RF-XZ-ZD-04公文管理制度

1、广州富力地产股份有限公司公文管理制度文件编号RF-XZ-ZD-04版本/修订A/0日期2013年8月1日第 PAGE 7页 共 NUMPAGES 7页公文管理理制度编制日期审核日期批准日期总则为了做好好公司行行政公文文处理工工作，加加强管理理，使之之规范化化、程序序化、制制度化、科学化化，提高高质量和和效率，结合公公司实际际，制定定本制度度。行政部是是公文处处理的管管理机构构，负责责集团公公司总部部并指导导集团公公司各部部门/子子公司的的公文处处理工作作。行政部指指定专人人统一负负责公文文的收、发、归归档等工工作，各各部门/子公司司应指定定人员负负责本部部门/子子公司的的公文处处理工作作。公文

2、管理理制度文书分类类外来文书书：指来自于于公司外外部各类类文件，包括来来自政府府机关、企业单单位、合合作单位位以及各各相联企企业的各各类行政政公文、业务往往来文件件等。内部文书书指集团公公司、子子公司、各部门门自行制制发的各各类正式式公文、内部文文件以及及对外的的业务文文件。主主要包括括以下内内容：各类重要要规章制制度的颁颁布通告告（包括括人事、行政、财务等等管理规规定）。以集团公公司或子子公司名名义发布布的各类类重要通通告（包包括公司司架构设设置、人人事调整整、经营营方针、发展策策略、以以及董事事会/公公司高层层所做出出的重大大决策）。以集团公公司、子子公司或或部门名名义发布布的通知知、纪要

3、要、决议议等文书书。集团各部部门、子子公司之之间的重重要业务务往来文文件。常用公文文种类通告在一定范范围内，对公司司员工或或各部门门/子公公司公布布应当遵遵守或者者需要知知道的事事项，用用“通告”。结尾尾部分可可提出要要求、希希望，并并用“特此通通告”结尾。通知发布有关关规章制制度，转转发公文文、批转转各部门门/子公公司的公公文，要要求各部部门/子子公司办办理或需需要知道道的事项项，用“通知”。通报表彰先进进，批评评错误，传达重重要情况况以及需需要周知知的事项项，用“通报”。请示向上级机机关请求求批示、批准，或向有有关主管管部门请请求批准准等，用用“请示”。 请请示结尾尾部分的的通常写写法是：

4、“特此请请示，请请审批”、“以上意意见当否否，请指指示”、“特此请请示，请请批复”等。报告向上级汇汇报工作作，反映映情况，提出建建议，用用“报告”。结尾尾通常用用“请审核核”、“请指示示”等词语语。批复 答复下级级的请示示，用“批复”。结尾尾用“此复”或“特此批批复”等词语语。意见 对重要问问题提出出见解和和处理办办法，用用“意见”。 函 不相隶属属单位之之间互相相商洽工工作，询询问或答答复问题题，用“函”。 会议纪要要 传达会议议决定事事项和主主要精神神，要求求共同遵遵守、执执行的，用“会议纪纪要”。决定、决决议 对重要事事项或重重大行动动做出安安排，奖奖惩有关关部门及及人员，变更或或者撤销

5、销下属公公司不适适当的决决定事项项用“决定”；经过过会议讨讨论通过过，要求求贯彻执执行的事事项，用用“决议”。其它经经公司确确认应保保密的事事项。文书管理理负责人文书管理理是对外外来文书书和内部部文书的的拟写、收发、传达、存档等等管理工工作。指定“行行政部”作为集集团公司司各类公公文的主主要管理理部门。统一负负责集团团公司和和子公司司的文书书管理工工作。各部门、子公司司应指定定专人负负责各类类公文的的签收、传达、存档等等日常文文书管理理工作，及时传传达各类类重要文文件、通通知，并并保证各各类往来来文书及及其记录录的完整整性。外来文书书管理各类外来来文件（行政机机关、主主管部门门、业务务单位的的

