如何提高工作效率

1、第一章：树立高效意识一、如何正确评估自身效率状况评估准备工作相当重要，它影响着评估过程的顺利进行和评估结果的有效性，准备阶段的主要目的是使所有相关人员，包括所有评估得与受评者，以及所有可能接触或利用评估结果的管理人员，正确理解实施360度评估的目的和作用，进而建立起对该评估方法的信任。二、如何树立效率观注重工作节奏改进工作方法及时完成工作将效率观念融入日常工作中提醒您效率的提高不意味着效益的提高，如果方向错误，效率越高，损失越大。提醒您在经理人的实际工作中，也会遇到要提前完成的工作，此外，对于需要他人配合完成的事情，最好也不要使用及时完成的原则。因为即使您能充分掌握自己的时间，到时如果别人不能

2、充分配合（而这是非常有可能的事情，）很可能就无法及时完成。三、如何掌握帕累托原则活用ABC分类法确定工作顺序合理的目标规划合理利用时间提醒您根据规划执行，我们即可主动地利用计划，使资源有在控制之中，而不只是被动地反应，工作效率自然提高。四、如何正确运用效率管理理论制定效率标准分析当前管理状况进行效率对比及时反馈第二章：确定有效的工作目标一、如何确定工作职责避免职责交叉避免职责重叠明确自身能力正的工作方式提醒您职责交叉的工作由于没有明确各岗位的职责权限，必将导致工作中岗位职责不清、多头领导、互要推诿，并因而降低工作的效率提醒您“一岗一份描述书”指的是对每一岗位的说明和规定细则都应形成一份书面文件

3、，确保每位任职者持有一份。二、如何设定个人工作目标具体化（Specific）可衡量（Measurable）与整体目标一致（Aligned）具有相关性（Relevant）明确截止期限（Time-based）提醒您每个人都不会只有一个工作目标，设定目标时，应给予每项目标一个目标指数，来决定目标的优先级，所有目标指数的总和必须是100%。三、如何制定工作计划分析工作研究工作细分工作提醒您假如您发现要拖延的理由比较多，把这件工作丢掉，去找别的工作。假如您一直在做一件工作，而它会使您忧虑，有挫折感，而又使您想继续做下去。若不是真有一个好理由让您继续做它，那就别做这件事了，重新开始一项新工作吧！提醒您细分

4、您的工作，对那些不太令人愉快的工作尤其有效。即使是不喜欢做的工作，每个人也都能做上短短的一些时间。因此，把困难的工作分解成细小的工作，然后把它们安排在您喜欢的工作空档之中，这样您就可以利用零碎的时间完成它。如何进行目标管理提高整体效能统一目标和责、权、利的关系及时反馈体现考核的效果提醒您目标管理在实践中往往被曲解运用。管理者为下属设立目标，如果他完成了目标，就会获得奖赏；如果失败，就会被解雇，管理者只看结果。人们在这种情况下工作，压力巨大，最后导致整个体系的崩溃。目标管理的精髓是需要共同的责任感，它依靠团队合作。管理者要问自己，是否就任务选配了最适合的人选，是否成功引导，帮助、鼓励和发展他的下

5、属去理解和实现组织的目标。第三章：合理安排任务如何开出任务清单列举出所要做的所有事情分类清单上的每一项任务给出清单上任务的优先权确定任务清单提醒您任务的分类主要为经理人支配资源（下属、资金、人事关系等）提供依据，合理的任务分类，将极大地发挥可支配资源的效力，从而大大提高经理人的工作效率。二、如何确定工作顺序列出清单画图进行分类定位每项任务确定工作顺序提醒您涉及关系到组织发展的工作必须要同上司或公司顾问探讨，这样做的一大好处是避免南辕北辙，同时也会增强您完成工作的信心。三、如何为工作任务安排适当的时间设定重点设定优先顺序巧用ABC分析法四、如何撰写工作任务进度和所花时间记录甘特图里程碑图提醒您根

