基层社会保障档案管理现状分析及对策

1、-PAGE . z. - w -基层社会保障档案管理现状分析及对策社会保障是民生之安，是造福全体人民的一项基本制度，关系人民幸福和社会的公平正义，关系到人民群众生活质量的提高，也关系到社会和谐稳定和经济平稳持续地发展。随着我国社会保障事业的不断推进和完善，各基层社保所经办的业务日益增多，且与人民群众的利益和生活息息相关。作为民生档案的重要组成部分，社保所业务档案不仅为各基层社保所整体工作提供了重要的凭据支撑，而且为维护人民群众的合法权益发挥着不可替代的特殊作用。为加强和规社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规化、制度化、信息化建设，使档案管理

2、工作与社保所业务工作同步发展，今年4月初至9月，会同相关单位对辖区21个社保所业务档案管理现状进行了摸底调查和分析，主要采取座谈了解、实地查看、调查问卷、召开座谈会等形式开展了工作调研。一、管理现状全区现有21个社保所，有17个社保所于2002-2003年初正式成立，北方企业集团总公司社保所成立于2006年，天通苑南街道办事处、天通苑北街道办事处、霍营街道办事处3个新建街道社保所成立于2012年底。（一）档案室建设情况全区绝大多数社保所都具备档案保管的基本条件，但是大部分社保所面临档案库房紧、缺乏专门档案管理人员的局面。1.设立档案库房情况。经统计，有17个社保所设立档案库房，占全区社保所总数

3、的80.95%；新成立的天南、天北和霍营3家社保所及在临时租赁场所办公的百善镇社保所没有设立档案库房；安装有档案密集架的社保所只有6家，新成立的3个社保所既无专室也无专柜存放档案，其余12家社保所均使用五节档案铁皮柜保管档案、资料。除东小口、回龙观、北七家和南口镇等社保所档案库房面积相对较大并且安装有档案密集架之外，大部分社保所囿于办公用房条件所限，设置档案库房面积过小，档案库房面积承载量满足不了日益增长的业务档案数量，导致档案库房已驱于饱和。从调研了解的情况看，各社保所均意识到档案库房承载量不足的问题。有的社保所增加档案库房面积、有的社保所将档案柜换成密集架来缓解档案存放空间不足的问题。 2

4、.配备专兼职档案员情况。经统计，全区有4社保所配备专职档案员，有7个社保所设有兼职档案员，其中熟悉档案专业工作的仅有兴寿镇和流村镇社保所档案员，配备专兼职档案员的社保所占全区社保所总数的52.38%；没有配备专兼职档案员的社保所有10个，占全区社保所总数的47.62%。而且社保所档案员未经过档案专业培训，缺乏档案管理知识和业务技能。总体来看，各社保所需要建立档案管理体系和专兼职档案员队伍，明确各自职责分工。（二）档案管理情况由于历史原因，我区各社保所均把业务档案归入文书档案管理畴，全区社保所档案管理情况参差不齐。1.档案规化情况。经调研，各社保所积攒了10多年以来产生的大量档案资料，只有12个

5、社保所档案资料进行了归档整理。其中：编制了档案检索目录的社保所只有9家，占总数的42.86%；只对部分业务档案资料进行归档整理的社保所有10家，占总数的47%；档案资料由社保所业务经办人员自行管理的社保所有6家，占总数的28.5%；流村镇社保所把历年来形成的重要档案资料都收集整理，比较规齐全；兴寿镇、小汤山、东小口镇、村镇、沙河镇、城南街道、十三陵镇、马池口镇、南邵镇等9个镇街社保所对部分业务档案资料进行了较为规的整理，但存在断档、积压档案资料等问题；回龙观镇、北七家镇、阳坊镇、南口镇、延寿镇等5个镇社保业务档案进行了统一集中存放，但没有系统规整理；百善镇社保所由于多次搬家”，其业务档案没有进

