（中职）办公软件应用模块2教学课件

1、YCF正版可修改PPT（中职）办公软件应用模块2教学课件模块2 Excel 2003 电子表格处理任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作 任务2 Excel 2003公式和函数的应用 任务3 Excel 2003的数据管理 任务4 Excel 2003的图表制作 任务5 工作表的打印 本章导读 Microsoft公司的Excel2003是Windows 环境下的优秀电子表格系统，它不仅具有强大的处理图表、图形的功能，而且是一个功能强大的分析软件，可以依据它的分析来作辅助决策。 掌握Excel 的启动和退出方法 理解Excel 菜单的内容和使用方法 掌握工作表的输入、编辑方法以及工作表

2、的输出方法 掌握图表处理和清单处理的基本方法 掌握Excel 中函数和公式的使用 掌握Excel 的文件管理、数据的格式化 掌握数据的图表化 学习目标下一页返回任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作 2.1.1 Excel 的启动与退出下一页返回 l)使用菜单命令退出：选择“文件”“退出” 2)使用标题栏图标退出 3)通过“关闭”按钮退出 4) 按快捷键Alt+ F4。 1）双击桌面上的启动Excel 2003快捷方式图标 2）开始程序 Microsoft Office Microsoft Excel 2003 3）打开磁盘上已存在的Excel文档，启动Excel 2003 4）进入

3、“我的电脑”里的任一磁盘右击选择启动退出启动Excel 2003后，它的窗口如图2-1所示任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作2.1.2 工作表的基本操作技巧 工作表的基本单位是“单元格”单元格是按照单元格所在的行列位置来命名的。1选定单元格选定单元格：将鼠标指向要选定的单元格，然后单击即可选定一个矩形区域：将鼠标指向该区域左上角第一个单元格沿着对角线从第一个单元格拖动到最后一个单元格选定不相邻的矩形区域：按住“Ctrl”键，之后单击所选定的单元格，或者拖动到其他的单元格，待选定需要的单元格后，松开Ctrl键选定整行或选定整列：只需在工作表上单击该行的行号/列号即可选定整个工作表：

4、单击工作表左下角的“选定全部工作表”按钮上一页下一页返回任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作2在工作簿中选定工作表选定单个工作表：在工作表标签上单击要激活的工作表的名字即可将其激活。选定多滚工作表：单击想要选定的第一张工作表标签Shift键单击最后一个工作表的标签“工作组”字样选定全部工作表：在工作表标签上右击快捷菜单中选择“选定全部工作表”取消工作表组:在任意一个工作表标签上单击即可3新建工作簿文件新建新建工作薄空白工作簿文件新建新工作簿本机上的模板模板”对话框电子方案表格”选项卡双击希望创建的工作簿类型的模板，如图2-2所示上一页下一页返回任务1 Excel 2003的表格创建

5、及编辑操作4.工作表的编辑在同一工作簿中移动、复制工作表:选择要移动的工作表标签拖动所选标签到所需的位置；复制：按住Ctrl键的同时拖动所选的标签到所需位置在不同工作簿间移动、复制工作表：选择所要移动、复制的工作表右击选择“移动或复制工作表” 打开“移动或复制工作表”对话框“工作簿”下拉列表框选择要移动、复制到的工作簿， “下列选定工作表之前”列表框中选择新的位置。如图2-3，图2-4所示。工作表的删除：单击要删除的工作表工作表的插入：选择所要插入的工作表右击“插入” “插入”对话框“常用”选项卡“工作表” “确定”，如图2-5所示上一页下一页返回任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操

6、作8输入数据文本的输入：默认情况下，文本在单元格中是左对齐的。若希望将纯数字信息当作文本处理，不参加数值运算，可在输入数字前先输入等号“=”，再用双引号将输入的数字括起来。数字的输入：默认情况下，数值在单元格中右对齐，正数的正号一般不显示。输入分数时（如3/4），应先输入“0”和一个空格，再输入“3/4”日期的输入：单元格中的日期输入采用“月日年”的顺序，中间用“”或“一”分隔。单元格批注输入：默认情况下，单元格的批注信息不显示出来，只在含有批注的单元格右上角显示一个小红点来表示。选定要添加批注的单元格插入” “批注”任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作2.1.3 表格单元的引用