6、往来文文件）原原则上由由“行政部部”指定专专人负责责统一管管理。行政部应应对各类类外来文文件作收收录登记记，经行行政部负负责人审审阅后，根据文文件涉及及的业务务内容和和实际需需要登记记存档或或转发给给各相关关部门，或呈送送给有关关的公司司领导。行政部应应对转发发给各部部门的文文件进行行登记，包括文文件名称称、附件件（如有有）、发发文单位位、来文文时间、转发部部门、转转发时间间、处理理意见（如有）等，并并由收文文部门签签收。内部文书书管理对内行文文管理以部门、子公司司名义发发布的各各式公文文由发文文部门（子公司司）负责责拟稿，并按规规定编制制文件编编号，其其主管领领导审核核、签发发（如需需）。以

7、集团公公司名义义发布的的各式公公文原则则上由“行政部部”负责拟拟稿经主主管领导导审核后后签发。以上各类类公文均均须交由由“行政部部”负责统统一分发发。以公公司领导导个人为为报送对对象的报报告、请请示除外外。行政部应应对公文文的分发发作详尽尽记录，包括文文件名称称、附件件（如有有）、数数量、发发文部门门、发文文时间、抄报领领导/部部门、分分发部门门、分发发负责人人、签收收人、签签收时间间等。以上各类类公文的的原件由由“行政部部”负责统统一存档档管理。对外行文文管理以集团公公司、子子公司名名义对外外报送的的公文，由主要要业务关关联部门门/子公公司负责责拟稿，经主管管领导审审核后方方可外发发。禁止集

8、团团/子公公司各部部门以“部门”名义对对外行文文，禁止止任何人人/部门门未经批批准私自自以集团团、子公公司的名名义对外外行文。行政部应应对所有有对外文文书进行行登记，包括文文件名称称、拟稿稿部门、报送部部门、报报送时间间、最后后核准人人/部门门等，重重要文件件应复印印存档。文书管理理责任所有对内内、对外外发布的的正式文文件均须须由拟稿稿部门进进行认真真校对，以确保保文件内内容的准准确性、严谨性性，同时时确保严严格按照照公司标标准格式式行文。负审核责责任的主主管领导导应对各各式行文文的准确确性、合合理性、必要性性进行严严格把关关。需要加盖盖公司公公章的文文件应按按有关规规定签批批后，送送“行政部

9、部”统一盖盖章。对外行文文还应由由“行政部部”作最后后的审核核，对公公文格式式、措词词、内容容的准确确性、严严谨性、合理性性进行严严格把关关。公文格式式公司的各各类公文文应按统统一的标标准规范范格式编编写，对对外行文文（尤其其对各级级行政机机关的行行政公文文）可参参照国家家规定的的标准格格式。公文标题题：公文文标题应应当准确确简要地地概括公公文的主主要内容容并标明明公文种种类，除除法规、规章名名称加书书名号外外，一般般不用标标点符号号。标题题用2号号仿宋_GB223122分一行行或多行行居中排排布，一一般由“发文单单位 + 内容容 + 文种”构成（非重要要公文可可灵活调调整）。回行时时要做到到

10、词意完完整，排排列对称称，间距距恰当。主送单位位指公文文的主要要受理单单位，应应当使用用全称或或者规范范化简称称、统称称。在公公文标题题下空11行，左左侧顶格格用4号号仿宋_GB223122字标注注，回行行时仍顶顶格，最最后一个个单位后后标全角角冒号。公文字号号：一般般包括部部门（公公司）代代字、年年号、顺顺序号。年份、序号用用阿拉伯伯数码标标识，年年份应标标全称，用方括括号“ ”括入。发文时间间：以领领导签发发日期为为准；联联合行文文，以最最后单位位签发的的日期为为准。正文：正正文在主主送单位位名称下下1行，用4号号仿宋_GB223122从左至至右横写写、横排排。每自自然段左左空2字字，回行

11、行顶格。数字、年份不不能回行行。附件：公公文如有有附件，在正文文下空一一行，左左空2字字用4号号仿宋_GB223122标注“附件”，后标标全角冒冒号和名名称。附附件如有有序号应应使用阿阿拉伯数数码，附附件名称称后不加加标点符符号。附附件一般般应与公公文正文文一起装装订，并并在附件件左上角角第1行行顶格标标注“附件”，有序序号时标标注序号号，其序序号和名名称前后后标注应应一致。公文用纸纸：一律律使用国国际标准准A4规规格纸。落款：公公文落款款处署发发文单位位名称，并标识识成文时时间。成成文时间间右空44字；公公文所加加盖的印印章应上上不压正正文，下下压成文文日期。签章：确确保做到到“压年盖盖月”