6、行整理；天南、天北和霍营3个街道办事处社保所刚刚成立一年，正面临档案资料归档整理问题。总体来看，各社保所档案整理、保管情况差异较大，缺乏统一、规的工作标准和管理办法。调研发现，绝大多数社保所对实现档案工作规化管理具有比较强烈愿望和要求。2.档案开发利用情况。社保所业务档案资料作为社保所工作凭据，在日常工作中利用率很高。经调研，全区只有3个社保所由专职档案员提供利用服务，其余各社保所一般是由窗口业务经办工作人员按照各自经办业务自行到库房查找并提供利用；绝大多数社保所未建立保管、借阅等档案管理工作制度，日常档案借阅、利用没有相应的借阅登记和利用效果登记；各社保所都没有意识到应建立本社保所的大事记制

7、度和对各类业务基础数字进行系统汇编。由此可见，档案开发利用工作仅仅停留在你用我查”的自发的工作状态。二、问题与原因社保所成立10多年来，区、镇（街）档案部门对社保所档案工作开展了一些有益的尝试，取得了一些进展，但是由于多种原因的制约和影响，各社保所档案工作的规化管理进程比较缓慢，从调研情况看，影响各社保所档案工作的因素不尽相同，但可以归纳为以下三个方面。（一）缺乏科学统一的监督和管理1.机制不顺监管难”。各社保所隶属各镇（街），为其所属事业单位，同时业务上接受区人力社保局、区民政局指导。一方面，按照以往管理体制和模式：各镇（街）直接负责监管社保所档案工作，接受区监督指导，接受区人力社保局、区民

8、政局业务档案指导。表面上看，社保所的档案工作有三个婆婆在管，因为缺少互联互通责任机制，没有工作准则，没检查落实标准，没有形拳头和合力，导致各社保所对档案工作是身无压力轻飘飘，动力不足,落实不好。另一方面，事实上，由于对社保所业务档案不熟悉，镇（街）档案员把社保所与镇（街）设机构等同管理，没有区分社保所业务形成规律和管理特点，将社保所形成档案全部纳入文书档案归档管理，导致档案管理要求与社保所业务需求相互脱节、不匹配，既没管好，也不便于利用。2.意识不强保障难”。由于社保所档案数量巨大,工作环节繁琐,加之有关领导的不重视,对社保所档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,没有专门

9、的档案室,没有建立档案工作制度，部分业务人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。3.体制不全用人难”。由于成立10多年来，社保所保障人口增多，各级下沉的业务增多，业务量也随之不断增大，但是，社保所的人员编制却没有增加，还是10多年前的编制，这三增一不增”的问题在全区各社保所普遍存在，使社保所业务人员工作压力普遍比较大，一些服务人口较多、业务量较大的社保所，更是凸显人员紧。因此各社保所虽然都知道做好档案工作的重要性，但也顾不上深入系统的整理业务档案。重业务轻管理，这也是有近50%的社保所都没有设置专兼职档案员的根本原因所在。目前，各社保

10、所虽然有部分单位对部分档案进行了整理，但是由于社保工作的连续性，大多数社保所还是谁的业务档案资料还是谁管业务，谁管档”，属于三自状态”，即自产、自管、自用”。4.管理落后规难”。由于缺编制，缺人管，档案管理还很不规。主要表现为四重四轻”。一是重收集，轻整理。就是在档案资料的保管上收集的还比较齐全，恨不得一个纸片也不敢丢，但只是散存散放，对档案资料进行全面系统地整理归档做得不好。二是重硬件，轻软件。大多数的社保所都设有档案库房，有档案柜，但是还没建立健全档案收集、保管、利用等制度规定，软件还没有跟上。三是重使用，轻管理。由于社保档案资料的使用价值和频率都很高，办理业务时会经常使用，但是档案资料的

11、安全管理却比较落后，处于无整理、无监管、无登记、无安防措施的四无”状态。四是重电子，轻纸质。由于认识上的原因，社保所对在办理业务过程中在办公软件系统中形成的电子材料介质转化收存就不能够重视，过分依赖电脑和办公软件保存信息资料，缺乏纸质、电子双套存档意识，认为系统中有数据、电子版报上级部门，存不存纸质档案无关紧要。（二）缺乏专业管理的标准和规长期以来，由于社保所档案管理与业务工作开展的不同步，由于对社保所业务工作认识的不到位，由于生搬硬套档案管理模式，导致社保所档案管理缺乏统一标准和分类,哪些资料需要整理归档，如何分类进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资