7、单元格的引用有两种模式：AI模式和RICI模式用户可以用以下方法自行确定使用哪种引用模式：“工具”“选项”“选项”对话框“常规”选项卡“设置”“RICI引用样式”复选框确定。默认情况下，采用Al表示法。对于单元格引用有以下几种描述方式。上一页下一页返回 相对引用绝对引用混合引用三维引用任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作 2.1.4 单元格格式化 选择要设置格式的一个或多个单元格“格式” “单元格”“单元格格式”对话框选择不同的选项卡可以设置相应的格式“确定”1.默认字体“工具” ” “选项”“常规”选项卡“标准字体”下拉列表框/“大小”下拉列表框选择字体和字号“确定”如图2-6所

8、示2复制单元格格式选择要复制单元格“格式刷”拖动选择要设置新格式的单元格当鼠标指针扫过这些单元格时它们就自动接收了来自源单元格中的格式松开鼠标左键，完成格式的复制3设置数据的对齐方式 选定要设置对齐方式的单元格单击“格式”工具栏中合适的按钮，如图2-7所示上一页下一页返回任务1 Excel 2003的表格创建及编辑操作 2.1.5 冻结窗口和拆分窗口 1拆分工作表 当鼠标指针指向该按钮，变成拆分 指针形状时，将其向下或向左拖动 到需要位置，即可将工作表拆分。 也可双击拆分按钮进行窗口平均拆分， 还可以选择“窗口”“拆分”命令。 2冻结工作表窗格 选择冻结单元格区域的右下方单元格“窗口”“冻结窗

9、口”命令上一页返回任务2 Excel 2003公式和函数的应用 2.2.1 公式和函数的输入 1公式的输入选择要输入公式的单元格在编辑栏的文本框中输入一个等号(=)或在当前选择的单元格中输入一个等号(=)输入公式表达式“确认” 或按Enter键得到计算结果 2公式中的运算符下一页返回算术运算符文本运算符比较运算符引用运算符“&”将一或多个文本链接成一个组合文本+加、减、*乘、/除、%百分比、乘方=、=、=、不等于区域（比号）联合（逗号）任务2 Excel 2003公式和函数的应用 3编辑公式 1)修改公式 单击包含要修改公式的单元格在编辑栏中对公式进行修改按Enter键完成修改。 2)复制公式

10、 例:把E3中的公式复制到E4中。 选定单元格E3 “编辑” “复制” 单击E4单元格“编辑” “选择性粘贴”“选择性粘贴”对话框，如图2-8“公式” “确定”，如图2-9所示上一页下一页返回任务2 Excel 2003公式和函数的应用 2.2.2 常见函数 直接在单元格建立函数建立函数的方法 在数据编辑栏中输入函数 利用工具栏上的函数工具按钮建立函数1有关函数的约定 在语法行中，必选参数是粗体字而任选参数用纯文字（非粗体）表示。2函数语法 函数的一般格式为：函数名（参数表）每一个函数描述都包括一个语法行。3参数名 许多参数名告诉了用户参数所具有的信息类型。上一页下一页返回任务2 Excel

11、2003公式和函数的应用4使用参数参数是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。参数总是位于函数名的右侧，并用括号括起来。大多数参数其数据类型都是确定的。5参数类型上一页下一页返回数值文字逻辑值错误值引用数组任务2 Excel 2003公式和函数的应用6. -些常见的函数1)统计类函数：COUNT(value1，value2.)返回单元格区域中的数值单元格个数。COUNTIF (range, criteria)计算给定区域内满足特定条件的单元格数目。 MAX( number1, number2,)返回数据集中的最大数值。MIN( number1，number2,)返回数据集中的最小数值。2)数学