6、据整个方案分解的多个活动项是否同步无关紧要。五、如何合理分配精力做“最重要”与“最迫切”的事做自己该做的事头天做好计划集中精力抓关键提醒您有的管理者特别爱管闲事，爱打听闲事，不是自己职权范围内的事也要到处打听、伸手去管，自己的本职工作搞不好，反而到处为别人操心。这将浪费大量的精力，并且这样的精力浪费往往是低效率的，虽然许多管理者甚至认为这是自身价值的一种体现。第四章：加强时间管理一、如何记录时间记录要真实准确不要仅凭记忆估计预先分配好时间选择好自己的记录方法记录要真实准确要有正确的时间观念，要爱惜所拥有的时间。要有详细的工作计划，这是提供时间使用信息的基础。一定要持之以恒，不能半途而废，因为记

7、录时间是改变不良习惯的第一步，也是进行时间管理的基础，坚持下来，您就会发现，真实的时间记录对您工作效率的提高会有极大的帮助。要做到客观地衡量时间的消耗，根据工作计划和工作安排的顺序进行。提醒您时间分析单，就是根据设定的记录时间段，列出这段时间内您的各项活动，看看时间都花费在哪些方面，作为改进时间利用方法的分析依据。二、如何合理支配时间确定每天的目标最充分地利用您最显效率的时间集中精力不要做完人利用间歇时间掌握办公室工作艺术三、如何合理诊断使用的时间时间消耗的诊断制定完善的工作计划砍掉浪费时间的活动。时间消耗的诊断1、哪些事情根本不必做？在记录中占多少时间？不必做的工作是指无助于目标和成果的工作

8、，做了就是浪费时间。2、哪些事情可以授权他人去做。或他人去做效果更好？有效果的管理是通过各级的分层管理和工作，达到完成任务的目的。3、哪些事情既浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间？我们常讲的“文山会海”就是这类事例的典型。4、有哪些工作错误在过去出现过？占多少时间？错误的重复出现，说明反馈系统出了毛病，需要检查调整。四、如何节约会议时间明确召开会议的必要性合理安排和组织会议评估会议效果合理安排和组织会议1、会议召开的当天，主持者应提前到达会议室，检查会场布置，如果需要的话可进行必要改动。2、会议应按时召开。3、在信息传达型会议中，信息的表述应当简明扼要、容易理解。4、在决策性会议上，推动与会

9、人员解决问题以及作出决策的过程是关键的。提醒您备忘录作为企业内的资料，用于向未到场者和有兴趣者传达信息，它还可以作为以后召开会议时的工作基础。五、如何杜绝做事拖延发展联合系统各个击破平衡表法改变思维方式避免过分追求尽善尽美发展联合系统1、查出受话者的电话号码并写下来。2、决定何时打电话3、翻查有关资料并检查全面情况4、决定到底在电话中应怎么说。5、拨电话。避免过分追求尽善尽美1、决策环境本身若具有风险性，即是具有不确定性，那么想获得完备的决策资料是不可能的。2、管理者若能及早进行决策，则当决策显示错误的迹象时，他才有时间采取补救或善后措施。六、如何加强个人时间的管理谨防时间陷阱学会从事务性工作

10、中摆脱出来注意时间的集中使用有效地计划与安排自己的时间有效地计划与安排自己的时间1、“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日醒时就有明确的行动计划。2、“周之末”总结本周工作，拟出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标。3、“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情4、“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方。5、岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之外，列出下年度七、如何培养善始善终的习惯调整生活的步调扩展安适区扩展安适区1、了解您有哪些习惯存在，也就是寻找浪费时间的习惯，最

11、直接的方式就是请教上司或同事，他们会给您中肯的建议。2、要向自己挑战，爱默生说：“做您所害怕的事，您的害怕将因而被征服。”3、找出问题所在后，要制定详细的计划来强迫自己改善它们。提醒您管理者应当明白，不是工作来配合自己，而是自己的生活步调要跟上工作的节奏。第五章：建立有效沟通系统一、如何与同事良好合作对不同的人使用不同的语言积极倾听员工的发言恰当地使用肢体语言保持理性，避免情绪化行为减少沟通的层级让员工对沟通行为及时做出反馈提醒您在单独倾听同事意见时要做好以下几点：安排一个好的环境鼓励对方说话，保持适当沉默，表示同感说自己内心的感受，反映事实，表示了解二、如何与上司打交道自信，但不自傲尊重，但

