采购部管理方案

1、供应部管理方案1、 指导思想为了加强供应部业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益特制定本方案。2、工作措施2.1管理概述采购流程管理 制定完善的采购流程从而指导采购过程在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购预算采购计划与预算管理依据采购计划进行市场调研、选择、评审并建立完善的供方档案 供应商管理建立合同电子台帐对合同进行分类管理，并监督合同的执行 采购合同管理 监督采购合同的签订与执行，严格控制采购交期采购进度控制依据采购要求对供方和采购物资的质量进行验证采购质量控制 规范采购付款流程，加强各环节的审核与控制，保证资金的安全

2、采购结算管理 分解每月的采购预算，监督采购询价、议价及订购的过程，控制采购成本采购成本控制 定期对部门人员进行绩效考核，对薄弱环节制定改善计划，提高采购绩效采购绩效管理 制定采购风险控制体系，制定规避措施控制各个环节采购风险管理 2.2 职能分解职能职能分项 工作措施采购流程管理1、收集采购信息1、充分了解请购材料的品名、规格2、调查请购材料的市场行情3、收集有关生产厂家的资料4、收集有关替代品及品质方面的资料5、核定资金预算2、询价1、确定询价对象 2、以询价单询问价格3、整理报价资料 4、选择议价对象3、比价、议价1、经过成本分析后，设定议价目标2、决定采购条件（向供方说明品名、规格、品质

3、要球、数量、扣款规定、交期、地点、付款方法）3、比较其它供方在质量相同的情况下的价格4、核对付款条件5、比较交货期限4、 供方 评估1、同规格产品至少有3家供方询价、比价、议价2、评估厂家的信誉度是否良好3、供方的供应能力是否能按期交货，质量是否有保障5、是否有必要开发新的供应商采购流程管理5、索样1、向供方索取样品2、整理检验结果并进行比较6、决定1、选择适合公司要求的供方2、签订采购合同7、请购1、按照物料的需求计划计算请购物料的数量和交期2、请购单上必须详细的注明与供应商议定的买价条件3、如果分批交货必须注明分批交货时间表8、订购1、订购单必须扫描后或以传真的形式发给供方2、再次向供方确

4、定价格、品质要求、交货期9、协调与沟通1、对能否达到交期、供应商要及时回复2、不能达到必须及时协调，以确定一个合适的交期或者解决办法10、催交1、不能按照交期交货的必须立即进行交期异常控制2、已逾期交货者必须加紧催交3、控制长期合同的交货以免逾期11、进货验收1、进货的品质验收2、进货的数量验收12、清理付款1、核对付款手续是否齐全2、发票抬头与内容是否相符3、发票金额与请购单价是否相符4、必须核实是否有预付款5、核实是否需要扣款 采购计划管理1、制订采购计划及时汇总各部门的采购需求，并进行市场调查，包括对商品、价格、质量、供方，然后选择合适的供方，确定采购方法及运输付款方式等2、执行采购计划

5、在选择了合适的供方后供应部必须按照实际工作调整采购计划，确保采购计划满足需求，同时要全力跟踪，促进采购计划正常执行，同时维持合理的库存水平。3、采购订单管理所有采购订单必须按照部门、属性、时间段分类保管，保管时限3年。 采购预算管理1、制定采购预算的规章制度1、制定采购预算的管理制度，对预算的执行情况进行监督检查 2、制定采购流程，规范采购预算的编制过程 2、编制采购预算1、在规定时间内依据企业总预算编制采购预算2、将编制好的采购预算及时下发，指导各部门的采购工作3、执行采购预算1、控制各项采购费用使用，把企业采购成本控制在采购预算之内2、通过采购预算使用情况编制采购预算执行工作报告，指导后续

6、工作 供应商管理1、开发供应商的渠道1、通过市场调查、参加展会、网上寻找、查阅资料等方式不断拓宽供应渠道2、建立供方资料库完善供应信息包括：供方名录、供方营业执照、供方资质、安全生产许可证、供货名称、供货规格、起订量、制作时间。2、供应商的选择必须对供方产品质量、交货速度、信誉、交货价格，及对客户的快速反应度和供方的规模和管理能力进行调查和评审，同时还要确定备用供应商。3、供应商的日常管理1、实施供应商关系维护工作，与供方进行成本和质量控制的沟通，解决双方共同关注的问题，及时交换传输数据，提高双方业务的透明度和有效性。2、建立供应商考核机制对供应商进行月度考核、季度考核、年度考核激励合格供应商

