档案管理学基础-第3章课件

档案的收集第三章内容提要本章着重说明和介绍了档案收集的理论、知识、相关技能及开展档案收集的主要依据与经验。主要内容包括：档案收集的意义和要求，社会组织内文件的归档，立档单位对档案的收集，档案馆的档案收集，档案馆对家庭档案、名人档案的收集，国家档案馆对口述史料的采集和征集，等等。第三章档案收集的意义和要求第一节档案的收集社会组织内文件的归档第二节立档单位对档案的收集第三节档案馆对家庭档案、名人档案的收集第四节档案馆对家庭档案、名人档案的收集第五节国家档案馆对口述史料的采集和征集第六节第三章档案的收集一、档案收集的意义二、档案收集的要求档案收集的意义和要求第一节相关概念档案收集民生档案资源定期归档、实时归档、延期归档家庭档案口述史料

第一节档案收集的意义和要求档案收集，又名档案收集工作，是指各社会组织（包括各级党和国家机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织，以下简称社会组织）所从事的档案接收和征集活动。第一，对本组织需要归档的文件的接收；第二，对各现行组织和撤销组织具有一定保存价值的档案的接收和集中保存；第三，对电子档案及其元数据的接收；第四，对可以弥补档案内容不足的口述史料、实物、资料的采集和接收；第五，对散失的历史档案及相关资料的征集和接收。一、档案收集的意义档案收集的内容主要包括五个方面：二、档案收集的要求（一）加大档案收集力度、确保档案的齐全完整档案是各社会组织、各级国家档案馆开展工作的重要数据、信息资源和物质基础。同规划、同部署、同落实，全面覆盖根据需要吸收档案部门参加，确保档案工作与开展专项工作同步进行加强对档案收集工作的监督指导，监督指导有关方面及时建立档案工作制度档案收集齐全完整，积极开展具有档案价值的文件材料的归档、接收与征集工作。（二）建立健全和完善收集制度、不断提升档案收集的制度化和规范化管理水平各社会组织的档案部门和档案工作人员：“应归尽归、应收尽收”社会组织：办公自动化和其他业务系统；记录载体和记录方式；社会组织文件形成部门或业务部门收集范围与依据：文书档案：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》会计、科研、基建档案：《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ２—１９９２）、《建设项目档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ２８—２０１８）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》照片档案：《照片档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１１８２１—２００２）和《数码照片归档与管理规范》（ＤＡ／Ｔ５０—２０１４）元数据：《数字档案馆建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６）、《文书类电子文件元数据方案》（ＤＡ／Ｔ４６—２００９）、《照片类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ５４—２０１４）、《录音录像类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ６３—２０１７）（三）重视做好民生档案工作、不断完善和丰富民生档案资源民生档案资源是指那些与广大人民群众的合法权利保障密切相关的各种门类、专业档案的总称。研究制定民生档案资源的归档和接收范围、管理办法，监督指导民生档案资源的归档、收集工作与人民群众切身利益密切相关的有利用价值的各类文件材料收集齐全，并按有关规定将其归档和移交。积极接收各类民生档案资源，把民生档案资源的建设纳入国家档案资源体系。（四）科学整合档案资源、及时规范档案流向建立以各级党委领导下的档案行政部门为主导、各行业主管部门密切配合、国家档案馆和立档单位集中统一管理的档案资源管理架构。规范档案流向应坚持全宗原则。在档案收集中，不仅要保持全宗的不可分散性，还需要注意各个全宗之间的相互关系。第三章档案的收集一、归档制度的建立二、归档工作组织社会组织内文件的归档第二节第二节社会组织内文件的归档建立健全文件材料的归档制度，是各社会组织开展档案资源体系建设的主要途径。一、归档制度的建立归档，就是将社会组织在各项职能活动中形成的、具有一定保存价值的文件材料，由相关形成部门（机构）的工作人员，通过线上或线下的方式，实时或定期地移交给立档单位的档案部门或档案管理人员集中保存的业务活动。归档制度的内容，主要包括三个方面：规档范围、归档时间、归档要求。（一）归档范围归档范围是指应作为档案保存的文件材料的范围，即哪些文件应当归档，哪些文件不必归档。要求：１．确定文件材料归档范围的一般要求文书类或管理类文件材料

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》会计、科研、基建类文件材料

《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ２—１９９２）、《建设项目档案管理规范》（ＤＡ／Ｔ２８—２０１８）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》照片类文件材料

