提高了企业的竞争力。跨国公司利用外部网络宣传企业现代化形象, 在网上为企业建立主页, 实施网上广告, 开展电子宣传, 就可将本企业的产品与服务、供给与需求情况传给全世界。不仅成本低、信息量大, 而且更新快捷方便、内容生动活泼, 可与客户进行双向交流。主页可以实现真正的24小时全天播放, 任何人在任何时间都可访问, 而不受时空限制。在外联网层次上, 跨国公司不仅实现了与外界相关企业的密切联系, 打通了公司的供应链, 还实现了

9、对外宣传、塑造自我形象的目的。这些都是对跨国公司的一个个目标完成所必不可少的。 1. 3 Internet 上的信息需求 Internet 是覆盖全世界范围的网络, 通过它可以使国内外企业、远程用户、异地资源得以联合, 实现资源共享、沟通合作。跨国公司在因特网上所联系的是它的客户、竞争对手与政府机构、教育机构、金融机构、咨询机构、其他相关行业机构, 了解它们的具体信息与变化, 同样是跨国公司所不可忽视的。1 3 1 从专利情报中搜集。专利情报是竞争情报源的一个重要组成部分, 充分利用专利信息, 一般可节约开发经费约60%, 节省开发时间约40%。企业通过对专利情报的搜集, 可以确定谁是竞争者,

10、 并可分析竞争对手的特点, 评价竞争对手的实力, 了解竞争对手的动向。同时, 企业通过对专利情报的分析, 还可以评价某一技术的发展前景, 发现新的技术生长点和评价技术的成熟程度, 并可评估技术发展的动向等。1 3 2 通过专门电子商务的ISP/ICP 获取信息。通过专门从事电子商务的ISP/ICP, 可获取有关行业状况、竞争对手、产品、广告、销售等营销组合信息及市场控制力、收益率等信息。世界权威评测机构NetworkWorld 和IDC 对全美500家领先的企业调查表明:73%的企业建立了自己的商业网站, 28%的已经应用因特网开展了电子贸易。可见通过电子商务的渠道, 可获取企业内部或竞争对手

11、的信息。1 3 3 通过网上的广告媒体获取信息。利用广告媒体(包括电视、广播、报纸 , 是企业了解各类环境信息、政策信息、动态经济信息最直接、最迅速的途径。例如, 通过世界新闻资源服务网(http:/newo 。com/news/ , 可查寻提供电子版的联网信息服务, 按照地图, 进入所要查寻的地区和国家报刊, 从而获得众多的竞争环境情报。1 3 4 搜集政府上网站点发布的信息。目前, 世界上许多国家的政府(中央和地方政府 都在互联网上设有自己的网站和网页, 向公众提供所有的非保密政府信息的检索服务。由于政府掌握有大量的公众信息, 又是各项法规、规章、规范的制定者, 因而几乎所有的官方出版物、

12、统计资料、事实数据、研究报告、会议文件、法律规章及标准等都可以在网上找到。搜集这些信息, 对企业的生产与营销活动十分有利。2 从跨国公司的业务流程来分析以上是从跨国公司在网络环境中的内外部联系来分析它的信息需求的, 下面我们从跨国公司的业务流程来看它的信息需求, 以求能够更全面地认识跨国公司在网络环境中的信息需求(如图2所示 。图2 跨国公司业务流程在上面的业务流程里, 跨国公司所需要掌握的信息主要是处于这些环节之中的采购部门与仓库的有关信息, 这些部门将采购订单和收货确认信息输入计算机系统后, 经电子数据匹配运算即可进行处理。在这里, 因特网主要是解决跨国公司与外部世界的通信、连接和交易。通

