高效会议管理培训课件

高效会议管理高效会议管理1禅宗心印

这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗故事

难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因：“师傅，水已经满了，倒不进去了。”

难因说：“你就像这个杯子，早已装满了你自己的意见，判断，思索，如果你不把你的杯子倒空，我又如何能告诉你禅的道理呢？”禅宗心印这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗故事2讲师介绍讲师简介-刘宁Lynn毕业于美国LesleyUniversity管理学硕士美国麻省理工大学进修金融、管理类课程培训对象：南京大学ＥＭＢＡ研修班、中兴通讯、南京医药、舜天国际、江苏宝华房地产公司、江苏蒙羽集团、江苏锦泰期货、航天晨光等等讲师介绍讲师简介-刘宁3珍惜今天的机缘关闭或静音您的手机减少离座外出的次数坐定、积极空杯&喜悦与我共享两个小时的美好时光珍惜今天的机缘关闭或静音您的手机4据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。

据调查，经理级和专业人员每周约花1/5迅速的逐步的改进:改进流程新的管理软件重组：合并、分立战略联盟重新定位:综合成本管理综合质量管理变革:价值链重新设计企业文化重新定位速度战术上的战略上的程度这些动力激发了哪些转变迅速的逐步的改进:重组：重新定位:变革:速度战术上的战略上的6麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备．也无法在电梯从30层到l层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

麦肯锡30秒电梯理论麦肯锡公司曾经7

会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？

？？？会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？

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整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！

整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的9

PART1

企业和部门会议中存在的问题及原因分析

1、企业会议常见的问题：参而不议，议而不决，决而不行，行而无果

2、原因如下：认识不到，重视不够准备不足，组织不好技巧不佳，落实不力 PART1

企业和部门会议中存在的问题及原因分析 1、企10企业会议沟通的现状1、为什么开会时员工不说话？2、为什么会议让员工困乏了？3、为什么会议总是重申无效？企业会议沟通的现状1、为什么开会时员工不说话？2、为什么会议11会议沟通职场会议四类不能说派不敢说派不愿说派不屑说派会议沟通职场会议四类不不不不12为什么要开会？1、解决问题2、作出决策3、推进工作4、达成共识5、建立信任6、鼓舞士气点明困难所在发现问题与找寻解决办法决定问题的轻重缓急引导众人集思广益发觉新点子排除团体间的异议厘清解决步骤与划分责任归属为什么要开会？1、解决问题点明困难所在13达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领达成协议与解决问题点明困发现问衡量问想出新评议新确定行14会议的种类按人数分类按开会方式分类

按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议（例会）5.集思广益的会议会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类115会议成本的计算1、会议的时间成本2、直接的会议成本3、效率损失成本会议成本的计算1、会议的时间成本16

Part2高效优质会议的策划、组织与管理

1、优质高效会议的三大原则 －会议人数的8-18-180原则 －会议主题的单一明确原则 －会议时间的紧缩控制原则

2、哪些人应该参加会议

3、什么时间举行会议比较合适

4、在哪里举办会议最好

5、主持人的技能和素质

6、会议桌的安排

7、会议用具和设备

8、编制会议议程表 Part2高效优质会议的策划、组织与管理 1、优质高17会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因及预防性管理2、高效会议的八大特征3、会议规范会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因及预防性18高效会议的八大特征1、只在必要时召集2、会前充分筹划3、拟订和分发会议程表4、遵守时间5、一切按部就班6、请最有经验的和有才能的人出席7、作出评论和归纳8、记录所有决定、建议和负责人高效会议的八大特征1、只在必要时召集19会议的三大致命伤1、主持人的技巧2、会议的地点3、会议的准备工作会议的三大致命伤1、主持人的技巧20如何进行预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。如何进行预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应21实施有效会议的四个环节1计划2准备3主持4记录实施有效会议的四个环节123422会议规范种类1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则会议规范种类1、时间安排方面的规范23固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划固定的会议流程规范开始3议程12结束会议跟踪24开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作开会前的准备工作是否要开会25会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH26

会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议准备工作27Part3如何成为优秀的会议领导者和主持人1、管理者在会议中的几种角色–领导者–主持人–记录者–发言者–专家–监督者–唱反调的人–一致意见的促成者–拉拉队队长–有幽默感的人–回飞镖的人Part3如何成为优秀的会议领导者和主持人1、管理者在会282、老练地主持会议–在会议一开始就树立起你的威信–清晰地陈述会议目的–阐明会议所要讨论的问题–严格按会议议程表推进会议顺利进行3、把控好会议的三个阶段–开始阶段-热身–进行阶段-热炒–收尾阶段-热心2、老练地主持会议–在会议一开始就树立起你的威信3、把控好29主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人的守则与责任营造和谐气氛30主持人的4个准备