《照片档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１１８２１—２００２）和《数码照片归档与管理规范》（ＤＡ／Ｔ５０—２０１４）电子文件及其元数据

《数字档案室建设指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（ＧＢ／Ｔ１８８９４—２０１６）、《文书类电子文件元数据方案》（ＤＡ／Ｔ４６—２００９）、《照片类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ５４—２０１４）、《录音录像类电子档案元数据方案》（ＤＡ／Ｔ６３—２０１７）2．各级党政组织和人民团体文件材料的归档范围纳入反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本组织工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；在组织工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本组织需要贯彻执行的上级组织、同级组织的文件材料，下级组织报送的重要文件材料；其他对本组织工作具有查考价值的文件材料。不纳入上级组织的文件材料中，不需本组织办理的普发性文件材料，任免、奖惩非本组织工作人员的文件材料，供参考的抄件，等等；本组织形成的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，组织内部互相抄送的文件材料，本组织负责人兼任外单位职务形成的与本组织无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级社会组织的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级组织的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。3.企业（公司）文件材料的归档范围纳入反映本企业（公司）研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；本企业（公司）在各项活动中形成的对维护国家、企业（公司）和职工权益具有凭证价值的文件材料；本企业（公司）需要贯彻执行的有关组织和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业（公司）有关的文件材料，所属和控股企业（公司）报送的重要文件材料；有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业（公司）各项活动具有查考价值的文件材料。不纳入有关组织和上级主管单位制发的不需本企业（公司）办理的普发性文件材料，任免、奖惩非本企业（公司）工作人员的文件材料，供参考使用的抄件，等等；本企业（公司）产生的重份文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业（公司）内部互相抄送的文件材料，本企业（公司）负责人兼任外单位职务形成的与本企业（公司）无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；所属和控股企业（公司）报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送的不需本企业（公司）办理的文件材料；其他不需归档的文件材料。4.电子文件及其元数据的归档范围各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业务系统、财务会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统及本企业（公司）其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。（二）归档时间１．定期归档社会组织根据实际工作的需要，在切实保证纳入归档范围的文件材料的完整、安全的前提下，会确定一种相对固定的向档案部门或档案人员移交档案的时间。这种归档时间通常适用于线下归档的采用传统载体形式形成的文件材料和采用光磁存储介质归档的电子文件。２．实时归档社会组织根据实际工作的需要，对通过各种业务信息系统（如办公自动化或其他业务信息系统）形成的属于归档范围的电子文件，以及那些会因采用定期归档而造成归档文件失真、失全、失密等问题出现的传统载体形态的文件材料等，可进行线上实时归档或线下随办随归档。３．延期归档社会组织根据实际工作的需要，对那些形成部门（机构）在业务活动中需要经常或频繁使用的、被纳入归档范围的文件材料，可采用延期归档的时间控制方式。但是，通常情况下，归档时间的延迟不可超过３年，否则将会在一定程度上对档案的完整性、有效性造成损害。会计文件材料的归档、驻外机构文件材料的归档、承担特殊职能任务的派出机构的文件材料的归档等，均属于此种特殊情况。（三）归档要求１．一般要求根据归档目录清点核对原始记录可仅以电子形式及时修订２．各级党政组织和人民团体文件材料的归档要求按规定集中统一管理元数据、背景信息相应归档文件发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档原件由主办社会组织归档，相应的复制件或其他形式的副本归档《机关档案管理规定》３．企业（公司）文件材料的归档要求按规定集中统一管理按国家有关规定、标准，结合企业（公司）实际执行元数据、背景信息相应归档文件发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档原件由主办社会组织归档，相应的复制件或其他形式的副本归档《机关档案管理规定》及时修订完善全面分析鉴别现实作用和历史价值（三）归档要求４．各社会组织电子文件及其元数据的归档要求齐全、完整《电子文件归档与电子档案管理规范》、《归档文件整理规则》（、《档号编制规则》至少一式两套优先顺序：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等（禁用软磁盘长期保存）贴标签机读目录、相关软件、其他说明同一载体归档后保留至少一年电子档案管理应支持电子文件的分类、编目、命名和存储自动或半自动化方式统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号加强安全管理（一）档案管理部门（机构）对形成文件的作用做好归档文件的接收归档工作；按管理要求，关心文件的形成情况；对问题反映和提出改进意见（二）重视指导和协助各业务职能部门组织的归档工作应指导和协助各业务职能部门执行文件归档制度。应协助和督促有关业务职能部门做好归档前的准备工作。