办公软件常用技巧

办公软件常见技巧大唐黑龙江电力技术开发有限公司信息化部吕鑫CONTENTS01WORD200703PowerPoint200702EXCEL2007WORDWORD常见问题解决方法41、快速清除word页眉横线方法一.更改样式快速清除横线

1.双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字；

2.将“样式”切换到“正文”模式；

3.此时页眉下方的横线便已经消失，而且页眉文字也能像其他正文文字一样授受用户的编辑了。方法二.通过边框和底纹方法清除横线

1.双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字；

2.执行“格式”菜单→“边框与底纹”命令，弹出“边框与底纹”对话框；

3.将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”即可。52、生成目录

选择一级标题内容，在“开始”样式中选择“标题”，然后调整字体大小、样式，选中该标题，双击格式刷，将其他同级标题刷成相同格式，光标放在要插入目录的位置，在“引用”中目录下拉，选择“自动目录1”，目录生成后可对目录格式、字体样式进行修改调整。如文章内容修改，可在“引用”中选择“更新目录”，选择是“只更新页码”还是“更新整个目录”。63、从第二页开始设置页码

选择“插入→页码”命令，选择一个页码样式（底端左侧、居中、右侧），选择“首页不同”。此时封面之后的第一页页码显示“2”，如果想变为“1”，在“设置页码格式”中“起始页码”填0确定。74、Word中插入公式后行距变宽的解决

在Word文档中插入公式后，行距便会变得很大，简单的调整段落的行距是行不通的。逐个点选公式，然后拖动下角的箭头倒可以将它任意放大缩小以调整行距，但是如果在一篇文档中使用了大量的公式，这种操作显然太麻烦，手工操作也容易使得公式大小不一，一些小的公式还会影响到显示的效果。下面介绍两种调整公式行距的方法：84、Word中插入公式后行距变宽的解决方法一：全部一次调整依次单击菜单命令“文件→页面设置”。单击“文档网格”选项卡，如图所示。选中“无网格”，单击“确定”按钮就可以了。方法二：局部调整选中要进行操作的那些行，依次单击菜单命令“格式→段落”，打开“段落”对话框；单击“缩进和间距”选项卡，将间距的“段前”和“段后”都调整为“0行”；将“如果定义了文档网格，则对齐网格”复选项前的小勾去掉，最后单击“确定”按钮即可。95、Word自动编号右键编号，选择一种合适编号即可。如果需要定义新编号格式，选择“定义新编号格式”，选择一种编号样式，然后选择字体，为标号选择合适的字体、字号，确定后返回如图界面，在编号格式中增加字，确定后即可。106、让Word取消自动编号1.暂时取消自动编号如果我们需要暂时取消自动编号功能，可以在换行的时候按住Shift键再击打回车(Enter)键，此时，Word暂时不会输出编号，而等作者对该段落录入完毕再击打回车键时Word仍会按照原来的编号次序继续为新段落编号。2.完全取消自动编号如果我们在后续的段落中根本不再需要编号时，只需要直接击打两次回车(Enter)键即可完全取消Word的本次自动编号。当然，如果我们再次启动编号功能时，Word会重新从1开始编号117、快速找出两个Word文档之间的差别我们经常会遇到这样的问题：两份Word文件之中，只有一些极为细小的区别，如果单纯通过人工的方法去进行校对，那么不仅效率很低，而且也容易出错，容易漏掉一些不太明显的区别。Word2003已经内置了一个小功能，可以让我们快速地找出两个Word文档之间的不同。打开待比较的Word原文，执行“审阅”菜单→“比较”命令，在弹出的“比较文档”窗口中单击另一份待比较文件，然后点击“比较”按钮。128、Word中快速输入大写中文数字年终财务总结中的一些数字，按国人的习惯，通常要用大写的格式来表示。我们可以先快速地输入阿拉伯数字，然后将其转换成大写格式：选中输入的阿拉伯数字(如987688)，执行“插入→编号”命令，选中“数字类型”下面的“壹、贰……”(或“一、二……”)选项，“确定”返回，则相应的阿拉伯数字转换成大写数字(如“玖拾捌万柒仟陆佰捌拾捌”或者“九十八万七千六百八十八”)。注意：这种转换不支持带小数的数值139、Word中轻松输入各式各样的下划线我在别人的Word文档中看到一些特殊的下划线，经过研究发现，原来是通过特殊输入方法来实现的：在文档中每一行开头处，分别输入三个或三个以上的下列符号:~~~、###、***、___、---、===，然后按下“Enter”键，就可以得到一些特殊的下划线了(如图)。1410、让长篇Word文档中的图片快速显示出来经常使用Word处理长篇文件的朋友一定对这个问题深有体会，当文件中含有大量图片时，每次翻页总要等待一会儿才能显示出图片原貌，对我们正常的排版影响很大。其实，倒有一个简单的方法可以加快文档图片的显示，每次打开带有多张图片的文件时，首先点击一下工具栏上的“打印预览”按钮，然后再马上关闭打印预览，此时再翻页就不会出现图片半天显示不出来的问题了。EXCELEXCEL常见问题解决方法161、让不同类型数据用不同颜色显示

