项目合同管理

第六章项目合同管理1目的为规范公司项目合同管理及合同纠纷管理工作，建立和完善分级企业合同风险法律保障体制，规避法律风险，维护企业合法权益。2工作要点2.1签订合同工作要求2.1.1有相关的法人授权书存根及授权登记记录。2.1.2对合同相对人必须有调查记录(调查笔录见本手册相关章节)、相关资料（营业执照、组织机构代码证、资质证书、安全生产许可证、税务登记证、授权书及范围、业绩证明等）及复印件与原件的核对记录。2.1.3合同评审要有记录，对业主的承包合同评审由经开部门组织，同级相关部门参加。项目部签订内部各类合同评审，由项目经理组织，技术、财务、物资、设备等部门参与，参加部门应在评审记录上签字。2.1.4签订合同须有招标记录或谈判记录（记录见本手册相关章节）。2.2履行合同工作要求2.2.1履行合同前有项目合同交底记录（含与业主签订承包合同）。2.2.2合同履行中合同变更记录。2.2.3履行合同物资、设备采购、租赁记录。2.2.4履行合同内部承包、劳务分包记录2.2.5合同履行过程中的评价记录。2.2.6合同索赔记录。2.3合同完结工作要求2.3.1合同修订记录。2.3.2工程档案交接记录。2.3.3工程款结算记录。2.3.4合同纠纷处理记录。3工作职责及基本要求3.1项目建设信息至项目承包合同签订工作中的标前评审（对招标文件的评审）、风险评价、投标，中标后合同谈判、合同签订前对拟签合同的评审、合同交底等内容，由公司经开部门负责（标前评审见本手册相关章节）。合同交底是合同履行的重要环节，合同签订后公司经开部应明确专人负责交底。对公司项管部、项目经理部的合同交底及合同文件归档需形成书面的交接记录（交接记录见本手册相关章节）。3.2项目中标后的合同及项目管理策划由公司项目管理部门牵头，组织公司机关有关职能部门与经理部签订项目管理目标责任书，向经理部进行合同管理及二次经营交底，指导项目部建立合同管理体系和档案信息管理（前期策划见本手册相关章节）。公司各职能部门负责为项目部提供本专业职责范围内的合同范本，供项目部参考执行，范本发布前应经公司法律部会签，主管领导批准。3.3经理部在授权范围内负责项目实施过程中的专业工程分包合同;工程劳务分包合同;材料采购合同;机械设备加工;机械设备采购、租赁合同；房屋、临时设施临时用地租赁等合同的签订。负责合同履行过程中合同变更、争议纠纷的协调处理。并负责项目总承包合同履行过程中变更的商谈、签订。重大负变更须报公司项管部审签，经公司总经理批准。3.4项目经理部对外签订合同须取得公司的书面授权委托，在公司授权委托的范围内行使职权。禁止超越授权范围或代理权终止后以公司或经理部名义对外签订合同。3.5各类合同签订之前，经理部合同职能部门应当详细了解、调查合同相对人的资质、信誉、履约能力、代理人的代理事项、权限和期限等情况，完成对相对方的调查评价工作，确保对方主体资格合法、真实、有效，符合公司管理和项目生产的各项要求。严禁将工程分包给不具备施工资格的单位或个人。杜绝从不合格供应商、生产厂家的采购。3.6项目经理部成立后应组建以项目经理为组长，项目部领导班子成员、项目部各职能部门负责人为组员的合同管理机构，负责项目部合同评审、合同谈判策划、合同谈判实施、合同签订以及合同履行过程的检查、监控等工作。3.7项目经理部和项目经理部各职能部门应设兼职合同管理员，明确其职责权限，负责本项目及各职能部门合同管理及合同证据资料的收集和保管工作。3.8合同管理人员岗位职责：⑴负责本项目、本部门合同管理工作，负责合同文件的起草，审核相对方的各种证照、手续，确保对方主体资格合法、真实、有效。⑵负责本项目、本部门实施过程中合同证据资料的收集、保管工作，确保资料真实性、完整性。⑶负责建立并及时更新本项目、本部门合同管理台帐。做到帐实相符，不遗不漏。⑷负责填报有关报表。⑸建立并执行本项目合同证据资料借用制度，对借出的资料负责及时收回。⑹遵守公司有关规章制度，保守公司商业秘密。3.9项目经理部对外签订各类合同时，均应主动争取合同文本的起草权，草拟合同文本时应参照公司本手册公布的各种合同范本，结合本项目实际情况做适当的补充、删减和修改。工程分包、劳务分包合同必须经过评审、报公司项管部审签修订后方可签订。大额《人民币50万元以上的（含50万元)）》的物资、机械设备采购合同亦须经过评审，报经公司物设部审签，并按审签意见修改后方可签订，其他合同也应由职能部门事先起草合同文本，经项目合同管理员审核，经主管领导审签后方可签订，其他大额经济合同也须经过项目部按程序进行评审，报公司法律部审签、修订后再行签订。