某物业管理公司制度汇编之档案管理制度

1、某物业管管理公司司制度汇汇编之档档案管理理制度编制本手手册主要要目的是是给予公公司各级级员工工工作上之之参考，尤其是是指导公公司办公公文件及及档案管管理。本本手册内内容基于于公司环环境条件件不同，故实际际施行细细节可允允许作部部分变动动，但由由公司指指示而定定。本手册内内容主要要为：一.公司司档案管管理制度度二.公司档档案保管管一.档案案管理规规定公司各物物业项目目的档案案资料规规定由主主管(包括代代理主管管)负责监监督保管管，由管管理处文文员专职职文件存存档、注注记工作作。有关验收收档案、图则、业主及及住户资资料、管管理制度度、合约约及附件件设备设设施档案案及保养养制度、财务报报告、员员工人

2、事事资料等等档案要要求集中中存档，文件柜柜要求上上锁，未未经主管管许可，他人不不得动用用。档案资料料必须按按公司规规定要求求存档，做到图图有袋、文有夹夹，报告告类文件件编目录录索引，档案类类文件有有存档文文件清单单及编号号目录。档案目录录及存档档文件清清单每季季度上报报公司备备案。档案在历历任主管管调职、离任时时应向公公司或接接任者办办理移交交手续，经确认认后方可可离任。档案日常常需经常常使用部部分应复复印备份份，原件件存放在在档案中中不得随随意使用用。因工作需需要借阅阅、复印印专管部部分档案案资料的的，需经经主管书书面确认认，如有有违反的的作泄密密处理。公司将定定期巡查查上述规规定所提提及之

3、要要求落实实情况，对不符符合要求求的保管管责任人人将作适适当处分分。档案资料料因保管管不当而而导致遗遗失、泄泄密的，对管理理有重大大影响及及损害公公司利益益的，公公司将视视情节轻轻重追究究当事人人责任，并保留留追究其其法律责责任的权权利。二.管理理保密规规定管理处工工作范围围内所有有的公司司内部资资料，业业主、用用户单元元和管理理处员工工个人资资料及其其内所载载有的通通讯地址址、联系系电话、购/租合约约及金额额、特别别条款、及公司司内部情情况、业业主及用用户个人人情况等等均属工工作保密密范围。业主、用用户及员员工资料料统一存存放在管管理处办办公室文文件柜中中，由管管理处秘秘书专人人负责备备注、

4、记记录及存存档等工工作，由由主管每每周审核核，其他他工作人人员未经经许可禁禁止查阅阅。管理处文文件柜备备用钥匙匙由主管管保管，主管及及秘书因因需告假假时，经经指定的的授权人人士，方方可代为为执行以以上事务务。因工作所所需而放放置于办办公室、监控中中心、接接待处的的业主及及用户联联系电话话、员工工个人联联系电话话、地址址等，必必须隐蔽蔽放置，不得张张贴于显显眼处，不得外外泄。公司制定定的各类类规章制制度及工工作指引引，由管管理处统统一保管管，高级级管理员员以上级级别人员员可借阅阅(须办理理借阅手手续)，每次次限时一一周。实实行借阅阅目的为为指引员员工工作作及员工工培训，严禁任任何形式式的抄袭袭及

5、复印印。管理处发发布的各各类通知知通告，应限定定时效，过时收收回。员工应具具有维护护他人隐隐私权利利的法律律意识，主动为为公司及及用户保保守秘密密，对于于任何人人士不正正常的打打探行为为，应坚坚决拒绝绝并向管管理处报报告。员工因执执行保密密规定不不当，致致使公司司、业主主、用户户或管理理员工利利益受不不良侵害害的，公公司将按按员工守守则有关关规定从从重处罚罚，并由由当事人人个人承承担导致致的全部部法律责责任。档案管理理一.档案案资料1、验收收档案土建、设设备安装装竣工资资料(图纸、设备资资料)；设施设备备之质检检、消防防、劳动动局、公公安及音音像管理理等部门门验收合合格文件件；机电设备备保养合