12、与三角类函数：ABS( number)返回所指定数值数据的绝对值ROUND( number, num_digits)返回某个数字按指定位数舍入后的数字。RAND( )返回一个大于等于0小于1的均匀分布随机数 。SQRT( number)返回指定数值的平方根。SUMIF( range ,criteria, sum_range)上一页下一页返回任务2 Excel 2003公式和函数的应用 3）金融、财务类函数PMT( rate，nper，pv，fv，type)求按揭贷款还款额函数。 4)查找与引用函数CHOOSE( index_num， valuel，value2,)可以基于索引号返回多达29个待

13、选数值中的任一数值。INDEX( reference, row_num, column_num, area_num)返回指定的行、列交叉处的单元格的值。MATCH( lookup_value, lookup_array, match_type)返回数据表中与指定数值相匹配的元素的位置（第几个）。VLOOKUP( lookup_value, table_array, coLindex_num, range_lookup) 在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并返回该行中指定列处的单元格中的值。上一页下一页返回任务2 Excel 2003公式和函数的应用5)日期与时间函数TODAY( )返回当前

14、日期。DATE( year, month, day)将所给参数转换成日期。TIME( hour, minute, second)将所给参数转换成时间。WEEKDAY (serial_number, return_type) 指出参数给出的某日期为星期几。6)逻辑函数AND( logical1 ,logical2,logical30)所有参数的逻辑值为真时函数结果为true；只要一个参数的逻辑值为假结果即为false。OR( logical1 ,logical2,logical30)任何一个参数的逻辑值为true，函数即返回true。NOT (logical)如果逻辑值为false，函数NOT退

15、回true；如果逻辑值true，函数NOT返回false。IF( logical_ test, value_ if_ true, value_ if_ false)执行真假值判断，并根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。上一页下一页返回任务2 Excel 2003公式和函数的应用 7输入函数手工输入手工输入函数的方法同在单元格中输入一个公式的方法一样。使用函数向导输入 选择要输入函数的单元格选择“插入”“函数”“插入函数”对话框，如图2-10所示“或选择类别”选择要输入函数的类别“选择函数”列表框选择所需要的函数“确定”按钮输入参数“确定”上一页返回任务3 Excel 2003的数据管理 2.3

16、.1 数据的管理 1创建数据清单 在创建数据清单时还要遵守以下几条准则：每张工作表仅使用一个数据清单将相似项置于同一列使清单独立将关键数据置于清单的顶部或底部显示行和列使用带格式的列标使用单元格边框避免空行和空列不要在前面或后面输入空格下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理 2利用“记录单”编辑数据1)增加记录选择数据清单区域“数据”“记录单”“新建”打开一个空白的记录单输入数据再次单击“新建”增加记录“关闭”2)修改记录记录单对话框“上一条”或“下一条”按钮选择要修改的记录3)删除记录打开记录单对话框选择要删除的记录“删除”4)查找记录打开记录单对话框“条件” “表单” 输入查询条

17、件 Enter上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理 3数据清单的排序排序原则:(l)如果按某一列进行排序，则在该列上完全相同的行将保持它们的原始次序。(2)被隐藏起来的行不会被排序，除非它们是分级显示的一部分。(3)如果按多列进行排序，则主要列中有完全相同的记录行会根据指定的第二列进行排序；如果第二列中有完全相同的记录行时，则会根据指定的第三列进行排序。(4)在排序列中有空白单元格的行会被放置在排序的数据清单最后。(5)排序选项中如包含选择的列、顺序和方向等，则在最后排序后会被保存下来，直到修改它们或修改选择区域或列标记为止。上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据

18、管理 4按单列进行排序 Excel 2003也有其自己默认的排列顺序，其默认的排序是根据单元格中的数值而不是格式来排列数据。 5按多列进行排序 “数据”“排序”“排序”对话框“主要关键字”、“次要关键字”或“第三关键字”下拉列表框设置排序的方式“确定” 6自定义序列进行排序 “工具” “选项” “选项”对话框“自定义序列”选项卡，如图2-11所示“输入序列”文本框输入要自定义的序列“添加” “确定” 单击任意单元格“数据” “排序” “排序”对话框“自定义排序次序”列表框选中自定义的序列“确定”上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理7数据清单的筛选 筛选是一种用于查找数据清单中