设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析

主持人的4个准备设定沟通目标31SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境SWOT分析StrengthWeaknessOpportun32如何正确应对会议中发生的意外有人迟到早退怎么办–出席会议的领导有迟到习惯怎么办–有人开小会怎么办–如果某个与会者霸占了所有的讨论时间怎么办–如果与会者反复重申已经讨论过的观点怎么办–如果有人干扰会议的进行怎么办–如果某个议题使会议陷入僵局或让大家觉得很困惑怎么办–如果团队陷入了沉默怎么办–如果“屋子里有只河马”怎么办–如果与会者由于情绪太过激动而发生争执怎么办如何正确应对会议中发生的意外有人迟到早退怎么办33如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合作合作妥协竞争（暴力）协作决断不决断如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合34所有会议均以目的为核心以决策为目的的会议以解决问题为目的的会议以推进工作为目的的会议其他目的的会议明确目的围绕目的组织和管理会议达成会议目标哪些会议可以取消或者从简所有会议均以目的为核心以决策为目的的会议35Part4会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧Part4会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通36沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心里想的100%沟通漏斗沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%37沟通金三角自己对方设身处地沟通金三角自己对方设身处地38沟通的冰山模式

环境话题5%~20%工作层面80%~95%关系层面沟通的冰山模式环境话题5%~20%工作层面80%~95%39有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标有效沟通原则有明确的沟通目标40造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够41会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈42关于会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议关于会议记录会议记录者的功能43会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录者的功能仅次于主持人44会议记录者的才能反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强会议记录者的才能反应快45团队会议的误区社会性懈怠团体思维团体极化

团队会议的误区社会性懈怠

46Part5

如何做好会后跟进工作1、确保会后跟进工作成功才是会议成功的关键2、形成沟通和行动计划3、发送电子邮件或备忘录4、找那些有问题或者有异议的人沟通5、确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源6、按计划行动，并保持责任感、紧迫感和使命感7、对会议进行评价，总结提高8、对下次会议作出计划Part5

如何做好会后跟进工作1、确保会后跟进工作成功47主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失主持人的会后跟进请大家填写会议评估表48提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题提高下次会议质量只有必要时才开会49何谓习惯：

指逐渐养成而不易改变的行为。总以某种固定方式行事，人便能养成习惯（亚里士多德）何谓习惯：

指逐渐养成而不易改变的行为。总以50改变旧时的习惯1、写下想改变的习惯2、写下你的目标3、列出习惯带来的问题4、列出改变习惯的好处5、奖励自己6、坚持21天7、回顾新的习惯行为改变旧时的习惯1、写下想改变的习惯51任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有52

祝愿大家成为更优秀的

会议管理专家

谢谢！

祝愿大家成为更优秀的

会议管理专家

谢谢！53

1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。

2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。

3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!

4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!

5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。

6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。

7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。

8、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。

9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。

10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。

11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。

12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。

13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。

14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。

15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!

16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。

17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。

18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。

19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。

20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。

1、这世上，没有谁活得比谁容易，只是有人在呼天抢地，有人在默默努力。

2、当热诚变成习惯，恐惧和忧虑即无处容身。缺乏热诚的人也没有明确的目标。热诚使想象的轮子转动。一个人缺乏热诚就象汽车没有汽油。善于安排玩乐和工作，两者保持热诚，就是最快乐的人。热诚使平凡的话题变得生动。

3、起点低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一场马拉松比赛，拼的不是起点，而是坚持的耐力和成长的速度。只要努力不止，进步也会不止。

4、如果你不相信努力和时光，那么时光第一个就会辜负你。不要去否定你的过去，也不要用你的过去牵扯你的未来。不是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。

5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。

6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。

7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！

8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！

9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。

10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。

11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。

12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。

13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。

14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。

15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。

16、在路上，我们生命得到了肯定，一路上，我们有失败也有成功，有泪水也有感动，有曲折也有坦途，有机遇也有梦想。一路走来，我们熟悉了陌生的世界，我们熟悉了陌生的面孔，遇人无数，匆匆又匆匆，有些成了我们忘不掉的背影，有些成了我们一生的风景。我笑，便面如春花，定是能感动人的，任他是谁。

