地方本科院校教学秘书队伍现状的调查与分析

1、 地方本科院校教学秘书队伍现状的调查与分析 唐庆+曾云燕Summary：以湖南人文科技学院为例，从教学秘书的配备、学历、年龄结构、工作年限五个方面对目前教学秘书团队现状进行分析，指出了教学秘书工作任务重、心理压力大、激励机制欠合理三个方面存在的问题，同时就如何加强教学秘书队伍建设提出了几点建议，为地方本科教学秘书队伍的建设提供了一些参考。Key：教学秘书;队伍建设;现状调查;分析：G645 文献标志码：A ：1674-9324（2015）20-0015-02一、引言高校教务管理是一项以客观教学规律和科学管理理论为指导，面向全体教师和学生，为促进教育教学改革、提高教学质量和办学效益，运用一定的现

2、代化信息管理技术对整个教学活动的全过程进行系统地计划、指导、控制、决策和评价，以达到既定目标的复杂的管理活动1。高校教学秘书是学校教学管理系统的有机组成部分，各项教学管理工作的基层执行者和组织者，在行政上受学校教务部门以及院（系、部）领导的双重领导，同时为教师和学生服务，紧密联系着学校与学院，教师与学生，是学校教学工作正常进行的枢纽。因此，正确认识现阶段我国高校教学秘书队伍建设的重要性，分析当前我国高校教学秘书队伍中存在的问题及原因，从而建设一支政治强、业务精、人员稳定的教学秘书队伍具有重大的理论与现实意义2。目前，虽然很多学者对高校院校教学秘书队伍建设中存在的问题及对策进行了分析与研究3-6

3、，但注意到大多数的分析与研究都是以自身所在的院校为对象，由于不同层次、不同类型的院校之间存在较大的差别，因此这些研究成果一般只能为其他院校加强教学秘书队伍建设提供一定的参考，很难直接推广到其他高等院校。另一方面，通过对大量相关文献进行分析发现，在讨论教学秘书队伍建设存在的问题时，以实际调查数据为依据从本质上分析教学秘书队伍建设存在的问题及对策的研究较少，因此大部分文献所取得的成果往往很难直接为高校教学秘书队伍的建设提供具体的依据。基于以上考虑，本文主要以湖南人文科技学院为例，对教学秘书队伍的现状进行了调查与分析，并提出了几点自己对改善教学秘书队伍建设的建议，为我校及其他地方本科院校教学秘书队伍

4、的建设提供一些参考。二、湖南人文科技学院教学秘书队伍现状分析湖南人文科技学院现有15个基层教学单位，结合学校教务处对各二级院系教学秘书配备情况进行的统计和作者的相关调查。大多数二级院系都配有12名教学秘书，其中生命科学系、教育科学系、政治与法律系、物理与电子信息系、化学与材料科学系、思政部都配备了1名教学秘书;机电工程系、数学与计量经济系、美术系、信息科学与工程系、中文系、音乐系配备了2名教学秘书;体育科学系、外语系和经济与管理系配备了3名教学秘书，其中体育科学系、信息科学与工程系和外语系还承担着全校公共必修课。从知识结构分析，现任的27名教学秘书，拥有专科及本科学历的有20人，拥有研究生学历

5、的有7人，两种学历所占比例分别为74%和26%。这说明在我校，教学秘书的知识水平处于较合理的水平，这在一定程度上能够保证以本科教育为主的地方本科院校的教学管理质量。从年龄结构分析，现任的院系级教学秘书的年龄在3050岁占的比例为93%，50岁以上的占到总数的7%，这说明我校的教学秘书队伍是一支以中青年为主的工作队伍。这保证了教学秘书有充足的精力和体力应对教学工作的需求。从工作时间分析，现任院系教学秘书中，从事教学秘书工作时间在5年以上的有21人，占总人数的78%;任职时间在15年的有4人，占总人数的15%;还有2人任职时间不足1年，只占到总人数的7%。其中最长的达到了29年，这说明在我校教学秘

6、书队伍任职时间较长，整体人员相对稳定。三、湖南人文科技学院教学秘书队伍存在的问题1.工作任务重。从表1中可以看出，配备了一名教学秘书的院系中，除了生命科学系学生人数不足600人、思政部没有学生外，其他院系的学生人数都超过600人，有的还超过了800人;配备两名教学秘书的院系中，机电工程系、美术系和信息科学与工程系的学生人数超过了1200人;经济与管理系虽然配备三名教学秘书，学生人数达到了2336人;教学秘书人员配备不足，在很大程度上加重了教学秘书的工作压力。院系教学秘书的日常事务非常繁杂，一切日常教学管理工作都是以教学活动为中心。其工作主要包括：新生名单、学籍注册管理、教材征订、选课组织和申报

