上海某电力企业业务流程重组培训教程

上海电力企业资源计划管理咨询项目

业务流程重组培训毕马威管理咨询二○○二年七月八日文件日期:2023/1/20培训内容及时间安排业务流程重组概念 20分钟流程绘制方法及技巧 20分钟流程绘制练习 40分钟流程改进原则 10分钟流程改进练习 20分钟提问和回答 10分钟培训目标培训目标明确流程重组的原理学会绘制流程图的方法

掌握流程改进的原则流程重组概念从功能到流程的观念流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心的竞争优势业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化,非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进部门内部逐步改进与完善公司业务流程重组战略重组什么是业务流程重组？什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户服务水平竞争优势成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电力工程建设采购设备维护客户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电力工程建设采购设备维护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号 以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机构的典型“警告信号”:供电的可靠性降低资产的利用率下降竞争能力下降客户满意程度降低新近出台的政府改革／立法行业趋势变化陈旧的信息技术应用流程程重重组组的的成成功功结结果果压缩缩时时间间减少少不不增增加加价价值值的的活活动动授予予相相应应权权限限客户户联联盟盟一次次做做好好在流流程程开开始始时时就就保保证证质质量量设定定有有弹弹性性的的目目标标有效效降降低低成成本本，，领领先先的的技技术术持续续的的改改善善循循环环流程程图图绘绘制制的的方方法法及及技技巧巧流程程图图绘绘制制目目标标及及基基本本知知识识讲讲解解流程程图图的的绘绘制制流程程图图交交付付要要求求流程程绘绘制制目目标标理解解现现有有流流程程和和资源源分分配配阐明明企企业业关关键键问问题题识别别改改进进的的良良机机流程程图图是是一一种种工工具具，，可可用用来来了了解解、、分分析析和和归归档档公公司司的的流流程程和和活活动动，，帮帮助助确确定定改改善善机机会会一张张流流程程图图显显示示了了将将特特定定输输入入转转化化为为所所需需输输出出结结果果的的一一系系列列步步骤骤什么么是是流流程程图图？？流程程图图绘绘制制流程程图图绘绘制制主主要要包包括括以以下下三三项项内内容容：：理解解流流程程编制制流流程程图图完善善流流程程图图流程程图图绘绘制制流程程图图绘绘制制基基础础有明明确确定定义义的的开开端端和和结结束束有输输入入必必有有输输出出在整整个个企企业业组组织织中中““流流动动””不局局限限于于单单一一的的功功能能和和部部门门流程程输入入输出出流程程图图绘绘制制－－管管理理要要素素的的划划分分营运运流流程程管理理支支持持流流程程采购购管管理理营销销管管理理发电电管管理理输电电管管理理配电电管管理理技术术、、电电能能质质量量管管理理行政政事事务务管管理理预算算管管理理财务务管管理理投资资管管理理信息息系系统统管管理理人力力资资源源管管理理固定定资资产产管管理理检修修计计划划管管理理下列列为为绘绘制制流流程程图图所所需需考考虑虑的的要要素素信信息息：：行为为责任任输入入在流流程程中中的的关关键键行行为为流流程程中中的的关关键键责责任任每一一行行为为的的主主要要输输入入来来源源输出出顾客客时间间和和成成本本每一一行行为为的的关关键键交交付付成成果果每每一一行行为为输输出出的的接接受受者者每每一一行行为为所所需需的的时时（内内部部和和外外部部））间/成成本本画流流程程图图需需了了解解的的信信息息文件件/表表格格：该标标识识文文件件，，包包括括表表格格、、字字母母和和报报告告。。它它既既可可表表示示输输入入，，又又可可表表示示输输出出。。可可在在该该标标识识上上写写下下标标题题用用以以代代表表特特定定的的文文件件。。系统统/数据据库库：该标标识识用用于于表表明明信信息息从从现现有有的的计计算算机机系系统统中中流流入入或或流流出出。。该该计计算算机机系系统统表表现现为为输输入入、、处处理理或或输输出出。。可可在在标标识识中中写写明明特特定定的的系系统统名名称称。。流程程图图绘绘制制标标识识一套套标标准准的的符符号号能能帮帮助助快快速速并并且且一一致致地地通通过过流流程程图图进进行行沟沟通通流程程操操作作：该标标识识用用于于指指示示一一项项需需要要人人工工处处理理的的活活动动，，例例如如手手工工处处理理一一个个文文件件（（如如手手写写的的采采购购单单）），，或或人人工工检检查查一一个个文文件件。。流程程参参见见:该标标识识用用于于指指示示从从一一个个流流程程转转向向下下一一个个流流程程。。流程程图图绘绘制制标标识识数据据信信息息:该标标识识用用于于指指示示输输入入流流程程的的数数据据和和信信息息。。决定定批批复复：该菱菱形形框框代代表表一一个个决决定定或或批批复复。。