浅谈如何高效会议

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TOUCHINGTOMORROW–MODEL13

会议管理MultiMarketSemiconductorsMMS–IndustrialStrategy&Operations-PSGJanuary,2004学员在课程结束时能阐述什么是高效的会议理解进行高效会议的重要环节掌握SPACER会议工具课程目标课程大纲高效会议的特征高效会议的重要环节SPACER会议工具什么样的会议是有效的会议能力是现代人必备的团队工作能力一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事会议正是团队合作最常用的沟通协调方式什么样的会议是有效的高效省时集思广义结论明确共同学习实施有效会议的四个环节1计划2准备3主持4记录计划是否真的需要开这个会以书面形式确定会议的目的和议题尽可能降低参加的人数准备事先发给与会者详细的议程确定议题顺序及每个议题所需要的时间附上所有必须事先阅读的资料必要时可以采用“会前会”一盎司的预防措施等值于一磅的干涉目标参与人士时间地点准备工作主要议题最后成果反馈形式准备–会议准备工作单题目1.前言2.跟进上一次会议的决议/行动3.行动状况报告4.为下星期/月作出计划5.里程碑6.后续步骤希望达到的成果1.清楚知道我们今天尝试达到的成果和我们如何做到.2.了解我们直到目前为止的业绩，让我们可在中途进行修订.3.了解每项活动根据计划进行的状况，列出问题和得出建议.时间（分）101050准备–会议议程主持需要一个良好的主持人控制会议方向，避免脱离主题控制时间，保证议程和顺利进行让每个人都参与会议讨论尽可能使议题得出明确结论主持-SPACER会议工具SafetypurposeAgendaCodeofconductExpectationRole研究结果销售统计沟通信息解说问题费用预算提供建议项目进展提供对方所需信息，加强你的工作绩效主持–呈现的目的了解上司需求了解听众需求熟悉所讲材料把握自己主持–有效的呈现了解上司需求了解听众需求你的上司想知道什么你想让你的上司知道什么不要重复上司已经知道的事情从听众的角度来考虑准备材料主持–有效的呈现写下要点将要点分成大类将每一类的重点排序将无谓的信息除去想让老板知道老板想知道数据扶持论点，在论点下附以数字、例子、各类参考资料准备好笔记本、相关文件、材料准备总结重申要点附加总结性发言，总结问题、解决方法、研究、下一步计划、项目数据等主持–组织语言争取对以下各项的理解和寻求协议--目标成果--议程--流程--角色--决策方式--基本规则--参与人士希望进行的活动察看大家是否理解，并争取大家对使用流程上的协议聆听：尝试理解 鼓励有建设性的参与避免评估式的意见争取协议，让大家可向前推进研讨会开始时 每一新节开始时研讨会期间 主持–预防措施

退一步验证基本的假设列出有共识和意见不一致的观点根据可取和不可取的地方进行辩论找出调解纠纷所需的事实把重点放在什么解决方案是不行的把问题重新交予小组处理主持–处理纠分记录事先安排专人进行会议记录详细记录议