建筑工程物资设备采购管理方案

1.采购管理1.1采购原则则和策略1.1.1概述述述项目采办部全面面面负责合合同范范围内的的工程程建设所所需物物资的采采购、供供应、服服务以以及相关关事务务的组织织和管管理工作作，并并向业主主提供供所需管管理文文件，包包括：：采办部部组织织机构规规划、岗岗位职责责、采采购进度度计划划、采购购执行行计划及及实施施方案、质质量量保证体体系和和质量保保证措措施、HSE管理体系系、采采办合同同管理理程序和和措施施、驻厂厂监造造和出厂厂验收收管理方方案、催催交催运运管理理办法、现现场场物资收收发存存管理程程序、现现场仓库库和露露天堆放放场地地的管理理办法法等。1.1.2采办办办分包商商的工工作原则则采办分包商将本本本着竭诚诚为业业主服务务的思思想，以以业主主的利益益为出出发点，严严格格控制采采购工工程所需需产品品的质量量，保保证满足足业主主的技术术要求求；确保保在采采购过程程中的的安全；；保证证满足工工程进进度的需需要；；选择合合格的的供应商商，保保证提供供的产产品满足足业主主的要求求；积积极支持持和协协助业主主的免免税和退退税工工作，为为业主主节约资资金，最最大限度度的维维护和保保证业业主的利利益。1.1.3采办办办分包商商的工工作策略略根据中俄原油管管管道漠河-大庆段工工程程和物资资采办办供应管管理工工作的需需要，采采办分包包商按按照精干干高效效，职责责明确确的原则则设置置，并在在工程程PC项目部的的领领导下，根根据据项目部部的总总体部署署和施施工计划划，对对工程所所需物物资（包包括业业主提供供物资资）的采采办、催催交、检检验、运运输、清清关、储储存、调调拨、结结算、核核销等等工作统统一安安排、统统一协协调、统统一管管理。其其主要要职责包包括：：（1）负责物资资供供需计划的的的编制和和供应应进度计计划的的编制；；（2）负责物资资采采购资金使使使用计划划编制制及资金金控制制管理；；（3）采办分包包商商设物资采采采购招标标办公公室，负负责大大宗、关关键物物资供货货厂商商询价、资资格格预审、招招标标文件的的编制制发售、招招标标会议组组织、技技术和商商务谈谈判、合合同签签订以及及物资资采办招招标的的日常管管理工工作；（4）负责工程程建建设物资的的的质量监监控信信息反馈馈工作作；（5）负责PCC非非招标物资资资的竞争争性询询价、采采购工工作；（6）负责工程程物物资抵达中中中转站后后的物物资保管管工作作及物资资现场场管理和和办理理物资供供应的的收发交交接手手续等工工作；；业主应应为免免税和退退税工工作提供供各种种相应的的文件件支持；；（7）负责物资资供供应有关管管管理、组组织、协协调等工工作；；（8）负责组织织供供货厂商的的的售后服服务和和现场调调试工工作；（9）负责物资资核核销和剩余余余物资的的回收收工作；；（10）负责物物资采采购竣工工资料的的编制制、管理理、归归档工作作；（11）负责编编写物物资采购购完工报报告。1.2.组织织织机构1.2.1采办办办分包商商的组组织机构构采办分部经理采办分部经理采办清关计划督办文控/合同管理物资调度仓储管理质量HSE管理会计1.2.2关键键键岗位职职责（1）采办经理理采办经理由PCCC项目经理理批批准、任任命。采采办经理理在PC项目经理理领领导下，负负责责采购及及其相相关的全全面工工作。（2）综合计划划及及管理根据工程物资材材材料汇总总表编编制物资资采购购计划。进进行行市场调调查及及询价，编编制制采购资资金使使用计划划。根根据施工工工期期的安排排，编编制采购购进度度计划。对对采采购计划划、采采购进度度计划划进行管管理和和调整。掌掌握握采购合合同的的执行情情况。编编写采购购工作作报告。（3）采办工程程师师接受材料请购文文文件，包包括：：请购单单、数数据表、采采购购说明书书、询询价图纸纸等。根根据请购购文件件编制商商务询询价文件件，包包括：询询价函函、报价价须知知、订货货合同同的基本本条件件、运输输、包包装要求求等。确确定询价价厂商商名单，负负责责询价、报报价价工作。组组织织报价评评审，组组织召开开厂商商协调会会。确确定供货货厂商商，发出出订单单，签订订订货货合同。