会议沟通技巧

1、导言在我们的的工作过过程中，会会议可以以说是一一项最经经常的工工作。一项调查查表明：大多数数商务人人士有三三分之一一的时间间是用于于开会，有有三分之之一的时时间是用用于旅途途奔波。有感于于繁重不不堪的会会议邀请请，万科科的总裁裁王石曾曾经说过过一句很很形象的的话，他他说：“我我如果不不是在开开会，就就是在去去往下一一个会议议的路上上。”虽然大家家都很了了解会议议所带来来的资源源、人力力、物力力的巨大耗费，但但人们也也不得不不承认，会会议是一一种很有有效的沟沟通手段段，因为为面对面面的交流流可以传传递更多多的信息息，尤其其是很多多需要各各部门协协作的工工作，就就更是需需要会议议的纽带带来协助助运

2、作。【自检】你在会议议沟通活活动中是是否具有有以下行行为要点点？你的会议议沟通表表现是否1.总是是在会议议开始前前3天就就已经安安排好了了会议的的日程并并将该议议程通知知到每位位与会者者。2.当与与会者询询问议程程安排时时总是回回答：“还没定定呢，等等通知吧吧”。3.对于于会议将将要进行行的每项项议程都都胸有成成竹。4.会议议开始前前半小时时还在为为是否进进行某几几个议题题而犹豫豫不决。5.提前前将每一一项会议议任务安安排给相相关的工工作人员员去落实实，并在在会议开开始前加加以确认认。6.临到到会议开开始前才才发现还还有一些些会议设设备没有有安排好好。7.预先先拟定邀邀请与会会的人员员名单，并

3、并在开会会前两天天确认关关键人士士是否会会出席会会议。8.自己己也记不不清邀请请了那些些人出席席会议，会会议开始始前才发发现忘了了邀请主主管领导导参加会会议。9会议议时间安安排恰当当，能够够完成所所有的议议题。10会会议总是是被一些些跑题、多话者者干扰，难难以顺利利进行。11会会议室布布置恰当当，令与与会者感感觉舒适适又便于于沟通。12会会议室拥拥挤不堪堪，令与与会者感感觉不快快，大家家都盼望望着早点点结束会会议。以上122个问题题，可能能是你的的会议沟沟通活动动中常见见的表现现，你如如果选择择了题号号是单数数的行为为表现，请请给自己己加上一一分；你你如果选选择了题题号是双双数的行行为表现现，

4、请给给自己减减去一分分。最后后看看自自己的总总分吧！36分分：你的的会议沟沟通技巧巧是值得得称道的的。03分分：你的的会议沟沟通技巧巧也还不不错，但但需要进进一步改改进。低于0分分：你的的会议沟沟通技巧巧真不怎怎么样，赶赶快努力力吧！会议的安安排制定议程安排1.充分分考虑会会议的进进程，写写出条款款式的议议程安排排。2.确定定会议的的召开时时间和结结束时间间并和各各部门主主管协调调。3.整理理相关议议题，并并根据其其重要程程度排出出讨论顺顺序。4.把议议程安排排提前交交到与会会者手。挑选与会者1.首要要原则是是少而精精。2.信息息型会议议,你应应该通知知所有需需要了解解该信息息的人都都参加。3

5、.决策策型会议议,你需需要邀请请能对问问题的解解决有所所贡献,对决策策有影响响的权威威,以及及能对执执行决策策做出承承诺的人人参加。4.你需需要对某某些未在在会议邀邀请之列列的关键键人士说说明原因因。适宜沟通的会议室布置1.现场场会议室室一般比比较方便便且费用用低廉,因此是是首选地地点。但但如果涉涉及公司司的对外外公共关关系形象象或者与与会人数数很多，则则可以考考虑租用用酒店或或展览中中心的专专用会议议室。2.与会会者的身身体舒适适需求不不能忽略略，应注注意会议议室的空空调温度度、桌椅椅舒适度度，灯光光和通风风设备也也应和会会议的规规模和安安排的活活动相适适应。3.根据据你的沟沟通需要要来选用

6、用适当的的桌椅排排列方式式。信息息型会议议的与会会者应面面向房间间的前方方，而决决策型会会议的与与会者应应面向彼彼此。会议安排排核查表表检查项目目具体工作作负责人人检查结果果会议沟通通目标会议议程程安排参加会议议人员安安排会议实物物安排会议的主主持(一)成成功地开开始会议议和其他的的很多场场合一样样,准备备工作是是避免表表现紧张张的关键键：如果果你知道道自己将将会说些些什么来来作为开开场白，你你就会放放松下来来。更重重要的是是,你可可以给整整个会议议带来一一个富有有组织的的、卓有有成效的的开始。会议开开场秘诀诀1准时时开会对于每一一位职业业的商务务人士而而言，最最头疼、最深恶恶痛绝的的事情莫莫

