711物资采购管理制度

标题七.营销管理制度7.1.1物资采购管理制度版本第B版版次第0次修改页码第1页共5页受控状态受控执行各部门监督稽财部考评总裁办本制度归属第七章营销管理制度7.1采购制度。为规范采购工作，提高物资采购资金的使用效益，维护公司利益，促进物资采购工作的正常有序，特制定本制度。本制度所称的采购是指根据生产经营等需要以有偿方式取得物资或服务的行为，包括货物、工程和服务的购买、租赁、委托、雇用等。主要分为以下几类：生产类物资（原料、包装辅料、染料、助剂、机配件器材、生产设备等）；非生产类物资（办公用品、印刷品、劳保用品等）服务类（维修、咨询、运输等）；基建设施类（包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等）等。1 采购原则审批原则物资采购必须履行申购审批和合同（付款）审批。其中申购原则上由办级使用部门申请，经部门负责（分管）人审批后采购。公司可根据情况下发文件（或通知）对采购权限等进行调整。具体申购、合同（付款）审批见P01《物资采购审批权限表》。供方评定原则1.2.1在订立合同前应对供应商进行资格评定，填写《供方评定记录表》并确定是否列入合格供方。评定时应取得供应商经年检的营业执照和税务登记证，审查企业规模（注册资金数额、固定资产状况、人员配备）、是生产厂家还是贸易（代理）公司、是否一般纳税人；审查经营范围，主要原料供应单位等；原料、塑料粒子、染料、助剂等大宗物资的供方评定要到供应商的生产或经营场所实地了解。1.2.2没有列入合格供方的原则上不得签订长期供应合同采购，特殊情况需报集团负责（分管）人批准。按标准采购原则物资采购要确定质量标准，不得随意变更。行政部综合办负责标准化管理，收集和审核标准。质管办负责起草标准，审核合同质量要求。采购合同质量标准原则上不得低于国家/行业标准。订立合同和实行合同评审原则1.4.1为了明确责任和规避风险，除不影响产品质量的非标产品、易耗日常用品等确难以签订合同的物资外，其余要按公司《合同管理办法》的规定签订合同采购；长期订货和高额的进货，必须签订合同和实行银行结算。1.4.2采购合同分类常规合同（即B合同）：采用公司统一的《合同版本》，或付款在货到30天以后的合同（原料采购中经检验合格后货到付款的视同B合同）；特殊合同（即BB合同）：常规合同以外的所有合同；无合同采购。1.4.3每年3月份由部门牵头，召集相关人员对采购合同整体签定情况进行年度合同评审；同时设备、基建设施采购均需进行合同评审。评审后报集团阅知（已评审的合同免签阅知）。1.4.4单项合同强调做好货比三家，长期合同做好供方评定工作。采购优先和对等原则1优先从规模、品牌生产厂家采购，在同等质量标准、价格下，就近选择供应商。1.5.2在确保质量的前提下，尽量采用廉价品或代用品。实行货比三家、公开招标和大宗物资形成主次供应的原则。为了合理降低采购价格，及时掌握市场价格波动，采购前做好询价、比价、议价的货比三家手编制/日期杨晓伟12/05/12审核/日期祝成芳12/05/14批准/日期杨捍东12/05/17修改标记处数修改/日期标题七.营销管理制度7.1.1物资采购管理制度版本第B版版次第0次修改页码第2页共5页受控状态受控执行各部门监督稽财部考评总裁办续，填写《询价比价合同价一览表》（资料中一般应有直接生产厂家的价格信息），明确是否含税、付款方式等内容；长期采购合同应每月进行一次询价、比价，并经负责人签字确认；大宗物资由采购负责人组织进行招标，形成主次供应格局。供应商质量和价格承诺原则1.7.1签订合同（特别是长期供货合同）操作的供应商应签订公司版本的《质量、价格承诺书》，无《质量、价格承诺书》的纳入BB合同操作。1.7.2对因质量、价格问题有过立案的供应商，原则上要求中断与其的业务往来。对特殊情况仍需保留业务关系的，由采购负责人报公司审批后操作。储涨压跌原则采购业务员和分管负责人应综合相关信息，认真对市场波动进行预测，确保大宗物资涨价前有一个月（或合理）的库存量、跌价前尽可能减少库存。采购程序采购申报各部门根据年度经营计划和月度实际编制月度耗用计划或临时采购计划。2.1.1原料采购：根据部门月度销售、生产计划，由营销办编制月度供应计划，经事业部审批后将计划交采购负责人确认，按进度采购。