公文写作基础知识课件

第二章公文写作基础知识

第一节公文概述第二节公文规范第三节公文格式

第二章公文写作基础知识

第二章公文写作基础知识

第一节公文概述

第二章公文写作基础知识

一、公文的定义

公文的定义有广义和狭义之分：广义公文即公务文书，泛指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类应用文书。包括通用公文和专用公文。狭义公文特指《党政机关公文处理工作条例》中规定使用的15类文书。亦称“法定公文”、“党政公文”或“通用公文”。第二章第一节一、公文的定义公文的定义有广义和狭义之分：第二章狭义公文定义

是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第二章第一节狭义公文定义第二章二、公文的特点（一）法定性

1.作者的法定性

2.效用的法定性

3.制发程序的法定性（二）工具性：是进行公务活动的工具（三）规范性：内容；形式（格式、程序）（四）时效性（时代性；及时性；时限性）第二章第一节二、公文的特点（一）法定性第二章

三、公文的作用

1.指挥和指导作用

2.规范行为作用

3.联系协调作用

4.宣传教育作用

5.凭据记载作用第二章第一节三、公文的作用第二章

五、公文的分类

（一）按使用范围分

1.通用公文

即《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文。又称为“一般公文”、“法定公文”。

2.专用公文

指有关职能机关或行业专用的公文。如外交文书、军事文书、司法文书等。第二章第一节五、公文的分类（一）按使用范围分第二章（二）按行文方向分

1.上行文：下级机关向上级机关报送的公文。如报告、请示。部分意见可以上行。

2.下行文：上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、指示、决议、条例、规定、批复、通告、公告、多数会议纪要、多数通知、部分意见与函等。

3.平行文：向平级和不相隶属机关传递的公文。如函、议案。部分意见、通知、会议纪要可以平行。

★（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊之处）第二章第一节（二）按行文方向分第二章（三）按涉密程度分普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文按阅读范围：对外公开件、国内公开件、内部使用件等（四）按处理时限分平件、急件、特急件等；如以电报方式传送分平急件、加急件、特急件、特提件第二章第一节（三）按涉密程度分第二章

第二章公文写作基础知识

第二节公文规范

第二章公文写作基础知识

一、公文文种的规范（一）文种选用的原则1.按组织的级别权限选用文种（条例）2.按组织之间的工作关系选用文种（上、平、下行文）3.按公文的适用范围选用文种第二章第二节一、公文文种的规范（一）文种选用的原则第二章1.决议——适用于经会议讨论通过的重要决策事项。如《关于中华人民共和国国歌的决议》2.决定——适用于对重大事项或者重大行动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。如《八届全国人大五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定》3.命令（令）——适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性行政措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。如《中华人民共和国主席令》1.决议——适用于经会议讨论通过的重要决策事项。如《关于中华4.公报——适用于发布重要决定或者重大事件。如《中国——阿尔巴尼亚联合公报》5.公告——适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告——适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见——适用于对主要问题提出见解和处理办法。如《关于全面推广应用增值税防伪税控系统的意见》。第二章第二节4.公报——适用于发布重要决定或者重大事件。如《中国——阿尔8.通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批准、转发公文。9.通报——适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。10.报告——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。11.请示——适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复——适用于答复下级机关请示事项。第二章第二节8.通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或13.议案——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函——适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。18.会议纪要——适用于记载会议主要情况和议定事项。第二章第二节13.议案——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大（二）避免文种混乱现象

1.混用公文文种

2.生造公文文种

3.误用公文文种第二章第二节（二）避免文种混乱现象第二章二、公文行文的规范（一）行文精简的规则（二）按权限行文的规则（三）职能部门行文的规则

第二章第二节二、公文行文的规范（一）行文精简的规则第二章

（四）联合行文的规则

1.同级政府可以联合行文。如：省政府与省政府之间；市政府与市政府之间

2.同级政府各部门之间可以联合行文。如：省政府所属各厅、局级之间

3.上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文。如：国务院各部委与同一行政级别的省政府之间第二章第二节（四）联合行文的规则第二章

4.政府与同级党委、军事机关可以联合行文。

5.上级政府部门与下一级党委、军事机关如处于同一行政级别，可以联合行文。

6.政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。如：政协、工会、等等第二章第二节4.政府与同级党委、军事机关可以联合行文。第二章

