业务部作业流程管理程序

1、 PAGE15 / 9宁波冠捷捷运动器器材有限限公司文件名称称业务作业业流程管管理程序序文件编号号版次A01页码制订日期期 年月日修订日期期文件变更记录旧版本新版本编号日期变更内容说明会签单位位 签签名 会签签单位 签名集 团团财务部部业务部计计划物控控部生产部品品管部研发部管管理部批准审核编制1 目的的：规范业务务部的作作业，确确保能准准确、及及时与客客户的沟沟通联络络，并把把信息传传递给各各相关部部门，规规范客户户反馈意意见及满满意度管管理，确确保客户户满意。2 范围围：报价作业业、接单单、订单单评审、出货安安排及客客诉处理理等。3 流程程图：作业流程程作业要点点说明责任单位位相关文件件/

2、表单单业务发盘业务通过过展会、网络等等窗口对对外进行行公司产产品展示示。当客客人有合合作意向向而进行行询盘时业业务应将将合适产产品向客客户推荐荐。业务部客户询价fan客户根据据自身需需求向业业务提出出报价需需求。业务部新产品提案旧产品不不需进行行成本核核算，由由业务按按经总经经理批准准的最新新价格表表结合客客人的具具体情况况进行报报价。一一般初次次报价按按公司基基准价格格报给客客人，客客人还价价后，报报价不得得低于较较低公司司规定的的最低价价格。对于客人人临时提提出的老老产品局局部更换换零部件件的不涉涉及的产产品包装装尺寸的的改型产产品，业业务需将将更改要要点提供供给技术术部重新新核算价价格，

3、由由总经理理核定后后，再向向客人发发报价价单.新产品须须提供新产品品开发提提案单，经总经理理批准后后依新产产品价格格核定程程序执行行。业务部报价单单新产品品开发提提案单对外报价业务根据据客户需需求，结结合客户户性质和和客人目目标市场场的预计计出货量量及市场场状况，编制好好报价价单对对外向客客人进行行报价。业务部总经理报价单单零配件报对于客人人订单上上或其它它方式购购买的配配件或包包装物如如海报等等的价格格核算，由业务务员要求求采购核核定价格格，经总总经理核核定最终终价格给给业务对对外报价价。业务部总经理3.2样样品作业业流程样品需求客人根据据需要向向业务提提出样品品需求。业务接接到客人人样品需

4、需求后编编制好样品需需求单经审批批签字后后确认，业务根根据需要要与客户户确认收收费金额额。业务部部进行样样品费用用及进度度的跟踪踪。业务部样品需需求单样品需求单编制分发跟单员将将样品品需求单单的样样品制作作要求，运输方方式，完完工日期期等经主主管审核核后下发发给研发发、品管管和计划划物控部部。样品品如需跟跟货柜运运出的，跟单员员须在样品制造造单上标标注出生产指指令单的单号号，同时时须在对对应的生产指指令单上予以以标注修修改.业务部研发部 品管部部 计划划物控部部样品需需求单打 样研发收到到样品品需求单单须将将任务分分解到具具体的项项目负责责人和样样品组，并在规规定的时时限内依依客人要要求完成成

5、打样作作业。样品组样品需需求单Yes验收跟单员须须跟踪、监督开开发部样样品制作作进程，样品完完成后样样品组须须知会业业务和品品管验收收。品管须针针对样品品的安全全性能、组装功功能、外外观包装装等进行行检测，业务员员须检查查客户资资料符合合性。业业务和品品管在验验收栏上上签署意意见。样样品经验验收合格格后样品品组须安安排入成成品库。业务部研发部样品需需求单发样安排跟单员须须对样品品安排运运出。样样品如随随柜运出出，成品品仓管员员根据业业务的发货单单和生产指指令单安排出出货。样样品如需需快递或或空运，业务须须将地址址给跟单单员填写写快递单单并给业业务审核核。跟单单员须将将地址或或唛头打打印出来来贴

6、在外外箱上，通知出出口单证证员填写写发货货单给给资材成成品仓管管员，并并填写物品出门证给保保安核对对放行。业务部样品制制作通知知单物品出出门证发货单单清单发票制作业务发样样当日须须制作样样品发票票、清单单，并连连同快递递单号一一同发送送给客户户。业务务须追踪踪客人样样品费付付费状况况，同时时将付费费情况知知会财务务，财务务跟踪样样品费到到位状况况。业务部/财务3.3 接单作作业流程程客户订单所有订单单业务应应建立订单跟跟踪表，以便便随时掌掌握客人人订单动动态。业务员接接收到客客户的意意向订单单时，须须通过订单意意向单由指定定的负责责订单排排程人员员回复订订单交期期。新产产品的订订单交期期须通过