19、满足给定条件的快速方法。与排序不同，它并不重排数据清单，而只是将不必显示的行暂时隐藏。用户可以使用“自动筛选”或“高级筛选”功能将那些符合条件的数据显示在工作表中。8自动筛选 进行自动筛选，应选择“数据”“筛选”“自动筛选” 每个字段的右边都出现一个下三角按钮单击要进行筛选的字段名右侧的下三角按钮选择符合条件的项。9.筛选前10个 展开下拉箭头从中选择“前10个”命令打开“自动筛选前10个”对话框如图2 -12所示。在“显示”选项区域中进行设置后，单击“确定”按钮即可。上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理 2.3.2 分类汇总1分类汇总 分类汇总是将数据清单中的某个关键字段进

20、行分类，相同值的分为一类，然后对各类进行汇总。将要汇总的字段按升序进行排列使相同的记录集中在一起在数据清单区域单击任意单元格“数据” “分类汇总” 打开“分类汇总”对话框在“分类字段”下拉列表框中选择要进行汇总的字段名在“汇总方式”下拉列表框中选择一种汇总方式“选定汇总项”列表选中各复选框选中“替换当前分类汇总”复选框和“汇总结果显示在数据下方”复选框“确定”上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理2分级显示工作表 对工作表中的数据进行分类汇总后，将会使原来的工作表显得有些庞大，此时用户如果要单独查看汇总数据或查看数据清单中的明细数据，最简单的方法就是利用Excel 2003提供

21、的分级显示功能。 在对工作表数据进行分类汇总后，其汇总后的工怍表在窗口处将出现“1”、“2”、“3”的数字，还有“一”、大括号等，这些符号在Excel 2003中称为分级显示符号。3.删除分类汇总 当创建了分类汇总后，如果不再需要了，用户还可以将其删除。打开“分类汇总”对话框，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，然后单击“确定”按钮。上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理 2.3.3 数据透视表 选择“数据”“数据透视表和数据透视图”命令“下一步”数据透视表和数据透视图向导-3步骤，如图2-13“布局”按要求把相关的字段拖动到相应的位置上,如图2-14所示 2.3.4

22、合并计算 合并计算可以帮助用户汇总一个或多个源区域中的数据。 1按位置合并计算 按位置合并计算数据时，要求在所有源区域中的数据被相同地排列，也就是说，想从每一个源区域合并计算的数值必须在源区域的相同的相对位置上。上一页下一页返回任务3 Excel 2003的数据管理 2. 按类合并计算 如果各店面销售的产品种类不尽相同，工作表格式也不一定相同的话，就不能使用上述按位置合并计算的方法，而应按类合并计算数据。3对合并计算的自动更新 在合并计算中，利用链接功能可以实现合并数据的自动更新。也就是说，如果希望当源数据改变时，合并结果也会自动更新，则应选中“创建连至源数据的链接”复选框。这样，当每次更新源

23、数据时，就不必都要再执行一次“合并计算”命令。如果不选择链接功能，那么在目标工作表被修改时，就得重新再进行合并计算。上一页返回任务4 Excel 2003的图表制作 2.4.1 图表的创建1使用图表向导创建图表 在工作表中选定要创建图表的数据区域单击“常用”工具栏“图表向导”“插入” “图表”“图表向导”对话框如图2-15所示根据需要从中选择相应的类型“下一步” “图表源数据”对话框，如图2-16所示选定数据区域单击显示完整的对话框“下一步” “图表选项”对话框，如图2-17 根据需要设置相应的选项“下一步”“图表位置”对话框，如图2-18所示选择完成2.使用“图表”工具栏创建图表 工具栏上右