（三）临时性文件的归档管理临时性的措施，以补充归档制度的不足（四）加强对归档工作重要性的宣传和日常管理宣传国家的相关法律法规、政策规范业绩考核和评奖、相应的惩戒二、归档工作组织第三章档案的收集一、立档单位收集档案的种类二、立档单位收集电子档案的质量要求立档单位对档案的收集第三节第三节立档单位对档案的收集一、立档单位收集档案的种类（一）各级党和国家组织、人民团体收集档案的种类《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》规定：（１）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；（２）组织履行行业特有职责形成的专业档案；（３）照片、录音、录像等音像档案；（４）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；（５）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物；（６）其他档案。上述档案中无论是传统载体档案还是电子档案，均具有同等效力。（二）企业收集档案的种类1.永久保管的企业管理类档案——重要文件材料2.定期保管的企业管理类档案的种类——一般性文件材料根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的要求，企业收集档案的种类依据保存价值和保管期限可分为永久和定期档案两类。具体种类包括：企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案，企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事类档案，等等。二、立档单位收集电子档案的质量要求（一）文书类电子档案的收集质量要求国家档案局第８号令、《归档文件整理规则》（ＤＡ／Ｔ２２—２０１５）１．完整性要求关于同一事由的往来电子公文；电子公文的组件（包括正本、定稿、公文处理单）、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿；红头、电子印章；文件标题、文号、主送组织、正文、发文组织署名和成文日期２．版面格式要求《党政机关公文处理工作条例》第三章；《党政机关公文格式》３．文件格式要求《版式电子文件长期保存格式需求》４．元数据捕获要求《文书类电子文件元数据方案》５．封装要求《基于ＸＭＬ的电子文件封装规范》（二）声像类电子档案的收集质量要求１．一般要求《照片档案管理规范》２．品质要求（１）主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。（２）照片类：《照片类电子档案元数据方案》聚合层次、档号、年度、题名、摄影者、摄影时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。（３）录音类：参照相关元数据标准设置、捕获录音类电子档案元数据聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。（４）录像类：参照相关元数据标准设置、捕获录像类电子档案元数据聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。（５）著录要求：应按照国家、行业或地方相关标准规范题名、人物、地点、主题、业务活动描述（三）科技和专业类电子档案的收集质量要求１．科技类电子档案《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设项目档案管理规范》及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》２．专业类电子档案包括但不限于国家档案局颁布的第一批、第二批国家专业档案基本目录所列内容３．科技、专业类电子档案元数据的设置与捕获质量要求《档案著录规则》、《文书类电子文件元数据方案》（四）纸质档案的数字化副本的收集质量要求１．数字化对象确认要求完整性、规范性２．元数据捕获要求数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬设备３．数字化质量控制要求对纸质档案的安全、数字副本的完整性和规范性、图像质量、元数据库的准确性等实施全程监控４．数字化工作文档管理要求数字化对象审批书、招投标文件、数字化成果验收报告、数字化流程单应按照《纸质档案数字化技术规范》以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。为保证档案数字副本的真实性、完整性和可用性，参照《缩微摄影技术缩微品的法律认可性》、《信息与文献——档案数字化实施指南》等标准第三章档案的收集一、国家档案馆保存档案的来源二、国家综合档案馆接收档案的范围档案馆对家庭档案、名人档案的收集第四节第四节档案馆的档案收集一、国家档案馆保存档案的来源《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第９号令）（２０１１年１１月２１日）统一规划、分级管理主要来源：（１）接收现行组织的档案，即现在正在进行日常工作活动的组织形成的档案。（２）接收撤销组织的档案。（３）征集历史档案。（４）档案馆之间交接档案二、国家综合档案馆接收档案的范围——《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（１）中国共产党委员会及所属各部门具有长远保存价值的档案。（２）人民代表大会及其常设机构具有长远保存价值的档案。（３）人民政府及其所属各部门和单位具有长远保存价值的档案。（４）人民政协及其常设机构具有长远保存价值的档案。（５）人民法院、人民检察院具有长远保存价值的档案。（６）各民主党派机关具有长远保存价值的档案。（７）工会、共青团、妇联等人民团体具有长远保存价值的档案。（８）国有企业、事业单位具有长远保存价值的档案。（９）立档单位的下属单位或临时机构具有长远保存价值的档案。（１０）乡镇机构形成的具有长远保存价值的档案。（１１）国家综合档案馆所在行政区域内重大活动、重要事件形成的档案。（１２）国家综合档案馆所在行政区域内涉及民生的专业档案。（１３）本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。（１４）各专业主管部门及其所属的组织、机构履行行政管理职能的档案。（１５）现行组织移交来的电子档案。（一）现行组织及相关单位具有长远保存价值的档案（１）撤销组织的档案，应当由有关主管组织代管或按照规定向同级国家综合档案馆移交。（２）撤销组织的业务分别划归几个组织的，其档案不得分散，可由其中一个组织代管或向同级国家综合档案馆移交。（３）一个组织并入另一个组织或几个组织合并为一个新的组织的，其档案应当移交给合并后的组织代管或向同级国家综合档案馆移交。（４）组织所属机构撤销的，其档案由主管组织代管，属于国家综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆移交。