12、不卑下服从，但不盲从决断，但不可擅权亲近，但不亲密多听，但并不等于闭嘴功高不自居，有过不推诿要勇于表现自己，但不可一意孤行要齐心协力，更要风雨同舟要心底无私，更要顾全大局提醒您请您记住：上司永远是上司，下属永远是下属，在任何公众场合对上司都不可有无礼的评议和行为。提醒您这里所说的适当的时机指的是在上司有空闲时间时；适当的场合，指在无其他人在场的情况下；适当的方式，指语气必须委婉，能够让人接受，比如以这样的语句“对这个问题，我有个人人观点”作开场白会让上司内心舒坦，从而为接下来的沟通创造好的氛围。如果不具备这三个适当，千万不可造次，否则必须适得其反。三、如何进行正确的人际关系沟通改善个人人际交往

13、素质提高管理工作水平提醒您人际关系平衡是动态的，需要不断针对新情况，新问题加以改善，才能保持人际关系的协调。如何建立有效的交流沟通系统健全组织沟通渠道注重改善组织沟通环境建立统一的企业文化提醒您目前，大多数企业的组织沟通还是停留在指示，汇报和会议这些传统的沟通方式上。它们不能顺应社会经济的发展、组织成员心理结构以及需求层次的变化，从而使得组织成员的精神需要不有得到充分满足，譬如：他们自我价值的实现和对组织的归属感，集体荣誉感和参与感的满足等。而采用因人制宜、因时制宜的有效沟通方式，则可以满足这些方面的精神需求。第六章：创建高效团队一、如何确定部属的适合岗位组织目标原则责权对等原则责权清晰原则一

14、个上级原则权变原则提醒您当权责对等时，组织才能发挥最佳效果，否则将会影响工作效率，严重时出现管理混乱，最终导致团队的解散。二、如何提高员工效率善用马太效应善用鲶鱼效应实施员工价值管理三、如何进行有效授权明确授权范围掌握授权重点适当的控制适时的激励提醒您其实，管理者把该授权的工作授权给下属，既可以节约自己的时间和精力，也有利于调动下属的积极性。这类授权的风险能常也最低，即使出现某些失误，也不会影响单位工作的大局四、如何建立有效的组织结构设定可行目标合理分工统一指挥适当的管理制度责权相符效能精简提醒您有效的管理组织中，必须是责权相互制衡。有权无责，就会滥用职权，责大于权，则肯定有些责任难以实现；权

15、大于责，有可能节外生枝。因此，必须实现责权的对等和统一。五、如何塑造团队精神形成团队成员间的高度信任感设定明确团队目标形成统一价值规范提醒您作为管理者，您要善于表现自己的才能。表现出您的技术和专业才能以及良好的商业意识，这样才能引起别人的仰慕和尊敬。还应该特别注意培养和表现您的沟通团队建设和其他人际交往技能。这也是建立信任关系的“催化剂”。六、如何保持团队成员的创新性培养提出问题的能力培养独立自主解决问题的能力多思路解决问题七、如何使团队高效运行强化团队精神培养，提高团队向心力强化共同理想，提高团队凝聚力强化沟通信任氛围，提高团队亲和力强化团队激励机制，提高团队战斗力强化学习型组织创建，提高团

16、队生命力提醒您在日常管理过程中，要注意培养每个成员的参与意识，一般性业务，大胆放权让团队成员直接处理，成员感觉到管理者对他们的倚重，也会“士为知己者死”，自加压力，精益求精提醒您将对人的管理转变为对智力、对技术的管理，实现管理模式的变革。这是提高团队生命力的有效措施。第七章：克服主观的低效因素一、如何避免时间观念淡薄避免浪费时间学会节约时间恰当安排时间树立追求时效的时间观提醒您人们虽然不能创造时间，但可以利用先进办公设备和高科技工具相对地延长可以利用的时间。二、如何避免工作中的厌倦情绪目标要可行培养职业兴趣学会照顾自己避免工作单调工作强度要适当提醒您兴趣是成功的先导，热爱自己的工作是取得成绩的

