物业公司档案管理规定

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-879编号：_物业公司档案管理规定审核：_时间：_单位：_物业公司档案管理规定用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。物业公司档案管理规定（二）一、档案分类所属部门、项目部需进行档案分类，明确各类档案的保管人，并结合公司实际，将档案分为以下类别：档案的分类类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注1L合同/协议公司、项目部、财务部2L公司文

2、件/通知公司、项目部3L上级公司文件公司4L政府主管部门文件公司、项目部5L相关部门文件公司、项目部6L政策法规文件公司、项目部7L工程开发图纸、资料项目部8L业户档案、资料项目部9L日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部门、各专业涉及的文档资料（含质量认证要求记录），按质量认证文件要求管理。9L1客服日常工作资料客服专业9L2工程日常工作资料工程专业9L3保安日常工作资料保安专业9L4保洁日常工作资料保洁专业9L5绿化日常工作资料绿化专业9L6财务日常工作资料项目部财务二、档案编号1、档案盒/文件夹统一编号：（1）档案盒/文件夹编号构成：类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号（2）档

3、案盒/文件夹编号说明：类别号：1L-9L，9L1-9L6部门/项目部识别号：GS-公司；GSC-公司财务；GSR-公司人力；GSZ-公司综合计划；GY-国英项目部；TY-桃园项目部；QSY-清上园项目部。档案盒/文件夹序号：各部门、项目部、各专业确定，以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。如：1L-GY-03，代表国英项目部合同类档案，合同档案盒的排序为03；9L1-TY-05，代表桃园项目部工程日常工作类档案，该档案盒的排序为05；2、档案盒/文件夹内文件编号：在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。三、建立档案盒/文件夹明细单整理所有的档案盒/

4、文件夹，按要求统一编号并填写XX物业 部门/项目部档案盒/文件夹明细单四、建立档案盒内存档文件目录整理每个档案盒/文件夹内所有文件，分别填入XX物业 部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录，其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号，其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号，同时在该文件右上方用笔标注所排序号，使文件编号与文件存档目录相符。四、各类档案保管的基本要求1、按档案的存放和使用部门设专人保管，每类档案必须明确保管责任人。2、档案的保管须做到标识清晰，分类明确，易查找。3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。5、重要档案资料入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。7、保管档案的环境要求达到防火、防