它它给给人人以以强强烈烈的的视视觉觉提提示示，，即即此此处处需需要要作作出出决决定定或或批批复复。。该该标标识识经经常常用用在在流流程程栏栏中中。。其其右右方方联联接接““否否””的的情情况况，，下下方方联联接接““是是””的的情情况况。。方向向标标记记：流向向箭箭头头代代表表任任务务执执行行时时的的次次序序，，它它们们引引导导着着流流程程。。流流向向从从左左到到右右代代表表输输入入被被接接收收并并被被处处理理；；流流向向从从上上到到下下代代表表任任务务被被完完成成。。流程程图图绘绘制制标标识识存档档:该框框代代表表一一个个文文档档在在此此处处需需要要被被存存档档。。开始始/结结束束:该框框用用以以表表示示一一个个流流程程的的开开始始和和结结束束。。流程程图图绘绘制制标标识识流程程图图连连接接标标识识：该标标识识用用于于同同一一流流程程图图中中页页和和页页的的连连续续或或者者用用于于同同页页内内从从一一个个动动作作框框转转到到另另一一个个动动作作框框。。当当画画到到页页底底时时，，可可以以在在图图中中最最后后一一项项内内容容后后使使用用连连接接标标识识。。连连接接标标识识的的画画法法：：在在标标识识内内以以大大写写的的英英文文字字母母表表示示（A-Z)，，然后后在在需需要要接接入入的的地地方方画画上上同同样样的的流流程程连连接接标标识识，，在在该该标标识识上上写写下下相相同同的的英英文文大大写写字字母母。。流程程图图绘绘制制标标识识A继续续““是是””情情况况下下的的流流程程是否状况况表表是是否否被被批批准准?A对状状况况表表作作修修改改在决决定定框框之之前前使使用用手手工工操操作作标标识识：：如果果流流程程分分叉叉为为是是/否否，，则则有有人人作作出出决决定定。。用用决决定定框框来来表表示示。。由由于于所所作作的的决决定定和和批批复复很很少少无无效效，，因因此此在在决决定定框框之之前前通通常常有有人人工工活活动动标标识识。。是否是否否有有效效？？流程程图图绘绘制制标标识识验证证统统计计数数据据的的有有效效性性流程程图图绘绘制制询问问一一个个流流程程活活动动的的问问题题包包括括：：流程程/任任务务生生成成什什么么？职员员怎怎样样执执行行它它？？为什什么么要要这这样样做做？？何时时、、由由谁谁对对它它进进行行复复核核？？流程程活活动动需需要要多多少少时时间间？？流程程活活动动何何时时需需要要？？错误误/问问题题的的种种类类、、频频率率和和发发生生原原因因是是什什么么？？怎样样处处理理错错误误/问问题题/例例外外？？输出出什什么么？？输输出出多多少少？？输出出至至哪哪里里？？流程程范范围围控制制目目标标主要要控控制制点点涉及及部部门门及及表表格格流程程流流转转时时间间特定定政政策策建议议步步骤骤:从一一个个高高层层次次的的流流程程开开始始,如如有有必必要要,到到下下一一层层次次的的流流程程确定每个子流流程的开始和和结束(保持持重点)确定关键输入入和输出按步骤进行每每个关键业务务子流程节约时间:如如果陷入困困境,休息一一下或跳到另另一方面采用标准的流流程图符号在流程绘制过过程中或在每每一子流程的的结束确认流流程和技术改改进机会核查流程的准准确性流程图绘制的的技巧需要按实际情况绘绘制流程需要在整个组织内内思考流程需要与流程牵涉的的人员交流需要在开始前确认认流程的起点点和结束需要高层次的流程程图不能按照自己的想想象绘制流程程不能把流程图局限限在自己的部部门不能闭门造车，在真空中工作作不能在确认流程范范围前绘制流流程不能陷入太多的细细节流程绘制应注注意的要点总总结流程图的格式式宋体标题采用14号字体、加加粗、中间对对齐部门采用10号字体、加加粗、下划线线、中间对齐齐框内采用6－－8号字体、、普通不加粗粗、中间对齐齐连线采用与框框内同样字体体、中间对齐齐尽量避免相交交线业务流程图交交付要求业务流程图交交付要求流程图的组成成流程图标题涉及部门部门分隔线标识符连线框内的字宋体6－8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室将单据传递给给办公室起始点、终止止点和流程对对象必须清晰晰输入和输出应应当明确应当在合适的的地方标出估估计时间（该该项流程作业业所需的时间间）为每一个任务务框标明人员员的职务/负负责的范围做到对流程不不熟悉的人，，不需要任何何解释就能轻轻而易举地读读懂流程图详细程度应达达到足以识别别无效率的活活动量化目前的关关键绩效考评评指标业务流程图交交付要求现状流程图样样张样张流程绘制练习习思考与讨论：：流程图绘制中中包含哪六条条重要信息？？过去所认识的的业务流程和和今天介绍的的业务流程有有什么区别？？您期望通过这这次流程重组组得到的收益益有那些？您认为上海电电力有那些现现象表明需要要进行流程重重组？举例说明时间间/成本要素素的主要用途途？