费用报销流程发文定稿20110528

1、深圳速尔物流有限公司内部报销管理实施细则财务中心2011年04月08日（修改） 1目的：为促进公司各项工作的顺利开展，明确费用报销的标准、程序和办法。2范围：适用于总公司及其属下各省级公司。3责权：3.1总部财务部负责本制度的制定、解释；各中心财务部负责执行。3.2相关部门及各省级公司配合执行。4. 定义：4.1 总公司：指深圳速尔物流有限公司。4.2 省级公司：指广东、福建、江西、上海、江苏、浙江、山东、安徽、北京、山西、天津、湖南、湖北、四川、重庆等省级中心。4.3 A类区（简称A区）：指深圳、广州、上海、北京、厦门、杭州、南京、青岛、无锡、潍坊、济南等城市； B类区（简称B区）

2、：指国内除A类区以外的地区。5 费用报销标准及相关规定：5.1 本规定所指费用包括：通讯费（含电话费、手机通讯费、视频费等）、差旅费、业务招待费、业务提成费（含佣金、应返差价、业绩提成等）、车辆费用（含燃油费、路桥费、停车费、车辆规费、修理费等）、保险费（含意外保险、财产保险及其他保险等）、社保费、培训费、招聘费、办公场地房屋租金（含物业管理费）、办公场地水电费、宿舍房屋租金（含物业管理费）、宿舍水电费、广告费、办公费、修理费、会议费、物料消耗、伙食费、医疗费、堤围费、办公用租车费、费用摊销、利润提成、纯利润奖励金及其他.5.2 各项费用报销标准及规定： 通讯费管理细则.1 公司办公用电话、传

3、真费用，根据实际发生额，据实报销。严禁员工因私使用。员工盗打长途电话严格按公司有关规定处理。.2因业务需要发生视频费用，根据实际费用据实报销。公司行政部对视频设备、视频会议应由专人专管，建立使用登记管理规定，各部门使用视频前须先申请后使用，未经部门负责人和行政部审批的，不得擅自使用。5.2.1.3 因业务需要发生的网络费用, 根据实际费用据实报销。.3手机通讯费用原则上是包含在工资中，不再单独报销手机通讯费用，但特殊情况下要求补助的，提交中心负责人审批,按实际金额单独报销。差旅费管理细则5.员工出差须征得部门负责人（部门经理正/副职以上人员）同意，未经部门负责人同意擅自出差的其费用不得报销。员

4、工出差须经书面批准，审批表格式详见：附件一出差申请审批表。5.2.2.2员工出差期间，除公司派车接送外，公司经理级（公司根据情况确定级别）以下人员原则上不得乘坐出租车，特殊情况，须经正职部门负责人批准后方可乘坐。.3员工出差，凭已审批的出差申请审批表到财务部预借差旅费，未经批准不得借款，不得领取补贴费用。下级人员随上级人员出差确因工作需要需超过标准，须事先报该次出差最终批准人审批。.4员工出差费用包括交通费、住宿费、伙食补助和通讯费等其他费用，出差天数按自然天数计算（出发、返回当日均算）。 .5差旅费报销的区域划分执行标准按4.3条款规划执。.6员工出差返回后一周内，须填写费用报销单及时申请审

5、批，到财务部报销、冲销借款。出差期间发生的各项费用在报销标准内据实报销，超支部分不得报销，特殊情况须经费用审批权限确定的最终审批人审批后方可报销。出差人员费用报销标准明细表：人员类别交通工具住宿最高限额伙食补助手机最高标准（元/人/宿）（元/人/天）通讯总公司总监以上人员飞机经济舱，轮船二等及以下舱位，火车软卧。A区300；B区250A区60；B区50。宴请报销或被宴请的，按餐平均标准扣除。1、有手机话费补贴的员工原则上不再补贴；确因出差致话费超标较多的，由出差最终审批人特批补报金额。2、没有手机话费补贴的员工，出差期间的通讯费用可凭话费清单据实报销。总公司部门经理正、副职人员及二级公司副总以

6、上人员飞机经济舱，轮船二等及以下舱位，火车硬卧。（行使最高标准，须由副总级以上的直属主管审批）A区250；B区200A区50；B区40。宴请报销或被宴请的，按餐平均标准扣除。总公司部门主管级，二级公司部门经理正、副职级，三、四级公司正、副职经理。飞机经济舱，轮船三等及以下舱位，火车硬卧。（行使最高标准，须由副总级以上的直属主管审批）A区200；B区180A区40；B区30。宴请报销或被宴请的，按餐平均标准扣除。一般员工（非上述人员）轮船三等及以下舱位，火车硬卧。（特殊情况需乘座飞机或行使其他高等级标准，须由总监级以上直属主管审批）A区150；B区100A区30；B区25。宴请或被宴请的，按餐平

