泰和数码企业财务管理系统-基础版操作说明_图文

1、编号：200402010051财 务 管 理 系 统操作说明研制单位： 泰和数码科技有限公司 目 录第一章 泰和财务管理系统产品简介 3软件整体特色 3功能概述 3第二章 系统登录及账套维护 42.1 系统登录 42.2 新建账套 5 5 6 6 7 8 8 92.3 重新登录 10第三章 账套初始设置 113.1 会计科目 11 11 123.2 单位设置 16 16 173.3 部门、人员设置 17 18第四章 总账 194.1 记帐凭证 19 19 20 22 22 224.2 复核凭证 23 23 24 244.3 凭证记帐 25 25 254.4 通用转帐 254.5 期末调汇 26

2、4.6 损益结转 264.7 期末结帐 26 26 28第一章 泰和财务管理系统产品简介泰和财务管理软件标准版以“精细核算，卓越理财”为核心应用理念，面向中小企业的财务应用，帮助企业全面实现电算化管理，并为今后发展成为现代化企业奠定坚实的财务管理基础。泰和财务管理软件标准版由总帐模块和报表模块所组成；企业要实现内部资源管理标准化、集成化及实时化，可直接升级至泰和企业管理软件。 软件整体特色 ： 1. 操作简单，灵活易用： 业务流程清晰，界面风格简明，充分考虑财务人员使用习惯，使用户可在最短时间内熟练掌握基本操作及使用技巧；2. 功能强大，性能优越：可以充分满足不同行业会计核算特点，为日常业务处

3、理、往来核算等提供丰富的管理工具及报表模版，轻松生成复杂报表、提供自定义模板的新功能，管理者可以实时查看相关财务信息，了解企业资金运转状况；3. 系统安全，数据可靠：系统采取严密的数据安全保护技术及多级权限管理机制，大大提高系统整体的安全性及数据可靠性； 功能概述 ：总帐泰和数码财务管理软件总帐子系统中提供凭证处理（包括自动收集业务核算中的凭证）、期末调汇、结转损益、通用转帐、记帐、结帐、帐册查询打印等功能，并允许用户在帐套之间导入、导出数据。提供强大的辅助核算功能，如单位核算、部门核算、个人核算、工程核算、统计核算、项目核算、用户自定义项目核算等。现金银行泰和数码财务管理软件特别提供现金银行

4、收付款项处理，并自动生成现金银行凭证，自动生成现金日记帐、银行存款日记帐、现金流量日报表。用户可自由定义多种付款方式，以及采用多种对帐方式对帐。如果现金（101）和银行存款（102）科目设置了相应的现金银行属性，则企业所有的收款和付款都应当通过“现金银行”子系统来处理，以便得到真实的日记帐。应收应付泰和数码财务管理软件根据采购和供应自动生成相应的应收帐款和应付帐款，并自动生成应收应付凭证，自动计算利息。企业管理者当局可按各种条件查询、打印应收应付帐款总帐和明细帐，并分析客户欠款、应收帐款帐龄、应收票据票龄、应付商家帐款、应付帐款帐龄、应付票据票龄等情况。也可查询应付利息、应收利息及分析往来客户

5、的支付能力。帐册与报表泰和数码财务管理软件各个功能模块中都有预定好的帐册和报表，其中，一部分真实地反映企业的经营历程、经营状况，另一部分反映企业的财务状况。同时，系统预制了几百个模板，用户可以随时调用这些模板生成自己所需要的帐册或报表。泰和数码财务管理软件为用户重组企业管理信息提供了强有力的工具，允许用户根据需要组织数据，并提供相应的图表分析。总账子系统为企业财务核算提供了详尽丰富的凭证、账表信息，报表则是对这些分散信息进行归类汇总，形成系统、概括性的报表信息。提供丰富的函数、公式，确保会计报表之间的关系清晰，确保会计报表的获取动态、准确。实用的数据采集、汇总、合并报表，使集团化企业财务管理便