17、努力是一种生活态度，与年龄无关。所以，无论什么时候，千万不可放纵自己，给自己找懒散和拖延的借口，对自己严格一点儿，时间长了，努力便成为一种心理习惯，一种生活方式！

18、自己想要的东西，要么奋力直追，要么干脆放弃。别总是逢人就喋喋不休的表决心或者哀怨不断，做别人茶余饭后的笑点。

19、即使不能像依米花那样画上完美的感叹号，但我们可以歌咏最感人的诗篇；即使不能阻挡暴风雨的肆虐，但我们可以左右自己的心情；即使无法预料失败的打击，但我们可以把它当作成功的一个个驿站。

20、能力配不上野心，是所有烦扰的根源。这个世界是公平的，你要想得到，就得学会付出和坚持。每个人都是通过自己的努力，去决定生活的样子。1、只要有坚强的意志力，就自然而然地会有能耐、机灵和知识。

2、你们应该培养对自己，对自己的力量的信心，百这种信心是靠克服障碍，培养意志和锻炼意志而获得的。

3、坚强的信念能赢得强者的心，并使他们变得更坚强。

4、天行健，君子以自强不息。

5、有百折不挠的信念的所支持的人的意志，比那些似乎是无敌的物质力量有更强大的威力。

6、永远没有人力可以击退一个坚决强毅的希望。

7、意大利有一句谚语：对一个歌手的要求，首先是嗓子、嗓子和嗓子……我现在按照这一公式拙劣地摹仿为：对一个要成为不负于高尔基所声称的那种“人”的要求，首先是意志、意志和意志。

8、执着追求并从中得到最大快乐的人，才是成功者。

9、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。

10、发现者，尤其是一个初出茅庐的年轻发现者，需要勇气才能无视他人的冷漠和怀疑，才能坚持自己发现的意志，并把研究继续下去。

11、我的本质不是我的意志的结果，相反，我的意志是我的本质的结果，因为我先有存在，后有意志，存在可以没有意志，但是没有存在就没有意志。

12、公共的利益，人类的福利，可以使可憎的工作变为可贵，只有开明人士才能知道克服困难所需要的热忱。

13、立志用功如种树然，方其根芽，犹未有干；及其有干，尚未有枝；枝而后叶，叶而后花。

14、意志的出现不是对愿望的否定，而是把愿望合并和提升到一个更高的意识水平上。

15、无论是美女的歌声，还是鬓狗的狂吠，无论是鳄鱼的眼泪，还是恶狼的嚎叫，都不会使我动摇。

16、即使遇到了不幸的灾难，已经开始了的事情决不放弃。

17、最可怕的敌人，就是没有坚强的信念。

18、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。

19、意志若是屈从，不论程度如何，它都帮助了暴力。

20、有了坚定的意志，就等于给双脚添了一对翅膀。

21、意志坚强，就会战胜恶运。

22、只有刚强的人，才有神圣的意志，凡是战斗的人，才能取得胜利。

23、卓越的人的一大优点是：在不利和艰难的遭遇里百折不挠。

24、疼痛的强度，同自然赋于人类的意志和刚度成正比。

25、能够岿然不动，坚持正见，度过难关的人是不多的。

26、钢是在烈火和急剧冷却里锻炼出来的，所以才能坚硬和什么也不怕。我们的一代也是这样的在斗争中和可怕的考验中锻炼出来的，学习了不在生活面前屈服。

27、只要持续地努力，不懈地奋斗，就没有征服不了的东西。

28、立志不坚，终不济事。

29、功崇惟志，业广惟勤。

30、一个崇高的目标，只要不渝地追求，就会居为壮举；在它纯洁的目光里，一切美德必将胜利。1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而54高效会议管理高效会议管理55禅宗心印

这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗故事

难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因：“师傅，水已经满了，倒不进去了。”

难因说：“你就像这个杯子，早已装满了你自己的意见，判断，思索，如果你不把你的杯子倒空，我又如何能告诉你禅的道理呢？”禅宗心印这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗故事56讲师介绍讲师简介-刘宁Lynn毕业于美国LesleyUniversity管理学硕士美国麻省理工大学进修金融、管理类课程培训对象：南京大学ＥＭＢＡ研修班、中兴通讯、南京医药、舜天国际、江苏宝华房地产公司、江苏蒙羽集团、江苏锦泰期货、航天晨光等等讲师介绍讲师简介-刘宁57珍惜今天的机缘关闭或静音您的手机减少离座外出的次数坐定、积极空杯&喜悦与我共享两个小时的美好时光珍惜今天的机缘关闭或静音您的手机58据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。