7、均标准扣除。员工每次出差到公司名下各中心，因各中心均提供食堂餐饮，本着节约的原则，请出差人员自行前往各中心就餐。对出差时间较长情况下的补助做相应的扣减，在同一地点驻留1-7天，不扣就餐费，第8天-第60天，可视为长期（或短期）驻留，扣10元/天的就餐费，出差天数超过60天以上，视为长驻，取消相关级别的伙食补助 业务招待费细则.1业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人的用餐、食品、酒水、娱乐等费用；赠送客人、客户的纪念品等费用。.2各公司用于接待来访客人的物品及费用等统一由各中心行政部门负责购买、保管、发放及控制，相关费用由行政统一申请报销，如有物品采购的，报销时须写明库

8、存物品数量、采购物品数量和采购金额。.3各中心不同部门确因工作需要，必须宴请外部人员时的，省级公司负责人审批权限：单笔不超过RMB500元，且当月累计不超过RMB1000元；超过此限额上报总部审批，各中心严格执行总部制定的宴请标准（参附表）；.4公司内部员工出差到另一单位，由于工作需要必须招待的，由对接部门负责人负责招待，严格按业务招待标准进行报销，超出标准的不予报销；.5根据规定，对于可预见的招待业务,必须事先申请；凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，各中心财务部有权拒绝报销并向负责人反映。.6各中心年末举行联谊活动所需费用，或各中心举办大型活动的费用不在业务招待费中列支，在福利

9、费中列支，由各中心行政部门和财务部门集中管理，联合控制。招待费宴请标准明细表：招待对象最高宴请标准（元/人/餐）A类区B类区由总公司总监及以上（含股东）人员接待的宴请；一级中心副总及以上人员接待的宴请10080由总公司部门负责人接待的宴请；二级中心负责人及以上人员接待的宴请8070一般宴请5050. 业务提成费管理细则.1为促进运营部门开拓市场，公司根据实际情况按营业部提交审批生效的标准执行。.2销售佣金、业务提成的具体开支统一由运营部门把握，具体规定由运营部门另行拟定。财务部监督其按标准执行，按程序列支。.3 应返差价,因业务需要返回发货方差价部分,应由财务人员核实运费已全部收回后,再由业务

10、经办人员走公司报销流程返还发货方差价。同时支付客人差价和销售佣金的，业务经办人须提供客人的身份证、银行账户、联系电话等资料复印件报送财务部备案；财务部付款进行核实后，按提供的银行账号付款，不得支付到其他银行帐号中。.4付差价、销售佣金、业务提成的须达到的指标条件，需在制定的营销管理制度中体现。利润提成/纯业务利润奖励，由运营部门单独制定有关制度报总裁办批示.车辆费用细则（含燃油费、路桥及停车费、车辆规费、车辆修理费等）.1 公司车辆.1.1公司车辆使用、维护等由车管理部门（行政部或车队）统一管理，车辆外出行驶须建立登记明细账，由司机登记每次行驶的使用部门和人、行驶目的地、行驶里程等，由行政部指

11、定人员负责签核。5.2.5.1.2维修、保养费：汽车的维修、保养应定点进行，司机按要求向车辆管理部门要求填报附件二车辆维修保养申请单，经批准后方可维修保养。报销维修维护费时应附有经批准的车辆维修保养申请单及修理专用发票等。购买汽车用装饰清洁用品，按购买办公用品的规定执行。.1.3专项费用：油费、停车费、路桥费、车辆审验费、养路费、营运证件审验费、保险费等，根据实际情况审核报销。5.2.5.1.4 公司车辆不得私自使用，特殊情况，经各级中心负责人批准后方可使用。因私使用车辆所发生的一切费用由用车人自理；司机擅自出车发生的一切费用由司机自付，并按发生的费用三倍罚款。.2 挂靠或租用车辆.2.1此部