（4）督办（催催交交）工程师师师负责编制督办（催催交）计划，及及时了解供货货厂商的生产产进度，督促促供货厂商按按合同规定的的交货进度组组织生产、运运输，保证按按期交货。负负责编制采购购状态报告和和定单状态报报告。（5）管理与统统计计管理员参与采办所签订订订的物资资采购购合同的的评审审工作，负负责责合同的的审查查和盖章章。建建立物资资采购购合同台台帐，对对采购合合同进进行归档档管理理。定期期了解解合同执执行情情况，编编制和和按规定定报送送合同执执行进进度报表表和物物资收、发发、存存报表。参参与与对其他他竣工工资料的的收集集、整理理及存存档。（6）文控管理理员员负责采办所涉及及及的所有有文件件资料的的接收收和传递递工作作，对接接收和和传递的的资料料进行编编号、登登记，以以及整整理、归归档工工作。（7）质量、HHSSE管理员负责采办的质量量量、HSE管理，熟熟悉悉并认真真执行行有关质质量和和HSE管理文件件；；遵纪守守法；；努力作作好本本职工作作，实实现本工工程的的质量和HSE目标；按按质质量和HSE管理文件件要要求填写写各种种记录；；接受受有关培培训；；执行相相关规规定，接接受各各相关方方对项项目部的的质量量和HSE管理理运运行情况况进行行检查监监督。（8）现场调度度负责物资到达的的的接收工工作，做做好到货货记录录，安全全、及及时组织织装、卸卸车，指指挥现现场作业业，发发现问题题及时时处理并并向有有关部门门汇报报。统筹安安排排物资装装卸、倒倒运、堆堆码工工作，按按规定定存放货货物。组组织物资资发放放，配合合保管管员现场场监装装，做到24h保生产。每每每天做好好调度度记录，各各种种资料齐齐全、准准确、规规范。（9）仓库管理理员员（保管员员员）仓库管理要认真真真执行国国家物物资工作作法令令、法规和EPC项目部制制定定的采购购文件件，保证证本工工程建设设的物物资需要要，做做好物资资的接接收、保保管与与发放工工作。运用用科学的保保管保养办办法建立各各种标识和和记录，使使所收物资资记录清楚楚、标识正正确、码放放有序、资资料存档合合理；所管管物资不腐腐、不损、不不丢；所发发物资手续续正确、数数量准确、时时间准时、记记录清楚、可追溯性完整。运用现代化的管理手段和操作规程，提高工作效率和管理水平，确保物资完好供应到位。最大限度的提高相关方的满意程度和降低事故的发生。1.3采购程序序序1.3.1采购购购工作依依据（1）业主批准准或或确认的设设设计材料料表、图图纸及资资料。（2）业主批准准或或认可的采采采购计划划和采采购进度度计划划。（3）业主确认认的的更改计划划划。（4）业主或采采办办监督部门门门审核批批准的的临时采采购批批准单。1.3.2采购购购申请和和审批批（1）编制采购购申申请根据采办计划和和和项目进进度，采采办部应应准备备每份订订单的的采购申申请。设设计规范范、相相应的数数据表表和工程程请购购单等文文件得得到业主主批准准后由设设计部部返回给给采办办部。工工程请请购单包包括日日期，产产品名名称、设设计规规范、参参考规规范图纸纸、供供货商数数据要要求、材材料清清单、备备件要要求等。接接到到工程请请购单单文件后后，采采办部立立即准准备采购购申请请。①采购申请内容容容A.业主批准的的技技术规格B.商务要求C.设备材料清清单单D.业主批准的的EER文件E.邀请投标商商清清单F.询价函②采购申请格式式式采购申请封面应应应包含项项目名名称，承承包商商名称和和地址址，采办办经理理和PC项目经理理的的签字。③检验技术规格格格书和数据据表表采办部应该检验验验设计部部门提提交的技技术规规格书和和数据据表，并并严格格按照业业主已已经批准准的技技术规格格书和和数据表表进行行采购活活动。④采购申请的批批批准当采购申请内容容容完整并并包含含了所有有要求求相关附附件后后，采办办部将将向业主主提交交采办申申请，业业主予以以批准准和签字字。（2）询价单在向业主提交采采采购申请请的同同时，采采办部部将向供供货商商发布询询价单单。采办办部确确保考虑虑业主主关于采采购申申请的所所有意意见并及及时将将意见传传达给给供货商商。供供货商接接到采采办部反反馈的的意见后后应传传真给采采办部部以确认认意见见收到，不不适适宜以传传真或或邮件的的形式式传达的的意见见应通过过快递递或信件件方式式。