6、捷、有效。随时、快速、准确生成企业管理所需要的内部管理分析报表。第二章 系统登录及账套维护 图1-1-12.1 系统登录 概要说明：用户在运行泰和数码财务及企业管理软件时，系统自动弹出“系统登录”窗口（如图1-1-1所示）。“注册日期”默认为电脑的当前日期，即您使用当天的日期，“操作员”为系统默认的“系统主管”，在您登录后，可对操作员及权限进行增加及修改等操作，系统没有初始口令，您可以在登录后修改，也可以点击“修改”按钮设置口令。点击“修改”按钮后（如图1-1-2所示），在“旧口令”处输入以前设置的口令，如果是第一次使用，旧口令为空，在“新口令”及“确认新口令”处输入您要设的密码，并请您牢记该

7、密码，否则您将无法登录。图1-1-22.2 新建账套图1-2-1概要说明：首次运行本系统时，需要建立新的账套，（如图1-2-1所示）。如果已经建过账套，可以直接选择所需要的账套直接登录。建立新账套：选择 “新建账套”，点击“确定”按钮，系统弹出新建账套向导，新建账套时，用户需要对账套的名称、会计制度、行业、科目预置、本位币、会计年度、控制科目进行设置，以下为详细说明：首先需要填写账套名称，可以是公司名称或其他，由用户自设置， （如图1-2-2所示）填写完成后，点击“下一步”图1-2-2用户需在此处选择本账套采用的会计制度（如图1-2-3所示），完成后，点击“下一步”图1-2-3选择本账套的行业

8、（如图1-2-4），点击“下一步”图1-2-4用户可在此选择是否需要系统生成预设科目（如图1-2-5），如果选择“生成预设科目”，系统则会根据选择过的会计制度和行业生成相应科目，生成之后用户也可以再进行增加、修改及删除等操作。图1-2-5点击“详细信息”（如图1-2-6），可以看到系统生成的科目。图1-2-6如果在此处没有选择“生成预设科目”，则需要用户在建账完成后手工设置会计科目。完成后，点击“下一步”图1-2-7用户需要在此处设置本账套使用的本位币（如图1-2-7），系统默认的本位币是人民币，如果有外币，可在建账完成后另行设置。设置完成后，点击“下一步”图1-2-8用户需在此处设置会计年度

9、和会计期间（如图1-2-8），系统默认会计年度为2005年，不能修改，如果用户需要修改则要改电脑的系统日期。期间数有12和13两种期间可供选择，如果用户选择的是12个期间，则系统默认每月为一个会计期间，如果选择的是13个期间，系统则会将一年的天数平均分为13个期间，用户也可根据需要自行设置每个期间的天数。设置完成后，点击“下一步”图1-2-9如果用户选择使用控制科目（如图1-2-9），那么系统则不允许用户在记帐凭证中直接录入科目性质为现金、银行、应收、应付、存货的会计科目，须在现金银行、应收、应付模块进行录入，由系统自动生成记账凭证。如果没有选择使用控制科目，系统则不对以上科目进行限制。点击“

10、完成”按钮，此账套建立完毕。2.3 重新登录账套建立完成后，系统自动重新登录，图1-3-1为系统主界面。图1-3-1用户可以点击工具栏上的按钮，根据导航图进行操作。点击导航图后，系统主界面如图1-3-2所示。图1-3-2第三章 账套初始设置用户在开始做凭证之前，需要对会计科目、科目期初、往来单位、部门、人员、现金项目等进行一系列的初始设置，以下为详细介绍。3.1 会计科目用户登录后，需要先设置会计科目，为了不影响以后的账务处理，建议用户在设置科目时尽量一次完成，如果有特殊情况，也可以对科目进行增加、修改、删除等操作。系统提供了两种设置科目的方式：直接点击“导航图”上的“科目”图标或者通过“列表

11、”菜单进行选择。点击“列表”，在下拉菜单中单击“会计科目”（如图2-1-1）图2-1-1因为导航图比较直观，所以建议用户尽量使用导航图进行操作。图2-1-2图2-1-2为设置会计科目的界面，如果用户在新建账套时选择使用预设科目，则在此处显示系统自动生成的预设科目，如果新建账套时没有选择，则此处显示空白，需要用户逐条增加。用户可对某个科目进行增加、修改、删除等操作，以下将详细介绍操作方法。一、增加增加会计科目时，单击鼠标右键，系统弹出一个菜单（如图2-1-3），鼠标左键单击“新增”选项。图2-1-3点击后，系统将弹出一个对话框（如图2-1-4）图2-1-4科目编号：在此处填写该科目的编号（如现金