12、分车辆费用支付金额以运营部签定的合同为准.2.2外租车辆按其承运线路所产生路桥费、停车费、燃油费（里程数*油耗）及相应租金（包租金、司机伙食补贴、司机租房补贴）据实报销.保险费（含意外保险、财产保险等）.1 对司机、外勤人员、出纳员、操行人员等危险性较高的岗位的工作人员，公司给予办理人身意外保险，按公司规定的标准执行。.2 公司对自有车辆办理汽车保险，由行政部根据各车的实际情况报公司领导确定；公司如对公司运输货物投保运输责任险，由公司总部行政部与保险公司统一进行谈判确定投保金额，报总裁办审批后签订保险合同，相关保险费经相关审批后据实支付。 社保费细则视公司情况另行制定.5.2.8 培训费细则公

13、司培训费是指员工进行外部和内部培训所花费的培训资料费、讲师费、车费、住宿费以及其他相关费用；5.2.8.1 公司培训费由申请人申请，经部门负责人审批确认后，报人事部进行审批，人事部依公司培训标准或公司培训费预算审核确认，并报相关领导人审批。经申请审批后，申请人方可参加或组织培训；5.2.8.2 培训的报销须在审批确认的培训费额度内或标准内凭票据实报销，超出部分不予报销，报销时须附培训申请审批单。招聘费细则 公司人力资源部门为人员招聘花费的一切费用，包括网上招聘年会、现场招聘展位费、门票费及为此产生的其他费用等.5.2.10 场地及员工宿舍租赁，相关水费、电费、物业管理费细则5.2.10.1 各

14、中心因营业需要向外租用场地及宿舍，须签订正式租赁协议，且在签署协议前应报总部总裁办批准。所有房屋租赁费及发生的水费、电费、物业管理费等，由行政部门核实使用数量后据实报销，出租方应向我司提供正式发票、 正式收据（附相关费用总发票复印件。）。.2 租用的办公、营业场所及宿舍，必须根据需要，按从简、节约而又不影响业务发展的原则，从严控制。办公营业场所、仓库及宿舍等应有专人负责管理房屋及水电设施，杜绝长明灯，长流水现象，减少支出，如有开支数发生异常现象，行政部应立即查明原因，提出处理及整改意见。5.2.11 广告费管理细则5.2.11.1 为促进公司业务发展，规划企业整体形象，各中心每年可安排一定额度

15、的广告宣传费用开支，广告宣传方案由总部专职部门统一规划，并提交详细的规划方案和经费预算方案，上报总裁办批准。”.2 各中心进行企业形象广告宣传，所发生的与之相关的费用如策划费、招牌费、宣传费等提供发票据实报销，财务部按总裁办批准的有关条款监督执行。5.2.12办公费管理细则5.2.12.1办公费由各中心行政部负责管理，办公用品由各中心行政部按计划统一购买。财务部应定期或不定期对行政部的办公用品登记情况进行抽查，对库存办公用品进行盘点。.2 公司各部门每月25-31日前申报需领办公用品一次，由行政部汇总报批后统一购买。行政人事部指定专人购买、验收及发放，并且做好发放登记备案。2.3财务部的帐本、

16、凭证、报表、发票及工具用具可自行购买，财务负责人控制审批。 办公使用而租用的车辆及日常因公事临时性租车的费用并入办公费。公司参加各种行业协会会员费在此科目列支。3 维修费管理细则指为顺利开展工作而产生的维修费用（不含车辆修理费），如流水线、叉车、水电设施、办公设备、巴枪、操作平台等发生的维修费及购买的相关配件费用等等。对公司设备进行维修须保管责任人向行政部申请并审核同意后方可办理，维修申请须写明维修资产使用情况、公司是否存在替用设备、预计将发生的维修费用等。4会议费管理细则 指公司各类网络会议、网点培训会议、业务推介会议等与此相关产生的其他费用。 组织会议前须经办人制定活动方案和经费预算方案，

17、并报行政部门审核，经相关审批人审批后方可举办。并且由经办人凭票据实报销，报销时须附审批确认的活动方案。5物料消耗管理细则 指办公区域或操作中心在物料室领用的各类物料，如主单、子单、信封、工衣等。 物料的领用须领用人提出申请，并经行政部负责人审批同意后方可领用，物料保管人员未经申请审批不得擅自发放物料；仓库保管人员须建立明细登记账登记各部门领用物料，月末收集整理领用单和领用明细账，发财务部审核入账。6 伙食费管理细则 指各中心按当地生活标准向公司领取的员工生活费（工资中扣回的伙食在此科目冲销）各中心伙食标准的制定及日常食品的采购等由所属单位行政部统一管理；各中心员工的伙食标准由各中心根据当地生活