7、淘汰不合格供应商（附供应商考核表第 页） 采购合同管理1、执行合同管理范畴1、建立采购管理制度和流程2、建立各类采购合同的标准范本2、签订采购合同1、在签订采购合同时必须仔细阅读条款，一旦存在分歧，必须落实对特殊条款必须注明后在签订。2、划分采购合同的签订权限，规范合同签订的管理工作3、执行采购合同1、定期检查采购合同的执行情况2、掌握合同签订知识，合理规避风险采购进度的控制1、下达采购订单1、确保采购订单在规定时间内下达2、进行供应商订单接收确认2、追踪采购订单1、确保订单全过程追踪2、实时了解物料在途状况3、处理订单追踪问题1、对交期可能延误的供方进行催交，确保供方准时交货2、对订单在执行

8、过程中出现问题的供应商进行惩罚，并协助改进采购质量控制1、建立采购质量管理规范明确各类物资的采购验收标准，确保质量检验标准完整有效2、采购物资质量管理1、确保采购物资的质量和设备都合格2、确保采 购不合格的物资及时处理3、采购质量改善通过采购质量的改善，确保不合格物料的比例下降，尽量减少特采和紧急放行次数 采购结算管理1、发票验收管理1、规范发票验收工作，确保发票的真实性和有效性 2、严格执行发票与货物对照验收，确保票物相符2、采购付款在严格进行货物验收和发票校队工作后要及时支付货款3、采购预付款1、严格按照财务部门的要求进行预付款的审批2、在确定物资不存在质量等问题后及时支付剩余货款采购成本

9、控制1、采购成本控制规划1、确定采购成本控制目标2、确定常用的采购成本控制办法，并对采购员进行培训2、采购价格控制1、“货比三家”确定物料底价2、合理控制采购数量及价格促使采购物资低于底价3、采购订货成本控制1、合理进行订货量的控制，确保采购总成本最低2、及时关注库存预警4、采购库存成本控制1、对入库的货物严格的进行检查和验收2、严格履行出入库手续采购绩效管理1、采购绩效考核评估1、明确绩效评估标准，并确定绩效评估指标2、实施绩效评估工作，汇总评估数据3、编制评估报告，报上级领导审批2、采购绩效改善1、对采购绩效进行分析，制定绩效改善计划2、制定绩效改善方案并组织实施3、对绩效改善进行效果评估

10、3、采购绩效管理汇总采购风险并分析原因，推动采购管理和流程优化采购风险管理1、采购风险分析记录，总结在采购过程中的失误并进行分析纠正培训2、采购风险控制对采购风险控制工作进行总结加以改正 2.3 采购部组织架构 采购部经理采购专员A采购专员B采购专员C 2.4 部门工作目标 目标项目 目标达成率采购计划执行目标监控采购计划执行过程，确保采购计划落实率为100%采购预算控制目标通过年度费用目标的制定、分解、控制，确保采购预算目标达成率达到 %供方选择工作目标合格供应商必须经过严格的考核，每月的考核率不得低于 %合同管理执行目标建立各类采购合同的标准模版，合同标准完善率达到100%订单下达目标采购

11、订单及时下达率达 %订单追踪目标订单实施追踪率达到100%采购物资质量目标1、 确保各类原辅料采购合格率达到 %，设备采购合格率为100%2、采购不合格品及时处理率达到 %采购库存控制目标确保入库物资的合格率达到 %发票验收管理目标1、 确保收到发票的真实有效率为100%2、 确保发票与货物相符率达到100 %采购交期控制目标1、 合理控制采购交期，确保每季度交货率达到 % 2.5 部门岗位职责 供应部岗位职责1、 目的为了加强供应部管理，提高工作效率，明确供应部各岗位工作内容，完善供应部管理特制定本制度。2、 权限范围本制度适用于银川市金河乳业有限公司供应部所有工作人员。3、 工作内容3.1

12、 供应部经理工作职责 1、执行采购战略，制定并完善部门规章制度。 2、依据企业经营状况编制采购计划与采购预算，保证满足企业经营活动的需要，降低库存成本。 3、监督完成大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实。 4、参与供应商的开发、选择与考核，建立供应商档案的管理制度，对不合格供应商进行处理。 5、负责采购进度控制，指导监督跟单和催货工作，管理采购交期，确保到货及时。 6、审核年度、季度和月度的需求计划，统一采购降低成本，提高资金运营效率。 7、组织开展紧急采购工作，出现问题及时与厂家沟通，协调处理办法。 8、负责采购人员的绩效管理工作和培训管理工作。 9、负责部门人员工作的安排和任