2.1.2易耗件根据计划及库存情况由生产厂（或仓库）每月编制《物资采购申请单》申购一次（备用件每季度申购一次）。对生产（设备）上第一次损坏的或半年内未重复申购的配件为急件，申购急件应在申购单上提供设备名称、制造商、出厂编号、规格型号等详细资料并注明“急件”和要求到位时间。采购急件，即刻办理，紧急情况下可以先采购再补办相关审批手续。2.1.3设备、基建设施、项目等固定资产投资由部级负责人（或项目负责人）根据年度新增生产能力调整规划、技术改造项目计划等编制《基础设施（备）配置申请单》。2.1.4申购单的填写：非固定资产类填写《物资采购申请单》，固定资产及项目填写《基础设施（备）配置申请单》。申购单应明确填写物资名称、型号、品种规格、数量、需求日期，必要时还应写清生产厂家、用途及参考报价，一式三份：仓库入库依据备查一份（基础设备配置的交设备监督员）、采购员一份（为备查，保存期限3年）、采购主管一份。对填写不全或不详、审批手续不齐，给采购带来困难的，采购部门有权退回申购部门修订。2.1.5采购物资由申购部门结合企业标准提出质量验收标准。采购审批2.2.1具体见P03《采购合同审批程序图》、P01《物资采购审批权限表》。其中项目、设备及特殊采购，由部级负责人（或专项小组指定经办人）经办；集团负责（分管）人组织合同评审；基建、工程类，由专项负责人指定经办人（土建专项可由专项负责人授权沪江房产公司）负责采购，由专项负责人组织合同评审，并报上级部门负责人阅知。根据实际情况，可由部门提出、经批准后调整采购负责人。特殊情况经集团负责（分管）人认可，可按特别审批及采购程序办理，并报集团负责（分管）人阅知。2.2.2各级部门负责人审批签字后要求在24小时内报上级部门负责人阅知。“上级部门负责人阅知”所签位置：有“合同评审表”的在“上级部门阅知”栏签阅；其它在合同正本上签阅。2.2.4无合同采购操作见P04《无合同采购操作流程》，采购员须按月及时履行报销手续，并向财务提供货比三家资料；由财务部门按周将资料归档入审计管理员。2.3 采购实施编制/日期杨晓伟12/05/12审核/日期祝成芳12/05/14批准/日期杨捍东12/05/17修改标记处数修改/日期标题七.营销管理制度7.1.1物资采购管理制度版本第B版版次第0次修改页码第3页共5页受控状态受控执行各部门监督稽财部考评总裁办2.3.1根据分工、申购单要求结合采购原则，采用招标、询价、比价、谈判等方式，严格按照P07《物资采购流程图》执行，以保障公司利益。2.3.2采购人员须严格执行《合同管理办法》签订采购合同，并履行岗位职责。按申购单的时间要求采购到位，要求到位时间不明确的按P05《采购周期表》。预见不能按申购单时间要求到位的，应及早报告采购负责人，说明异常原因，提出应急方案。检验入库。2.4.1质量验收由仓管员在一个工作日内通知质管办，质管办负责（可委托主管部门或使用部门）原则上货到48小时内完成验收，特殊的可按合同约定时间。合格后开具入库单办理入库手续（检验前作待检处理）。确实难以在规定时限内完成验收的，要单独报告，按批准确定的验收时限执行。公司暂不具备检验能力和无质量标准的物资（如部分染料、助剂），可按《封样管理制度》封样，质管办负责送外委托第三方检验。固定资产类的首批物资检验入库凭证（验收单）要在检验或部门验收交接后的24小时内由综合办管理员送审计管理员归档。2.4.2公司内部委托加工的，其原、辅料由加工部门组织进行质量检验；调拨使用的，由调入部门组织进行质量检验。2.4.3仓管员负责按公司的收料单对采购物资的数量、品牌、批号等进行验收。供应商直接送货的，应当场完成数量验收，其它情况在一个工作日内完成。2.4.4发现数量和质量方面存在问题的，应在一个工作日内反馈给采购部门。货款支付。1付款结算凭入库单参照有关规定执行。对急件款项，急事急办。2.5.2为提升企业诚信度，要求按合同约定付款。供应商有投诉的，则根据实际情况进行处理。申购撤销未采购的，申购部门可在原申购单上盖上“撤销”，按一般申购单据存档方式处理；如已向供应商订购的，由采购经办人及时与供应商洽谈，办妥撤销。对不能撤销的，由采购部门在申购单上注明原因，通知原申购部门，由申购部门列入待处理物资申报处理。采购退换对名称、品种、型号、规格等与《物资采购申请单》不符的应退货，重新采购。