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文档简介

1、XX公司logo文件编号版本号记录控制程序文件编制审核批准序号发布/修订日 期修订内容摘要编制批准版本总页 数文件编号版本号1目的记录控制程序文件是为有效证明本公司符合IS09001质量管理体 系的实施要求，对本公司质量管理体系所要求的记录实行有效控制, 以提供证明木公司质量体系有效运行的客观依据，以便于后期对相关 信息的追溯。2范围适用于为证明本公司产品实现和提升服务符合体系要求的所有 过程及体系运行相关的记录的控制。3职责1.1 相关部门搜集整理、保存本部门的表单、记录以及相关信息。3. 2质管部为表单及记录管理部门。4工作程序3.1 表单的制定、审批、编号和修改4. 1.1记录所使用的表

2、单，由使用部门进行编制，经业务部门领导审 批后空白表单由质管部按文件控制程序对空白表单进行编号，并 登记在文件控制清单中，半年发布一次，由管理者代表进行批准。4.1 2记录表单的审批、修改必须执行文件控制程序的有关规定。4. 2记录的使用和保存4.2 1相关的记录责任人应按记录控制程序的要求，做好有关的 记录，保证记录清晰。文件编号版本号4. 2. 2记录完成后，由相应业务部门收集、整理，按月装订成册，并 由相应职能部门保存。4. 3记录要求4.3. 1各项记录应完整、清晰、真实，不得随意涂改。4. 3. 2如因填写错误要修改记录内容，应采用一条直线划去错误内容, 并在直线的右上方填写正确内容

3、，并由修改人员在修改处签章，并注 明修改日期。4. 4记录的归档与查阅4. 4.1各职能部门应将记录分类归档，建档时应按记录日期和表单号 顺序排列。并在资料夹或档案袋的封面标示记录的名称。4. 4. 2记录的查阅分现场查阅和借阅二种形式a.除公司例行检查或内、外部审核外，各部门现场查阅记录时应 经受查阅部门分管领导批准，应填写借阅登记表登记备案。b.有关部门相互借阅或复制记录时，借阅部门应确保所借资料的 完整和清洁。4. 5.1各职能部门负责管理记录，防止记录散失、损坏。纸质记录应 存放于通风干燥的场所，保存方式应以便于存取和检索。4. 6保存期各种记录的保存期限由相关职能部门根据实际情况订立，通常 为3年。文件编号版本号4. 7记录的销毁记录保存期满或其他特殊原因需要销毁时，由责任部门填写文 件销毁审批记录交分管领导审核批准，并由质管部监督或部门同时 两名员工在场时实施销毁。4. 9质管部不定期检查

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