质量管理体系内部审核存在的问题及对策

质量管理体系内部审核存在的问题及对策贯彻GB/T19001-2008标准的核心是建立、实施和保持文件的质量管理体系，并持续改进其有效性，实现“满足顾客要求，增强顾客满意”的目的。内部审核是组织的自我评价和改进机制，是质量管理体系保持和改进的重要管理手段。但在实践中，一些单位或组织没有用好这一重要手段，内部审核流于形式，难以深入开展下去，有效性较差，对体系改进的推动作用不大，亟待改进提高。一、内部审核存在的主要问题1、内审策划不当一方面，许多贯标单位只满足于一年开展一次集中式全面内审，包括所有部门及所有条款，没有按标准要求“考虑拟审核的过程、区域的状况、重要性以及以往审核的结果”来规定审核的范围和频次。另一方面，审核日程安排过于紧凑，安排的审核内容较多，重点不突出，审核时间不充分，很难深人发现问题，审核难免流于形式。2、审核不到位一是检查表中的审核内容千篇一律，不结合单位的产品、过程和体系实际，审核目的不明确，可操作性差，有的根本无法取证。二是审核记录中存在问题较多。如：审核计划及检查表中有的审核内容没有相应的审核证据支撑，不能表明对该项内容实施了审核；有的审核记录仅为“符合”或“不符合”，没有体现出审核抽样及相应的审核证据，不能支持审核结论；有的审核记录仅为“规定要求”，反映不出该项要求的实施及其有效性；3、发现问题及整改力度不够首先是审核深度不够，每次通过内审仅发现1-2个诸如文件、记录或标识管理方面的问题，很少涉及设计、生产、检验及体系管理和改进方面的实质性问题，对体系改进的推动作用不大。其次，不少不符合项仅停留在就事论事的纠正上，未认真查找原因，并针对原因制定和实施有效的纠正措施。第三，一般仅对不合格项的纠正进行验证，未对纠正措施的实施效果进行验证。第四，有的审核报告中未对体系的薄弱环节进行认真分析，也未提出改进的建议。二、产生问题的主要原因1、对内审缺乏足够的认识不少单位仅把内审作为管理体系的一项要求，作为认证审核的一项受检内容而被动开展，没有真正把内审作为组织识别改进机会、改进和完善体系的自身需要。因而有的管理层不够重视，部门配合不够和谐，内审员审核不够认真，使内审流于形式。2、内审员素质不高一是内审员培训质量不高。尽管近年来国家加强了对内审员培训机构的资格审查和监督管理，但相当一部分以内审员培训机构名义进行的培训仍不规范，使培训“合格”的内审员不理解标准要求，不知道怎样进行审核。二是内审员素质参差不齐。有的内审员缺乏管理或技术知识，文字及语言表达能力差，参加审核实践的机会少，加之有的组织人员变动大，审核水平难以提高。三是有的内审员责任心不强。有的单位规定，凡是审核发现的问题都要处罚，给内审员带来一定的精神压力，加之朝夕相处，打不破情面，因而宁愿少找问题。三、改进措施根据标准的要求和单位内审的实践，对改进组织内审、提高内审有效性提出以下建议，以期对组织有所帮助。1、切实提高对内审的认识一是要充分认识到内审对组织管理体系保持和改进的推动作用，真正把内审作为组织的自身需要，充分用好内审这一重要管理手段，及时发现体系运行中存在的问题，识别改进机会，不断改进和提高体系有效性。二是组织的管理层不仅要思想上重视，更要行动上支持。组织的最高管理者应参加首次和未次会议，以便了解内审和休系运行情况，尤其是存在的问题，向各部门提出纠正措施要求，管理者代表应对内部审核计划、实施方案等进行审批，并参加内审。三是各部门领导要理解并主动配合内审，对内审查出的问题一定要认真整改。2、重视内审策划应考虑拟审核的过程、重要性以及以往审核的结果，对审核方案进行策划，规定审核的范围及频次。通过策划，组织应在《年度内审计划》中规定一年开展几次审核、每次审核哪些部门和过程以及大体什么时间审核等。在《年度审核计划》及《内审实施计划》中，应突出审核重点，把部门的主要职能过程作为重点必查内容，而对能取证的相关过程可采取抽查的办法，对各部门通用的过程可结合部门审核时检查，以有利于抓住关键过程或活动，使审核有一定的深度。内审的日程安排宜宽不宜紧，以保证受审核部门有人能够接受审核，且在计划安排的审核时间内能查完。3、认真搞好现场审核搞好现场审核，要按照审核计划及检查表的安排进行现场审核。对具体过程的审核，可按PDCA的过程方法。应把审核重点放在检查文件(规定)实施的符合性和有效性上，抓住重点，采取抽样检查的力一法，按照'有没有规定•做没做•做得怎么样•”三个层次，一查到底，审核至一定深度。审核记录应反映审核全过程及审核发现，体现“查了什么•符合不符合•的证据，符合的证据可稍简略，不符合的细节一定要清楚、可追溯，表明按审核计划实施了审核，并支持审核结论。4、加大整改力度内审的目的重在改进。要支持内审员多找问题，对内审发现的问题，原则上均应整改。对普遍性的、典型性的、重复发生的及影响严重的问题，宜以书面不符合报告提出，以引起管理层及责任部门的重视，认真分析原因，采取措施，限期整改，防止其再发生。组织体系管理部门及内审员应指导责任部门针对问题，认真分析原因，采取有效的纠正措施，并对措施的实施情况进行跟踪验证，不仅要验证纠正措施的完成情况，更要验证其实施有效性。内审重在改进。对内审查出的问题，关键在于整改的态度。为了给受审核部门提供改进机会，鼓励各部门自我暴露问题、自我改进、变被动熬改为主动改进。5、加强对内审过程的监视和评审内审是组织管理体系的一个重要过程，组织的体系管理部门要加强对审核方案的管理，采取检查审核案卷等方式加强对内审实施过程的监视，找出内审策划和实施中存在的问题，提出改进意见。要把内审结果作为管理评审的重要输人，对内审方案的实施及内审的效果进行评价，研究改进和提高内审的有效性措施，推动内审的深人开展。6、加强内审员队伍的建设(1)内审员的素质直接关系内审的效果。组织应选派一定数量的技术或管理骨干组成内审员队伍。由于内审员均属组织内部人员，且均是兼职，因此，在编写或修改体系文件时，可以将内审员的性质、职权、责任以及相应的利益予以确认，以保持一支相对稳定的从事内部质量体系监督审核队伍。同时，组织应采取适当的激励手段，鼓励内审员尽职尽责，发挥作用。(2)组织应充分利用接受外审的机会，安排内审员作为陪同人员，也可以聘请有经验的外审员参加或指导内审，内审员要充分利用这些机会，多学习审核方法和审核技巧，弥补内审员培训缺乏实际训练的不足。组织的体系管理部门应加强对内审员的考核，重点考核内审员的组织、沟通、分析、行政、合作以及与被审核部门关系等能力。实践中要针对内审中存在的问题，管理部门应不定期组织内审员学习研讨和交流沟通，以加深对标准的理解，提高审核能力。质量管理体系内部审核是整个体系运行的重要环节，也是体系保持和改进的重要管理