（五）文件抄送的规则（六）协商一致的规则（七）向上级请示的规则（八）报刊发布公文的规则（九）文件退回的规则第二章第二节（五）文件抄送的规则第二章三、公文语言的规范

千百年来，在公文的形成和发展中，形成了公文语言的特殊语体，即公文语体。其特点是：准确、简明、朴实、庄重（一）准确是公文语言的第一要素。后面的三个特点是以它为基础、前提和条件。

第二章第二节三、公文语言的规范千百年来，在公文的形成和发展中，形成1.精选同义词准确达意。如“公布”与“发布”。2.巧用附加语限定语意。3.善用关联词彰显文脉。4.适用模糊语勾勒概略。1.精选同义词准确达意。如“公布”与“发布”。（二）简明简明即简洁明确。1.遣词用其基本意。2.组词酌用文言词。如“悉”、“顷”“务”“当”“毋”等。3.常用缩略语。（1）力求规范。（2）先全后简。（二）简明（三）朴实即质朴、平实，浅近而不雕琢、夸张、古奥。1.切记雕琢堆砌。2.言说直陈其事。（三）朴实（四）庄重即严肃、郑重。1.冷静、客观的文风。2.使用具有普适性的书面语。3.使用规范化、模式化词语。（四）庄重四、公文其他规范（一）文字排列规范（二）用纸规范（三）结构层次序数规范（四）引用规范（五）数字使用规范四、公文其他规范（一）文字排列规范

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第三节公文格式

第二章公文写作基础知识

一、公文格式的含义

公文的格式项目可以分为：

指定性格式项目——如标题、主送机关、正文、成文日期、印章等

选择性格式项目——版头、发文字号、签发人、秘密等级、保密期限、紧急程度、份号、附注、附件等等第二章第三节一、公文格式的含义公文的格式项目可以分为：第二章二、公文格式的制作（一）版头部分（又称“文头部分”）1.公文份号（1）概念：印制份数顺序号（2）适用范围：“绝密”、“机密”公文应标明份号（3）标注：用六位阿拉伯数字标识，如000123

（4）位置：文件首页左上角第二章第三节二、公文格式的制作（一）版头部分（又称“文头部分”）第二章2.秘密等级和保密期限

（1）性质：是公文涉密程度的标志，密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”（2）适用范围：涉及国家机密的公文（3）标识方法：绝密★10年（4）位置：文件首页左上角顶格第二排

2.秘密等级和保密期限3.紧急程度

（1）性质：是对公文送达和办理的时间要求。（2）适用范围：紧急公文（3）标识方法：用汉字标明“特急”（4）位置：眉首部分左上角、密级下方3.紧急程度4.发文机关标志（1）是发文机关的标志，具有法定性、权威性和效用性。（2）用套红大字居中印在公文首页上部（红头文件），以示庄重。（3）形式：

A“发文机关名称”+“文件”；如《国务院文件》。

B“发文机关全称或规范化简称”；如《中共中央》

4.发文机关标志

C联合行文时，可用“主办机关名称”+“文件”，如《黑龙江省人事厅文件》；也可用“几个同级机关名称”+“文件”，但“主办机关”排列在前，“文件”位于“发文机关名称”右侧，上下居中排布；例如：《黑龙江省人事厅、黑龙江省科学技术委员会、黑龙江省财政厅文件》。如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。C联合行文时，可用“主办机关名称”+“文件”，如《

5.发文字号（是发文机关为制发公文所依次编排的文号）（1）组成：“机关代字+发文年份+发文顺序号（2）注意：年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用方括号[]括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如

◆渝委[2008]3号◆国办发[2009]21号

第二章第三节第二章

◆渝府[2004]5号◆渝工商大[2005]9号（3）位置：位于发文机关标识下空两行，居中排布（4）一般必备◆渝府[2004]5号（5）关于“发文字号”要注意的几个问题：

①联合行文，只标注主办机关的发文字号。②机关代字用简称，比较固定，不能随便乱用。③“国发”的这个“发”字，有上级发下来文件的意思，一般单位不能随意使用。如对上级行文不能用“发”字④“命令”（令）和“公告”，走单独的发文序号。（如第207号）第二章第三节（5）关于“发文字号”要注意的几个问题：第二章