3.10调查、评价、选定分包方、供货方及其他合同相对方，以及合同签订前的评审必须按公司项目管理手册中相关专业管理规定进行，保存相关记录（记录表单见相关专业管理章节）。3.11各类合同签订之后，应按公司文件管理规定和保密制度规定，建立目录、归档管理，妥善保管。合同文件要防止丢失，便于查阅，无正当理由不得借阅。具体由项目及各职能部门兼职合同管理员负责。3.12在项目合同履行前，签约部门要向经理部各相关部门和管理人员作好合同交底，并对合同内容、风险、重点和关键性问题做出特别说明或提示（合同交底见相关专业管理章节）。3.13经理部是项目合同的履行主体，应严格落实施工合同确定的目标，并在合同履行期间，依照合同约定进行合同的变更、索赔和终止。3.14经理部应随时掌握合同履行过程中的变更情况，与索赔、对方严重违约可能导致较大经济纠纷的有关事项要及时形成合法有效的证据资料：3.14.1工程量增减；3.14.2质量及特性的变更；3.14.3工程标高、基线、尺寸等变更；3.14.4施工顺序、工艺的改变；3.14.5永久工程的附加工作,设备、材料和服务的变更等。3.15工程项目施工期间，非我方原因发生施工合同以外的额外工作或损失，经理部应依法进行索赔，要求给予费用和时间的补偿。3.16发生下列情况之一时，经理部应及时按合同约定组织索赔：3.16.1发包人违反合同。3.16.2因工程变更。3.16.3由于监理工程师对合同文件的歧义解释,技术资料不确切,或由于不可抗力导致施工条件的改变。3.16.4发包人提出提前完工或缩短工期。3.16.5发包人延误期限支付工程款。3.16.6合同规定以外的项目检验,且检验合格,或非我方原因导致项目缺陷的修复所发生的损失或费用。3.16.7非我方原因导致工程暂时停工。3.16.8物价上涨、法规变化及其他导致情势变更的因素。3.17经理部应指定一名副经理负责索赔工作，并指派专人认真作好索赔证据的收集和管理工作。主要包括以下资料：3.17.1建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范。3.17.2建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件。3.17.3发包方负责供应的设备、材料进场时间、数量、规格和质量检查验收清单。3.17.4经建设单位、设计单位、监理工程师签认的设计变更指令、清单和通知书。3.17.5经建设单位签认并认可的工程实施计划，劳动力、施工机械、材料使用表、财会资料。3.17.6工地交接记录、施工进度记录、隐蔽工程检查记录、工程检查、验收记录。3.17.7工程价款、预付款拨付单据，材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料。3.17.8不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告。3.17.9各种往来文件、资料的签收记录。3.17.10其他与索赔有关的证据等。3.18项目部各职能部门应设兼职合同管理员专门负责本部门的合同管理工作。3.19合同终止后，经理部应对项目合同的履行情况和合同管理工作认真总结，工程承包合同、重要分包合同与竣工资料、财务资料向公司相关对应部门移交归档。3.20项目合同在执行过程中出现纠纷时，经理部不得隐瞒、回避和拖延，应及时将有关情况向公司分管领导和合同综合管理机构报告，应首先考虑协商解决，协商不成的，应收集证据，书面报告公司法律部，便于及时仲裁或起诉处理。4过程监控4.1项目经理是项目合同完全履行的第一责任人，负责项目的合同管理工作。4.2项目合同管理实行分级分类管理。公司层面的合同综合管理工作由法律事务部牵头，公司相关职能部门按各自工作内容履行各自职责范围内的合同管理和监督检查；各项目部合同综合管理工作由计合部牵头，项目各相关职能部门按各自工作内容履行各自职责范围内的合同管理和监督检查。4.3公司法律部和相关各职能部门应对本公司所属项目部合同管理工作进行定期或不定期的监督检查，力求有效降低合同管理的法律风险。5合同纠纷处理5.1签订合同应当约定关于争议和纠纷解决管辖的条款，以便于纠纷的处理。5.2发生合同纠纷，项目经理部应及时将情况向公司主管领导汇报并通报给公司法律事务部。5.3公司法律部处理纠纷时，项目部和各相关部门应当给予积极支持和配合。5.4对合同纠纷应当建立协商解决的机制，力争协商解决。协商不能解决的，应当做好进入仲裁或诉讼程序的准备工作。5.5发生合同纠纷，我方权益受到侵害时，应向人民法院起诉或仲裁机关申请仲裁的，应在我方知道或应当知道权利被侵害之日起两年内立案。