提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略获奖科研报告

提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略获奖科研报告摘要：办公室文秘在企事业单位中承担着“管家”的身份，不仅仅需要服务领导，还需要服务好员工。现阶段文秘岗位工作特点是多而杂，需要面临各种突发事件。因此，文秘岗位想要保证工作质量和水平，需要从员工个人素养、制度建设两个方面处理，增强员工抗压能力、完善办公室管理制度，加强人文关怀等方法，让办公室文秘工作质量再上一个台阶。

关键词：办公室文秘;质量;策略

一、引言

企事业单位的办公室秘书不仅承担着“顾问”的身份，也是办公室的“大管家”。在企事业单位项目工作中，在中间进行管理和协调，其重要性，因此提高办公室秘书工作质量对整个企事业单位都具有重要意义。办公室秘书是在办公室主任的领导下负责办公室的日常行政事务和秘书工作，起草，装订和交付各种文件;及时处理上级文件的签字，交付和催促;回收，清理和销毁文件;收集，管理秘书的文件并对其保密。记录各种会议和会议事务等各种工作。文秘工作多而杂，想要在多而杂的工作中实现岗位价值，提升工作效率需要有着一定的策略方可。本文结合实际经验，对办公室文秘工作质量有效策略进行研究。

二、文秘工作的重点和难点

2.1办公室工作的重点

在文职工作中，要提高秘书工作质量，确保各项工作顺利进行，这要符合以下工作原则：

1）办公室文秘的后勤服务作用。保证整个工作的协同进行，做好各个部门的合作和衔接。及时汇报工作细节，并与高级管理人员进行沟通，使工作中的重要信息及时传递给上下级。同时关注发展形势，积极协调上级与各部门之间的关系，及时发现问题，及时改变计划。

2）提高文件处理能力。本着“严格检查，紧急处理”的原则，努力加快文件的操作和处理，确保正式文件的权威性和严肃性，使文件能够及时地传达和实施，并指导文件的执行。安全生产经营企业。

3）我们应该提高工作的可预测性。要做好工作防范，强调“全面，务实”，在工作的超前和远见中加大工作的主动性，努力确保工作中没有错误。

4）要加强监督监督职能，狠抓工作落实。重视重要工作的工作监督和领导的指示，做好过程监督，发扬钉钉子精神，并通过电话，协调等及时提醒确保按时间节点所有工作顺利进行的方法。

2.2办公室工作难点

1）工作“沉重”，办公室中有三项任务：一是决策人员和智囊团的角色;二个是对上级和下级的服务;另一个是保密工作。这些任务非常重要。该办公室还充当外界的“窗口”。如果办公室工作出色，办公室工作质量高，会给来访者一个好的印象，反之亦然。因此，办公室工作与整体工作密切相关。

2）工作“苦”。工作强度非常高，超过了一般部门的工作量。“驰翰未暇食，日昃不知晏;沉迷簿领书，回回目纷乱”用这首诗可以很好的描述秘书埋头文稿，不知早晚的情况。

3）工作“杂”，办公室不仅仅涉及公司内部的各种数据信息，还需要接触外部的交接外联，工作设计内容多且杂。

三、办公室文秘工作质量水平的优化策略

3.1建立健全办公室管理制度

完善办公室秘书工作中的奖惩制度，为的是提高工作效率和质量。通过制定合理有效的奖惩制度，明确奖惩措施，以激励工作，提升办公室秘书的积极性和主动性，保持他们对工作的热情，并确保所有工作的顺利完成。同时，完善的奖惩制度可以提高员工的竞争力。同时，要增加对办公室秘书工作的评价和监督，并结合对办公室工作效率和工作质量进行评价，以保证各种制度的科学性和各种制度的有效性，使管理制度能够发挥对秘书人员的约束和监督作用，有效提高办公室秘书工作质量。

3.2加强人性化管理，做好人文关怀

企业的经营方式应该加强人性化管理，通过人性化管理，才能够消除秘书岗位负面情绪，保证秘书能够以良好的心态去面对工作。另一方面，有必要及时了解秘书的心情，找出秘书因某些事情而产生的不良情绪，并及时进行心理指导和安慰。在实际工作中，发现企事业单位的秘书岗离职率高，主要原因是其他部门职员不理解办公室文秘岗的辛苦，让办公室文秘职员工作没有成就感，易受到误解。公司必须要重视每个员工的心理诉求，提升员工个人成就感。

3.3培养全局意识

作为办公室的管理人员，文秘岗位必须要有良好的全局意识。考虑问题，需要从大局出发。有时候需要文秘人员牺牲小我的时间，来完成企业工作，为员工谋福利。

在具体的工作中，文秘工作人员要着眼全局，站在全局高度，发现问题及时上报，解决问题。同时不要仅成为领导的传话筒，要发挥岗位职责，在自己的职责范围内为企事业员工发出声音，不能只做到下达，而做不到上听。在工作中，突出重点、把握重点，掌握项目管理基本知识，有计划有步骤的定期汇报、开展工作。

3.4加强心理素质培训，增加抗压能力

众所周知，秘书岗位是一个得罪人的岗位。很多员工接受信息是从办公室发出的。员工不敢直接和领导对话，感觉自己委屈时，就会将负面情绪发泄给文秘。长期以往，文秘就会积累大量的负面情绪，容易出现焦虑、暴躁的特征，对于提高文秘工作质量和水平都有着阻碍作用。

针对这一情况，需要对文秘工作人员进行心理素质培养，掌握释放负面情绪的方法，提高个人的抗压能力，在压力的环境中，磨练个人意志，在文秘岗位上实现个人价值。

具体操作方法，企事业单位可以组织办公室成员定期学习排压方法，做好员工的心理情况调查，对于有明显心理问题的文秘职员应该调整岗位，实现企业人文关怀。

3.5做好礼仪培训，留下美的印象

在企事业单位中，办公室作为接待外来人員、服务内部人员的重要岗位。对外工作中，办公室文秘人员的形象代表了企事业单位的形象，好的形象能够消除双方矛盾，有利于增进双方友谊，树立企业良好的形象，有利于提高合作成功率。对内服务中，办公室文秘通过微笑服务，让普通员工感受到企业关怀，感受到同事之间的亲切，能够更好的消除上下级之间的隔阂，有利于解决内部问题，提高文件、通知及时高效的到大基层，保证了企业项目的整个运作效率。

具体礼仪培训方式，可以邀请专业的礼仪培训人员对办公室文秘进行培训，让员工掌握基本的社交利益、站姿、坐姿等。

3.5提升总结归纳意识，用心做好文秘工作

上文已经阐述，文秘工作是多而杂的工作，很多资料有交叉、重合的情况。在这种情况下，文秘就需要对数据、文件定期整理，做好资料汇总，让资料能够为管理者提供决策。具体的方法为：

首先，对近期工作进行主次划分，通过整理企业近一个月的所用项目，然后对所有项目进行归类，分清主次，确立各个项目的开始和结束时间。

其次，根据主次设定具体工作，每个周对所有项目的进程进行汇总，并做好记录。

最后，每季度和每半年整理所有项目，对下一阶段工作再次进行规划。

结束语

很多人说文秘工作没有技术含量、没有发展前景。这种思想是有误