7、过订单单评审表表的形形式由业业务跟单单员发给给计划物物控部、研发、品管和和财务联联合评审审。订订单评审审表应应在244小时内内全部评评审完毕毕。常规规出货的的产品由由负责订订单排程程人员和和计划物物控部确确认后回回复给业业务。原原则上常常规出货货的产品品工厂交交期不得得超过335天，业务回回复给客客人的交交期不得得超过440天。业务部订单跟跟踪表订单意意向单订单评评审表订单审核业务员接接到客人人正式订订单后须须负责对对订单的的品种、数量、价格、付款方方式和生生产交期期等条款款进行初初步审核核，客户户订单资资料不清清晰或要要求不明明确时业业务须跟跟客户确确认。客客户确认认后相应应内容应应体现在在

8、制造指令令单上。业务部P/I预付款/审证/改证订单付款款方式是是T/TT的，业业务须要要求客人人将300%预付付款打过过来以便便开始执执行订单单。对于于不用付付预付款款的订单单须经总总经理确确认方可可执行。业务见见到客人人水单便便可下单单给工厂厂生产。订单付款款方式是是L/CC的，业业务须要要求客人人将信用用证草稿稿发过来来给外贸贸单证审审核。对对于我们们无法达达到或无无法接受受的条款款须要求求客人修修正到我我们可接接受为止止。业务务收到客客人正式式的信用用证后方方可下单单给工厂厂生产。确认后后方可下下单生产产。特殊殊情况下下须请示示总经理理批示后后方可下下单生产产。业务部输入订单排程表跟单员

9、接接到业务务确认的的订单时时应在一一个工作作日之内内将PII转化成成制造命命令单并发给给相关业业务员以以及业务务主管确确认。跟单员须须将未生生产的订订单依据据工厂的的实际产产能按交交期先后后排出订单排排程表并定期期更新，订单单排程表表须在在每周六六上午发发送给业业务主管管。业务须对对订单所所有包装装资料提提供的及及时性负负责。业业务须对对订单资资料进行行跟催，并在订订单下达达到工厂厂的144天之内内必须要要到资料料并传递递给工厂厂。对于新产产品，开开发必须须在接到到订单的的10天天之内将将中文的的说明书书提供给给业务翻翻译成英英文说明明书。业业务应在在5天之之内将说说明书发发给客户户确认或或翻

10、译。业务部订单排排程表文件分发制造命命令单经主管审审核及总总经理批批准后由由跟单员员分发到到生产和财务务及相关关部门。业务部计划物控控部制造命命令单订单变更与异常反馈当生产存存在异常常有可能能导致交交期延误误时，生生管应及及时将信信息反馈馈给业务务部，由由业务与与客户沟沟通。当业务跟跟单员接接到客人人订单变变更或补补充要求求时，应应根据变变更或补补充的内内容修改改相应的的制造造命令单单。业务部制造命命令单排 载业务向客客人索取取货代资资料，要要到货代代资料，明确目目的港，收货人人和通知知方，并并与客户户确认CC/O 或 FFORMM A，提单电电放或寄寄正本等等相关信信息，并并将详细细信息通通

11、知单证证安排订订舱。船务根据据客人要要求制作作排载载委托书书，委托托书须明明确委托托方和接接受方，并特别别申明“未经委委托方书书面确认认不得放放提单，否则须须承担由由此给委委托方造造成的一一切经济济损失”。业务须对对船务的的排载载委托书书进行行审核确确认，船船务再将将排载委委托书签签名并加加盖业务务专用章章后同时时传真给给指定货货代和相相应的出出口公司司。回传传的委托托书应用用专门的的文件夹夹归档并并明确标标识。同同时船务务须将船船期情况况及时通通知业务务.业务部排载委委托书报检出口单证证员须提提早100天左右右将清单单、发票票、合同同和托单单、厂检检单和RROHSS符合性性声明和和纸箱合合格

12、证送送到操作作货代办办理报检检手续。电子监监管模式式应同时时将相应应的数据据通过电电子出入入境产品品质量信信息监管管软件发发送到报报关行及及检验检检疫局。发出报报检资料料后244小时内内须跟踪踪取得报报检号。出口单证证接到验验货信息息时应及及时将验验货信息息通知计计划物控控部在规规定的时时限内准准备好样样品，在在商检人人员到达达前2小小时，出出口单证证须通知知OQCC查核样样品准备备状况。验货时时品管部部经理应应予以陪陪同，以以及时解解答商检检人员提提出的问问题。品管部须须配合出出口单证证及时提提供最最终检验验报告单单。最终检检验报告告单须须用黑色色水笔填填写，经经主管签签字审核核后加盖盖报检

13、专专用的印印章后作作为厂检检单予以以报检。出口单证证须编制制纸箱箱合格证证数量扣扣减跟踪踪表，以随时时掌握箱箱合格证证扣减状状况，及及时要求求供应商商补充提提供。业务部最终检检验报告告单纸箱合合格证数数量扣减减跟踪表表出货计划编排计划物控控部依据据生产指指令单交交期和船期表表进行行生产计计划编排排，制造造部依照照生产计计划和制制令要求求合理组组织安排排生产。业务和和出口单单证员须须和生产产保持充充分沟通通，随时时掌握生生产动态态。出口单证证员须和和计划物物控部核核对船期期和出货货状况。根据生生管信息息出口单单证须将将无法按按期出货货的信息息反馈给给相关业业务，业业务与客客人沟通通以调整整出货交