12、的科目编号为101），每级科目编号的位数用户可以自己设定，本系统不做限制。科目名称：在此处填写该科目的名称。科目类别：此处不需要手工填写，由用户来进行选择，鼠标点击按钮，选择该科目所对应的类别即可。科目性质：与科目类别的设置相似，不需要用户手工填写，通过下拉框选择即可。多币种核算：如果有外币业务，则需要在此处进行多币种核算的设置，如果选择核算指定币种，系统会弹出一个对话框，让用户选择币种（如图2-1-5）。图2-1-5如果此时用户还没有进行外币的设置，可以点击“新增币种”按钮进行设置。数量核算：如果此科目涉及到数量核算，用户可以点击“数量核算”前的复选框，输入计量单位，那么用户在录入凭证用到此

13、科目时，系统会提示输入数量。余额方向：在此处选择该科目的科目方向，系统默认资产类、成本类科目余额方向为借方，负债类、权益类、损益类科目余额方向为贷方。辅助核算：如果此科目需要进行辅助核算，用户可在此处进行选择，系统提供五种核算方式，可以选择其中一种方式，也可以按多种方式进行核算。如果选择了辅助核算，用户在录入凭证时，如果使用到此科目，系统则会出现如下窗口，选择涉及这笔业务的部门（注：现金科目设置的是按部门进行辅助核算），如果选择的是按其他方式进行辅助核算，则显示的内容也不相同。停用：如果此科目暂时不用，可以选择停用，此功能与删除不同，删除后这个科目就不存在了，如果以后要使用需要再增加；选择停用

14、的话，此科目仍然存在，只是不能使用，如果以后用到此科目，只把停用去掉即可。*注：科目在增加时，必须先增加一级科目，然后才能增加二级、三级科目，删除时相反，要先删除三级科目，然后再删除二级、一级科目。一个科目增加完之后，点击“确定”按钮保存，如果还要增加科目，也可以直接点击“新增”按钮，系统自动保存上一个科目的内容，然后增加一个新的空白科目，用户可以继续设置其他科目。二、修改图2-1-6科目增加完成后，如果有某一个科目设置错误，用户可以先选中此科目，然后点击鼠标右键，选择“修改”（如图2-1-6）进行改正，该窗口与“新增科目”窗口的设置方法相同，详细内容请参照“新增科目”说明。修改完成后，点击“

15、确定”按钮保存。三、删除图2-1-7如果某一个科目设置错误，用户可以先选中此科目，点击鼠标右键，选择“删除”，系统会给出提示，确认是否删除此科目（如图2-1-7）。如果用户已经开始填写凭证，并且在凭证中用到此科目，则此科目不能删除。此时，用户可以选择停用此科目。停用：“停用”与“删除”不同，删除之后，被删除的科目就不存在了，选择“停用”的话，被停用的科目依然存在，只是不能使用，而且不在科目列表里显示，如果想显示被停用科目，可以点击科目列表右下方的“全部显示”（如图2-1-8），如果要再次使用此科目，可以将停用栏前面的“”去掉。图2-1-8用户还可以进行科目复制，编码分配，引用编码，筛选等设置。

16、四、栏目设置：图2-1-9用户可以根据需要调整在科目列表处显示的栏目（如图2-1-9），首先在“可选栏目”中选中要添加的栏目，然后点击“”按钮，被选中的栏目就会添加到“已选栏目”中，用户可以通过右边的“”“”来调整栏目显示顺序。点击“”按钮，可以将“可选栏目”中的全部栏目添加到“已选栏目”中。如果要移除“已选栏目”中的某个栏目，需先选中要移除的栏目，然后点击“”按钮，“”按钮是将“已选栏目”中的所有栏目移除。五、查找图2-1-10科目列表窗口还提供查找功能（如图2-1-10），在“查找”后面的下拉框中，可以选择查询条件，系统提供的可查询条件有：科目编码、科目名称、科目类别、余额方向、科目性质、