实例练习-物资采购购计划申请与与审核供电所计划员员制定本供电电所的项目物物资采购计划划草案，交供供应科科长审审核供应科科长从从技术的角度度考虑是否批批准该采购计计划，在1天天内作出批复复如果供应科科科长审批通过过，则报供电电所所长签字字；如果通不不过则返回计计划员并向其其提出修改意意见所长审批需要要半天所长签字后，，交供电公司司对口职能部部门在3天内内从技术角度度对采购计划划进行审核如果审核不通通过则返回供供电所；如果果审核通过则则由办公室将将采购计划汇汇总平衡后交交供电公司总总经理签字供电公司总经经理一般在3天内签字确确认，然后交交电力公司归归口部门审核核电力公司归口口部门主要从从资金、技术术方面进行考考虑，通常在在1周内审核核通过后交由由办公室进行行汇总平衡电力公司总经经理在1周内内审核办公室室平衡汇总过过的采购计划划电力公司总经经理审核通过过的正式采购购计划传真给给物资公司实实施采购找出流程本身身存在的问题题寻求通过信息息技术系统的的应用提高流流程效率的机机会制定速效方案案解决当务之之急在流程绘制过过程中,我们们不仅应该理理解现有的流流程,更要要识别流程改改进的机会,建议的步步骤如下:流程改进原则则缺少关键步骤骤重复劳动(一个流程内或或是跨部门)不必要的文书书工作不完全或冗余余的审查过程程不必要的延误误与其它流程、、部门、顾客客或供应商的的接口不够清清晰流程图绘制完完毕后，可以以开始分析流流程改进的机机会，典型的流程问问题包括：流程改进（续续）理解现有系统统的限制(比比如:数据格格式不兼容,硬件容量限限制,关键系系统间缺乏集集成)确认应用新技技术的潜在收收益(比如:提高作作业自动化程程度,增加加信息的共享享程度等.)寻求通过信息息技术系统的的应用提高流流程效率的机机会流程改进（（续）速效方案主要要针对企业需需要立即处理理的问题,旨旨在加强风险险防范、增加加盈利能力或或降低成本速效方案的特特点是低投入入、见效快此外,可以通通过流程改进进分析找到解解决企业管理理问题的速效效方案流程改进（续续）流程改进练习习减少不必要的的审核供电所所长和和供电公司总总经理的审批批可以去除加强部门协作作与沟通在采购计划进进度方面需要要参考财务部部门的意见，，确保采购计计划与资金计计划的整合缩短审核时间间缩短各级管理理部门的审批批时限，并加加以制度规范范建立授权机制制，确保在总总经理出差期期间，提高审核有效效性明确各审核点点的重点，如如供电所-技术术角度供电公司-技技术，资金分分配，中小物物资协调分配配电力公司-总总体资金分配配，采购计划划的进度，重重大物资的协协调，供应商商资格确认减少纸张工作作将原来的传真真传递改为电电子邮件或利利用电子采购购系统等信息技术机会会（与ERP系统接轨）实现完全的在在线申请和审审批过程实现物流和采采购模块的整整合，达到仓仓储数据的共共享，支持决决策建立共享的供供应商档案系系统，支持决决策流程改进练习习（参考建议议)问题与回答思考与讨论：：您认为这次项项目的关键成成功因素有哪哪些？可能遇遇到哪些阻力力和困难有哪哪些？9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。1月月-231月月-23Friday,January6,202310、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。22:58:2222:58:2222:581/6/202310:58:22PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。1月-2322:58:2222:58Jan-2306-Jan-2312、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。22:58:2222:58:2222:58Friday,January6,202313、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。1月月-231月月-2322:58:2222:58:22January6,202314、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。06一一月202310:58:22下下午22:58:221月-2315、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。。一月2310:58下下午1月-2322:58January6,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/622:58:2222:58:2206January202317、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。10:58:22下下午10:58下下午22:58:221月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Friday,January6,202310、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。22:58:2222:58:2222:581/6/202310:58:22PM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。1月-2322:58:2222:58Jan-2306-Jan-2312、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。22:58:2222:58:2222:58Friday,January6,202313、不知香积寺寺，数里入云云峰。。1月-231月-2322:58:2222:58:22January6,202314、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。06一一月202310:58:22下下午22:58:221月-2315、楚塞三三湘接，，荆