据调查，经理级和专业人员每周约花1/59迅速的逐步的改进:改进流程新的管理软件重组：合并、分立战略联盟重新定位:综合成本管理综合质量管理变革:价值链重新设计企业文化重新定位速度战术上的战略上的程度这些动力激发了哪些转变迅速的逐步的改进:重组：重新定位:变革:速度战术上的战略上的60麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备．也无法在电梯从30层到l层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

麦肯锡30秒电梯理论麦肯锡公司曾经61

会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？

？？？会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？

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整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！

整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的63

PART1

企业和部门会议中存在的问题及原因分析

1、企业会议常见的问题：参而不议，议而不决，决而不行，行而无果

2、原因如下：认识不到，重视不够准备不足，组织不好技巧不佳，落实不力 PART1

企业和部门会议中存在的问题及原因分析 1、企64企业会议沟通的现状1、为什么开会时员工不说话？2、为什么会议让员工困乏了？3、为什么会议总是重申无效？企业会议沟通的现状1、为什么开会时员工不说话？2、为什么会议65会议沟通职场会议四类不能说派不敢说派不愿说派不屑说派会议沟通职场会议四类不不不不66为什么要开会？1、解决问题2、作出决策3、推进工作4、达成共识5、建立信任6、鼓舞士气点明困难所在发现问题与找寻解决办法决定问题的轻重缓急引导众人集思广益发觉新点子排除团体间的异议厘清解决步骤与划分责任归属为什么要开会？1、解决问题点明困难所在67达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领达成协议与解决问题点明困发现问衡量问想出新评议新确定行68会议的种类按人数分类按开会方式分类

按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.当众表扬或批评别人的会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议（例会）5.集思广益的会议会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类169会议成本的计算1、会议的时间成本2、直接的会议成本3、效率损失成本会议成本的计算1、会议的时间成本70

Part2高效优质会议的策划、组织与管理

1、优质高效会议的三大原则 －会议人数的8-18-180原则 －会议主题的单一明确原则 －会议时间的紧缩控制原则

2、哪些人应该参加会议

3、什么时间举行会议比较合适

4、在哪里举办会议最好

5、主持人的技能和素质

6、会议桌的安排

7、会议用具和设备

8、编制会议议程表 Part2高效优质会议的策划、组织与管理 1、优质高71会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因及预防性管理2、高效会议的八大特征3、会议规范会议效率不高的原因及解决方案1、会议效率不高的原因及预防性72高效会议的八大特征1、只在必要时召集2、会前充分筹划3、拟订和分发会议程表4、遵守时间5、一切按部就班6、请最有经验的和有才能的人出席7、作出评论和归纳8、记录所有决定、建议和负责人高效会议的八大特征1、只在必要时召集73会议的三大致命伤1、主持人的技巧2、会议的地点3、会议的准备工作会议的三大致命伤1、主持人的技巧74如何进行预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。如何进行预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应75实施有效会议的四个环节1计划2准备3主持4记录实施有效会议的四个环节123476会议规范种类1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则会议规范种类1、时间安排方面的规范77固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划固定的会议流程规范开始3议程12结束会议跟踪78开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作开会前的准备工作是否要开会79会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereH80

会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议准备工作81Part3如何成为优秀的会议领导者和主持人1、管理者在会议中的几种角色–领导者–主持人–记录者–发言者–专家–监督者–唱反调的人–一致意见的促成者–拉拉队队长–有幽默感的人–回飞镖的人Part3如何成为优秀的会议领导者和主持人1、管理者在会822、老练地主持会议–在会议一开始就树立起你的威信–清晰地陈述会议目的–阐明会议所要讨论的问题–严格按会议议程表推进会议顺利进行3、把控好会议的三个阶段–开始阶段-热身–进行阶段-热炒–收尾阶段-热心2、老练地主持会议–在会议一开始就树立起你的威信3、把控好83主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度主持人的守则与责任营造和谐气氛84主持人的4个准备