在发布询价单之之之前，采采办部部应审核核询价价文件内内容以以确保技技术和和商务文文件的的完整性性。询询价单里里包括括产品规规格、参参考规范范、图图纸、数数据表表等。询询价单单中应要要求供供货商报报两年年运行备备件价价格。采购询价单将根根根据采购购申请请书来提提出。根根据业主主提供供的《合合格供供应商名名单》及及项目采采办部部推荐的的、由由业主批批准的的供货商商名录录选择投投标者者。无论论招标标还是议议标采采购，每每一类类材料设设备至至少选择择三个个投标者者，以以确保获获得在在商务和和技术术上都最最具竞竞争力标标书。当当出现下下列情情况而至至使采采办分包包商无无法根据据供货货商名录录进行行采购时时，如如：①列出的供货商商商没有投标标（没没有响应应）和和/或不能保保证证最少三三个投投标者。②要求的设备或或或材料不在在任任何一家家供货货商产品品目录录中。③列出的任何一一一家供货商商不不能满足足技术术规定和和数据据表供货货的能能力。采办部将以书面面面形式向向业主主推荐可可选项项、供货货商或或技术规规定，提提请业主主批准准，在继继续实实施采购购活动动之前，应应取取得业主主对所所提建议议的书书面回复复。业业主将对对每一一个这样样的建建议逐一一予以以考虑。除现场采购材料料料和议标标采购购外，询询价将将采取邀邀请招招标形式式，报报价采用用密封封标书。传传真真报价只只适用用于现场场采购购材料和和议标标采购。（3）单一资源源推推荐如果某项特殊设设设备材料料需要要推荐单单一资资源，需需遵守守以下准准则：：①准备一份详细细细的清单——唯一资源源论论证资料料，并并由业主主批准准。②单一资源供货货货商应从批批准准的供货货商目目录中选选择。③没有业主批准准准之前禁止止进进行单一一资源源招标活活动。1.3.3具体体体采购方方式（1）招标采购购招标采购的程序序序：①确定招标文件件件纲要。根根据据需要招招标的的物资的的名称称、数量量、规规格、技技术标标准、交交货期期限等，编编制制招标文文件纲纲要。②确定标底和确确确定评标原原则则。标底底的计计算和中中标原原则的确确定应应根据采采购计计划，由由专业业人员制制作。标标底应对对投标标人严格格保密密。③发投标邀请//招招标公告。根根据需要确定定业主批准的的《合格厂商商名录》中的的投标人范围围，并对其分分别发投标邀邀请函。④资格预审或资资资格审查。在在招标开始之之前或开始初初期，由招标标机构对申请请参加投标的的卖方企业的的资格进行审审查。审查内内容包括：经经验和以往承承担类似项目目的业绩；为为承担招标的的项目将配备备人员、设备备和工厂设施施的能力、财财务状况、企企业资质，以以认定其投标标资格。这一一程序是保证证招标质量的的前提和必备备手段。具体体步骤是：A.通知资格预预审审。可与招招招标通告告同时时寄发资格预审通告，通知投投标标人进行行资格格预审。B.编制及发售售资资格预审文件。C.进行投标人人资资格审查。由由资格审查部部门按照预定定的考核指标标对收回的资资格预审文件件进行全面、客客观、公正的的审查评定，如如需要还应到到卖方企业验验证核实，以以保证投标人人资格的真实实性。D.确定合格投投标标人名单。投投标人如果完完全通过以上上审查，并且且按规定出具具了各种有关关的资信证明明，则可被认认为是合格投投标人，最终终确定出一份份合格投标人人名单。⑤编制招标文件件件。招标文文件件是招投投标双双方的行行动准准则与约约定，是是投标人人编制制投标文文件的的依据，是是最最终合同同签订订的基础础。它它应由以以下几几部分构构成：：A.投标邀请函函。B.投标人须知知。C.物资需求一一览览表。D.投标书格式式。E.质量标准及及技技术规范。F.合同条款、合合合同格式及及签签订时间间、地地点、方方式。⑥印制、包装、定定定价并发发售招招标文件件。发发售时间间、地地点及定定价应应在投标标邀请请函中专专门通通知。⑦需要时对投标标标人进行资资格格审查和和企业业实地考考查。⑧最终确定合格格格投标人名名单单。⑨投标人按照招招招标文件的的要要求编制制投标标书，并并在有有效期限限内向向招标机机构报报送投标标文件件。⑩开标。在截止止止投标后指指定定时间内内，由由招标机机构主主持公开开开标标。