12、，即公公司印章章盖在年年、月、日的中中上方，上沿不不压正文文，下沿沿略压年年、月、日。当当公文排排版后所所剩空白白处不能能容下印印章位置置时，应应尽量采采取调整整行距、字距的的措施加加以解决决，务必必使印章章与正文文同处一一面，如如采取上上述方法法仍不能能解决的的，则应应采取在在加盖印印章一面面的左上上方标识识“此页无无正文”的方法法解决。成文日期期以负责责人签发发的日期期为准。公文应左左侧装订订，不掉掉页。公文正本本必须使使用公司司统一印印制的AA4型(长2997毫米米，宽2210毫毫米)信信笺纸和和统一的的页面设设置，其其中，上上边距3371毫米米，下边边距3551毫米米，左边边距2881

13、毫米米，右边边距2661毫米米，行间间距1.5倍。行文规则则各部门/子公司司在职权权范围内内可用各各部门/子公司司名义对对下行文文，但重重要行文文应抄报报公司领领导和有有关职能能部门。各部门/子公司司可在各各自的权权限内互互相行文文、联合合行文。 各部门/子公司司如需以以公司名名义对外外行文，应先草草拟初稿稿，经本本部门/子公司司负责人人核稿并并呈主管管领导批批准后，送行政政部加盖盖印章，交回发发文部门门发出。未经公司司允许，公司所所属无法法人资格格的部门门，一律律不得以以部门名名义对外外行文。对外行行文只限限于与对对口单位位的工作作联系。收、发文文办理收文时应应检查公公文是否否齐全，并登记记

14、收文号号、来文文号、收收文日期期、来文文单位、收件人人、份数数。 对于收件件人明确确的来函函，行政政部公文文处理人人员在做做好收文文登记手手续后，应立即即通知各各部门/子公司司负责公公文处理理的人员员到前台台领取，并做好好签收登登记手续续。对于于收件人人不明确确的来函函，将来来函送行行政部经经理分办办。公司有关关人员代代表公司司领取的的文件，不得自自行处理理，应交交行政部部按收文文办理程程序处理理。发文办理理包括拟拟稿、核核稿、签签发、登登记、打打印、校校对、盖盖章、存存档等程程序。拟稿。凡凡以“富力地地产集团团有限公公司”“广州富富力地产产股份有有限公司司”等有法法人资格格的公司司名义发发出

15、的文文件，根根据内容容由各职职能部门门拟稿，非职能能部门业业务范围围内的综综合性和和重要文文件由行行政部拟拟稿。核稿。文文稿拟出出后，承承办部门门领导应应予审核核并签字字确认。签发。承承办部门门主管领领导审阅阅公文并并在文稿稿上签署署自己的的意见、姓名和和审批时时间。联联合发文文要请有有关领导导会签。文件经经签发后后即成定定稿。修改和签签批公文文，应使使用钢笔笔、签字字笔或其其它符合合存档要要求的黑黑色笔墨墨。承办部门门持两份份正本连连同有主主管领导导签发意意见的定定稿送行行政部办办理盖章章登记手手续。行政部应应认真核核对公文文正本与与定稿是是否相符符，文字字表述、文种使使用和公公文格式式等是否否符合本本办法的的有关规规定，手手续是否否完备等等。如不不符合上上述要求求的，行行政部有有权予以以退回重重办。公文立卷卷、归档档和销毁毁对收到的的公文（含各部部门/子子公司自自行领回回的政府府有关部部门批复复、意见见、决定定等），各部门门/子公公司负责责公文处处理的职职员应立立即将公公文正本本和有关关材料（包括声声像制品品）按照照档案案管理制制度和和其它有有关规定定的要求求整理好好，交行行政部档档案员按按期归档档。签发的公公文办理理完毕后后，行政政部档案案员应根根据文书书立卷的的要求，及时登登记备查查，并将将经承办办部门主主管领导导签发意意见的