（５）国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况的，其档案可按照有关规定由本级国家综合档案馆接收。（二）撤销组织及相关单位的档案《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》国级国家综合档案馆应积极接收上述组织移交来的档案，不得以任何理由拒绝接收。根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的要求：新中国成立前本行政区内各个历史时期的政权机构、社会组织、著名人物的档案列入国家综合档案馆的收集范围。对于保存在境内外各级各类档案馆、图书馆、博物馆、纪念馆等机构中的珍贵档案资料，国家综合档案馆可通过接受捐赠、交换、资源共享等方式开展收集工作。（三）新中国成立前的历史档案三、部门档案馆和专门档案馆收集档案的范围根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的要求，各级部门档案馆收集档案的范围包括本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。各级专门档案馆收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。四、国有企业、事业单位设立的档案馆收集档案的范围根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的要求，国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况的，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。此外，《各级各类档案馆收集档案范围的规定》第九条还要求：“档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。”五、几种特殊情况的档案收集和处置要求（一）移交进馆时间的处置要求提前移交进馆：属于向国家档案馆移交范围，但尚未达到移交年限的档案，由于立档单位保存条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的推迟移交进馆：专业性较强或者需要保密的档案（二）电子档案及其他数字化档案资源的移交要求严格按照保密规定进行保管、存储和使用。（三）档案馆收集档案的门类及相关的电子档案和数字化档案副本的要求文书档案、科技档案、专业档案、音像档案和实物音像档案：照片、音频和视频档案（四）涉及民生内容的专业档案的收集要求《国家基本专业档案目录》（五）收集和征集保存在社会其他机构的档案的要求（六）死亡干部的档案的收集要求《干部档案工作条例》（七）《档案馆接收档案单位名录》的编制要求五、几种特殊情况的档案收集和处置要求（一）移交进馆时间的处置要求提前移交进馆：属于向国家档案馆移交范围，但尚未达到移交年限的档案，由于立档单位保存条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的推迟移交进馆：专业性较强或者需要保密的档案（二）电子档案及其他数字化档案资源的移交要求严格按照保密规定进行保管、存储和使用。（三）档案馆收集档案的门类及相关的电子档案和数字化档案副本的要求文书档案、科技档案、专业档案、音像档案和实物音像档案：照片、音频和视频档案（四）涉及民生内容的专业档案的收集要求《国家基本专业档案目录》（五）收集和征集保存在社会其他机构的档案的要求（六）死亡干部的档案的收集要求《干部档案工作条例》（七）《档案馆接收档案单位名录》的编制要求第三章档案的收集一、档案收集的意义二、档案收集的要求档案馆对家庭档案、名人档案的收集第五节一、档案馆对家庭档案的收集（一）家庭档案的概念及管理原则家庭档案：家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。是维护家庭及家庭成员合法权益、经济利益，反映家庭历史真实面貌的重要依据集中存放、统一管理。（二）档案馆对家庭档案的收集要求和范围１．对家庭档案的收集要求家庭档案所有者可以自愿向国家档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案被捐赠给档案馆后，家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵害他人的合法权益。家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案，向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当经各级党委的档案行政部门批准，严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。２．对家庭档案的收集范围对国家和社会具有保存价值的家庭档案，包括证书、书信、票据、手稿、字画、病历、照片、录音（像）带、电子记录、综合性记录材料等，可列入档案馆的收集范围。二、档案馆对名人档案的收集（一）名人档案及社会著名人物的范围名人档案的概念名人档案：也称著名人物档案，是指社会各界名人在从事各种活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.社会著名人物的范围主要包括：一定行政区划范围内的历代原籍（包括在域外或国外的人士）或曾在某行政区划范围内长期活动过的非原籍的，在政界、军界、工商界、科技界、文化界等领域具有重要影响的政府领导人、专家学者、社会贤达及其他重要人物。（二）国家综合档案馆名人档案的收集内容（１）反映名人一生经历及其主要活动的生平材料，如自传、他传、回忆录。（２）反映名人职务活动及社会交往的材料，如文章、日记、信函、音像、实物。（３）反映名人成就的材料，如著作、研究成果、书画。（４）社会对名人研究、评价的材料，如纪念性、回忆性材料，著作，研究介绍材料。（５）反映名人身份、资历、权属的材料，如各类证书、委任状、谱牒、信函。（６）反映名人活动的音像（录音带、录像带、照片）、实物等载体形式的材料。（７）名人收藏的反映本地区（行政区划范围）历史的珍贵图书、稀有资料、文物、字画及其他有保存价值和历史研究价值的收藏品。（８）名人的口述历史材料。（９）其他有保存价值的名人物品等。（三）国家综合档案馆收集名人档案的方法国家综合档案馆应依据《档案法》及其他档案法规接收和征集名人档案。收集方法：（１）依据《档案法》及相关档案法规进行征集。（２）单位或个人依法向国家综合档案馆移交。（３）对其他档案馆及其他部门（如图书馆、博物馆等）保管的名人档案进行复制或交换目录。（４）对流散在域外、国外的名人档案进行购买、复制或交换。（５）对散存在其他地方的名人档案进行征集。（６）档案所有者将档案向国家综合档案馆捐赠、出售、寄存。