14、交期。计划物控控部须确确保所有有订单在在船期表表规定的的最迟生生产完工工日期前前完成，订单完完工以该该单所有有产品和和所有随随柜配件件全部完完工为依依据。业务部总经理计划物控控部船期表表装柜出货出货前出出口单证证须跟踪踪落实商商检通关关单放行行状况，同时根根据生产产完工情情况安排排货柜进进厂，依依据操作作货代发发过来的的排载和和上柜信信息填写写好联络络单通知知出货，经业务务主管签签字后一一联留存存，一联联交给资资材安排排装柜。OQC须须在出货货前检验验核对出出货产品品和配件件并监督督装柜，所有记记录须拍拍照留底底。资材成品品仓管在在货柜装装完后须须在488小时之之内将装装柜清单单和配件件资料清

15、清单提供供给出口口单证，出口单单证发送送给外贸贸单证员员做装箱箱单、发发票和配配件清单单。业务部出货通通知单出货明明细表 报 关船务须跟跟踪操作作货代报报关情况况，有异异常须及及时处理理并反馈馈给相关关业务和和主管。出货七天天内业务务须将BB/L扫扫描件，箱单、发票、出货资资料、CC/O、FORRM AA发给客客户。业务部押汇/收款船务在出出货后马马上和货货代核对对提单。所有订订单的提提单都须须由单证证扫描留留底统一一保管。船离港后后指定货货代及时时将码头头费用清清单传真真给船务务，船务务须核对对费用的的合理性性，对于于不合理理的费用用必须争争取得到到对方认认可予以以纠正，确认无无误后委委托操

16、作作货代垫垫付。所所有发生生的港杂杂费出口口单证必必须全部部输入出货明明细表中留底底。船务必须须在出货货一周内内取得正正本提单单。指定定货代在在码头费费用结清清后应立立即将提提单寄给给船务。信用证结结算的船船务须在在规定的的时间内内取得信信用证上上规定的的单证并并移交给给L/CC审核单单证员审审核，确确认所有有资料齐齐全并完完全符合合交单条条件后移移交给财财务到银银行办理理交单或或押汇手手续。业务部/船务财务部出货明明细表放 单业务须在在出货后后及时将将提单扫扫描件发发给客人人确认并并负责跟跟催货款款及时到到位。收到客人人付款水水单后须须核对出出货发票票金额，在确认认货款全全部到位位后业务务须

17、通知知单证当当天安排排寄单或电放放。正本本提单、装箱单单和发票票或寄出出前单证证员需要要给业务务签字确确认。业务部/船务财务部港杂费统计与请款出口单证证须在每每月100日前要要到操作作货代上上月的港港杂费清清单和所所有费用用发生的的相关票票据复印印件，予予以整理理后与出出货明细细表上的的每项登登记费用用一一核核对，无无误后填填写请款款单，并并附上费费用发生生的清单单，原始始票据的的复印件件交于业业务主管管审核，向工厂厂财务办办理请款款手续。业务部出口退税办理由通用进进出口公公司的人人员负责责安排办办理出口口退税手手续。(取得核核销单,出口退退税联,报关单单等资料料)通用进出出口客诉受理业务在接

18、接到客人人对产品品质量的的投诉时时应立即即将信息息反馈到到业务内内勤统一一处理。业务部客诉调查与 处理业务内勤勤接到客客户抱怨怨信息时时，须马马上填写写客诉诉处理单单转给给品管部部进行调调查分析析处理。品管部须须在244小时之之内回复复调查处处理结果果，对于于需要测测试才有有结果的的须先回回复业务务内勤测测试所需需的时间间。业务内勤勤须对客客诉进行行全程跟跟踪，并并在244小时之之内以邮邮件方式式回复业业务处理理结果。如需用用图片方方式向客客人说明明的必须须要求品品管部提提供相关关操作步步骤和相相应的图图片说明明。业务部客诉处处理单客诉配件 处理因客户抱抱怨产生生的配件件、运费费等所有有损失，业务内内勤须填填写客客诉扣款款单，经业务务主管审审核和总总经理批批准后分分发给采采购和财财务，由由采购通通知供应应商客诉诉原因及及扣款金金额，财财务负责责扣款的的落实。所有涉涉及外购购件的客客诉采购购必须要要求供应应商回复复纠正预预防措施施。业务单证证员须对客客人需求求的配件件以配配件需求求单下下发给生生产单位位准备并并跟踪完完成。完完成后告告知业务务相关包包装规格格并安排排寄出或或随柜。配件如