按照照招标标机构规规定的的时间、地地点点，通知知所有有投标人人自愿愿参加开开标仪仪式。开开标过过程应有有监督督人员现现场监监督。⑾评标。即由采采采办分包商商组组织的评评标委委员会对对投标标书的交交易条条件、技技术条条件及法法律条条件进行行评审审比较，选选出出最佳投投标人人的过程程。评评标工作作应在在投标有有效期期内完成成。⑿定标。各项投投投标的问题题已已经澄清清、条条件的评评估已已经完毕毕之后后，由评评标委委员会进进行综综合分析析，写写出评标标报告告，交招招标主主管部门门审定定，最后后根据据审定意意见确确定中标标人，这这个过程程称为为定标。招招标标机构将将把招招标项目目的合合同授予予中标标人。⒀通知中标。经经经过对投标标文文件的评评审，确确定中标标人后后，招标标机构构应立即即以传传真方式式在投投标有效效期内内通知中中标人人，后以以正式式书面通通知递递交中标标人。中中标通知知是招招标文件件的一一部分，具具有有法律效效力。同同时也应应对未未中标人人发出出通知告告知评评标结果果并退退还其投投标保保证金。⒁签订并履行合合合同。按照照招招标文件件有关关规定签签订并并履行合合同。（2）竞争性询询价价采购竞争性询价采购购购的基本本程序序：①评定合格供货货货厂商；A.评定合格厂厂商商的原则：：：a.产品制造资资格格或专利技技技术；b.装备能力；；c.有无质量保保证证体系；d.地理位置及及运运输条件；；；e.主要产品的的名名称和规格格格系列范范围是是否符合合采购购要求，产产品品的年生生产能能力；f.产品的主要要用用户和产品品品的使用用情况况及售后后服务务情况；；g.近三年在同同行行业的销售售售情况；；h.产品近三年年的的价格情况况况。B.编制供货厂厂商商调查提纲纲纲为了系统地了解解解和确定定供货货厂商，采采办办分包商商将编编制成供供货厂厂商调查查提纲纲，请其其填写写。调查查提纲纲的内容容包括括：a.厂商名称、地地地址；b.主要产品名名称称、规格系系系列范围围、产产品制造造资格格或专利利技术术、年生生产能能力以及及外协协件比例例情况况；c.产品的主要要用用户、近三三三年的销销售业业绩；d.有无质量保保证证体系；e.运输保证能能力力；f.售后服务的的规规定，g.产品近三年年的的价格情况况况。C.确定合格厂厂商商将供货厂商反馈馈馈的调查查提纲纲，各同同类的的厂商按按照确确定合格格厂商商的原则则进行行横向比比较，从从中选择择符合合要求的的厂商商。将选选择确确定合格格厂商商编成《推推荐荐厂商名名录》报报业主审审批，批批准后方方可使使用。并并实行行动态管管理，定定期测评评，加加入新评评审合合格的厂厂商，剔剔除测评评不合合格的厂厂商。②确定询价厂商商商A.询价厂商的的确确定原则a.业主《合格格厂厂商名录》中中的厂商。b.承包商推荐荐并并得到业主主主批准的的厂商商。B.确定询价厂厂商商的选择范范范围。询询价厂厂商应在在已确确定的《合合格格厂商名名录》中中选择，若若要要向目录录之外外的厂商商进行行询价，则则应应首先进进行评评定，报报业主主批准后后方可可进行。C.确定询价厂厂商商的数量。采采办分包商在在为工程询价价采办物资时时，询价厂商商的数量将不不低于三家。③编制询价文件件件询价文件包括以以以下的内内容：：A.询价函B.报价须知C.商务报价表表D.合同基本条条件件E.制造产品应应执执行的标准准准或质量量要求求、技术术规格格说明F.检验要求G.包装要求H.运输要求④询价文件的发发发出和报价价的的接收A.发出询价文文件件B.落实询价厂厂家家是否收到到到询价文文件C.询价文件的的澄澄清D.报价接受和和进进行报价登登登记⑤报价评审A.报价中价格格所所包括的范范范围B.物资的交货货期期（包括技技技术文件件的交交付日期期）C.货款的支付付要要求D.各种杂项费费用用E.交货地点和和双双方责任⑥采购厂商的确确确定采办人员根据报报报价评审审的结结果，对对参加加报价的的厂商商做出“优先推荐”、“推荐”或“不推荐”的建议。采采采办经理理根据据建议确确定采采办厂商商。⑦商务、技术谈谈谈判。⑧签订订货合同同同。1.3.4现场场场采购工工作程程序（1）总则采办人员在施工工工实施当当地进进行的现现场采采购活动动，以以确保工工程的的需要。