7、过于对对方不准准时，不不守时。在高速速运转的的信息社社会，时时间意味味着抢占占的商机机，时间间意味着着金钱和和财富，时时间意味味着一切切。我们们说“浪浪费别人人的时间间就等于于谋财害害命”也也是毫不不夸张的的。对于于会议而而言就更更是如此此，因为为不准时时召开的的会议浪浪费的是是所有与与会者的的时间，这这不仅会会加剧与与会者的的焦躁抵抵触情绪绪，同时时也会令令与会者者怀疑组组织者的的工作效效率和领领导能力力。2向每每个人表表示欢迎迎用宏亮的的声音对对每个人人表示热热烈的欢欢迎。如如果你面面对的是是一队新新的成员员，让他他们作向向大家做做自我介介绍。如如果他们们彼此已已经见过过面了，也也要确保保

8、把客人人和新来来乍到的的成员介介绍给大大家。3制定定或者重重温会议议的基本本规则会议的基基本规则则是会议议中行为为的基本本准则，你你可以使使用“不不允许跑跑题”、“聆听听每一个个人的发发言”以以及“每每人的发发言时间间不能超超过5分分钟”这这样的规规定。如如果准则则是由与与会者共共同制定定的而不不是由主主持人强强加给与与会者的的，效果果要更好好一些。你可以以向与会会者询问问“我们们都同意意这些规规定吗?”要得得到每一一个人的的肯定答答复，而而不要想想当然地地把沉默默当成是是没有异异议。4分配配记录员员和计时时员的职职责如果可能能的话，让让大家志志愿来担担任这些些职责而而不要由由主持人人指定。计

9、时员员负责记记录时间间并保证证讨论持持续进行行，记录录员则负负责做会会议记录录。对于于一些例例行会议议而言，不不妨由所所有人轮轮流担当当这些职职责。(二)会会议主持持人的沟沟通技巧巧一个优秀秀的会议议领导者者总是经经常提出出他们简简短的意意见以指指引会议议讨论的的进程。比如说说“让我我们试试试”，“这这是一个个好的思思路，让让我们继继续下去去。”事事实上，如如果我们们仔细观观察，就就会发现现优秀的的会议主主持人最最常用的的引导方方式是提提问题，针针对目前前所讨论论的问题题引导性性的提问问，会使使与会者者的思路路迅速集集中到一一起，提提高工作作的效率率。我们常用用的问题题大致可可以分为为两类：开

10、放式式的问题题和封闭闭式的问问题。开开放式的的问题需需要我们们花费更更多的时时间和精精力来思思考回答答，而封封闭式的的问题则则只需一一两句话话就可以以回答了了。比如如说：“小小王，你你对这个个问题怎怎么看？”这就就是开放放式的问问题；“小小王，你你同意这这种观点点吗？”这就是封封闭式的的问题。做为一一名有经经验的会会议主持持人，你你应该善善于运用用各种提提问方式式。问题类型型问题特点点棱镜型问问题把别人向向你提出出的问题题反问给给所有与与会者。例如，与与会者：“我们们应该怎怎么做呢呢？”你你可以说说：“好好吧，大大家都来来谈谈我我们应该该怎么做做。”环形问题题向全体与与会者提提出问题题，然后后

11、每人轮轮流回答答。例如如：“让让我们听听每个人人的工作作计划，小小王，由由你开始始。”广播型问问题向全体与与会者提提出一个个问题，然然后等待待一个人人回答。如：“这这份财务务报表中中有三个个错误，谁谁能够纠纠正一下下？”这这是一种种具有鼓鼓励性而而没有压压力的提提问方式式，因为为你没有有指定人人回答，所所以大家家不会有有压力。定向型问问题向全体提提出问题题，然后后指定一一人回答答。如：“这份份财务报报表存在在三个错错误，谁谁来纠正正一下？小王，你你说说看看。”这这种提问问方式可可以让被被问及的的对象有有一定的的准备时时间。(三)圆圆满地结结束会议议无论是什什么样类类型的会会议，在在会议结结束的

12、时时候重新新回顾一一下目标标、取得得的成果果和已经经达成的的共识，以以及需要要执行的的行动都都是很必必要的。（1）总总结主要要的决定定和行动动方案以以及会议议的其他他主要结结果。（2）回回顾会议议的议程程，表明明已经完完成的事事项以及及仍然有有待完成成的事项项；说明明下次会会议的可可能议程程。（3）给给每一位位与会者者一点时时间说最最后一句句话。（4）就就下次会会议的日日期、时时间和地地点问题题达成一一致意见见。（5）对对会议进进行评估估，在一一种积极极的气氛氛中结束束会议。你可以以对每一一位与会会者的表表现表示示祝贺，表表达你的的赞赏，然然后大声声的说“谢谢谢各位位”来结结束会议议。灵活地应