在分数表中，如果想让总分大于等于300的以“红色”显示，大于等于280，小于300的以“蓝色”显示，低于280的以“棕色”显示，我们可以这样设置。

1.打开工作簿，选中“工总分”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“300”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于280，小于300，字体设置为“蓝色”；小于270，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。172、建立分类下拉列表填充项

我们常常为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。首先选中单元格，点击“数据”—“数据有效性”，弹出对话框，在允许中选择序列，在来源中填写名称，注意逗号为英文状态下的。183、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定194、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。205、同时填充多个相同数据

选中要填写区域，如果不连续可使用ctrl键选择。在一个单元格填写完成后，按住ctrl键+回车键即可完成填写。216、视图—分页预览

在打印excel时可使用视图——分页预览来查看打印效果，可通过拖拽分离线，对打印页面进行调整。227、插入图表

选择数据区域，在插入中选择不同类型的图表样式，之后在图表布局中选择图表布局样式。PPTPPT制作技巧24一、导语工欲善其事，必先利其器优秀的PPT提高PPT的水平目标逻辑风格布局颜色25二、PPT的应用范围各类会议/公司简介/商品介绍研究报告/投标方案/项目总结培训讲稿/电子课件统计分析报告261.快速的程序与正确的程序快速的程序选择设计模板添加文字内容插图设置动画调整修改宣讲正确的程序设定目标，构思大纲组织素材文字、图、表、多媒体依次导入PPT中调整结构，修改内容选择模板或自行设计设计版式、切换、动画预演排练正式宣讲27三、PPT成功的关键原则对象原则结构化原则KISS原则281.对象原则听众？针对不同听众制作不同层次内容内容？

内容相对完整，有突出重点地点？

是一对一？一对多？场地大小目的？PPT永远是为听者服务292.结构化原则总体结构化开场白（Introduction）会议名称、演讲主题演讲者、职称、服务单位、联络方式、日期预告（Preview）标示内容大纲正式演讲（Presentation）回顾（Review

）结束（Theend）主体内容结构化AAAAAABBBBCCC……BBBB……………………30KeepItSimpleandStupid3.KISS原则KISS保持简洁并且一目了然！313.KISS原则保持简单版式布局风格简明大小标题文字减少充分借助图表图示商业环境亦保守风格留白天地宽尽量使用标准版式标准版式规范的图表工具323.KISS原则限制要点与文本数量优秀的幻灯片只有非常少的文本限制过渡与动画精致专业使用简单的从左-右移动不要在所有的幻灯片之间都添加切换特效33四、PPT常用功能与应用技巧母板与模版的使用文字素材应用剪贴画与图片的处理插入数据图表流程、图示的制作动画效果制作341.母板与模版的使用充分利用母板插入一个幻灯片母版替换或添加幻灯片母版善用配色方案应用多个模板保存自己的模板352.文字素材应用标题的使用最好使用5-9个字文字提纲挈领尽量使用标题表述，不要整段移植文体36字号选择这是14号字这是16号字这是18号字这是20号字这是24号字这是28号字这是36号字这是40号字这是44号字这是48号字373.剪贴画与图片的处理慎用PPT剪贴画使用高质量的图片恰当地应用图片调整剪贴画的颜色让剪贴画旋转或翻转图片的裁剪