（2）岗位职责责①现场采购现场采购负责在在在项目施施工实实施地点点对项项目所需需的短短周期、临临时时的、零零散材材料、设设备的的购买、运运输输和货物物的现现场存储储，以以满足工工程施施工的需需求，保保证工程程项目目的顺利利进行行。现场采购工作职职职责：A.根据项目所所需需的非长周周周期的工工厂设设备/材料的供供应应和服务务，编编制现场场合格格供货商商名册册。B.购买项目建建设设需要的非非非长周期期的设设备、材材料、供供应和服服务。C.负责安排、督督督促、检查查所所有现场场采办办以及材材料运运输。D.负责项目所所有有材料的接接接收，包包括所所需的材材料报报告，不不合格格、过期期、缺缺少和损损坏报报告。E.负责填写损损坏坏赔偿保险险险和协调调报告告。②现场采购人员员员现场采购工程师师师向采办办经理理报告工工作情情况，具具体负负责现场场采购购、现场场运输输、现场场仓储储管理等等工作作，并负负责与与施工、设设计计、控制制部门门和业主主现场场代表联联络。现场采购工程师师师的其他他职责责有：A.全面负责现现现场物资资供应应管理工工作；；B.开展现场采采购购工作；C.现场采购文文件件的编制；；；D.市场调查；；E.设备材料现现场场采购计划划划及采购购工作作的实施施；F.负责现场检检查查、督办、质质量控制、安安全环保和现现场服务等。（3）工作程序序①指南现场采购必须符符符合采购购程序序手册的的规定定，现场场采购购程序将将对现现场采购购工作作的实施施提供供指导。②供货厂商选择择择现场采购应与采采采办程序序手册册要求一一致。所所有工程程非临临时设备/材料的采采购购供货商商应从从业主批批准的的《合格格厂商商名录》中中选选择。对对于临临时设备备、材材料、工工具、供供给和消消耗品品的采购购，如如果在业业主批批准的供供货商商名册中中找不不到合适适的供供货商，则则需需现场采采购人人员提出出至少少3家供货厂厂商商并附资资质审审查文件件资料料报业主主审批批，如果果需要要单一资资源采采购的需需事先先得到业业主的的批准。③采购现场采购必须严严严格按照照相关关的采购购程序序展开工工作，现现场采购购工程程师将按按以下下步骤进进行现现场采购购。④采购申请采购申请应提交交交给业主主进行行审批。采采购购申请内内容包包括：A.材料/设备备清单B.技术要求C.商务要求D.供货厂商清清单单E.询价函⑤采购申请批复复复当采购申请内容容容完整并并包含含了所有有要求求相关附附件后后，现场场采购购人员将将向业业主提交交采购购申请，业业主主进行审审批和和签字。⑥询价单在向业主提交采采采购申请请的同同时，现现场采采购人员员将向向供货厂厂商发发布询价价单。采采购人员员应将将业主关关于采采购申请请的有有关意见见及时时传达给给供货货厂商。在发布询价单之之之前，采采购人人员应审审核询询价文件件内容容以确保保技术术和商务务文件件的完整整性。⑦与供货商谈判判判和授予推推荐荐采购人员将与供供供货厂商商进行行商务谈谈判以以获得更更低的的价格。供供货货厂商所所有口口头答复复需立立刻以传传真或或信函的的方式式确认。采购人员在与供供供货商谈谈判之之后按商商务报报价排定定供货货商的名名次，并并向业主主提交交一份授授予推推荐信供供业主主审核。授授予予推荐信信的内内容包括括：采采购的材材料描描述、供供货商商清单、结结论论等。业业主应应在收到到授予予推荐信信后3个工作日日内内给予答答复。⑧订单订单应以业主批批批准的订订单格格式准备备。数数额较小小的采采购订单单可以以适当简简化，简简化的订订单格格式应经经业主主审核同同意后后方可使使用。在向供货商发布布布订单之之前，应应给业主主提交交一份不不标价价的订单单审核核。订单单审核核应在7个工作日日内内。任何何业主主的意见见应包包含在订订单里里。订单更改，订单单单回执和和订单单更改回回执，订订单签字字程序序，备件件和供供货商服服务等等内容将将完全全依照采采购程程序中的的规定定执行。1.3.5采购购购合同管管理程程序（1）总则①为加强合同（协协协议）的的管理理，规范范和约约束中俄俄原油油管道漠漠河-大庆段工工程程所需的的物资资采办的的行为为，维护护业主主和PC项目部的的合合法权益益，根根据《中中华人人民共和和国合合同法》（以以下简称《合合同法》）及及有关法律法法规，结合中中俄原油管道道漠河-大庆段工程程建设实际情情况，制定本本程序。