13、过电子商务, 企业的收益不仅取决于企业内部流程的加速运转和自动化, 还将取决于企业将这种效率传播给由它的供应商及客户组成的整个业务系统的能力, 即把效率传播给它的整个供应链的能力、和其他公司合作的能力和配置信息技术的能力, 将被视为一种竞争优势。在因特网上, 供应商能够通过共用的企业外部网实时获取关于订单的信息, 进而组织生产和发送, 以确保他们的大客户总是拥有足够的零配件来使生产线畅通无阻。企业也通过将供应商直接同他的客户数据库连通, 保证供应商及时了解需求变化。企业又通过网站将客户连接到供应链, 客户能够追踪他们的订单从工厂到家门口的过程, 因而也减少了电话和传真的询问。因特网创造了一个

14、完全集成的价值链! , 创造了一个将供应商和客户作为合作共事者的三方 信息合作关系! 。通过这种置身于网络之中的互动业务关系, 跨国公司就可以对所要了解的重要信息了如指掌, 随时适应新的市场需要, 经受来自各个方面的竞争, 立于不败之地。3 网络环境下跨国公司的信息需求与信息服务要求3. 1 快捷方便的信息传输 由于信息价值的体现主要是受时效性的影响。跨国企业结构复杂, 地理位置相对比较分散, 保证信息时效性是每一个跨国企业都必须关注的问题。而在需要信息时能及时地得到响应是保证信息时效性的重要途径。然而以往的信息环境很难提供这一保障。因特网提供了全球的高速信息资源传送通道, 特别是在采用了先进

15、的传输模式后, 信息资源传输速度将有更大突破。它解决了信息传输延迟所导致的服务滞后问题, 使信息资源更加快捷地分配于各个应用领域, 因而能够满足包括跨国企业在内的各大企业的信息需求, 保证其正常商业活动的顺利进行。3. 2 安全可靠准确的信息内容 信息的可靠性、准确性与安全性是跨国公司使用相关信息内容的必然要求。高度严格的公司制度与商业活动的规则, 使得每一条被利用的信息具备可靠准确与安全的特性, 不可靠不准确的信息会直接导致跨国公司某项商业企划的失败, 对公司造成难以预测的损失, 不安全的信息可使公司原来运作良好的信息系统失灵, 甚至完全崩溃。这些都是情报杂志2003年第10期情报方法在国际

16、生活中地位信誉极高的跨国公司所无法容忍的, 因而信息的安全可靠与准确是跨国公司使用网上信息必须具备的一项基本要求。3. 3 对事实型、数据型、资料型信息需求量巨大 跨国公司在日常事务的处理中, 往往接触的是带有与公司具体投资计划或者是实地考察等相关的具体事实型信息资料, 或者是与公司财务相关的财务报表、公司下属企业生产产品的具体数字记录、公司下属研究机构上报的研究数据等, 以及公司日常经营中必然会产生的一般性文档, 这些聚集在一起构成了跨国公司的日常必需的基本信息需求。它们的数量庞大, 类型多样, 但还是以事实型、数据型、资料型信息为主。3. 4 所需信息类型多种多样 跨国公司对信息的使用主要

17、是以电子文档的形式, 如公司里的公文、函件、一般文件等; 还会使用E-mail 等流行的通信方式来交流公司所需信息。在通常情况下, 利用Netmeeting 与公司的有关人员召开网上会议, 对于来自各地的数据信息和资料则主要利用公司的信息管理系统进行处理, 这些系统可以在很短的时间内将这些看起来杂乱无章毫无联系的信息分门别类地输入处理, 最后输出辅助决策的有用信息。 3. 5 对信息反馈的期限要求严格 跨国公司对信息反馈的严格要求是基于其地理位置分散的原因, 要想在与其他国际大鳄的竞争中立于不败之地, 必须有高度的行动上的统一, 而这种统一则来之跨国公司内部机构与其他各地子公司在信息交流上的统

18、一性, 如果没有严格的时间限制, 各下属机构按照自己的意愿在不同时间向公司高层反馈信息, 这样就会使公司无法集中注意力研究信息, 而疲于接收这些分散的没有联系的信息了。所以, 跨国公司对于信息反馈的期限必然有一个严格的规定, 所有人员和机构都必须遵循这个限制。3. 6 具备处理大量信息能力符合公司战略选择的信息管理系统 由于跨国公司日常经营中产生了大量的事实型、数据型、资料型信息, 妥善处理这些信息, 根据公司相关要求进行初步筛选, 同时做好文件、记录等资料的保管及定期归档工作, 应用恰当的分析方法与技术, 深入分析系统收集的信息, 生产出对本公司竞争有利的信息产品。以各种适当方式将这些信息产

