企业常用公文的写作要领课件

各位同仁大家好！让我们认识一下

企业常用公文的主体结构综合办公室

内容提要

一、公文的作用及重要性

1、公文的概念2、公文的特点3、公文的作用4、公文写作的重要性

二、公文格式及主体内容

1、公文的种类2、公文的格式3、公文的主体内容及写作要领

三、常用公文种类及主体结构

1、企业常用公文种类

2、常用公文主体结构内容及模式3、部分公文行文规则及要求

四、公文常见的问题与分析

1、文种的误用2、随意请报3、公文组成要素不全4、公文标题病误

五、结束语

一、公文的作用及重要性1、什么是公文：公文，即公务文书。一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。

3、公文的作用：

（1）、领导和指导作用。

（2）、行为和规范作用。

（3）、宣传和教育作用。

（4）、联系和知照作用。

（5）、依据和凭证作用。4、公文写作的重要性：

公文写作在我们日常生活中发挥着日益重要的作用，其应用领域也来越广泛，特别是随着企事业单位各层级领导的公务活动日益频繁，实用文体写作的功能也被提到一个新的高度。二、公文格式及主体内容1、公文的种类。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》

确定的行政公文种类共有十三种：

（1）命令（令）（2）决定

（3）公告

（4）通告

（5）通知（6）通报

（7）议案

（8）报告

（9）请示

（10）批复

（11）意见

（12）函

（13）会议纪要

2、公文的格式：

即公文规格样式，主要是指公文构成要素的书面表现形式，即文面格式。

格式内容主要包括眉首、主体、版记三个部分。在三个部分中，共含有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等项目。

00001

机密★一年

急

件

XXXXX文件

XXXX发〔2003〕3号签发人xxx

眉首1、发文机关标识；2、发文字号；3、秘密等级★保密期限；4、紧急程度(急度)；5、公文份数序号(份号)；6发文编号；7签发人等。正文1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注版记1.主题词2.抄送机关3.印发机关和印发日期另外，通过介词结构“关于……的”将制发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。例如：《国务院办公厅关于成立xxx领导小组的通知》。

公文标题一般有以下四种形式：

第一、制发公文机关名称+事由+文种三个要素全部具备的公文标题。（如上例）

第二、事由+文种两个要素构成的公文标题。版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关。例如:《20xx年全国xxxx工作会议纪要》。

第三、由制发公文机关名称+文种两个要素构成的公文标题。公告性、权威性公文，可以省略事由。例如:《中华人民共和国xxx部公告》。

（2）、主送机关。主送机关指公文主要受理机关，是负有公文处理责任的受文机关。公文一般应当标明主送机关。书写时在标题下面空一行，左侧顶格，使用主送机关全称或规范化简称、同类型机关的统称。

某些不具特指性，而具有广泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“通告”，也可不写主送机关。

（3）、正文。公文正文标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

、开头。

公文正文的开头方式有许多种，常见的开头方式有：

目的式。用表示目的的介词“为……”、“为了……”等领起下文。

根据式。用介词“根据……”、“遵照……”、“按照……”、“依照……”等领起下文。

缘由式。缘由式也叫原因式，即通过情况的介绍、问题的提出或意义的明确，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对公文内容的重视。

、主体。公文正文的主体部分是公文的核心，公文的主要事项或基本内容都在这一部分表述。如果需要引用公文，一般应先引标题，后引发文字号。例如:你局《关于······的请示》(xxx发〔20xx〕xx号)收悉。经研究，批复如下：······

公文的主体部分写作要求是：内容充实，中心突出，表意明确，条理清楚。

、结尾。公文正文结尾的写法不尽相同，一般都要用该文种的习惯性结束语作结尾。例如：国家xxx局关于xxxxx通知……

国x发〔20xx〕xx号文件中的有关规定与本通知不符的，以本通知为准。

特此通知。

二○xx年x月xxx日

几种常用的结尾方式：

说明式

······

上述以清包工形式提供的装饰劳务是指，工程所需的主要原材料和设备由客户自行采购，纳税人只向客户收取人工费、管理费及辅助材料费等费用的装饰劳务。

祈请式

经研究决定，自2006年9月1日起，将你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至每吨x.x元。

请遵照执行。

期望式

本次升级过程中，如有问题，请及时向总局（信息中心）反映。等等。

（4）、附件。附件是附在主件之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。

（5）、成文日期。公文的成文日期以机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的公文以会议通过日期为准。法规性公文以通过或者批准日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写，其中“零”写作“〇”。