②凡采办分包商商商为中俄原原油油管道漠漠河-大庆段工工程程所签订订的物物资采办办合同同均遵守守本程程序。（2）采购合同同的的签约①为中俄原油管管管道漠河-大庆段工工程程所采办办的物物资除标标的额额较小（5000元以下）或或或能即时时清结结的外，均均须须签订书书面合合同；虽虽能即即时清结结但属属批量、交交易易额较大大，或或当时难难以监监测产品品内在在质量和和技术术性能及及容易易引起纠纠纷的的交易，也也应应签订书书面合合同。②签订采购合同同同应当使用用工工商行政政管理理部门监监制的的合同统统一文文本或参参照规规范文本本，具具体份数数按实实际情况况确定定，买方方至少少留存三三份，合合同管理理一份份、财务务一份份、承办办人一一份。③签订合同的程程程序和要求求A.市场调查：：对对需拟定的的的合同，要要根根据其内内容对对标的物物的市市场分布布、生生产厂家家、价价格及其其趋势势等进行行综合合性的分分析或或论证。要要严严格按照“货比三家”“价比三家”“售后服务务比比三家”的原则做做好好市场调调查。B.资信调查：：对对经市场调调调查后选选定签签约对象象的民民事资格格、注注册资本本、银银行存款款、技技术和生生产能能力、经经营状状况、信信誉、产产品质量量等进进行审查查，以以确定是是否具具有拟签签合同同的履行行能力力和独立立承担担民事责责任的的能力。对对方方签约代代表人人或代理理人要要有合法法的身身份证明明，及及法定代代表人人证明书书和法法人授权权委托托书，任任何代代理人无无权与与上述情情况不不明的当当事人人签订合合同。审审查人应应对审审查情况况的正正确性负负责，承承担审查查责任任。C.谈判和起草草：：合同谈判判判应由具具有合合同谈判判经验验并具有有相应应技术、经经济济和法律律知识识的人员员负责责；重大大合同同或法律律关系系复杂的的合同同应组成成谈判判小组。合合同同起草原原则上上由我方方谈判判人员或或谈判判小组负负责，严严格遵守守法律律、法规规和有有关规章章制度度，做到到标的的明确、平平等等互利、内内容容齐全、条条款款完备、责责任任明确、用用语语规范严严密；；一般情情况下下，力求求合同同管辖地地在对对我方有有利的的地点。如如属属对方起起草，采采办分包包商谈谈判人员员或谈谈判小组组应按按上述要要求进进行审查查和修修改。D.审查和签字字盖盖章：所有有有合同在在正式式签约前前，合合同人员员应将将合同文文本和和有关资资料（如如依据的的计划划、批文文、市市场调查查及有有关资信信审查查资料合合同谈谈判纪要要、货货比三家家资料料等）送送主管管合同的的采办办经理进进行审审查。对对审查查不合格格的合合同，合合同承承办人应应及时时修改，直直至至合格。E.外部有关手手续续：法律法法法规规定定需经经专门机机关批批准的合合同，合合同签订订后应应由承办办部门门的经办办人办办理审批批手续续；凡是是国家家规定需需经有有关部门门登记记或备案案的合合同，必必须向向规定的的部门门申请登登记或或备案；；凡是是按有关关规定定进行公公证的的合同必必须进进行公证证。F.承办人不得得采采用贿赂、帐帐外暗中收受受或给予对方方单位或个人人回扣等不正正当手段签订订合同。G.所有工程所所需需的物资采采采办合同同的谈谈判、签签约等等过程必必须有有采办部部的两两人以上上同时时参加，严严禁禁一人单单独谈谈判、签签约。（3）合同的履履行行①对依法签订生生生效的合同同，采采办部必必须全全面履行行，不不得擅自自单方方面变更更、自自行修改改、解解除或终终止。经经双方协协商变变更合同同的内内容，应应签订订书面协协议，按按正常合合同办办理手续续，作作为原合合同的的附件进进行管管理。②合同虽已签订订订，但发现现显显失公平平、重重大误解解或对对方有欺欺诈行行为，严严重损损害我方方利益益的应及及时与与对方协协商变变更或解解除合合同，并并立即即采取合合法有有效的措措施，制制止危害害行为为的发生生，必必要时可可请求求仲裁机机构或或人民法法院予予以变更更或撤撤消。