17、辅助核算、期末调汇，在“内容”处输入要查询的内容，系统可根据设定的查询条件找到符合的数据。以上内容介绍的是在科目列表里，鼠标右键的功能，以上功能也可以通过科目列表窗口左下角的“”按钮实现。3.2 单位设置点击导航图上的“”按钮进行单位的设置。图2-2-1在单位设置窗口中（如图2-2-1），可以进行“单位类型”、“往来单位”和“工程”的设置，可以进行增加、修改、删除等操作，以下为详细介绍。图2-2-2图2-2-3一、基本信息用户需要在此处设置往来单位，点击单位设置处的标签栏“往来单位”，然后点击鼠标右键，选择“增加”，系统弹出如图2-2-3对话框。用户需要填写对话框内要求填的内容，“单位编码”可

18、由用户自行设置，“单位性质”处需要用户选择本单位与该往来单位的关系，系统提供了四种可供用户选择(供应商、客户、供销、其他，所属类型的设置已经在上一节介绍过，在这里直接选择即可，系统按标准会计制度设置了7种付款条件，用户可根据单位情况进行选择，也可以点击下拉框，选择“新增”，建立新的付款条件。“信用额度”和“扣率”由用户根据单位情况自行填写。在“应收科目”、“应付科目”处填写应收和应付科目，此处选择的科目必须是末级科目。二、辅助信息用户需要在此处填写往来单位的其他信息，此窗口所要求填写的不是必填内容，但为了方便使用，建议用户填写。用户还应依次填写开户银行、收发地址等信息。以上信息填写完成后，请点

19、击“确定”按钮保存。用户可以在记事簿录入一些信息提示，点击“备忘录”，系统弹出“新增备忘录”窗口，用户可以在此录入提示信息，系统可以根据用户设置的提醒日期、对象和天数在该用户登录时，将提醒内容显示出来。3.3 部门、人员设置图2-3-1在做凭证之前，用户还需要对部门、人员等项目进行初始设置。用户可以点击导航图上的“”按钮，用户可在此窗口设置部门、人员、个人所得税率、扣税标准（如图2-3-1）。部门一、新增鼠标点击标签栏上的“部门”，然后单击右键选择“新增”，系统弹出一个对话框（如图2-3-2），图2-3-2用户新增部门的时候需要填写“部门编号”和“部门名称”，用户根据单位情况自行设定。填写完成

20、后，点击“确定”按钮保存，如果还要再增加别的部门，请点击“新增”按钮。“记事簿”按钮的功能请见第六部份。如果用户在做凭证使用到此部门之前，需要删除的话，可以选择“删除”，如果做凭证时已经使用到此部门了，那么用户只能选择“停用”，后面有详细介绍发。二、修改图2-3-3用户可在此处修改部门信息（如图2-3-3）。用户需要先选中要修改的部门，单击鼠标右键，选择“修改”，将错误内容修改完毕后点击“确定”按钮即可。三、删除如果某个科目录入错误需要删除，用户需要先选中要删除的部门，单击鼠标右键，选择“删除”，系统弹出确定删除窗口（如图2-3-4），如果用户确定要删除，点击“是”按钮，如果不确定请点击“否”

21、按钮。如果用户已经开始录入凭证并且在凭证中用到此部门的话，则该部门无法删除，用户只能选择停用。图2-3-4四、停用用户可以选择停用功能，从而在使用财务软件时暂停涉及所选部门。第四章 总账4.1 记帐凭证凭证类型，凭证的分类。系统提供了五种选项：“记帐凭证”类、“收款凭证、付款凭证、转帐凭证”类、“现金凭证、银行凭证、转帐凭证”类、“现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转帐凭证”类、“自定义”类。一般默认为“记帐凭证”，也可自行定义凭证的类型。 如果首次进入“凭证类型”中，可按如下方法确定凭证类型：1、在主菜单的“列表”中，单击“凭证类型”项； 2、系统弹出“记帐凭证类型”窗

22、： 图3-1-13、在系统提供的五种选项中，选择适合您具体情况的凭证类型。在选中的类型前，用鼠标单击一个小圆点；4、选中后，单击“确定”按钮。5、屏幕界面便切换至“凭证类型列表”窗中：图3-1-2做好填制凭证的准备后，便可以进入记帐凭证单中填制凭证。从导航图上点击“记帐凭证”便可进入记帐凭证单。例如凭证的业务描述为：财务部从库房领用验钞机一台，价值800元；借记“551-01，办公费”，贷记“库存低值易耗品，157”。具体操作如下：一、在导航图上单击“记帐凭证”，则系统给出凭证画面： 图3-1-3二、新的凭证中，凭证字号的两个框分别显示凭证类型编码，和凭证的顺序号。单击凭证字号参照按钮，选择凭