6、合约；公共区域域设施设设备验收收记录(管理公公司)；公共区域域设施设设备移交交记录(发展商商，承包包商与管管理公司司)；单元验收收及移交交记录(承包商商、业主主与管理理公司)；2、二次次装修档档案用户单元元二次装装修图则则及审批批手续；二次装修修期间管管理处监监督检查查资料；3、住户户资料业主入伙伙情况记记录；业主(租租户)情况登登记(包括名名称，单单元号，联系人人，建筑筑面积，交接单单，入伙伙时间或或租用期期限等)；4、管理理文本汇汇编管理合同同、管理理公约、用户手手册等统统一装订订成册；各类管理理规章制制度及装装修规定定等；各项管理理分包合合约；5、设备备维修保保养类各类设施施设备要要有专

7、门门的维修修保养制制度及应应急措施施；各类设施施设备有有独立的的维修档档案；及及日常巡巡检维修修记录；主要部位位如变配配电间、监控中中心等应应有工作作日记，交接班班记录，巡视记记录及人人员进出出记录；管理处有有用户维维修报修修单，维维修后应应有回访访记录；6、设施施设备检检测类变配电间间要有供供电部门门定期电电气测试试报告记记录；生活水箱箱要定期期清洗消消毒并存存记录，清洗后后要有卫卫生部门门水质检检测报告告，清洗洗工作应应有有效效体检证证明；消防泵、管道应应有定期期试机及及换水记记录，烟烟感温感感探头应应有定期期测试工工作记录录；其它设施施设备检检测记录录资料；7、管理理处运作作类管理处正正

8、式文件件应用电电脑打印印操作，并有规规定的电电脑档号号及存档档目录记记录；管理费收收缴情况况；管理费财财务报告告；物业管理理处运作作报告；管理处会会议记录录(包括内内部及与与发展商商或业主主委员会会)管理处值值班记录录保安值班班记录设备值班班与巡检检记录管理工作作计划与与报告工程设备备管理计计划与报报告管理处往往来信函函用户报修修与投诉诉处理记记录承包商维维修或保保养工作作情况记记录二.档案案存档要要求资料内容容文档名称称存档要求求目录索引引土建设备备安装竣竣工资料料竣工图图则资料料图纸档案案盒(蓝色)数量：按按类建立立每张图纸纸名称索索引设施设备备质检、消防等等部门验验收文件件审验文文件易事

9、快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本按设施设设备单项项设索引引机电设备备保养合合约设备保保养合约约易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本按设施设设备单项项设索引引公共区域域设备设设备验收收记录公共区区域验收收记录图纸档案案盒数量：按按量而定定按区域、设备名名称设索索引公共区域域设备移移交记录录公共区区域移交交记录图纸档案案盒数量：按按量而定定按区域、设备名名称设索索引单元验收收及移交交记录单元验验收移交交记录图纸档案案盒数量：按按量而定定按单元设设目录索索引用户单元元二次装装修图则则及审批批手续二次装装修审批批记录图纸档案案盒数量：按按量而定定按单元设设目录索索引二次装修修监

10、督检检查资料料二次装装修监督督记录图纸档案案盒数量：按按量而定定按单元设设目录索索引入伙情况况记录入伙情情况记录录易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本按月作报报表不作作索引业主、住住户及租租户情况况记录业主、用户情情况记录录易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本按顺序存存档不作作索引管理合约约、公约约用户手手册汇编编管理文文本汇编编易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本按文本分分类索引引12.管管理规章章制度及及装修规规定规章制制度汇编编易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本按文本分分类索引引13.管管理分包包合约管理公公包合约约易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本同上14.设设施设备备维修保保养制度度及应急急措施维修保保养制度度易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本同上15.设设施设备备维修档档案设备维维修档案案易事快AA4文件件夹(黑色3寸)数量：集中一一本同上16.设设施设备备检测记记录设备检检测记录录易事快A