20合同控制程序

1、合同控制程序1目的为确保客户的需求和期望得到充分理解，保证整体体系有效运作，使产品满 足顾客要求。2范围适用于顾客要求的识别，合同评审以及与顾客的沟通、合同的管理。3职责3.1供销部负责组织有关产品的合同或订单的评审。3.2相关职能部门参与会签和会议评审a) 质检部主管负责对检测能力的评审b) 技术部主管负责对设计开发能力的评审c) 供销部主管负责对物资供应能力的评审d) 生产部主管负责对生产能力及交货期的评审e) 财务人员负责资金保障能力的评审。f) 供销部负责对满足合同要求的评审。3. 3公司总经理负责合同评审中重大分歧的协调和行使否决权。3.4供销部负责与顾客的沟通。4程序4.1合同的形

2、成：对于直接形成的订购合同，在签订合同前，由供销部组织 相 关部门进行合同评审，执行本程序。4. 2合同评审的方式4.2. 1在向顾客作出提供产品的承诺之前需进行相应的评审：会议评审：由供销部组织技术、生产、质检、财务等部门相关人员根 据生产条件、物料供应、质量保证、交货期等方面的要求进行会议评审，总 经理应参加会议评审。4.3合同或订单评审的内容4. 3. 1顾客的要求(包括：技术要求、质量要求、交货期、价格、运输及其 它特殊要求)；4. 3.2与产品有关的法律、法规、标准的要求；4. 3.3公司实现顾客要求的能力(设计、制造资格，技术能力、生产能力、 设备条件等)；4. 3.4为满足顾客要

3、求，公司应采取的组织与技术措施。4.4合同评审的实施4. 4. 1供销部组织技术、生产、质检、财务等部门人员根据生产条件、物 料 供应、质量保证、交货期等方面的要求进行评审，并在合同评审表上 签 署意见，也可采用通讯方式，但最终应在合同评审表上补签，供销部 长 审核，总经理批准后执行。(以上评审必要时，可请法律顾问参加评 审)。4. 4.2 口头订单，销售人员应凭电话记录，采用传真、信件等书面形式交客 户确认后，进行评审。4.5 合同的签订4. 5. 1 当合同评审表未能批准时，供销部负责与顾客沟通并达成一 致， 重新组织评审，若未通过评审，则不能与顾客签订任何形式的合同。4. 5.2 当合同

4、评审表得到批准时，供销部与顾客签订正式的供货合同或 协议，并提交生产部。4. 5.3 合同的签订或审批人员，需由总经理指派。4. 6 合同的实施4. 6.1 对于有库存的产品，直接由供销部下达销售发货确认单，通知仓 库 发货。4. 6.2 对于定型的产品，由供销部向生产部下达计划进行生产，并进行跟 踪。 生产完成后，由供销部下达销售发货确认单，并安排发货。4. 6.3 送货人员送达货物后，需填写送货签收单。4.6. 4 新产品执行设计控制程序。4.7 合同变更4. 7.1 供销部及相关职能部门都应密切注视合同的执行情况 , 如发现现状与 合同约定不一致时立即通知供销部，由供销部与顾客协商解决办

5、法或修改合 同。属下列情况之一者，供销部应立即以书面方式通知顾客并征得其书面认 可：a) 由于国家法律、法规、和政策的变化，致使合同和协议不能执行或需要变 更时。b) 由于不可抗拒的原因使合同和协议不能全部或部分执行时。c) 设计和制造中，发现原合同或协议中的某些要求不合适，并可能影响产品 的使用性能或安全运行时。d) 由于设计及制造方面的原因，需要用户在施工设计或安装程序上作相应变 更时。e) 由于本公司的原因，致使约定的交货期可能延迟时。f ) 合同要求，零部件在制造过程中发生让步接收需要确认时。4. 7.2当顾客要求变更合同内容时，销售部应取得用户正式的书面文件。4. 7.3合同变更时，

6、供销部需立即填写合同变更通知单下发到各部，并 组织相关部门对合同进行重新评审。4. 8 评审后的合同，供销部合同管理员负责将合同及相关资料一起归档， 并填写产品销售记录。4.9合同评审形成的记录由供销部负责归档和保管，合同文本、相关记录和 资料长期保存。4. 10相关文件的控制执行文件控制程序。11供销部与顾客的沟通与服务控制执行客户服务管理制度。5相关记录1 NX/E20-01合同评审表5. 2 NX/E20-02合同变更通知单5.3 NX/E20-03产品销售记录5.4 NX/E20-04销售发货确认单5. 5 NX/E20-05送货签收单合同评审记录表客户名称联系人合同编号合同标的订单要求品名规格数量单价总价备注合同形式口正文口传真口电话、口头口现款填写合同类别口现货口一般重大口特殊评审意见办公室签名：日期：业务部签名：日期：生产部签名：日期：评审结论：签名：日期：合同变更通知单客户合同编号合同原要求：合同变更要求：被 通 知 部 门见采购部签署：销售部签署：生产部签署：品管部签署：客户 沟通办公室：结论口接受拒绝总经理：日期产品销售记录NX/E 20-03产品名称及规格合同编号批号/数量出厂日期客户名称记录人/日期：审核人/日期:销售发货确认单NX/E 20-04仓库负责人请发配以下货物产品名称及规格批号/数量合同编号客户名称要求