13、免工作。 10、负责本部门的管理工作和其它部门的协调工作。3.2 采购员工作职责 1、协助采购经理编制单项采购计划，并及时提交。 2、对供应部的文件、合同、档案等管理。 3、下达采购订单在部门经理的授权下签订采购合同。 4、追踪物资的到货情况及做物资付款、对账工作。 5、严格执行货比三家的原则，降低采购成本。 6、不合格产品的及时处理。 7、所有采购人员必须要有成本意识四、修订要求 4.1、仓储部负责本制度的制定、修改、废止、起草工作。 4.2、副总经理总监负责本制度的制定、修改、废止的审核工作。 4.3、总经理负责本制度的制定、修改、废止的批准工作。2.6 部门绩效管理 供应部经理绩效考核表

14、项目量化指标权重绩效目标值数据来源财务采购成本节约率10%达到 %财务部部门费用控制5%控制在预算范围之内财务部内部管理采购及时率10%达到100%供应部采购计划完成率10%达到100%供应部采购物资合格率15%达到 %供应部 采购专员绩效考核表项目量化指标权重绩效目标值数据来源2.7 部门培训体系 序号问题分类问题细化说明1采购制度不规范采购制度不健全或有漏洞，以及采购制度执行不到位或监督考核力度不够，导致采购业务人员出现违规违纪行为2采购计划变更频繁因物资需求计划不明去和不及时，导致采购计划变更频繁，不能满足经营需求3采购职责不明确采购人员职责不明确，审批流程不规范，造成资源浪费4采购方式

15、不得当采用分散采购，不能形成集中或批量采购优势，容易造成浪费,5供应商选择不当导致不能适质、适量、适时的供货6采购验收程序不规范1、 导致物资的质量不过关，容易造成帐物不一致2、验收不恰当导致不合格品混入7采购交期异常采购交期延误主要包括供方责任，采购员责任，以及沟通不良8采购人员素质不高缺乏采购专业知识，综合素质不高采购岗位知识企业知识1、企业文化、组织架构、规章制度分析采购需求1、依据企业经营目标分析采购需求制定采购计划编制采购规划、分析调整采购计划实施采购洽谈供方的选择、商务洽谈、采购合同的签订履行采购合同订单管理、进货验收、货款支付、违约处理管理供应商供应商关系管理、供应商绩效评估采购

16、控制管理采购质量/价格/交期/成本控制2.8 供应商开发与管理工作考核办法1、 目的 为了控制采购成本，满足产品的质量要求并规范对供应商的考核工作，特制定本办法。2、 适用范围 本管理办法适用于银川金河乳业对供应商开发与管理的考核工作。3、 工作程序1、 供应部对现有供应商采用“供方调查表”的形式进行调查，以了解供方质量保证能力，并将其作为评定数据。2、 供应部在调查的过程中，可以组织技术部和生产部对供应商进行评价。3、 在评价的基础上选择合适的供应商，并报总经理审批。4、 定期依据供应商的业绩进行评价4、 考核周期及责任人1、 对供应商的考核分为月度考核和年度考核，月度考核于下月 日前完成；

17、年度考核于下年度1月 日前完成。2、 月度考核由供应部相应采购专员进行统计填写，供应部经理进行审批。5、 供应商月度考核表 供应商考核表供应商编号： 考核周期： 年 月 日 年 月 日供应商名称联系人地址电话考核项目考核指标评分标准权重得分 价格平均价格比率10%平均价格比率 %时本项得满分，每高 %减去 分，高于 %时该项得分为030%最低价格比率10%平均价格比率 %时本项得满分，每高 %减去 分，高于 %时该项得分为0付款10%供应商的付款条件符合企业的要求，开出的票据准确，及时本项得满分产品质量质量合格率15%质量合格率 %时本项满分，每低 %减去 分，低于 %时该项得分 为030%产品退货率15%产品退货比率 %时本项得满分，每高 %减去 分，高于 %时该项得分为0交货情况交货准时率10%交货准时率 %时本项满分，每低 %减去 分，低于 %时该项得分 为020%订单变化接受率10%订单变化接受率 %时本项满分，每低 %减去 分，低于 %时该项得分 为0服务情况配合度5%出现问题时配合解决的速度和解决情况15%失信度5%失信率 %时本项得满分，每高 %减去 分，高于 %时该项得分为0其他服务5%沟通、共同改进售前售后服务是否全面管理情况管理制度是否完善，