Ａ．捐赠。档案所有者向国家综合档案馆捐赠名人档案时，国家综合档案馆应向捐赠人颁发“名人档案收藏荣誉证书”，并给予表彰或适当奖励。

Ｂ．出售。档案所有者向国家综合档案馆出售名人档案时，国家综合档案馆与出售人签订征购协议，支付征购款，并向其颁发“名人档案收藏荣誉证书”。

Ｃ．寄存。档案所有者向国家综合档案馆寄存名人档案时，国家综合档案馆与寄存人办理寄存协议，并颁发寄存证书。（７）国家综合档案馆与档案所有者商定的其他收集方式。不能盲目扩大范围，要遵循客观规律，保持内在联系，组织专家鉴定确保真实，永久保存。设名人档案库定期检查保存状况第三章档案的收集一、口述史料采集概述二、采集口述史料的组织国家档案馆对口述史料的采集和征集第六节一、口述史料采集概述（一）口述史料的概念1.定义：由事件亲历（见闻）者口述或转述的，经采集者以标准方法采集的，能弥补历史事件和人物相关记忆的，具有一定保存价值、历史研究价值的文字、图表、声像等形式的记录材料。国家档案馆收藏口述史料既是对口述史工作的推动，也为国家档案馆履行保存和传播中华文化的职责提供了重要资源。2.载体：采集过程中形成的文字、照片、录音、录像等。主要包括：录音录像带、数码录音录像音视频文件，纸质照片、数码照片，录音录像文字转录形成的电子文稿，已整理成文字材料的纸质材料，等等。3.注意：口述史料≠口述档案（二）口述史料的采集范围1.对象：对国家、民族、集体或个人的历史、现实、未来具有重要历史价值和研究价值的重大历史事件、重要活动的亲历者、亲见者、亲闻者及其后代知情者（见闻）者。2.主题：应选择可以有效弥补档案内容不足，有效丰富国家档案资源体系的重大历史事件、重要社会活动、重要工程的建设、重大科技发明，以及在我国历史上和现在曾经产生过重大国际、国内影响的活动主题。3.分类1）现代、历史2）重要人类活动领域的事件和人物主题4.对亲历（见闻）者年事已高、发生时间久远的重大历史事件和重要活动应优先确定为采集主题，进行抢救性采集。5.口述史料的采集工作也不能仅仅依靠国家档案馆及其他国家文化研究机构来进行，应当鼓励社会力量的参与。