12、料需要集中统一管理，如何管理。没有制定统一的社保所业务档案归档围和保管期限，没有摸索出切实可行的社保所业务档案管理办法。社保所档案管理客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序，主观上也需要建立标准化、规化的管理制度和管理程序。（三）缺乏切实有效的梳理和整合社保所业务工作由于既有随机性又有连续性，既有一次性又有反复性，既有实际真实记录又有网上软件操作，各种情况比较复杂，社保所业务的复杂性与档案工作原则和业务要求之间存在隔膜，主要表现为三个不统一”。一是思想不统一，按业务分类、档案自用自管的现状与档案工作分级管理集中保管的原则要求不统一。二是整理方式不统一，各社保所目前对文件材料的存放主要是以业务为

13、主线以件为单位进行，没有分开年度，没划分保管理期限，这与档案规化管理要不统一的。三是管理模式不统一，各社保所的档案室普遍没有管理制度约束，对社保所部来讲就属于开放性的管理，只要是社保所部的人员，谁都可以随查看调阅任何文件，文件存多存少无要求，进出档案室、文件材料增减无记录，档案材料的完整性、安全性、性得不到保障，这与档案工作管理的基本要求不统一。三、对策和建议社保所档案工作是做好社保所业务工作的重要基础，是维护广大群众合法社会保障利益的重要支撑，必须高度重视。要从保民生的高度，全面谋划，搞好顶层设计。要从推进工作、服务群众的实际出发，努力解决突出问题，全力推进社保所档案工作规化、制度化、信息化

14、，全面加强社保所档案室基础建设，建立健全社保所档案资源体系和可靠管用的安全管理工作机制，建立起与我区社会经济发展水平相适应的社保所档案工作管理体系。（一）建立健全管理责任体系1.提高认识，加强领导。加大社保所档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社保所档案工作的重要性,提高每一位公民的社会保障意识,加大对社保所档案工作的重视程度,积极争取各级党委、政府领导对社保所档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社保所档案工作中存在的人员匮乏、金短缺、库房紧等现实问题,为建设和完善社保所档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保所工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管

15、档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。2.齐抓共管，分工合作。建立起区、区人力社保局、区民政局、镇（街）和各社保所分工明确、职责明晰、互联互通、齐抓共管的三位一体”的社保所档案工作联管责任体系。区负责全区社保所业务档案工作的监督和指导；区人力社保局负责全区社保所社保业务档案的规和审核；区民政局负责全区社保所民政业务档案的规和审核。区要与区人力社保局、区民政局加强沟通与配合，共同承担对社保所业务档案管理工作的组织领导职责。各镇（街）承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所档案工作的组织、实施和管理，保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。各社保所负责业务档案

16、的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作，并接受镇（街）、区人力社保局、区民政局档案部门的业务指导。（二）理顺规管理工作机制社保所业务档案规化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。1.创新管理机制。社保所业务档案不能等同于镇（街）其他职能科室档案管理，既要纳入镇（街）档案室集中统一管理，又要充分考虑其业务工作的独特性和连续性。因此，为理顺和规社保所档案工作管理机制，保障社保所业务工作与档案工作同步开展，就要对社保所档案工作进行管理创新：将社保所档案纳入镇（街）档案全宗作为一个整体统一管理，镇（街）档案室履行综合管理职能，对社保所形成的业务档案以外的其他门类档案直接进行管理；社保所设立专

17、业档案室，配备业务档案库房和专职档案员，具体负责业务档案的收集、保管、利用和移交；各业务窗口设立兼职档案员负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。社保所业务档案目录每年6月底前移交镇（街）档案室集中统一管理。2.完善工作机制。加强和规社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展。一是抓软件，立规矩。制定社保所档案室管理制度、业务档案保管制度、制度、借阅制度、档案员职责等，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。二是抓硬件，提标准。加大投入力度，全面加强各社保有档案