7、、学科竞赛组织与管理、学生成绩管理、毕业生资格审查、毕业实习与毕业论文组织与管理、组织学生座谈。在教师方面的工作包括：教学大纲、考试大纲、实验大纲、教学日历等教学任务下达，专业教学任务和调整、编排课表，考试组织与安排，教师工作量统计，教学巡查，教师课堂教学质量评估，听课记录，精品课程建设，教改，实验室改革，特色专业建设，申报新专业，教学会议记录，教学情况通报，教务系统，上传下达教学文件与通知，所有教学工作材料的发放、收集、整理与归档。面对如此繁重复杂的工作，绝大多数教学秘书都感到力不从心。2.心理压力大。正由于教学秘书的工作烦琐，大多数教学秘书为了确保各项工作的顺利开展，很多工作都是在非工作时

8、间完成的。教学秘书一方面要严格按照学校教学管理制度和时限开展工作，另一方面长期以来松散的人际管理，对教学、人才培养的自由度较大，这种现状使得教学秘书与任课教师的人际关系紧张，稍不注意就会得罪人。教学秘书的工作事关整个学校的教学工作能否正常有序地进行，一旦出现错误，就会产生极坏的影响。从而教学秘书会感到身心俱疲，造成巨大的心理压力。3.激励机制欠合理。教学秘书目前处于非常重要但又很不被重视的一个岗位，地方本科院校教学秘书的晋升空间小，在工资分配上得不到应有的报酬，整体待遇偏低，在职称晋升等方面受到学校制度的限制。在我校，教学秘书属于管理岗位，不能参与评职称，而且不能调到教师岗位和其他能评职称的岗

9、位。这就意味着不管在岗多久，薪资都不会改变。在评选优秀时，也不会把教学秘书岗位考虑在内，与学校对教师和辅导员及其他技工岗位的奖励机制形成鲜明对比，导致教学秘书在工作中缺乏进取心，只求完成任务不求质量。 四、改善湖南人文科技学院教学秘书队伍现状的对策1.根据学生人数，确保教学秘书配备数量。地方本科院校应该根据学生人数按比例配备教学秘书，很多院校虽然有相关的规定，但大多数院系没有配备足够的教学秘书，使得教学秘书在实际工作中忙于应对各项教学事务，没有时间去研究、思考。只有教学秘书配备齐全，才能保证教学管理的正常运行。2.重视专职培训，科学化管理，提高工作效率。随着科学技术的不断进步和发展，教学管理应

10、采用高效规范的模式来适应高校教育和现代社会的发展。为了进一步提高教学管理工作的质量，学校教务处应定期开展教学管理岗位培训和教学秘书座谈会，为教学秘书创造学习和交流的机会，开拓视野，提高工作能力和研究能力。如果学校有条件，可以让教学秘书走出校门，参加教学方面的研讨交流会，学习他校的先进教学管理经验，逐步转变观念，提高技能，改变靠经验进行教学管理的模式，为提高和完善教学秘书业务水平创造机会，适应高效率、规范化、科学化的教学管理趋势。3.完善人事政策，激发教学秘书的工作积极性。高校的人事政策往往对教师有着详细的规定，对于教学秘书却没有政策支持，导致其工作积极性不高。一支优秀的教学秘书队伍离不开有效的

11、激励机制，对工作成绩突出、业务水平高的教学秘书应提拔使用。反之，对工作马虎、责任心不强的应给予相应的惩罚。实行目标绩效管理，奖优罚劣，以奖为主，给予先进工作者表彰和物质奖励，对不能胜任的人员更换岗位。地方本科院校还可以给予教学秘书享受与政治辅导员和其他行政人员相同的行政待遇。譬如，具有本科及以上学历的教学秘书工作四年给予副科级待遇，在教学岗位满七年可享受正科级待遇，做满十年则可以享受副高级待遇。教学秘书在岗达到一定年限愿意转岗的，可优先安排其他行政岗位。对于有研究生学历的教学秘书，达到相应年限，可以有机会转成专业教师，并享受跟教师系列同样的职称评定，这有利于教学秘书的自身发展，保证教学管理工作的顺利开展。五、结语优秀的高校除了拥有优秀的师资队伍外，还拥有卓越的教学管理队伍，教学秘书作为最基层、最直接的教学管理人员，具有不可替代的地位。在教学秘书建设上，应尊重教学秘书的工作，发挥教学秘书的特长，建立有效的管理机制，为教学秘书促进良好的工作环境，使教学秘书自身得到不断提升，从而更好地为地方本科高校教学工作服务。Reference：1高强.新建本科院校提高教务管理水平之思考J.常熟理工学院学报（教育科学版），2007，（12）：7-10.2袁其波.浅谈高校教学秘书队伍现状及其对策J.科教文汇（下旬刊），2012，（6）：9-10.3赵霞.以