烟草公文写作注意事项

PAGEPAGE18烟草公文写作注意事项一、公文到底是什么？（一）公文的涵义中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），明确指出：公文是公务文书或公务文件的简称，是党政机关、企事业单位和社会组织实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。市局（公司）机关公文同样具有以上功能。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系市局（公司）党委的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。（二）公文的作用指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作，推广经验。（通知、决定）记载工作，积累史料。(各文种）（三）公文的分类通常情况公文分类如下：按行文方向：可分为上行文、下行文、平行文。按时限要求：可分为特急公文、加急公文、常规公文。按机密程度：可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。二、公文怎么写？（一）要搞清楚公文的文种根据市局（公司）公文处理的实际，在《市局（公司）机关公文处理工作办法》“第八条市局（公司）机关的公文种类主要有：决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要”共计13种：具体用途如下1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。主要在党和政府部门，人大、政协等会议2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位（部门）和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。分安排性、奖励性和变更性三类。格式：《***关于***的决定》3.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。主要在党和政府部门使用较多，企业基本不用4.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。同上5.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。同上6.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。7.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。格式：《***关于****的通知》《***转发****的通知》批准通知要提炼标题主题，不搞关于转发**转发**转发***的通知，8.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。格式：《***关于***的通报》。注意事项：通报需要有标题，领导讲话还需要加【按】。9.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。格式：《***关于***的报告》10.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。格式：《***关于***的请示》注意事项：（1）一事一请示，不能多头请示；（2）在成文日期后要加附注，注明联系人姓名及电话号码。11.批复。适用于答复下级机关的请示事项。格式：《***关于***的批复》（针对事项进行批复，而不是对请示进行批复）12.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。格式：《***关于***的函》13.纪要。适用于记载会议情况和议定事项。分为情况性会议纪要和决议性会议纪要格式：《***会议纪要》（**年**月**日）注意事项：标注出席人员一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行坐空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单需另起一行，编排方法同出席人员名单。8.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（二）要搞清楚行文的规则1.行文要确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文；特殊情况需要越级行文的，要同时抄送（报）被越级的机关。3.向上级机关行文，要遵循以下规则：一是原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄报（送）相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。二是部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委（党组）同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。三是下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。四是请示要一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。五是除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。六是受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时要抄报另一上级机关。七是不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。4.向下级单位（部门）行文，要遵循以下规则：一是主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。二是办公室根据本级党委（党组）授权，可以向下级党委（党组）和直属单位行文，其他部门和单位不得向下级党组织和单位发布指令性公文或者在公文中向下级党组织和单位提出指令性要求。三是部门在各自职权范围内可以向下级单位的相关部门行文。四是涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。五是上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。5.综合以上情况行文规则应该注意的事项按机关隶属关系和职责范围行文的规则；授权行文的规则；联合行文的规则；一般情况下不越级行文的规则；不越权行文的规则；“请示”不直接报送领导者个人的规则；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则；“报告”中不得夹带请示事项的规则；公文由文秘机构统一处理的规则。（三）写公文的步骤要搞清楚公文怎么写，规范的语言叫公文拟制，它包括公文的起草、审核、签发等程序。这三个步骤做好，一份合格的公文就算完成了。第一要素，起草。对于起草人来说，公文起草时应当做到：1.符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。4.文种正确，格式规范。5.公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。6.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。7.部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（这条个人感觉非常重要，部门领导应该说是组织选拔的精英，不管从工作经验、工作能力、视野角度等都比一般员工要高，更具有更多的资源和机会接触上级领导和部门，只要重视公文的起草就能是公文起草出来更加符合上级要求，单位实际，操作层更容易接受和实施。就会减少纸上谈兵等的情况发生。）龙局长的要求，促进了公文规范的进步。第二要素，审核。这里所说的审核主要是办公室环节，和起草部门负责审核有所差别。主要审核的重点是：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否符合行业的有关政策和规定，是否符合***的有关政策和规定，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。如：规范性、制度性公文送办公室审核前，起草部门要先送法规企管部门会签，进行合法性审查。第三要素，签发。公文要经本单位负责人审批签发。