18、水平进行确定，并报总部行政部审核，公司总经理审批后执行。行政部对食堂管理人员采购食品进行定期不定期的抽查检验，确保食品的质量和数量，食堂管理人员每周收集相关单据和发票申请报销审批，报销须在标准额度内据实报销。7医疗费管理细则 指工作期间发生的工伤产生的医疗费用.如事后向保险公司索赔成功，直接冲此科目。8员工福利费管理细则8.1员工福利费原则上所有员工福利费须经总部批准后方可开支，报销必须注明每次活动参与人数等。8.2公司组织员工利用节假日或公司的重要日举行员工活动、员工伙食补助、水电补助、生日礼品等必须由各公司行政部制定方案，上报总部总经办经批准后方可执行。跨单位之间共同组织活动所产生的系列费

19、用，必须由组织双方部门事先确认好费用承担办法，原则上个人费用（如交通费、住宿费等）由本人回所在公司报销；公共费用（如餐费、场地租赁费、活动费等）按人头分摊入各自公司报销，原始票据必须进行分拆以方便会计凭证处理。9 财务费用各项金融机构支票本、手续费、利息、汇兑损益以及财付通手续费均在此科目列支.外币资金在经营结算过程中发生的汇率变动而产生的汇兑损失，由财务部从严控制，应尽量减少。在业务结算过程中发生的汇率折换，原则上按当月一日中国银行公布的外汇买卖中间价折算。以上未条款未明确规定的报销费用，原则上不得报销或支付，如因业务需要而发生的而又未制定报销标准的，由总部财务部门会同有关业务部门或人员制定

20、临时标准，报总公司总经理批准后执行。费用报销的审批权限依附件三费用审批权限表执行。6 费用报销审批流程：费用报销必须严格执行“一支笔”审批制度，即每一审批级别固定一人审批. 6.1在省级公司负责人审批权限内：6.2在总部审批权限内：6.3. SOA办公协同审批流程示意图：由IT部门后台按费用审批权限金额的不同，自动识别OA审批流程.经办人财务负责人省级公司负责人财务会计部门负责人财务总监总部财务负责人副总裁总裁出纳报销归档7. 报销单据填写要求7.1 填单要求：按费用报销单上所列项目逐项认真填写，注意费用的归属分类和费用的项目分类，如所报销费用非本部门所发生费用，需另外按归属填写，如无法归属到

21、部门的费用可记为公司费用，在报销部门栏中填写公司；在用途栏中按所发生的费用项目单项归类汇总，合计填写，不同费用项目不得合并填写（如路桥费、加油费、修理费、停洗费等要按车牌号单行填写列示）；要求规范填写，大小写金额一致，大小写金额之前必须有人民币符号，不得涂改。报销人、领款人、出纳、会计、财务主管、部门负责人、公司领导等相关经手人必须要签名;附件单据要按费用项目分类归类集中粘贴，便于审核；单据粘贴要求整齐、整洁，不得超越报销单的界面，便于装订，同时要注明附件页数；填报时如有个人借款，需在报销单上注明原借款金额（备用金除外）及应退余款金额。在备注栏可注明费用发生的缘由、时间、事件等。7.2 所属部

22、门审核：部门主管领导对费用发生的业务性质进行实质性审核，确认费用发生的业务行为，对费用的真实性和合法性负责，部门领导在部门审核栏审批签字，同时要求签注审核意见和审核日期。（涉及相关部门所发生的或相关部门、人员可核实证明的费用支出事项。须同时由相关部门人员签核确认）7.3 财务人员审核：财务人员对费用明细单据的规范性、合法性、数据的准确性、合理性进行进行程序审核，对数据的准确性，合理性负责。财务负责人对于凭证的完整性、逻辑的严密性负责并根据公司核准的部门预算进行审核。7.4 公司领导审批：对费用发生的实质进行总体监控把握，做出最终确认。由属地总经理、副总经理以及总部财务总监、副总裁、总裁按权限分别签核。7.5 财务出纳核销：签核完整的报销单据传递至出纳，由出纳进行数据核对，作款项清讫。票款结清时，需由报销人在报销单上报销人处签名确认，出纳同时在报销单及附件页面上加盖现金付讫印章。7.6 其他说明一般日常费用（不含车线费用）报销，可按各财务中心报销时效要求，由财务确定每周报销时间，紧急费用报销须由部门领导签注紧急说明，由财务总监核准后即可报销。8. 本规定解释、修改权归总部财务部所有。附件一出差申请审批表出差申请审批单年月日申请单位：NO-.申请部门申请人出差人员（ 人）出差事由出差旅程起讫时间交通工具住宿标准预计差旅费￥ 。预支款项￥ 。特殊事项说明部门