控制时间管理分析

1、控制时间管理分析引子： 人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，控制时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。 古人以“一寸光荫，一寸金”来比喻时间之宝贵，劝世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月，此理念至今仍是放之四海皆准。纲 要一.怎么理解时间二.时间控制不好的原因三.有效控制时间的基本原则和方法四.例子：像收拾衣柜一样整理工作五.结束语及讨论时间观念是人们在生活工作劳动过程中形成的。时间是一种讯息。目前世界上应用的三种计时系统：世界时：地球自转周期为标准，86400分之一为太阳秒。历书时：地球公转确定秒长，30年产生正负一秒的误

2、差。原子时：根据原子的跃迁来确定秒长。在你的生命中，你怎样解释时间？一. 时间是什么？ 达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！ 回头看看自己，再看看别人总会有启示吧，磨练时间的感觉就是抓住现在，让每一分钟时间做最好的使用。时间是什么？ 人的一生时间有限，也许是80年，这一生里每一个人都想成功，或能够有所意义 。人生下来

3、以后，大多数人成功的机会原则上是一样的。为何经过了30年或40年以后，会有不一样成就的人，答案是不一样成就的人，把时间做了不同的使用，有些人从小就努力学习勤奋工作，当然他们会比其他人更快速的积累更多的智慧与经验，就有更多的机会步步爬升。相反也有一些人，不努力学习，工作不勤快，甚至把时间浪费在吃喝玩乐上，也许他本身不知觉，但他的时间已在不知觉中溜走，这又如何来成就呢？ 我们哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”时间是什么？ 要想真正地了解时间并且控制好“时间”，我们必须要对时间的本质有深刻的认识。我们要了解时间的四项独特性： （1）供给毫无弹性：时间

4、的供给量是固定不变的，每天都是24小时，我们无法开源。 （2）无法蓄积：时间不象人力、财力、和物力那样可以存储，不论你愿不愿意，时间都在往前迈动，我们无法节流。 （3）无法取代：任何一项活动都需要时间，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但消费了时间，任何人都无力挽回。 时间是什么？时间是什么？在你的生命中，你怎样理解时间？平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？一寸光阴一寸金1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余睡眠 8小时

5、 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.3“不能管理时间，便什么都不能管理” （美）杜拉克 “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。时间管理就是管理时间？什么是时间管理？（1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。

6、 （2）所谓“自管理者的管理”-你引进优良的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得骄傲的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理基础是

7、良好的时间管理。 时 间 管 理 ？二.时间控制不好的原因主要来自六大误区工作缺乏计划优先顺序不当整理整顿不足进取意识不够细节重视不够组织工作不当误区一误区二误区三误区六误区五误区四时间控制不好的原因不做计划的原因因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；不做计划也能获得实效；不了解做计划的好处；计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；不知如何做计划。工作缺乏计划我们作为高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：

8、房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？时间控制不好的原因不做计划的原因因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；不做计划也能获得实效；不了解做计划的好处；计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；不知如何做计划。工作缺乏计划2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果

9、是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。 时间控制不好的原因不做计划的原因因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；不做计划也能获得实效；不了解做计划的好处；计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；不知如何做计划。工作缺乏计划不做计划的后果目标不明确没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则事必躬亲沟通不良时断时续？职责权限不清时间控制不好的原因组织工作不当主要表现在以下几个方面： 其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。时间控制不好的原因整理整顿不足：时间控制不好的原因整理整顿不足：

10、 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。” 当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？当你需要某个工具时，是否满世界的找？时间控制不好的原因整理整顿到位：做事拖拉态度消极抱怨及幻想心 态工作中闲聊

11、时间控制不好的原因进取意识不强主要表现在以下几个方面： 进取意识不强关键原因在于心态，人最大的敌人就是自己激 励 不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。 请善用它！ 三. 有效控制时间的基本原则与方法 通过前面的讲解，我们对时间的概念和相关误区已经有了一个基本的认识，现在我们一起来探讨下控制好时间的基本原则，只有对原则有了一个认识后，才会跟有效的控制利用好时间。 控制好时间的六项基本原则： 1、明确目标 2、有计划地进行工作 3、

12、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律 原则一：明确目标 在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。美国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生活无忧，但他们后来的寿命一般不会超过七年。 虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但是，对许多人来说，拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的所在，就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、匆匆忙忙。 事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致

13、地发挥自己的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。那么我该如何确定好目标呢？ 试想下：我们在公司里工作了5年，具备了5年的经验吗？原则一：明确目标目标Specific 具体的Measurable 可衡量的Achievable 可实现的Relevant 与价值相关的Tractable 可跟进的目标五特征：1.具体的： 有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把电脑学好，那么就应该订个目标：每天看一个小时书，半个小时演练。2.可衡量的： 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你

14、要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大？几室几厅？在哪买？你的预算呢？3.可达到的： 不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。必须是合适的，可实现的。4.相关的： 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的工人，整天想着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取。5.基于时间的： 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如说：“我一定要拿到数控高级证。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是三年后才完成？还是？目标五特征：原则二：有计划地进行工作计划的步骤如下： 确立目标 选定最佳的途径 将最佳的途径转