机关重要公文和上行文由**主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或者平行文，由**主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。办公室公文由分管负责人或者办公室负责人签发。签发人签发公文，要签署意见、姓名和完整日期；签阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。在OA流程中，公文起草上有10个节点，其实都是围绕三个步骤来服务。（四）公文到底怎么写？刚才上面已经说了起草公文文稿时，需要掌握的几个规则，根据大家平时的文件，主要内容和写法基本符合要求，但是在细节上还有很大的提升空间。具体到实际中，我举例说明一下，再结合公文写作要求讲解一下。一份公文基本要素：标题、主送单位、正文、落款、附件等。标题标题即简单但是又是大家最容易出错的地方。规范的标题写法应该是：发文机关＋主要内容＋文种组成。大家最熟悉的是标题中的主要内容，常常忽视的是发文机关，容易弄错的是文种。所以，在标题这方面要注意：1.搞清到底用发文主体是谁？具体用法是：重要公文和上行文应采用局和公司名义发文；局发文主要侧重于内部管理、决议事项、标准和规范的制订；公司发文主要侧重于“两烟”经营业务指导、计划投资及项目管理。2.发文事由的概括求精当。努力做到概括准确，题文一致，表述简要，一目了然。3.发文文种的选择要正确。一定要在规定的文种中选择，大家最习惯的喜欢把制度、细则、条例作为发文文种。还有请示、报告混用或乱用，混用就变成请示报告，乱用就是请示事项用报告，报告的事项又要求上级进行批复或答复。格式要求。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。标题中一般不得出现标点符号。主送机关：公文的主要受理机关，要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。格式要求：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。字体、字号与正文相同。正文：公文的主体，用来表述公文的内容。一般而言公文具有一定的模式，开篇可抓住依据、目的、意图三要素，如“根据□□□□□□……（依据），为了□□□□□□……（目的主旨），现决定□□□□□□……（意图主旨）。具体□□如下（过渡语）：”的规范格式。这样开头就简明扼要，直奔主题。格式要求：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。“段落”，每一段开始按“首行缩进”2字符；其它按“两端对齐”，行间距固定值29磅，约八分之七行。附件如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件的在冒号后用“1.”“2.”方式对其排列，转行的要与“1.”“2.”后边对齐。每个附件名后边不加标点符号（如“附件：1.XXXXX”）。附件应另面编排，并在版记之前。附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。与公文正文一起装订。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件小的直接附在正文后，附件大的可采用上传附件的方式处理。发文机关署名、成文日期和印章发文机关应与标题发文机关保持一致，先排机关署名，后排成文日期。（1）成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（即1不编为01）。一般在机关署名下一行排列右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。（2）机关署名——单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。——联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，每排最多排三个印章，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心。——当公文排版后所剩空白处不能容下印章和成文日期时，可采取调整行距、字距的措施解决，以确保正文与成文日期在同一页体现。（3）印章印章用红色，须端正、居中加盖于成文日期上，不得出现空白印章。印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。起草机关公文，拟稿人要在发文稿纸首页附注位置标明“不公开”或者“可公开”。“可公开”的公文可以通过局域网在行业范围公开；按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）规定，需要向社会公开的，可以在行业网站公开公文的主要内容。格式要求：居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。(包括“不公开”“可公开”、请示文件中的联系人和电话号码。抄送（报）机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。格式要求：一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如主送机关太多、太长，需移至版记，既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字（不是居中）。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、公文管理新要求严格按照职权和行政隶属关系行文，不多头报文、越级行文。凡是通过会议、电话、传真、办公自动化系统作出安排部署的工作，不再发文。已印发的项目方案、技术方案、标准和管理办法等文件，不再印发贯彻意见。全文公开发表的文件，在贯彻落实中无新要求和意见的，不再层层转发。凡国家法律法规、党内法规和国家局、省局已作出明确规定的，市局（公司）一律不再制发文件。没有实质内容、可发可不发的文件简报，一律不发。如需增加新的简报种类，须经市局（公司）办公会议审批。严格执行文件、简报的报送程序和格式，加强审核把关。加强办公自动化系统的运用，减少纸质文件，降低运行成本，压缩公文篇幅，讲求实效，提高行文效率。具体（一）切实减少发文数量1.会议、培训、督查、调研等一般事务性通知，统一归类在办公自动化系统“通知公告”中。2.就同一事项对不同单位行文，只编一个文号，用附件列表或单独填写方式注明单位、数据等。3.凡法律法规和各级政府以及烟草行业文件已作出明确规定的，一律不再制发文件；没有实质内容、可发不可发的文件，一律不发；能通过电话通知等方式落实的事项，严禁发文。4.市委市政府普发类公文，不再转发各单位、部门。机关科室转发文件，要根据实际情况提出具体可行的工作措施，突出务实管用，提高文件质量，不能简单照抄照转照搬，对没有提出具体贯彻落实意见和措施的，原则上不再转发。要进一步提高通报类公文的严肃性和权威性，做到少而精，突出指导性，突出抓落实，重点反映全局性工作，不再针对个别单位、部门和事项发文。确需单独行文的，原则上采取简报形式下发，简报也要体现少而精的原则。5.要严格审核把关，可通过电子邮件等告知基层部门办理的，不以通知、通报、简报等下发。所发电子邮件内容必须由发送部门负责人严格审核，保持内容和要求的严肃性，不得朝令夕改，使基层部门无所适从。基层部门收到电子邮件所安排事项必须按要求按时完成（二）控制发文规格1.贯彻上级党组织重要工作部署的决定、意见，呈报上级党组织的报告、请示，向不相隶属党组织复函，批复下级党组织请示事项，安排部署党建、思想政治等工作，党内职务任免，转发上级党组织文件等，以党委名义行文。2.安排部署既涉及市局职能，又涉及市公司职能的重要工作，以市局、市公司名义行文，同时加盖市局、市公司印章，按市局文件编号。3.烟草专卖零售行政许可、计划管理、价格制定、行政处罚、行政复议，区、县（市）烟草专卖局人事任免、行政管理、行政处分、行政检查，转发国家局、省局文件等，以市局名义行文。4.全市“两烟”生产经营指导、服务、协调、监管，全市卷烟营销网络建设，卷烟销售价格、品牌、库存、结构等监测与质量监督，国有资产经营管理，全市烟草商业发展规划、年度目标计划，财务管理和预算管理，重大事项审批和重大投资，企业管理者任免、推荐，企业科技创新，转发总公司、省公司文件等，以市公司名义行文。5.向下属单位布置某项具体工作、通报某项具体工作检查结果、印发某项具体工作的方案或意见、转发有关部门的公文以及向有关部门报送某项工作的完成情况或回复征求意见等事务管理类公文，以市局办公室、市公司办公室名义行文（与有关部门联合行文等特殊情况除外）。6.除必须以市局党委、市局、市公司、市局办公室、市公司办公室名义行文以外的其他事项，以“其他发文”形式行文，由机关各部门办理（对外单位行文的，送办公室签章）。7.除市局（公司）领导、调研员、副调研员主持、参加或委托的会议外，其他会议不以市局党委、市局、市公司名义印发会议纪要等。8.除市局（公司）领导、调研