17、保障如何减轻工作压力合理安排各项工作时间完成相对固定的任务学会表扬自己要有合理的生活习惯及时调整情绪提醒您当您感觉到有压力时，您的情绪状况就会恶化，进而也会影响您的思维、判断力及行为。为了应付有压力的局面，您要改变对局面的看法，直到它成为一个有积极意义的挑战；要以您也可以改变情绪状态，更好地处理它。四、如何避免自身劣势要会识别人要知人善任敢用有争议的人才顺应组织发展提醒您卡耐基的墓志铭可作为管理者的指南：“这里躺着的人，懂得如何使用能力比自己强的人在他捭下充分发挥作用。”五、如何避免工作陷阱制定计划明确目标多与同事交往坚持原则加强适应能力勇于承担责任提醒您坚持原则在大多数情况下会帮您远离工作陷

18、阱，因为，即使原则，那就是大家所共同认可的标准，审时度势地坚持原则往往就会让您处在有利的位置。六、如何避免知识结构老化构建T型知识结构及时优化知识结构七、如何避免决策效率低下弄清问题的关键确定参与决策的人选采用恰当分析方法听取不同想法和意见评估方案的有效性以降低风险提醒您请一位爱唱反调的人来检查您的决策，并听取他的反馈意见提醒您管理者应当花时间为每一个决策制定客观的标准以确保这些收集到的方案能够改善公司的状况。八、如何避免自我管理松懈善于控制和调节自己的情绪注重时效管理规范言行管理完善的人际关系管理提醒您著名科学家巴斯德说过：“机遇偏爱那些有准备的头脑”。第八章：克服客观的低效因素一、如何避免

19、精力分散缺乏独立思考尽量避开干扰时间善用时间隔离法学会集中精力提醒您除了每天安排一定的思考时间外，最好再每周安排半天，每月按排一天，作为管理者的“思考时间”。每月管理者占用的“思考时间”约为全部领导工作时间的20%左右提醒您应该在每日计划制定中参考办公室干扰曲线，相应地，您能够并应该在无干扰的时间段做重要的工作，思考关系全局的问题。二、如何避免电话干扰合理安排电话编制电话清单设置适当屏障掌握主动结束电话的技巧提醒您经过事先考虑而决定不电话，远比打一个目的不明、又没有成果的电话有价值的多！提醒您电话会谈的开场白的内容决定了整个电话的过程和结束。三、如何减轻变化对工作的不利影响制定预案积极应对各种

20、变化要学会坚持提醒您让变化实现稳定过渡的一个很重要的内容是：激励您的员工与您一起合作，让他们付出最大努力，即使这种变化有时会使他们的需求达不到满足。提醒您“柔性技能”还能让员们拥有全新的思维去对待自己的工作，拥有全新的方式来解决工作中面临的种种突发问题。四、如何避免办公环境的沉闷提供好的工作环境营造和谐的人际关系提醒您人类对色彩的反应是非常敏感的，大海和无处山峦的深蓝色会使人们心旷神怡，然而蓝黑色用作室内装饰，就似乎是神秘和死气沉沉的。这种色彩感觉和体验有着客观联系，一般说来，暖色调使人感到热烈、兴奋、灼热、冷色调使人感到宁静、幽静、清凉。五、如何避免日常办公的拖沓充分发挥电话的优势合理使用传真做好重要文件资料的整理学会高效的阅读提醒您在午饭前或一天工作时间快要结束时的一段时间里，人们都不愿啰嗦太多，这时，把电话成批地打出去，既省时，又省力。第九章：改进完善效率考核方法一、如何制定效率考核方案目的性客观性公平性可操作性合理的衡量标准提醒您效率考核是一把开