⑤批复和函，可在发文代字中标注文种“批”和“函”。

◆渝委函[2004]5号6、签发人（1）概念：代表机关核准并签发公文的领导人。（2）适用范围：仅供上行文使用（3）标注方法：平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。签发人后用全角冒号，冒号后标识签发人姓名，如签发人：王利。

第二章第三节⑤批复和函，可在发文代字中标注文种“批”和“函”。第二（4）注意：如有多个签发人，所有单位批准该文发出的负责人均需签名。主办单位签发人姓名放在第一列，其他签发人从第二行起在主办单位签发人之下按发文机关顺序依次顺排，应使最后的签发人与发文字号平行排列。（4）注意：如有多个签发人，所有单位批准该文发出的负责人均需（二）公文的主体部分（文身部分）公文的主体部分又称“内文”，这是公文实质性内容的部分。由于公文内容的长短不同，主体部分的位置经常变动。

1.公文的标题（1）完整式的标题由“发文机关+发文事由+文种”构成（又称标题三要素）

◆中共中央关于经济体制改革的决定发文机关发文事由文种

◆国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定

发文机关发文事由文种

第二章第三节（二）公文的主体部分（文身部分）第二章（2）非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用两项。

◆关于加强对企业国有、集体产权管理有关问题的意见（省略发文机关）

★红头文件；机关内部文件等可省发文机关

◆深圳市人民政府通知（省略事由）

★内容简单或复杂的公文；或“公告”“通告”等可省事由公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的是文种这一项。第二章第三节（2）非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用两项。第二章（4）标题中的介词“关于”

A公文标题中使用“关于”，把发文机关与事由部分隔离，因为事由部分的行为主体与发文机关不一致。如果没有“关于”，不仅语法结构欠严密，且易使人误解。如《xx部关于严格执行会议费规定的通知》和《xx部严格执行会议费规定的通知》意思明显不同。

B在批转、转发或发布性通知中，因事由部分的行为主体与发文机关一致，可省“关于”。（4）标题中的介词“关于”★（5）标题中，除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。但有时，不使用标点符号会引起误会时，可以使用。

◆国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定◆“三八”妇女节◆“一二·九”运动第二章第三节★（5）标题中，除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使（6）公文标题在公文首页横隔线之下，正文之上各空一行居中排列。公文标题可据情况一行或多行排列。多行排列时应注意对称、美观，分行不破词，“的”字不排行首。

第二章第三节（6）公文标题在公文首页横隔线之下，正文之上各空一行居中排列改错题：A仪南乡政府通知春耕生产要认真抓好改：仪南乡人民政府关于认真抓好春耕生产的通知B

重庆市教委关于印发重庆市高校学生学籍管理办法的通知

改：重庆市教委印发《重庆市高校学生学籍管理办法》的通知C关于青山县教委对山区中小学教师实行生活补贴的请示报告

改：青山县教委关于山区中小学教师实行生活补贴的请示改错题：2.主送机关又称“抬头”，是公文的主要受理机关，对该公文负有直接的办理责任。①主送机关应当标明主送机关的全称、规范化简称、同类型机关的统称。

◆“各区人民政府”，◆“市政府直属各单位”

第二章第三节2.主送机关第二章②上行文的主送机关只能有一个，不要多头主送。下行文如“通知”“通报”等需要所属各机关都了解、执行的，可以有两个以上的主送机关。张贴性需广大群众周知的公文，如“公告”“通告”等，不标主送机关。②上行文的主送机关只能有一个，不要多头主送。下行文如“通知”③有多个主送机关时，同一性质、同一系列的机关单位排在一起，不同机关单位名称用顿号隔开，不同性质、不同系列的机关、单位名称用逗号隔开，例如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”④主送机关名称位于公文标题下空一行，左侧顶格写，回行继续顶格写，末尾加冒号。第二章第三节③有多个主送机关时，同一性质、同一系列的机关单位排在一起，不

3.正文是公文的核心部分。用来表述公文的内容，一份公文的质量如何，主要体现在这一部分。一般由开头、主体和结尾组成。不同种类的公文，正文的篇幅长短不同，格式写法也不同。位于主送机关之下，空两格书写。第二章第三节3.正文第二章4.附件

