资料室管理制度

1、资料室管理规定为规范公司资料管理，有效地利用和保护资料，全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，维护公司的合法权益，并为今后决策科学化提供依据，特制定本规定，各部门、项目部必须按本规定认真做好资料管理工作。一、资料归归档范围围：本规定所指指的资料料是指过过去和现现在的公公司各级级部门和和员工从从事业务务、经营营、企业业管理、公公关宣传传等活动动中所直直接形成成的对企企业有保保存价值值的各种种文件、图图纸、方方案、软软件、图图片、音音像、技技术资料料、电脑脑盘片、胶胶卷、荣荣誉实物物、书籍籍、证件件等不同同形式的的历史记记录。拟拟出各部部门归档档目录，提提交资料料管理员员，按照照资料性性质予以以

2、收集、分分类、归归档。1市场部部：资格预预审文件件；招标文文件，即即招标办办、甲方方发放的的所有纸纸质文件件和电子子版文件件；投标文文件，即即设计方方案、设设计说明明、深化化设计说说明、展展项设计计技术说说明、方方案施工工图、设设计效果果图、技技术标、综合标电子文档。2、预算部部：项目多多媒体互互动软件件的投标标文件（商商务标）；项目的所有设计文件、图纸、说明书等；投标答疑文件a 自己公司提出的b 代理公司或甲方回答；资料齐全、准确后，于五日内到资料室登记存档。3工程部部：各项目目工程中中标通知知书；工程的的施工合合同；承包协协议；管理施施工、竣竣工验收收等方面面的的资资料及外外购设备备仪器的

3、的随箱全全套资料料，由拆拆箱负责责人收集集齐全，及及时移交交公司资资料管理理员，统统一保管管。4办公室室：公司司管理机机构形成成的各种种规章、制制度、会会议、决决策、会会议纪要要、申请请、批复复、通报报、报告告、通知知、函等等，以及及各类外外来文件件等。二、资料归归档制度度：1本公司司资料面面广量大大，项目目部分散散，为了了保证资资料的质质量和有有利于查查阅，故故实行统统一领导导，分级级管理。公公司资料料管理由由办公室室设置专专管岗位位，统一一收集，分分类归档档。公司司各部门门及项目目部必须须指定专专人负责责（各项项目部由由资料员员负责），因为他们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值，他

4、们担负起归档工作才能更有利。各部门及个人原则上不保留任何资料，如确实需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员名单上报办公室，以后人员如有更换请及时通知。2各有关关部门领领导要重重视工程程文件资资料的形形成、积积累、整整理和归归档工作作，在每每一工程程项目从从招标、投投标、施施工、竣竣工工作作告一段段落之后后，应归归档的工工程资料料必须归归档，没没有完整整、准确确的资料料归档不不算完成成任务。 3市场部部每接到到一个新新的中标标项目，需需向胡副副总、工工程部、办办公室三三个部门门下发中中标项目目内部通通知单，以备各个部门及时准备相应的资料。4归档的的文件材材料，要要做到齐齐全、完完整、准准确。文

5、文字材料料必须字字迹清晰晰，不得得用铅笔笔、圆珠珠笔和复复写纸书书写，否否则资料料管理人人员不予予接收。项项目工程程类归档档必须包包括以下下内容：资格预审审文件招标文件件、图纸纸投标答疑疑：a自己己公司提提出的；b代理理公司或或甲方回回答投标文件件（电子子档或纸纸质文件件）工程中标标通知书书工程施工工合同承包协议议工程竣工工验收单单及备案案5. 工程程获奖证证书由办办公室印印章管理理员归档档，不放放入资料料室。6资料归归档的时时间：办办公室指指派专人人负责平平时的资资料保管管和整理理，每月月对公司资料料室进行行归档操操作。各各工程项项目在施施工中形形成的资资料在单单位工程程竣工后后两个月月内由

6、资资料员对对公司资资料室进进行归档档操作。 7文件材材料归档档时，应应由归档档部门编编制资资料归档档清单，记记录文件件资料是是否完整整。若有有缺失，及及时向该该项负责责人追讨讨。8挂靠项项目部资资料必须须归档，资资料不归归档，财财务不支支付工程程决算款款。三、保存期期限：1永久保保存：公公司证照照；各级级批文；印鉴；单位工工程竣工工资料；公司年年度经营营计划、经经营总结结；年度度财务报报表；技技术资料料；不动动产所有有权状及及其他债债权凭证证；人力力资源资资料；大大型活动动图片、音音像资料料；其他他核定须须永久保保存的文文书。2十五年年保存：会计凭凭证；其其他经核核定须十十五年保保存的文文书。

7、(其它财财务资料料的保存存期限按按国家相相关规定定执行)3五年保保存：期期满或解解除的合合同协议议；完结结后的项项目普通通方案、资资料；其其他经核核定须保保存五年年的文书书。4一年保保存：部部门工作作计划及及工作总总结；完完结后的的部门请请求报告告；完结结后无长长期保存存必要文文书。5所有文文件期满满销毁后后必须保保留电子子档文件件。四、借阅：1普通资资料借用用：公司司内部人人员借用用资料，都都必须填填写借用用登记表表，注明明借用时时间、文文件名称称、文号号、份数数、归还还时间，并并经借用用人签字字确认。2受控资资料借用用：公司司内部人人员借用用受控资资料，须须经总经经理批准准后方可可办理借借

8、用手续续。3外部人人员借用用：公司司外部人人员借用用本公司司资料均均须经过过总经理理批准方方可借用用。4归还：借用者者按时归归还借用用资料，若若到期未未还，资资料管理理员必须须及时予予以追讨讨，并于于资料归归还时仔仔细检查查资料是是否完整整，若发发生丢失失、泄密密或其他他损坏行行为由借借用者承承担责任任，视情情节轻重重予以处处理。五、销毁：任何部门或或个人非非经允许许无权随随意销毁毁公司资资料；保保存期满满的资料料，经有有关部门门审核，报报总经理理批准给给予销毁毁，由审审核人及及经办人人签字确确认以备备后查。六、责任：公司资料属属于公司司财产，任任何人不不得据为为己有和和外泄。有有下列行行为之一一，据情情节轻重重，给予予扣薪处处理，构构成犯罪罪的依法法追究：1毁坏、丢丢失或擅擅自销毁毁公司资资料；2擅自向向外界提提供、摘摘抄公司司资料；3涂改、伪伪造资料料；4未及时时上报归归档或资资料管理理不善者者。七、本制度度经办公公室人员员起草，经经董事长长核定、批批准后发发布施行行，办公公室人员员对其负负有解释释权。工程资料归归档清单单No: 项