13、应对会议议的困境境会议依赖赖于与会会者的相相互作用用。开会会时出现现问题是是不可避避免的。有时问问题因为为人而产产生，有有时因为为程序或或逻辑而而产生。在任何何情形下下，主持持者都有有责任令令讨论热热烈，确确保与会会者都参参与讨论论，并保保持讨论论的正确确方向。(一)某某些人试试图支配配讨论的的局面在会议中中，常常常会出现现“一言言堂“的的局面。如果我我们会议议的目的的是找出出不同观观点，那那么广泛泛的参与与是会议议成功所所必不可可少的因因素。有有时有些些人可能能因为富富有经验验、或职职位较高高而处于于支配地地位。当当这种情情形发生生时，其其他人通通常就会会只是坐坐着听。这时，主主持者就就应该

14、提提一些直直接的问问题，将将与会者者调动起起来。如果其他他办法都都不能奏奏效，不不妨尝试试在中间间休息时时与那个个人私下下谈一谈谈，也许许会有所所帮助。(二)某某些人想想争论这种人可可能自称称无所不不知，或或者掌握握的信息息完全是是错误的的，或者者是个吹吹毛求疵疵的家伙伙，喜欢欢插话打打断主持持者。在在任何情情形下，主主持者都都要保持持清醒的的头脑。通过提提问，主主持者可可以引出出这些人人愚蠢的的或牵强强的发言言，然后后不再理理睬他们们。通常常，这种种人会激激怒全体体，会有有人讲出出不欢迎迎他们的的话，然然后一片片沉默。这时，主主持者可可再问其其他与会会者一些些直接的的问题，从从而维持持会场讨

15、讨论气氛氛的平衡衡。通常地，这这个喜欢欢辩论的的人会意意识到情情况，然然后不再再提出问问题。但但如果这这个人不不敏感的的话，主主持者就就必须直直截了当当地向他他指出，他他这种吹吹毛求疵疵的做法法扰乱了了会议的的进程，浪浪费了宝宝贵的时时间。然然后主持持者立即即向另一一个人提提问，以以便让讨讨论继续续下去。(三)某某些人和和身边的的人开小小会当与会者者人数很很多时，经经常会发发生这种种情形。开小会会往往是是因为某某个人想想讲话，但但又没有有机会，或或者某个个谨慎的的与会者者在向大大会提出出某种想想法前，想想先试探探别人的的看法。通常，会会议中有有人开小小差是不不可避免免的。不不过这种种小会一一般

16、比较较简短。只有当当小会时时间持续续长了才才会成为为一个问问题。一个办法法是请这这个人告告诉大家家他刚才才所讲的的内容，另另一个办办法就是是沉默，然然后看着着那个破破坏秩序序的人。通常，这这样就会会恢复会会议秩序序。(四)习习惯性的的跑题者者我们可以以运用FFASTT法来解解决这个个问题。这一谈谈话技巧巧可以训训练一个个习惯性性跑题者者采取一一些更富富有建设设性的行行动：F，面对对造成问问题的人人；A，感谢谢或肯定定这个人人以及他他/她的的良好意意图；S，建议议一种新新的行为为方式；T，多做做几次尝尝试，可可以逐步步改变或或者提高高你的要要求：例如，假假设小王王总是在在开会的的时候讲讲很多的的

17、笑话。他是个个很风趣趣的人，但但是他总总是会让让会议跑跑题。为为了管住住他：F，注视视他，说说:“小小王，我我有个建建议”A，“首首先，你你的笑话话都棒极极了”S，“但但是我仍仍然不清清楚你那那聪明的的脑袋对对这个问问题真正正是怎么么看的?说真的的，你是是否能够够告诉我我们你的的建议?”T，如果果他还是是没有改改变，或或者你可可以更加加严厉一一些：“别别这样了了。我们们已经乐乐过了，但但是现在在的要点点究竟是是什么呢呢?”如果这些些公开的的干预仍仍然不能能够见效效，你可可以问小小王是否否可以在在休息的的时候和和他单独独谈一谈谈。私下下里告诉诉他：你你看到了了他做的的那些事事情，你你如何评评价他的的这些做做法，你你的感受受和你希希望他做做些什么么。这样样的谈话话可以比比公开场场合中的的语气更更为坚定定和严厉厉。【自检】请你根据据左栏的的问题，从从右栏挑挑出相应应的对策策，将问问题和相相应的对对策用直直线连接接起来。通过该该练习学学习如何何更好地地控制