（1）附件是附属于正文的其他公文或材料。是正文的补充说明、或是正文内容的延伸，是正文内容的补充部分，与正文具有同等效力。（2）适用范围：

A、正文只起批准、发布“印发、转发、批转”的作用，主要内容是附件。如《XX市人民政府转发市劳动局关于XX铜丝厂滥发实物问题的处理意见的通报》。

第二章第三节4.附件第二章

B、用于补充说明主件某一方面内容的附件。如有关的图表、名单、计划、调查报告等专项材料。（3）标注：在正文下一行左空两字，先写“附件”，后标冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件如有几件，每件占一行，平行排列。★如“附件：1.XXXXXX”

如“附件：2.XXXXXX”

B、用于补充说明主件某一方面内容的附件。如有关的图表5.发文机关署名（落款）（1）指制发公文并对文件负责的作者，可表明文件的责任者及法定权威性。（2）一般用全称或规范化简称，标示在正文后面右下方。（3）政府机关发文，可用机关印章代替；有的公文如“令”也可不标发文机关署名而由主要领导签名，如”省长：XXX”;联合行文时，主办机关在前，一个发文机关占一行。5.发文机关署名（落款）6.成文日期（1）成文日期是公文生效的时间标志。（2）成文日期根据以下情况确定：

A.一般公文以机关领导人的签发日期为准。

B.法规、规章类公文以依法批准的日期为准

C.会议类公文以会议正式通过日期为准，标在标题下方居中位置（题注）。

D.张贴、公布、告示类公文，以公布之日为准。

E.联合行文，以最后一位机关领导人签发日期为准。

F.以电报形式发出的公文，以发出日期为准。第二章第三节6.成文日期第二章（3）成文日期的写法：

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）.如2011年3月7日

第二章第三节（3）成文日期的写法：第二章（4）成文日期的位置，有三种情况：

1）一个机关行文的，规定标在右空4字，离正文的距离是加盖印章后不到一行，具体看印章的大小。

2）两个单位联合发文的，将成文日期拉开，左右各空7字，离正文的距离与单一行文的要求相同。

3）三个以上单位联合行文的，成文日期在最后一排印章之下空一行的位置，右空2字。第二章第三节（4）成文日期的位置，有三种情况：第二章7.印章（1）印章是公文生效的标志。公文加盖印章，既保证公文的效力和信用，也是发文机关以示负责。（2）根据现行公文法规规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，都必须加盖公章。（3）印章要端正、清晰地印在成文日期上，做到上不压正文，下覆盖成文年月日中间偏上四至七个字，这叫“骑年盖月”章。（4）联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章，印章之间不相交和相切。见例文。第二章第三节7.印章第二章（7）附注

用以说明正文中其他的一些事项。比如：发放范围、使用注意事项，等等。常见的有：

◆（此件发至县、团级）◆（此件可自行翻印）◆（此件至X月X日对外公开）等等附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，左空2个字格。第二章第三节（7）附注第二章（三）版记部分（文尾部分）

1.抄送机关（1）指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上、下级和不相隶属机关。（2）抄送机关名称应用全称或规范化简称。（3）一般抄送的范围：第二章第三节（三）版记部分（文尾部分）第二章

A.受双重领导单位之间行文，行文前征得同意，须抄送。

B.特殊情况越级行文，被越过的直接上级或下级机关需要抄送。

C.批复某一机关而另一机关要照此办理的，需要抄送。

D.行文中涉及另一机关职权，行文前会签，行文中要抄送。

E.除主送外，需要阅知的，要抄送备案。第二章第三节A.受双重领导单位之间行文，行文前征得同意，须抄送。第二（4）标注顺序★抄送机关一般按级别高低排列，同级机关按党、政、军、群次序排列；不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。（4）标注顺序（6）标注方法：标注在印发机关和时间之上。左空一字先标识“抄送”两字，后加冒号，依次排列抄送机关名称，在最后一个抄送机关后标句号。（6）标注方法：标注在印发机关和时间之上。左空一字先标识“抄

2.印发机关和印发日期

（1）印发机关：一般是公文印制的主管部门，不是公文的发文机关。一般是直属于上级领导的办公厅（室）、文秘部门。（校长办公室、中央办公厅、秘书处等等）他们负责文件的办理和印发等具体工作。（2）印发日期：以公文付印的日期为准。（3）在同一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用完全的阿拉伯数码标识。第二章第三节2.印发机关和印发日期第二章■