24、击“图表”“图表”工具栏选定用于创建图表的数据区域“图表类型”按钮右侧的向下箭头“图表类型”下拉列表 选择合适的图表类型下一页返回任务4 Excel 2003的图表制作 2.4.2 图表的编辑1图表区域的选定 一个图表由多个独立的部分所组成，如绘图区、数据系列、图例等，如图2-19所示 单击“图表”工具栏“图表对象”列表框右边的下拉箭头按钮从下拉列表中选择需修改的图表元素，如图2-20所示、2调整图表的位置和大小 嵌入到工作表中的图表，就像插入的自选图形一样浮于文字的上方，单击选定图表后，图表的四周将出现8个黑色的控制点，此时拖动图表即可改变图表的位置。 若需改变图表的大小，移动鼠标指针至图表

25、四周的任意控点上，当指针变成双箭头十时，拖动直至图表变成满意的大小。上一页下一页返回任务4 Excel 2003的图表制作3.添加或删除图表数据使用下面的任何一种方法都可以添加图表数据。(l)如果正在编辑的是嵌入式图表，那么可以在工作表中选定想要添加的数据单元格区 域，将鼠标指针移动到选择区域的边界，当指针变成四向箭头时，将其拖动到嵌入图表中，该区域数据即被添加至图表中。(2)在选定图表之后，选择“图表”“添加数据”命令，打开“添加数据”对话框后，再输入或选定添加的数据区域。(3)先在工作表中选定要增加的图表数据区域，单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，然后单击选择图表，并单击“常用”工具栏中

26、的“粘贴”按钮即可。(4)单击选中图表，然后在图表中右击，在弹出的快捷菜单中选择“源数据”命令，打开“源数据”对话框，从中添加或改变图衷源数据即可。上一页下一页返回任务4 Excel 2003的图表制作 2.4.3 图表的修饰与格式化1修饰字体 用鼠标指向图表区域的空白处双击 “图表区格式”对话框“字体”选项卡重新设定整个图表区域的字体、大小、颜色等2填充与图案 如果要为某区域加边框，或者改变该区域的颜色，就需要在相应的格式对话框中的“图案”选项卡中进行设置。 3对齐方式对于包含文字内容的对象，其格式对话框中一般会包括“字体”和“对齐”设置，可以控制文字的对齐方式，以实现坐标轴上标注文字的各种

27、样式。上一页下一页返回任务4 Excel 2003的图表制作 2.4.4 运用假设单变量求解进行财务应用举简例说明单变量求解的应用，如图2-21所示。例如，某公司的相关数据如下（单位：万元）：毛利润=营业额10%费用支出=毛利润40%净利润=毛利润一支出费用 假设该公司要求本月的净利润要达到10万元，那么本月的营业额应该要达到多少才能达到指标？操作步骤如下。(l)根据意思要求，把已知的条件输入到相应的单元格中：C3=B3*10%，D2=C3米*40%，F3=C3 - D3。(2)把光标定在F3单元格。(3)选择“工具”“单变量求解”命令，在弹出的“单变量求解”对话框中的“目标值”文本框中输入1

28、0。(4)单击“可变单元格”右侧的折叠按钮，选择B3单元格，单击“确定”按钮，如图2-22所示。可以算出假设10万元的净利润目标时，该公司一月份的营业额必须要达到166.67万元，才能完成目标任务。上一页下一页返回任务4 Excel 2003的图表制作 2.4.5 条件格式的运用1单条件格式条件格式的作用在于，当满足一定条件后单元格采用所设置的格式。选择整个表格中的分数部分，选择“格式”一“条件格式”命令，设置图2-23所示的各项。所用设置的格式可以在单击右方的“格式”按钮后，在对话框中进行，这里设置为“红色，倾斜、加粗”。这种设置只有一个条件选项，因此称为单条件格式。2多条件格式单击图中的“添加”按钮即可添加一个条件格式，在Excel中最多可设置3个条件，可利用“删除”按钮对单元格式进行删除。上一页返回任务5 工作表的打印 2.5.1 页面设置1.页边距的设置 打开“页边距”选项卡，分别在“上”、“下”、“左”、“右”微调框中设置页边距，在“页眉，、“页脚，输人框中设置页眉、页脚的位置，可选择“水平”和“垂直”两种页面的居中方式。2.页眉/页脚的设置 打开“页眉/页脚”选项卜，如图2一24所示。在“页眉”下拉列表框中可选定一些系统定义的页眉