设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析

主持人的4个准备设定沟通目标85SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境SWOT分析StrengthWeaknessOpportun86如何正确应对会议中发生的意外有人迟到早退怎么办–出席会议的领导有迟到习惯怎么办–有人开小会怎么办–如果某个与会者霸占了所有的讨论时间怎么办–如果与会者反复重申已经讨论过的观点怎么办–如果有人干扰会议的进行怎么办–如果某个议题使会议陷入僵局或让大家觉得很困惑怎么办–如果团队陷入了沉默怎么办–如果“屋子里有只河马”怎么办–如果与会者由于情绪太过激动而发生争执怎么办如何正确应对会议中发生的意外有人迟到早退怎么办87如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合作合作妥协竞争（暴力）协作决断不决断如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合88所有会议均以目的为核心以决策为目的的会议以解决问题为目的的会议以推进工作为目的的会议其他目的的会议明确目的围绕目的组织和管理会议达成会议目标哪些会议可以取消或者从简所有会议均以目的为核心以决策为目的的会议89Part4会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧Part4会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通90沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心里想的100%沟通漏斗沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%91沟通金三角自己对方设身处地沟通金三角自己对方设身处地92沟通的冰山模式

环境话题5%~20%工作层面80%~95%关系层面沟通的冰山模式环境话题5%~20%工作层面80%~95%93有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标有效沟通原则有明确的沟通目标94造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够95会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈96关于会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议关于会议记录会议记录者的功能97会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳会议记录者的功能仅次于主持人98会议记录者的才能反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强会议记录者的才能反应快99团队会议的误区社会性懈怠团体思维团体极化

团队会议的误区社会性懈怠

100Part5

如何做好会后跟进工作1、确保会后跟进工作成功才是会议成功的关键2、形成沟通和行动计划3、发送电子邮件或备忘录4、找那些有问题或者有异议的人沟通5、确保向所有与会者提供完成他们各自会后任务所需的资源6、按计划行动，并保持责任感、紧迫感和使命感7、对会议进行评价，总结提高8、对下次会议作出计划Part5

如何做好会后跟进工作1、确保会后跟进工作成功101主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失主持人的会后跟进请大家填写会议评估表102提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题提高下次会议质量只有必要时才开会103何谓习惯：

指逐渐养成而不易改变的行为。总以某种固定方式行事，人便能养成习惯（亚里士多德）何谓习惯：

指逐渐养成而不易改变的行为。总以104改变旧时的习惯1、写下想改变的习惯2、写下你的目标3、列出习惯带来的问题4、列出改变习惯的好处5、奖励自己6、坚持21天7、回顾新的习惯行为改变旧时的习惯1、写下想改变的习惯105任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有106

祝愿大家成为更优秀的

会议管理专家

谢谢！

祝愿大家成为更优秀的

会议管理专家

谢谢！107

1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。

2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。

3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!

4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!

5、心情就像衣服，脏了就拿去洗洗，晒晒，阳光自然就会蔓延开来。阳光那么好，何必自寻烦恼，过好每一个当下，一万个美丽的未来抵不过一个温暖的现在。

6、无论你正遭遇着什么，你都要从落魄中站起来重振旗鼓，要继续保持热忱，要继续保持微笑，就像从未受伤过一样。

7、生命的美丽，永远展现在她的进取之中;就像大树的美丽，是展现在它负势向上高耸入云的蓬勃生机中;像雄鹰的美丽，是展现在它搏风击雨如苍天之魂的翱翔中;像江河的美丽，是展现在它波涛汹涌一泻千里的奔流中。

8、有些事，不可避免地发生，阴晴圆缺皆有规律，我们只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改变它的轨迹。

9、与其埋怨世界，不如改变自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都强。人生无完美，曲折亦风景。别把失去看得过重，放弃是另一种拥有;不要经常艳羡他人，人做到了，心悟到了，相信属于你的风景就在下一个拐弯处。

10、有些事想开了，你就会明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎样，最后收拾残局的还是要靠你自己。

11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。

12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。

13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。

14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。

15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!

16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。

17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。

18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。

19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。

20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。

1、这世上，没有谁活得比谁容易，只是有人在呼天抢地，有人在默默努力。

2、当热诚变成习惯，恐惧和忧虑即无处容身。缺乏热诚的人也没有明确的目标。热诚使想象的轮子转动。一个人缺乏热诚就象汽车没有汽油。善于安排玩乐和工作，两者保持热诚，就是最快乐的人。热诚使平凡的话题变得生动。

3、起点低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一场马拉松比赛，拼的不是起点，而是坚持的耐力和成长的速度。只要努力不止，进步也会不止。

4、如果你不相信努力和时光，那么时光第一个就会辜负你。不要去否定你的过去，也不要用你的过去牵扯你的未来。不是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。

5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。

6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。

7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！

8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！

9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。

10、放手如拔牙。牙被拔掉