三、常用公文种类及主体结构

1、企业常用的公文种类：

（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

（2）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（4）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（5）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（6）批复：适用于答复下级机关的请示事项。

（7）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2、常用公文主体的结构内容及模式：

（1）、决定。主要有六部分组成：标题；主送机关；作出决定的日期或会议通过日期；正文，一是作出决定的缘由；二是决定的内容或事项；落款即作出决定机关名称；成文日期等。

（2）、通知。●指示性通知由五部分组成：标题；主送机关；正文有通知缘由，通知内容，通知执行要求；落款即发文机关名称；成文日期等。●会议通知：小型会议通知由五部分组成：标题；主送机关；正文有召开会议时间、地点、参加人员及与会要求；落款即发文机关；成文日期等。大型或隆重会议通知由五部分组成：标题；主送机关；正文一是召开会议的原因、依据、目的、任务；二是会议安排、时间、地点、会期、内容、与会范围或与会人员；三是与会要求，包括会前准备等；落款即发文机关；成文日期等。●任免通知由五部分组成：标题；主送机关；正文一是导语，写任免时间、任免机关（作出决定范围或形式）；二是任免内容或任免事项等；落款即发文机关；成文日期等。

（3）、通报。一般由五部分组成：标题；主送机关；正文一是通报原由；二是通报事项，该事项发生的时间、地点、涉及单位与人员，大体经过，主要情节、结果及影响等；三是处理意见，指对有关人员进行具体表彰或处分；四是经验或教训是什么；五是要求、希望与号召等；落款即发文机关；成文日期等。

（4）、报告。一般由五部分组成：标题；主送机关；正文一般由两大部分，一是导语，讲报告的起因，根据；二是报告的内容，按照需要可分成若干部分叙述，收尾一般用“特此报告”等；落款即发文机关；成文日期等。

（5）、请示。与报告格式基本相同。请示与报告内容的区别

文种

项目

请示

报告

行文目的向上级机关请求批准、答复向上级机关汇报工作、反映情况，为决策提供依据

性质内容呈请性一文一事，篇幅较短陈述性可以有多个事情，篇幅较长

行文时间事前事中或事后

处理方式办件阅件

（6）、批复。一般由五部分组成：标题；主送即回复的下级机关；正文由三部分，一是批复引语，就是开头要引述下级来文的日期、文号、标题或要点；二是批复内容，即对来文的答复；三是结尾，一般用公文用语，如“此复”，“特此批复”等；落款即发文机关；成文日期等。

（7）、会议纪要。主要由四部分组成：标题，一般是会议名称+纪要；二是召开会议的机关+内容+纪要；正文，有三部分：一是开头，写会议概况，包括召开会议的指导思想，目的和要求，会议时间和地点，参加单位，主持人，对会议的总评价等；

二是纪要主体，写会议研究的问题，讨论的意见，作出的决定，对今后提出的任务、要求等；三是结尾有两种，a、正文完就收尾；b、是提出希望、号召；落款即发文机关；成文日期等。

3、部分公文行文规则及要求：

（1）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（2）“报告”不得夹带请示事项。

（3）一般不得越级请示和报告。

（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

（6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

四、公文中常见的问题与分析

1、文种的误用

主要表现在报告和请示的错用

报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

a.行文目的不同：报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

b.公文内容不同：请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

c.规范性用语不同：报告用“

以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。

目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。

a.请示、报告混用

如：《关于请示xx领导出席xxx的报告》

b.请示、报告并用

如：《关于召开xxxxx的请示报告》

2.随意请报

“请报”指以单位名义向上级报送“请示”、“意见”“报告”。随意请报主要有三种情况：

a.主送个人，如“x书记”、“x市长”。

b.多头主送，如“教务处、科技处并实验室管理处”

c.越级上报

3.公文组成要素不全

a.上行文缺签发人，“请示”缺联系人姓名、电话。

b.缺附件说明。

c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。

d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。

4.公文标题病误

a.标题缺少行文单位

公文标题通用式为：行文单位+事由+文种

b.标题无文种

将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的总结》。

转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如《……关于转发……的方案》。

c.不伦不类的标题

两个文种并用，如：请示报告、任免决定的通知等。

混用文种，将“请示”错用成“申请”。

d.标题中事由表达不全

如：《xxxx关于申请划拨“十五”

配套经费的报告》

e.标题中乱用标点符号

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文中乱用标点符号主要表现在：

a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。

b.不必用其他标点符号而随意使用。

如《关于对xxxx年“全民文明礼貌月活动”安排的通知》等等。

总之，通过前面所讲的内容，便发现一个规律：即公文的结