③采办部负责组组组织、协调调合合同规定定的我我方义务务的全全面履行行，督督促检查查、验验收、确确认合合同对方方义务务的履行行。合合同承办办人应应将合同同履行行的有关关情况况及时向向采办办部、项项目部部领导汇汇报。④对应验收的标标标的物，应应由由有关部部门验验收后签签署验验收证明明。对对验收不不合格格或与合合同规规定不符符的标标的物，应应由由采办部部在即即日提出出书面面意见，按按国国家规定定或合合同约定定的时时间向对对方提提出异议议，尽尽快采取取适当当措施解解决。⑤采办部应建立立立简便有效效的的合同履履行督督促检查查制度度，定期期对到到期合同同的履履行情况况进行行检查。问问题题较大的的应书书面上报报有关关领导。合合同同履行完完毕，应应到合同同主管管部门办办理核核销手续续。（4）违约和纠纠纷纷的处理①合同违约必须须须依法承担担违违约责任任。②发生合同纠纷纷纷后，采办办部部应首先先及时时与对方方协商商解决。协协商商不成时时，应应在规定定的期期限内以以书面面形式上上报主主管领导导；并并在法定定代表表人的授授权下下配合专专职法法律人员员向有有管辖权权的仲仲裁机构构申请请仲裁或或向法法院起诉诉，不不准私自自对外外委托有有关部部门或个个人处处理纠纷纷。（5）处罚有下列情形之一一一者对责责任者者酌情进进行处处罚：①违法或违反本本本程序签订订合合同的。②签订的合同条条条款不全或或不不规范给给合同同履行造造成障障碍或发发生纠纠纷的。③没有对合同对对对方进行资资信信审查，或或资资信审查查不认认真、不不准确确，给业业主或或EPC项目部造造成成经济损损失的的。④由于采办部及及及个人的原原因因造成我我方违违约的。⑤对方违约给我我我方造成损损失失而未及及时给给予追究究的。⑥不按时将已签签签订的合同同交交合同主主管部部门备案案的。⑦变更或解除合合合同时不依依法法办理，从从而而发生纠纠纷造造成经济济损失失的。⑧因我方不按期期期履行合同同而而败诉的的。⑨不负责任、玩玩玩忽职守，错错签合同或购购进伪劣产品品的。⑩与对方蓄意通通通谋签订合合同同的。⑾应采用而未采采采用书面形形式式订立合合同的的。⑿未按采办部编编编制的工程程采采办进度度计划划所签订订合同同的。1.3.6合同同同管理措措施（1）签订之前前的的管理凡是由采办部负负负责签订订的采采购合同同，根根据采购购金额额的大小小采取取不同的的采购购方式，国国内内采购100万元以上上的的采购合合同，采采用招标标采购购的方式式组织织采购，特特别别急需（或或国国家规定定允许许非招标标采购购的物资资）的的物资经经批准准可以采采用竞竞争性询询价采采购。对对于招招标采购购物资资要严格格按照照国家、业业主主规定的的办法法进行。对对于于竞争性性询价价采购的的物资资应首先先在业业主提供供的合合格供货货厂商商名录中中选择择，合格格供货货厂商名名录中中没有的的可以以在社会会上的的供货厂厂商中中选择。但但必必须对潜潜在供供货商进进行资资质审查查，审审查合格格经业业主批准准后方方可列入入合格格供货厂厂商备备选名单单。在与供货厂商进进进行商务务、技技术谈判判中，对对于金额额较大大的应邀邀请审审计、财财务、法法律、合合同管管理等部部门参参加，以以最大大限度的的减低低采购风风险。在在谈判过过程中中应本着着公开开、公平平、公公正、诚诚实守守信和质质比三三家、价价比三三家、择择优选选择的原原则选选择最终终供货货厂商。供供需需双方初初步达达成一致致意见见后，再再起草草合同草草稿。（2）合同盖章章之之前的管理理理盖合同专用章时时时，负责责采办办的人员员应向向合同管管理人人员提供供供货货厂商的的资信信材料、评评价价材料、审审批批材料等等，并并规定资资信材材料的真真实性性由合同同承办办人把关关。资资信材料料包括括：①供货厂商的有有有效营业执执照照②税务登记证③组织机构代码码码证④特种行业生产产产许可证⑤厂家对代理商商商的授权委委托托⑥厂商对签订人人人的授权委委托托⑦供方报价对比比比情况或谈谈判判工作总总结⑧供方业绩情况况况⑨预付款或定金金金审批表⑩根据不同的合合合同需要提提交交的其他他材料料等上述资料完备并并并经合同同人员员审查合合格后后，才能能进行行合同内内容的的实质性性审核核。