19、品传送到相关的公司用户手中, 并为公司决策层提供快捷、友好的浏览、查询服务与其他服务。值得注意的是信息管理系统的设计必须与企业的战略选择相一致, 如根据跨国公司战略选择的不同, 可以分别设计为:独立的信息管理系统, 适合区域适应型战略的跨国企业; 总部集权下的信息管理系统, 适合追求效率型战略的跨国企业; 相互协作的信息管理系统, 适合追求知识分享型战略的跨国企业; 全球一体化的信息管理系统, 适合全球一体化战略的跨国企业。3. 7 信息共享要求高, 保密限制严格 信息资源具备共享性, 这是信息资源优于物质资源和能源资源的重要特征, 同时也使信息资源在更高水平上实现有效配置。在网络环境下, 时

20、空范围得到了最大程度的延伸与拓展。处在互联网终端的用户几乎无需等待就可以轻易地获得一份共享信息资源。高度共享的网络信息资源有效缓解了资源配置中 顾此失彼! 的尴尬, 使有限的信息资源最大限度地到达用户手中。跨国公司充分利用网络信息这一特性, 可以节约大量的成本。同时, 作为与跨国企业联系的个人与机构必须或多或少地接触它所共享的信息, 建立与之相适应的严格分级共享信息管理系统是非常有必要的。这样才能保证公司的机密不会被其他无关人员或竞争对手获知, 产生对公司不利的重大影响。3. 8 信息的更新要及时、经常 国际市场上的竞争是异常激烈的, 要想在这样的环境中生存下来, 跨国公司必须掌握市场中各种要

21、素的第一手的最近资料, 而这些在对应的跨国公司的网络环境中也必须存在。让每一个公司中的相关人员在最短的时间内成为知情者的最好办法就是让它存在于跨国公司以巨资兴建的安全的网络之中。3. 9 重要数据信息的远程同步备份 之所以将这一点单独提出是由于数据信息对于许多跨国公司来说具有极为重要的商业意义, 在2001年的9. 11恐怖事件中, 远程同步备份发挥了重要的作用。设在世界贸易大厦内的一家跨国保险公司的重要数据在那场灾难中完全丢失, 幸亏公司在几公里外的数据备份中心做了非常妥善的同步数据备份, 才得以让公司在短短的几天之内立刻恢复运营, 逃离了一场意外之灾所带来的毁灭性打击。由此可见, 将公司重

22、要的日常信息备份, 是每个跨国公司都应该重视的, 否则一旦发生数据丢失或损坏, 对任何一个跨国公司来说, 都是无法接受的。因而高度重视数据信息备份, 也是当前跨国公司使用网络信息资源的一个重要特点。4 结束语网络环境的出现为原来因地域限制而联系相对不便的跨国公司带来了巨大的便利, 利用四通八达的网络, 跨国公司不仅实现了降低交易成本、完成利润最大化的目的, 而且得以在竞争越来越激烈的国际市场中大展拳脚, 在愈加完善的地区经济中同地方竞争者们一道享用网络信息便利所带来的利润大餐。参考文献1 陆慧娟. 电子商务和ERP 整合应用探讨. 现代计算机, 2001; (122 李 伦, 李 斌. 基于Ex tranet 架构的ERP 系统研究. 计算机工程与科学, 2000; (63 翁振荣. 跨国公司的信息管理系统. 外国经济与管理, 1994; (11 4 王 玉. 网络环境下企业竞争情报的搜集策略. 图书情报知识, 2001; (9 5 黄 蕾. 网络在企业竞争情报工作中的应用. 图书馆理论与实践, 2001; (3 6 董小英, 李 东. 企业竞争