对质量不符合承诺或标准要求的，验收部门应立即将检测报表（报表中应明确不合格项、公司标准要求、实测数据）反馈给采购部门。采购部门根据库存情况、市场行情初步确定是退货或提出让步接收，退货的由采购员办理退货手续。4.2.1需让步接收的按P02《采购让步接收/固定资产处理审批权限表》规定的相应部门填《集团/部门让步接收申请单》并附检测报表，办理相应手续。批复件由使用部门送财务部门签收备案，作为采购结算依据，并送质管办备案归档，质管办进行质量跟踪。4.2.2特殊情况采购（如问题帐户的审计采购），采购进货后检测质量指标低于企业标准的（质量标准管理部门制订让步接收的指标、未制订让步接收指标的经质量标准管理部门审核并提出建议），经报集团负责（分管）人审批后，使用部门应接收使用。4.2.3如在办理退货或让步接收时出现异议的，由使用部门填写《采购问题帐户报告表》按以下第6条款申报处理。5审计5.1审计部门必须适时进行价格监督，对采购物资（临时采购，长期采购）进行市场询价（包括网编制/日期杨晓伟12/05/12审核/日期祝成芳12/05/14批准/日期杨捍东12/05/17修改标记处数修改/日期标题七.营销管理制度7.1.1物资采购管理制度版本第B版版次第0次修改页码第4页共5页受控状态受控执行各部门监督稽财部考评总裁办上寻价），随时了解市场动态。并要求在规定周期内将所有合同进行询价抽样审计，审计按计划执行，并提供审计记录。审计部门收集的立案依据应有其他供应商的书面报价单、其它厂家所购票据证明。审计时同类产品作为审计的参照依据，同一产品作为认定依据；在对外处理时供应商及执行线不配合的，同类产品根据双方承诺书可以作为认定依据。问题帐户立案和结案同一产品的实际采购价高于市场价3%，或有必要时可以申请立案。问题帐户从申请立案开始，停止付款。问题帐户的申报和处理按P06《采购问题帐户处理流程图》操作，要求收集的证据（合同'调价\签收等）必须为原件。执行线或监督线发现问题要及时上报公司立案，以上报时间的先后作为发现问题部门的确认依据。采购监督线发现的，由监督线填报《采购问题帐户申报表》送达执行部门，由采购执行部门在二日内签署立案意见（报价和损失额的确认、处理意见及处理时限承诺等）后上报公司，由公司判别责任和确定是否立案（有必要时征求律师意见），并反馈给采购执行部门负责人进行处理，要求执行部门在二周内处理完毕，否则由公司介入处理。采购执行部门发现的，由执行部门填报《采购问题帐户申报表》后，直接上报公司（其它操作程序按6.4条款）。问题帐户申请立案或公司认为有必要收回物资采购审批权时，采购审批权限提升一级。问题帐户处理期内，执行线要积极配合审计部门，原合同阅知人为问题帐户负责人，并对问题帐户进行总结，对是否与该供应商继续合作进行明确，待结案后审批权限归位。采购问题账户内外责任追究完毕后，由公司办理《问题帐户跟踪处理结果反馈表》公司负责人签署批准意见后归档。责任追究未经申报、审批擅自采购物资的，一切责任由采购员承担；采购不及时或发生问题帐户的，采购员、采购负责人、审计管理员按《采购考核办法》进行考核。采购合同实施后由执行部门自行发现有价格差额并着手挽回损失的，对执行线的责任免于追究。申购部门对采购物资的需用量要有充分的估计，应随时了解库存动态和库存限额，因疏忽大意、不负责任，物资多申报、多采购，造成库存积压半年以上，（急件允许生产厂可预见性的提出多采购一只，且积压考核时间可允许一年）经鉴定需处理的，其因降价处理所造成的直接损失，按《合同管理办法》和《待处理物资管理制度》执行，并按《财产损失处理办法》考核有关责任人。对采购物资的质量检验失职、把关不严造成公司损失的，按《财产损失处理办法》考核。编制/日期杨晓伟12/05/12审核/日期祝成芳12/05/14批准/日期杨捍东12/05/17修改标记处数修改/日期

标题七.营销管理制度7.1.1物资采购管理制度版本第B版版次第0次修改页码第5页共5页受控状态受控执行各部门监督稽财部考评总裁办沪江集团：本制度已收到，经认真学习已明白制度的详细内容，本人保证按制度贯彻执行人执行。签名签名： 日期： 年月 日编制/日期杨晓伟12/05/12审核/日期祝成芳12/05/14批准/日期杨捍东12/05/17修改标记处数修改/日期附：R01附