23、证类型为“记”；三、凭证的日期，系统自动默认为当前的系统日期；四、光标定位到“附单据”处，录入该张凭证的原始凭证张数；五、把光标移至“摘要”栏，录入相应摘要；图3-1-4六、在“科目”栏中，录入借方科目：“521-01，办公费”，系统同时给出科目参照；图3-1-5七、接着把光标移至“借方金额”处，录入该科目发生的借方金额； 那么凭证的第一条分录，录入完毕。图3-1-6八、把光标移第二行的“摘要”栏，系统便自动复制上一行的摘要；然后右移光标到“科目”栏，录入相应的科目；再在“贷方金额”栏中录入该笔业务发生的贷方金额。 图3-1-7九、最后，单击凭证右边的“确定”按钮，保存您所进行的操作。 经过上

24、面几步的操作，您便填制好一张，领用办公用品的凭证。假如凭证填制好之后，才发现有误，可使用凭证修改功能，进入凭证中。在“凭证列表”中，把光标指向需修改的凭证上； 单击列表中“编辑”按钮，再单击编辑菜单中的“修改”；系统弹出该张凭证的凭证界面；把光标移至您需要修改的地方，可以是摘要、科目、金额，也可以是凭证字号、日期、附单张数，重新录入正确的内容；单击“确定”，保存所作的操作，存盘退出。 在“凭证列表”中，您可能会想删掉某张凭证，可使用列表中的“删除”功能：一、在列表中，把光标定位到您想删除的凭证；二、单击列表中的“编辑”按钮，再单击“删除” ；在凭证列表中，如何进行凭证查找？例：查找凭证编号为“

25、记帐凭证0009”的凭证。击凭证列表上方的“查找”框，然后选择“凭证编号”；图3-1-8在“内容”中，录入需查找的凭证号，假如为“记帐凭证0009”； 光标将定位到该张凭证上。 4.2 审核凭证 手工中，凭证填制人在填制好凭证后，要传给凭证审核人进行审核，经过第二次检查，确认无误后，再把凭证登记到帐簿中。 图3-2-1一、首先切换操作员。在主菜单的“文件”中，单击“系统登录”； 图3-2-2二、在“系统登录”窗中，另选择一个操作员； 三、再单击“确定”按钮。操作员切换便成功。更改操作员后，进行凭证审核： 在凭证列表中，选中需审核的某张凭证； 图3-2-3在单击“编辑”按钮中的“审核”； 该张凭

26、证审核成功。在凭证列表的“审核”栏中标上该操作员的名称。 图3-2-4当需要取消对凭证的审核时，仍是在凭证列表中，把光标定位到要取消审核的凭证上，再单击“编辑”按钮中的“审核”。该张凭证的审核标志便取消。即“审核”栏中的审核人名称取消。 注意： 操作员应与该张凭证的审核人一致。4.3 凭证记帐审核后的凭证，便可登记到明细帐簿中。在系统中，只需单击某个菜单项，即可完成对指定凭证记帐。 在凭证列表中，把光标定位到，准备修改的凭证上； 单击列表中“编辑”按钮，再单击其中的“记帐”； 在列表的“记帐”栏中，当前操作员名称便写在其上； 图3-3-1当需要取消凭证记帐时，凭证列表中，把光标定位到要取消记帐

27、的凭证上，再单击“编辑”按钮中的“记帐”。该张凭证的记帐标志便取消。即“记帐”栏中的记帐人名称取消。4.4 通用转帐也称自动转帐，它是根据用户自已定义的数据来源、转帐方向、计提或分摊的比例等内容生成会计凭证。也就是说，只要您的转帐业务有一定的规律，可以根据该转帐业务设计一个转帐凭证的框架（数据来源、转帐方向、计提或分摊比例等），那么，您就可以把该转帐业务定义成一个通用转帐凭证，在以后，您只需调用执行转帐功能即可自动生成转帐业务的记帐凭证。例如，费用的计提、分摊和税金的计算都具有一定的规律，此时，您就可以根据这些转帐业务的规律，定义相应的通用转帐凭证，然后调用执行转帐功能生成记帐凭证。4.5 期末调汇是为有外币业务的企业服务的。在平时，发生外币业务时，以当时或期初