18、室建设。倡导社保所档案室进行评估升级改造，达到档案库房面积达标，设施齐全，管理正规。三是抓归档，定规。根据社保所业务经办的规律和特点，以方便收集整理和检索利用为原则，出台社保所业务档案归档围和保管期限表（见附件1），明确社保所业务档案归档围，为准确划定业务档案保管期限提供依据，将社保所业务档案分类管理，以此规全区社保所业务档案的收集、积累、整理、保管、利用、查询服务工作，并按要求和标准抓好工作落实。四是抓考核，促落实。做到三个纳入”，区人力社保局和区民政局要把社保所档案工作纳入对社保所业务工作年度考核，区要把社保所的档案工作纳入对各镇（街）档案执法检查围，各镇（街）要把社保所的档案工作纳入镇年

19、度工作考核。3.制定管理办法。制定出台社保所业务档案管理办法（见附件2），将社保所业务档案工作纳入规化管理。管理办法应就社保所业务档案资源体系、利用体系和安全体系建设为着力点，重点解决社保所档案管理体系、工作机制、工作保障以及业务档案归档围、业务规、整理标准、档案流向、档案室配套设备、档案管理人员的职责分工等问题，以彻底改变社保所业务档案管理现状，逐步形成适合与社保所业务同步发展的档案工作模式。（三）建设打造专业管理队伍一是建队伍。区、镇（街）、所形成组织领导、监督指导和落实管理网络，各社保所要明确专兼档案员，建立起一级对一级负责的社保档案工作队伍。二是强素质。搞好业务培训，不断提高社保档案工

20、作人员的素质，并形成由组织，各级档案管理人员参加的业务培训机制，做到指导监督到位，业务培训到位，使各社保所的专兼职档案员都能达到四会一能”要求。即会收集、会整理、会编目、会管理、能熟练查找利用档案。三是抓落实。开展好三个活动”，依据社保所业务档案管理办法组织开展创建星级达标”活动，促进社保所档案室全面建设的提升。培养典型，开展争先创优”活动，组织各社保所档案工作人员开展业务交流工作经验交流活动，通过各种形式的比学活动，提高工作标准，促进工作落实。随着社会管理工作不断创新发展，我国社会保障全民覆盖，惠民政策不断实施，社保所业务围不断扩大完善，档案工作也随之从工作理念、工作方法、管理体制等方面发生

21、了巨大的变化。在新的历史条件下如何深入认识社保所档案工作，进一步找到、认识和解决社保所档案工作因发展带来的一系问题，是摆在广大档案工作者面前的重大课题。通过对社保所业务档案管理探究，就是要总结日常工作的有益探索和尝试，进行理论思考，解决实际问题，使社保所档案管理更加规，从而实践好以档案记录一生、保障一生、服务一生”的工作职责，更好地造福社会。附件1社保所业务档案归档围与保管期限表编号类别归档围保管期限1失业管理类1.1失业登记材料登记失业人员告知书（存根）10年失业登记申请审核表就业失业登记个人信息采集（变更）表失业登记地点变更申请表其他相关审核材料（如复印件等）1.2失业金待遇 领取材料失业

22、人员申领失业保险金登记表30年市失业人员失业保险金预核定单失业人员失业保险金登记卡失业人员失业保险金预申领单失业人员领取失业保险金明细表及停领原因1.3失业人员 培训材料失业人员培训登记台帐10年参加培训人员花名册1.4失业档案 管理材料失业人员档案转移台账永久2就业管理类2.1就业登记材料个人就业登记表及相关材料永久提档通知单用人单位招用人员就业登记表单位办理招工相关审核材料2.2农村劳动力 就业管理材料农村劳动力个人基本情况表永久市农村劳动力转移就业登记表(确认)2.2农村劳动力 就业管理材料、户口本、学历证明等其他相关材料永久2.3就业培训 管理材料个人求职登记10年就业指导表回访登记用

23、人单位用人需求台帐用人单位招聘信息台帐社保所向用人单位推荐求职人员情况统计表2.42.4灵活就业 审批材料灵活就业 审批材料自谋职业、自主创业和灵活就业人员个人就业登记表及相关材料10年10年灵活就业人员享受社会保险补助协议书灵活就业人员核查花名册市局申请享受灵活就业社会保险补贴批复停止灵活就业人员享受社会保险补贴审批表停止灵活就业人员享受社会保险补贴花名册灵活就业统计表、台账、社会保险补贴人员花名册等材料2.5自谋职业 审批材料自谋职业社会保险补贴申请表及相关材料10年自谋职业人员享受社会保险补助协议书自谋职业人员核查花名册市局申请享受自谋职业社会保险补贴批复3无档人员管理类3.1无档人员社