15、化为每周或每日的工作事项 编排每周或每日的行事次序并加以执行 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性 探寻完成目标的各种途径 步骤一步骤二步骤三步骤六步骤五步骤四！有了计划，就必须有行动，行动是一件了不起的事。原则三：分清工作的轻重缓急 我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中，到底哪些应该先着手处理，哪些可以拖后处理，哪些甚至不予处理？一般在考虑做事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。 下面我们来看下“重要”和“急迫”的四象限图：重要性MIMIIMIIIMIV急迫性重 要紧 急（快做）重

16、要不紧急（计划做）不重要紧 急（授权做）不重要不紧急（不做）四象限图：重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。急迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。急迫的事情不一定是重要的事情。四象限的具体分析： 第一象限是重要又急迫的事。诸如如手机没电了急用手机没换电池，车间下来急活还没处理，但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。 第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防等等。因为如果这些事你不好好做，那么他们会发展成为重要紧急事件，你的时间如果都被重要紧急事件占据，那么你会非常的疲惫与被动。第三象限是紧急但不重要

17、的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话就属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 第四象限属于不紧急也不重要的事。我们根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。紧急 重要 不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动重要与紧急之区别从容人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些

18、会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人不紧急紧急 重要 不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急压力人 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急 无聊人紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生无用人紧急重要不重要不紧急 偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机从容人原则三：分清工作的轻重缓急 现在我们不妨来回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特

19、别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。大石头小沙子水杯子理论原则四：合理地分配时间 80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，我们应该将时间花在重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。 掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中。但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有

20、最高的优先级。原则五：与别人的时间取得协作 任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周围的人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。 我们想想，我们是不是也在经常抱怨一些电话打扰、突发事件，既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！ 原则六：制定规则、遵守纪律 我们在成长的过程中，常被各种纪律所束缚，“没有规矩、不成方园”，因为有纪律，我们才有秩序。那么制定规则、纪律的核心主要体现在以下

21、： 1、在进行工作的时候，一定不要忘记这个工作何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要及时跟相关部门反馈，将影响缩小在最小范围内。1.订定每日工作计划 详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-为每天的2-3件事项留出完整的时间有效控制时间的方法2.避免分散注意力 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。有效控制时间的方法 1、把每天要做的事情列一份清单2、确定优先次序，从最重要的开始做3、每天这么做！每日计划： 在来到厂里后，

22、面对自己区域的工作量，计划今天和预计明天的工作。有效控制时间的方法3.事情的优先顺序对我的岗位来说，最重要的职责是什么？分清主动工作和被动工作内容。主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常琐碎的事情 4.将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有：电话会议等候访客紧急事件有效控制时间的方法5.学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的组员执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。有效控制时间的方法6.今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立反馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做有效控制时间的方法7.培养说“

23、不”的能力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。NO！NO！NO！有效控制时间的方法8.随时检视 随时检视自己的时间控制状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间控制方法，发现问题点后再做调整。有效控制时间的方法四. 例子：像收拾衣柜一样整理工作讨论：如何整理衣柜收集 收集一切事项 衣服全部取出来，放到床上组织加工整理、分析 对衣服进行分类：不穿的、最近要穿的行动开始行动 临出门前不再把衣柜翻个底朝天检视检查行动的情况 检查衣服是否摆放整齐更新保持和时间一致 把新买的衣服放在同类地方需要收集什么？所有的工作承诺他人的事情生命中要扮演的角色生活中杂事灵感想

24、法等等有哪些原则？如何收集？建立自己的个性“工作篮”完整的收集一定尽量减少你用于收集杂事的工具数量你的工具随时随地都能收集按照你的爱好选择工具，最喜欢的工具才会用。记事本智能手机软件-Outlook=工作篮四. 例子：像收拾衣柜一样整理工作1、收集当我们能够完整的收集工作，并且清空“工作篮”及加工处理行动后，我们心中总会有如释重负的感觉，这就是时间管理的目的”处于没有压力的状态”。工作（材料/杂事）工作篮是什么？需要行动？“下一步”行动是？立即做！委派他人自己做等待委派别人做日程安排特定时间做任务列表越早做越好工作任务计划安排任务清单回顾删除垃圾信息备忘录将来某时参考资料备档查找是否2分钟搞定？是否多步骤四. 例子：像收拾衣柜一样整理工作2、组织2.批处理杂事1.养成制定每日行动清单的习惯每天至少安排做3-5件重要事每天安排一些想做的事情时间安排要有余地，防止突发事件3.其他执行的理念Do It Now，每天把最难的事情放在前面做集中精力用大块的时间需要投入大量时间的工作让别人了解你的时间安排委婉的拒绝不必要的事情四. 例子：像收拾衣柜一样整理工作3、行动苏格拉底说：“没有检视的人生不值