5.6各项目部、个人未经公司授权不应签收任何法律文书，对法院派人送达的法律文书，应向送达人员说明项目经理部是公司没有办理营业执照的一次性的派出机构，不能独立承担民事责任。对强行留置或邮寄送达的法律文书，应及时回函连同送达的各种法律文书一并退回（回函见后附样本）。同时应将《传票》、《应诉通知书》、《起诉状》等复印件速递公司法律部，并附有关详情和初步证据。5.7公司法律事务部统一办理合同纠纷案件的登记、审查、应诉和授权委托等相关法律手续。5.8对诉讼和仲裁案件，应当认真作好庭前的调查、收集证据等工作，项目部合同执行部门及其他有关部门有责任积极配合，提供相关资料。应当充分重视和依法行使起诉、答辩、举证、诉讼保全、先于执行、反诉、上诉、申请强制执行、优先受偿、申诉、撤销、代位权以及申请支付令和公示催告的权利。6证据的收集6.1公司各级管理人员应树立证据意识，主动收集和保存证据。项目经理是项目部合同证据资料管理工作的第一责任人，具体工作由项目部、及各专业职能部门的兼职合同管理员负责。6.2合同证据资料是指能够证明合同签订、履行、违约、变更、解除、终止等事实的证据材料。其表现形式可以是书面资料；实物；录音、录像资料；鉴定结论；证人证言等。6.3合同资料管理应分类建立合同管理台帐，载明合同双方当事人、合同性质、标的额、履行期限及地点、争议解决机构、签约人等基本信息。6.4合同证据资料的收集应包括以下部分：6.4.1证明合同成立、生效事实的资料。6.4.2证明合同履行情况的资料。6.4.3证明合同变更事实的资料。6.4.4证明合同对方当事人违约事实的资料。6.4.5证明合同解除事实的资料。6.4.6证明合同终止的资料。6.5合同证据资料的形式主要包括以下几类：6.5.1书面资料。包括由双方当事人签认或国家有权机关确认的书面资料，如合同书以及公证书；以及有证据证明送达对方当事人的书面资料，如解除合同的书面通知等。6.5.2实物。实物证据多以物品或痕迹等实在物为其存在形态和表现形式，实物证据易灭失，要深入细致并迅速及时收集，实物的固定保全，以不损毁、不变形、不丢失为原则，尤其要注意分案分别保管，以防不同案件的证据相互混淆。6.5.3照片、录音、录像等视听资料。视听资料应能显示形成的时间。6.5.4证人证言。即合同以外的第三人对合同争议事实所做的书面、口头的陈述。6.5.5当事人陈述。即合同当事人对争议事项所做的陈述。6.5.6鉴定结论。即有权鉴定机构对有关事实所做的鉴定报告。6.5.7勘验笔录。即国家有权机关对涉及合同争议有关事实所做的勘验笔录。6.6合同管理人员收集的合同证据资料应真实、完整，并应是原件。若因有关规定，原件必须由其他部门归档保管的，可留存复印件，但必须注明原件出处。7外聘律师的管理7.1发生法律纠纷案件应及时与公司法律部联系，未经公司同意，原则上不得擅自从外部聘请律师。7.2因特殊情况需要聘请当地律师的，应事先与公司法律事务部联系，报请公司主管领导或集团公司法律部批准后，法律部可办理相关授权委托手续。8各类表单8.1合同评审表8.2合同审批表8.3合同修订（补充）审批表8.4合同评审（补充、修订）记录表8.5合同管理台帐8.6法律授权委托书范本8.7告知函（项目部拒收法院文书时用）附件1：中铁一局三公司司合同评审审表编号：申请部门经办人申请部门负责人意见合同名称合同类型合同拟签订时间间合同当事人合同预期目标合同基本内容（附合同复印件件）评审意见（可附加页）评审部门评审人送审时间评审时间备注注：1、本表适用于标标前评审、合合同签订前前评审、合合同修订评评审。2、合同基本内容容（含）以以上部分由由申请部门门填写，以以下部分由由评审部门门填写。3、本表作为合同同档案，与与其他合同同资料一并并保存。附件2：中铁一局三公司司合同审批批表编号：承办部门经办人及电话承办部门负责人意见合同名称合同拟签订时间对方当事人及代代理人情况况单位名称法定代表人地址授权委托书编号号委托代理人营业执照号委托代理人权限限合同预期目标合同基本内容合同评审部门意见经开中心审批意见法律事务机构意见合同编号合同档案号备注注：1、合同基本内容容（含）以以上部分由由承办部门门填写。2、本表作为合同同档案，与与其他合同同资料一并并保存。附件3：中铁一局三公司司合同修订订（补充）审审批表编号：承办部门经办人及电话承办部门负责人意见合同名称合同拟签订时间对方当事人及代代理人情况况单位名称法定代表人地址授权委托书编号号委托代理人营业执照号委托代理人权限限合同预期目标合同基本内容合同评审部门意见项目中心审批意见法律事务审批意见合同编号合同档案号备注注：1、合同评审部