外贸跟单员的工作职责及工作流程

1、外贸跟单员的工作职责及工作流程外贸跟单员的工作职责及工作流程外贸跟单员的工作职责及工作流程 跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟 踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业 务，特别是外贸业务的基础性人才之一。外贸跟单员的职责：跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以 客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是 各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员 需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。外贸业务员的工作内容和职责：1 、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列

2、出打样单。打样单上应 严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照 大货订单格式，即货号 - 颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打 样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经 理指定的人签字。如涉及某某模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如 打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订 量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是 新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经 理，由经理决定。总的原则是：如果是

3、少量样品，样品免费，运费到付。如样 品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。 2、严格把握“核价单”，精确地报 出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易 核价单”，一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业 务员在向计划部索取核价单时，应拿到 E某cel的电子格式，而不是纸张打印 件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任 何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个某某皮康纸的金额 为 5 元，一个某某里布的用量为 1 米，应立即通知计划部，要求计划部立即改 正错误。当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报

4、价时，业务员应 立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正 确。利润 =美金卖价某汇率某 0.96- 成本销售利润率=利润十（美金卖价某汇率）某100% 美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别 客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚， 由经理决定如何操作。 3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样 品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品 收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是 否有下订单的可能。

5、4 、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后， 业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单 后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订 单的分析，围绕“货号 -原料-颜色搭配 -做法”四个要素，与打样时的最后确认 样核对（必要时要再次与打样间沟通） ，如有客户交待不清的，应立即发电子邮 件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原 始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用 1 小 时解决，能 1 小时解决的，坚决不能用 2 小时解决，以此类推。整个过程，最 长不能超过 48

6、个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户 原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4 个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快 书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建 议的，立即按经理的要求去做。中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准 格式是“发：沈阿瑟（ 1）、张三（ 6）、李四（ 3）、王五（ 6）、钱六（ 5）、赵七 （1）、李八（ 1），共 23份。”中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一 样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。在中文订单的右下角，业务员应

7、 手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签 名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也 表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户 30%定金到账，或信用证 到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面 通知采购部：“所有物料采购等通知”。简要的说, 外贸业务员主要负责联系客户 , 签订合同。外贸跟单员主要负责 合同的执行，主要包括（但不限于）备货、租船订舱、报验、报关、制单结 汇、收汇核销、退税等。外贸业务员的工作挑战性大，机遇也多，工作压力 大，前途远大，对从业水平要求比

8、较高，待遇比较好；外贸跟单员工作要求认 真仔细，有责任感，专业水平好，但工作压力相对较小，挑战性也差，前途一 般，待遇不会有大的发展，但是，外贸跟单员往往是业务员的基础其实跟单很 简单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作，把信息即时地在两者 之间进行反馈。第 1 步：当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品 和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申 请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单 （ 打样单要复印一 份，正本留自己保存 ） 。给打样室，打样。第 2 步：样品出来后通过快递寄给客户，注意即时向快递询问 UPS号。

9、第3步： 客户确认样品并将样品寄回，同时下单。第 4 步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理 签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。第 5 步：之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品 3 样物品， 下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事 项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印 5 份，分别传生产 -品管-财务-物控 - 出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印 5 份，传财 务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。第 6 步： 将合同复印 2 份，正本自己归档。副本分别传老总

10、办公室和财务负责人。 第 7 步： 即时反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟 通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系 单正本留己，副本传达。第 8 步： 快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导 致不能即时出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。第 9 步：若即时完 货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知 单复印 3 份，传生产 -品管-出货部。正本留己。第 10 步： 即时做好已付单据连同货代送来的提单进行议付。如前 T/T 下，则先传副 本给对方，要其付款。 L/C 项下，则交由财务

11、部到银行进行相关事项。第 11 步： 到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税 手续扩展阅读： 服装跟单员工作职责 工作流程 2022-10-17 服装跟单员的日常工作流程 一、服装跟单日常工作安排：1全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样） ，确认所掌握的所有资料之 间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部 和业务部，以便及时确认。2务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致！（最好要有文字证明）3事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优 /

12、劣势进行 充分评估，做到知根知底。4跟单员言行、态度均代表本公司，因此与各业务单位处理相应业务过程 中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观 理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越 权表态 , 有问题及时请示公司决定。5预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化 前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防 范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进 一步完善方为根本之道。6. 订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利 益着想，双与对方沟通，将问

13、题降到最低限度。二、生产过程中的验货工作程序：1面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签 收。若出现短码 /少现象要亲自参与清点并确认。2如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果 书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认 , 整改无 误后方可投产。3校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书 由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。4根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面 /辅料的溢缺值，并将具体数 据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有 溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促

14、其节约使用，杜绝浪费现象。5投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题 要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。6每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细 致地检验。出具检验报告书（大货生产初期 /中期/末期）及整改意见，经加工 厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。工作流程 2022-10-177每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生 产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量, 并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。8针对客户跟单员或公司巡检到

15、工厂所提出的制作、质量要求，要监督、 协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。9成品进入后整理车间，需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并 不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大 货质量和交期。10大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。11加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。12对生产过程中各环节（包括本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结 ,以 书面形式报告公司主管领导。13. 在检查过程中一定要公平，真实。不

16、能收到厂家的一点点好处，而忘了 自己的职责。跟版要求：1 ）要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对（面料 / 服 装）生产流程有基本上的了解：接单 - 备料- 开裁- 扫粉（如有车花或钉珠） / 排花（如是喱士排花款） - 车缝- 手工- 后整- 查货- 包装等等。2 ）接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单 时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特 风格而又适于大货生产的产品（注意：“是否适合于生产大货”这一点是做样 办时特别重要考虑到的！ ！因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么 无疑就是大大提高了生产成本。 ），把客户各

17、项要求清楚地标明在办单上。3）布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进 度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工 序生产工时以作成本核算的基本资料。4 ）看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办（这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西） ，看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办5 ）成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项 需要特别谨慎认真。大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后 这个款的大货带来很大损失。跟大货生产要求：1 ）有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对

18、服装生产流程有 基本上的了解：接单 - 备料- 开裁- 扫粉（如有车花或钉珠） / 排花（如是喱士 排花款） - 车缝 - 手工- 后整- 查货- 包装工作流程 2022-10-172 ）接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料 这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做 法。3 ）布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见 的资料分发给各相应工序。4 ）跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过 种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见。5 ）货期及质量：跟进货期的同时要让 QC控制好质量

19、。6 ）出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料。7 ）包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装 资料。按客户要求做就可以了啦。1 、头办：设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型（和设计师一 起），若不确认，必须继续做复版。2 、确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。3 、发面辅料：开单发面辅料（CMT单不用发面料）4 、做产前版：用大货面辅料（如没有物料可暂代，但需标示清楚）做正确 产前办，追办并批复（包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样） 。5 、生产进度和质量跟进，确保货期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期 查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款 易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对 FOB 单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质 量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工