24、保申请材料市社会保险参保人员增加表10年无档案人员延期缴纳社会保险费申办单无档案人员延期缴费申请10年无档案人员延期缴纳社会保险情况台账3.2无档人员社保停止材料市社会保险参保人员减少表10年个人终止参保情况说明材料4农村劳动力管理类4.1农村劳动力 社保申请材料申请农民缴纳社会保险告知书（存根）10年市农村劳动力缴纳社会保险费申办单市社会保险参保人员增加表4.2农村劳动力 社保停止材料个人终止参保情况说明材料10年市社会保险参保人员减少表5外埠人员社保管理类5.15.1外埠人员社保申请材料外埠人员社保申请材料市社会保险参保人员增加表10年10年外埠户籍参保人员延长缴费申请表外埠户籍参保人员延

25、长缴费证明市延长缴纳社会保险费申办单5.2外埠人员社保停止材料市社会保险参保人员减少表10年社会保障卡补办申办单6城镇居民医疗保险管理类6.1城镇居民医疗保险登记材料个人参加城镇居民基本医疗保险信息登记表（包括变更表）10年个人参加城镇居民基本医疗保险材料6.2城镇居民医疗保险征缴材料城镇居民医疗保险征缴相关材料10年7社会化退休管理类7.1失业人员病退审批材料劳动能力鉴定、确认申请表50年个人情况书面说明病退职工申请劳动能力鉴定须知（告知书）7.2失业人员退休审批材料退休人员登记表50年退休分类汇总表特殊工种退休公示表个人退休申请其他有关材料7.3灵活就业退休审批材料灵活就业人员退休申请材料

26、（申请、个人相关证件复印件）50年退休审批表市社会保险人员增加表7.4退休人员异地资格认证材料异地退休资格认定表50年7.5无保障人员 退休审批材料申请办理无保障养老金材料50年8社会保障卡管理类材料社会保障卡补办申办单10年复印件市社会保障卡发行回执单申领或挂失（补办）社会保障卡台账9医药费报销管理类材料药费报销登记表10年市医疗保险（门诊、住院、手工）费用审核表药费报销领卡登记表报销药费台账10年10征地转非管理类材料征地转非确认表永久征地转非公证书征地转非社会保险征缴表11劳动者权益管理类材料劳动监察动态报表10年建筑施工企业劳动用工汇总表企业用工检查汇总表街道调解中心劳动争议调解情况报

27、表劳动合同届满情况年报劳动合同履行情况季报11劳动者权益管理类材料用人单位用工情况登记表10年用人单位基本信息采集表用人单位基本信息台账解决建筑工地农民工工资拖欠问题的相关记录12公益性就业组织管理类材料用人单位人员就业登记表10年市就业特困人员认定表就业特困人员家庭收入证明材料公益性人员劳动合同就业特困人员就业托底安置申请认定表及相关材料 13死亡丧葬费管理类13.1社会保障人员死亡丧葬费申请材料死亡证明10年退休人员死亡登记表13.2城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请材料市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请表30年居民死亡医疗证明（推断）书或公安机关出具的死亡证明复印件火化证明/街道（镇）土葬证明

28、/回民殡葬管理处土葬证明/亡者户籍注销证明材料申请人（经办人）证明、复印件市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴公示书年度发放丧葬补贴花名册年度无丧葬补助居民申请丧葬补贴汇总表14低收入和低保管理类14.114.1低保申报材料低保申报材料市城乡居民最低生活保障待遇申请书10年市城乡居民最低生活保障待遇审批表个人申请材料户口本和复印件申请享受城乡低保待遇家庭非固定岗位工作人员收入证明申请社会救助家庭经济状况等级表及声明书与低保对象签定的协议书个人保证书居（村）委会城乡低保工作评议小组会议记录村（居）委会证明市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录申请城乡居民社会救助待遇入户调查表其他证明材料（疾病诊断证明、