审核核内容容包括：：①产品的名称、型型型号、数数量、交交货时间间、交交货地点点是否否明确，是是否否与订货货通知知相符。②所采购的物资资资是否在供供货货厂商提提供的的营业执执照规规定的经经营范范围之内内。③产品的执行标标标准、质量量要要求、厂厂商对对产品质质量负负责的条条件和和交货期期限是是否明确确。④交货地点、交交交货方式是是否否明确。⑤是否对货物运运运输方式、运运输费用等做做了规定。⑥预付款、定金金金是否得到到采采办部和和相关关领导的的审批批。⑦对货物是否提提提出了包装装要要求，标标准如如何。⑧条款中是否写写写明开具增增值值税发票票或专专用发票票。⑨是否对随机的的的备品、备备件件等提出出了要要求。⑩要求厂商提供供供的产品资资料料（合格格证、使使用说明明书、出出厂检验验证明明等）是是否齐齐备。⑾是否有售后服服服务条款。⑿是否有违约条条条款，违约约条条款是否否公平平合理。⒀解决合同争议议议的方式、起起诉地点。⒁合同金额大小小小写是否一一致致。⒂签字人签字位位位置是否正正确确。⒃将无价格合同同同提交业主主进进行审批批。（3）合同盖章章后后的管理对于合同盖章之之之后的管管理应应采取周周跟踪踪、月报报表的的办法。每每周周五和月月末要要对采办办部所所签订的的合同同进度进进行跟跟踪，包包括：：签订情情况、货货款支付付情况况、到货货情况况、验收收情况况、调拨拨情况况等，并并分析析上报给给采办办部领导导和相相关部门门。1.4采办进度度度计划1.4.1线路路路物资管件、阴阴阴保材料料：4月21日开始谈谈判判、招标标；5月10日签订合合同同；5月25日到达中中转转站。1.4.2站场场场物资仪表材料、通信信信材料、电电力力材料：4月21日开始谈谈判判、招标标；5月10日签订合合同同；6月10日到达中中转转站。仪表设备、工艺艺艺设备、阴阴保保设备、通通信信设备、电电力力设备：4月21日开始谈谈判判、招标标；5月10日签订合合同同；6月10日到达中中转转站。1.4.3消防防防、土建建物资资暖通材料、给排排排水材料料：4月21日开始谈谈判判、招标标；5月10日签订合合同同；6月10日到达中中转转站。消防设备、暖通通通设备、给给排排水设备备：4月21日开始谈谈判判、招标标；5月10日签订合合同同；6月10日到达中中转转站。1.5采办进度度度控制程程序1.5.1采购购购计划的的编制制PC项目部成立立后后，采办经经经理应立立即组组织人员员编制制物资采采购计计划。采采购计计划应描描述采采购任务务的范范围，明明确采采办分包包商与与施工分分包商商在采购购任务务方面的的分工工和责任任关系系。（1）采购计划划应应满足以下下下原则：：①经济原则A.在保证所采采购购物资的质质质量和交交货期期的前提提下尽尽可能为为业主主节约采采购资资金；B.较低的采购购投投资；C.在规定的费费用用范围内，材材料价格、运运输费用综合合考虑，以合合格的产品质质量和最少的的资金投入为为采购目标。D.最低的采购购管管理费用；；；②质量保证原则则则A.所有供货厂厂商商必须经过过过选择与与审查查；B.严格监督厂厂商商质量体系系系的运行行；C.严格监督产产品品检验、试试试验程序序的执执行；D.严格按照产产品品的运输、堆堆码、保管程程序或要求进进行操作。③安全保证原则则则④进度保证原则则则A.采购进度必必须须服从业主主主/监理制定定的的工程总总体进进度；B.采购进度必必须须服从施工工工进度；；C.必须按规定定进进度控制的的的要求和和目标标运行。⑤HSE/OHHHS（安全、健健健康、环环保）原原则⑥采购分包原则则则A.采购分包商商必必须经过选选选择与考考核；；B.能自己采购购的的不分包；；；C.必须与分包包商商签署采办办办分包协协议。⑦申报审批原则则则采购计划应得到到到业主的的审批批、批准准或认认可。⑧免税和退税原原原则为业主的免税和和和退税工工作提提供相应应的支支持。（2）采购费用用//进度控制制目目标应服服从项项目整体体费用用/整体进度度控控制目标标，在在采购计计划中中应明确确规定定采购具具体费费用/进度控制制目目标和要要求。（3）采购特殊殊问问题的说明明明：关键键物资资的采购购，不不按正常常程序序采办的的特殊殊物资，要要求求提前采采购的的物资，现现场场组装物物资等等。（4）采购