《行政秘书的角色定位》课程PPT

1、行政秘书工作内容与角色定位行政秘书工作内容与角色定位一一. .企业行政文秘工作内容与素质要求企业行政文秘工作内容与素质要求请写出你目前主要的工作内容：1.时间：5分钟；2.用最快的速度写下来；3.至少要写下10个，按重要顺序排列。一一. .企业行政文秘工作内容与素质要求企业行政文秘工作内容与素质要求(1) (1) 企业行政文秘的工作内容企业行政文秘的工作内容项项 目目内内 容容1.1.日程管理日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整。向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定。订座与购票，旅费及预付款等的收受。2.2.环境的整理准备环境

2、的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理。3.3.会议及活动会议及活动开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备、运作及事后的管理。(1) (1) 企业行政文秘的工作内容企业行政文秘的工作内容项项 目目内内 容容4.4.照顾身边琐事照顾身边琐事照顾茶点和吃饭.跑腿.名片.文具用品.图书.用具等购买和管理.上司健康的管理（包括药品的准备等）.与上司家人的联络.私人事情的帮忙和

3、各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备.车辆的安排（与司机联络及调整）.上司的接送.上司其它事务的代理5.5.会计方面的业务会计方面的业务各种票据如：交通费.交际费.各种会费的出纳.结帐.上司私人的出纳.支票和票据的处理.税务手续的代办与记帐.税务与海关6.6.突发事件处理突发事件处理发生火灾.地震.风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导.疾病及意外事故的处理.非法侵入者的处置.劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内外的联络(1) (1) 企业行政文秘的工作内容企业行政文秘的工作内容项项 目目内内 容容7.7.接待接待. .应酬工作应酬工作面谈.访客的安排.招待（茶点.饮食等的准

4、备）接送.上司办公室及会客室的安排，电话的接听.传达.代替上司接.打电话.上司不在时的应付。媒体采访.公共关系或相关的活动的组织与管理8.8.沟通支持性工作沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系.主持公司庆典.参加应酬.外勤工作及其它主管临时交办事项.部分行政工作9.9.文件的处理和保管文件的处理和保管公司内外文件的制作.收发.处理.传递.及相关文件的传达.办公机器（电脑.复印机.传真机）的操作和管理；文件档案的管理(1) (1) 企业行政文秘的工作内容企业行政文秘的工作内容项项 目目内内 容容10.10.信息的搜集整理信息的搜集整理文献.市场调查报告及相关资料的收集.整理.分析

5、；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片.杂志.图书.磁盘等的整理.检索；11.11.决策支持工作决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营.管理事务提供参谋和决策支持；(1) (1) 企业行政文秘的工作内容企业行政文秘的工作内容初级秘书：协助上司的工作主要工作如下： 接听电话.上传下达；接待； 使用办公软件:打字.制表.作幻灯片； 使用各类办公用具(传真.复印.电脑)； 使用互联网； 管理档案.文件等； 沟通上下级关系； 其它事务性的简单工作；(2) (2) 文秘的职业发展规划文秘的职业发展规划中级秘书：中级秘书：分担分担上司的工作上司的工作主要工作如下： 起草公文.文件及其它需要的文字工作；

6、 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织.召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内.外的简单事务的处理； 语言要求高级秘书：高级秘书：管理管理.参谋参谋.支持支持上司工作上司工作主要工作如下： 安排.管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系； 主持大型商务.文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营.管理事务提供参谋和决策支持； 语言支持二二. .行政文秘的角色定位与必备素质行政文秘的角色定位与必备素质二二. .行政文秘的角色定位与必备素质行政文秘的角色定位与必备素质(1)(1)秘书的定义秘书的定义 A.广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书.

7、私人秘书，又包括了各行业.层次.工种；领导人既含单数，又含复数-领导集体；B.狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性.信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。我们定义“秘书是领导工作的参谋和助手”。 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）(2) (2) 秘书的角色定位秘书的角色定位领导者替身领导者替身决策支持决策支持 事务事务执行者执行者服务人员服务人员 协调人协调人 信息传递信息传递 领导领导(3)(3)行政文秘必备的职业素质行政文秘必备的职业素质 正正 直直 - 坚持既定政策和原则坚持既定政策和原则 实事求是实事求是 热热 情情 对人对人. .对事积极对事积极. .乐观乐观 敬敬 业业 - 以工作为荣，设定高的工作水准以工作为荣，设定高的工作水准 守守 信信 - 不失约不失约. .不违约不违约. .不食言不食言. .不泄密不泄密 忠忠 诚诚 忠于上级忠于上级 忠于事业忠于事业 有有 序序 - 利落，有条不紊利落，有条不紊 高高 效效 - 追求效率和效益追求效率和效益 可可 靠靠 - 按约定完成工作，保质按约定完成工作，保质. .保量保量. .及时及时 细细 心心 - 尽可能的考虑事情周到尽可能的考虑事情周到. .