29、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等）14.2市低收入家庭认定申请登记表10年市低收入家庭认定表低收入 申报材料市低收入家庭认定申请书10年市低收入家庭认定评议意见书申请市低收入家庭认定基本情况公示书居（村）委会城乡低收入家庭认定工作评议小组会议记录市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录个人申请家庭成员复印件、户口本复印件城乡低收入家庭非固定岗位工作人员收入证明城乡低收入家庭认定在职人员收入证明村（居）委会证明申请社会救助家庭经济状况登记表及声明书其他证明材料（疾病诊断证明、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等）14.3低保户高等教育新生入学救助申报材料市高等教育新生入学救助待遇申

30、请审批表10年市高等教育新生入学救助待遇情况反馈表低保证、低收入证复印件、户口本复印件普通高校录取通知书复印件学校收费发票复印件14.4电费补贴材料城乡低保电费补贴明细表10年14.5燃煤自采暖 材料城乡低保燃煤自采暖10年14.6新农合材料农村低保户参加新型合作医疗补发款10年14.7两节过节费 材料城乡低保两节走访花名册10年附件2社保所业务档案管理办法（试行）第一条 为加强和规社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据市实施档案法办法及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办

31、法。第二条 社保所形成的业务档案，适用本办法。第三条 本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第四条 区负责全区社保所业务档案管理工作的监督和指导；区人力社保局负责全区社保所社保业务档案的规和审核；区民政局负责全区社保所民政业务档案的规和审核。镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交

32、等工作。第五条 社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。档案室需配备计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、空调、防盗门窗等设备。第六条 社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务

33、指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。社保所专（兼）职档案员应参加区举办的档案人员岗位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时，需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。第七条 社保所应认真落实档案保管、利用、移交、鉴定、销毁等管理规定，保证业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。第八条 社保所应对照社保所业务档案归档围和保管期限表，将办理业务过程中形成的记录、证据、依据等文件材料及时归档，并在规定时间，移交档案室集中统一管理。档案收集。各业务窗口档案员按照办结完毕业务”的时间顺序收集业务文件材料。社保所档案员定期

34、将办结完毕的业务文件材料进行收集汇总。业务档案收集须做到应收尽收，应管尽管，确保归档材料齐全、完整、手续完备。档案整理。业务档案一般按年或月整理组卷，不同保管期限、不同年度的业务档案应单独组卷，不得混合整理组卷。每日工作结束前，业务经办人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档案进行分类和初步整理。每月底前，由业务窗口档案员按业务办理时间顺序对当月业务档案进行分类、整理。业务档案附有金属物的应予剔除，破损的材料予以修复，易褪变的材料（如复写纸、传真热敏纸等）予以复制，复制件与原件一同归档，纸型规格一致，档案折叠整齐美观。归档材料页码应按顺序在有信息容的文件正面右上角和反面左上角用2B铅笔标注，不得

35、出现重号、空号、错号。档案装订。每月5日前，各业务窗口档案员应将上月业务档案及时装订。装订业务档案应严格按照档案装订的有关规定操作，每本档案厚度在80页左右。装订容应包括档案封皮、卷目录、归档文件、备考表、封底等，并按此顺序排列，采取左侧三孔一线方式装订。档案封皮填写容应包括镇（街道）名称、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号等。备考表填写容应包括本卷情况说明、立卷时间、立卷人、检查人等。档案移交。各业务窗口档案整理完成后，须经社保所档案员审核，符合归档要求的，由社保所档案员和窗口档案员双方签字确认后，移交档案室管理。不符合要求的，退回经办人员限期整改，合格后方可移交。第九条 业务档案分类应根据社保所业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用年度-业务类别”或业务类别-年度”的方法对经办业务材料进行分类、整理，并及时编制卷目录、案卷目录等。社保所档案员应当对接收的档案及时进行分类、整理、编号、入库保管，并编制索引目录。业务档案目录每年6月底前移交镇（街道）档案室集中保存。业务档案包括以下十四类：（一）失业管理类（二）就业管理类（三）无档人员管理类（四）农村劳动力灵活就业管理类（五）外埠人员社保管理类（六）城镇居民医疗保险管理类（七）社会化退休管理类（八）社会