第4章Excel电子表格处理基础教学课件

4.1电子表格处理软件的功能

4.2Excel2019工作环境

4.3

Excel2019的基本操作（创建、编辑和格式化工作表）

4.4制作图表4.5数据管理和分析

4.6打印工作表本章主要内容本章重点：工作表的建立、编辑和格式化，图表制作，数据管理和分析《大学计算机基础》4.1电子表格处理软件的功能Office家族成员之一——电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能《大学计算机基础》编辑栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表区域工作簿655363－255256Sheet1!B3Excel2019的工作窗口4.2Excel2019工作环境《大学计算机基础》编辑栏显示和选定单元格、图表项、绘图对象等取消操作确定操作“编辑公式”状态EnterTabEsc或或编辑输入区《大学计算机基础》

工作簿与工作表

工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。新建的第一个工作薄的默认名：book1.xls。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作簿工作表

一个工作表最多有65536行、256列。

行号：1~65536列标：A~IV

工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet3《大学计算机基础》

工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8

为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1!B3单元格《大学计算机基础》4.3.1创建工作表（输入＋计算）⑴输入数据

直接输入

快速输入数据

自动填充数据

从外部导入数据⑵计算数据“记忆式输入”“选择列表输入”4.3Excel2019的基本操作《大学计算机基础》直接输入数据包括：

文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“‘

”

数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格

日期和时间。日期输入可用“/”或“－”分隔符，如：2019/10/08，2019-10-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：15。两者之间用空格分隔返回《大学计算机基础》快速输入数据“记忆式”输入“选择列表”输入（仅对文本数据有效）“选择列表”命令，或者按“Alt+↓”键返回《大学计算机基础》自动填充数据自动填充数据分三种情况：复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl键填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择填充用户自定义序列数据返回《大学计算机基础》从外部导入数据选择“数据｜获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据｜有效性”命令。返回《大学计算机基础》计算数据（1）公式

Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开始Excel中的运算符运算符运算功能优先级()括号1-负号2%算术运算符3^4*与/5+与-6&文本运算符7=、<、>、<=、>=、<>关系运算符8《大学计算机基础》引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A2)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10B4：D6）引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算

四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。《大学计算机基础》例：有“公司员工工资表.xls”,使用公式计算每位员工的实发工资。）《大学计算机基础》（2）函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。函数输入有两种方法：

直接输入法和插入函数法（更为常用）《大学计算机基础》下图为用函数计算示例《大学计算机基础》

相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel默认的引用方式，如：B1，A2：C4

绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1

混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。（3）公式中单元格的引用《大学计算机基础》单元格引用方式举例例：设公式在F2单元格，公式：=D2+E2其中D2、E2为相对引用公式：=$D$2+$E$2其中D2、E2为绝对引用公式：=$D2+$E2其中D2、E2为混合引用注意：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。《大学计算机基础》“绝对引用”示例－－工资评价《大学计算机基础》4.3.2编辑工作表单元格数据的编辑

单元格内容的清除和删除、移动和复制单元格、行、列的编辑工作表的编辑

工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等《大学计算机基础》工作表的选定操作如下表：选取范围

方法单元格鼠标单击或按方向键多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号和列号相邻行或列鼠标拖曳行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选”命令；按快捷键Ctrl+A单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签《大学计算机基础》4.3.3格式化工作表

单元格格式化工作表格式化

①

调整列宽和行高②

自动套用格式

③

使用条件格式《大学计算机基础》（1）设置单元格格式

选择”格式｜单元格”命令或“格式”工具栏《大学计算机基础》（2）设置工作表格式设置列宽和行高选择“格式｜列”、“格式｜行”菜单自动套用格式Excel提供了许多种漂亮专业的表格自动套用格式，可以快速实现工作表格式化。这通过“格式|自动套用格式”命令来实现。

使用条件格式条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。“格式|条件格式”《大学计算机基础》条件格式对学生成绩表完成进一步的格式化操作：将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹，基本工资小于500的单元格设置成红色、加双下划线。《大学计算机基础》4.4制作图表创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的按钮，利用图表向导来创建图表）编辑图表

调整图表的位置和大小更改图表的类型添加和删除数据修改图表项添加趋势线设置三维视图格式《大学计算机基础》图表组成《大学计算机基础》图表制作根据工作表中的姓名、基本工资、奖金、实发工资产生一个簇状柱形图《大学计算机基础》4.5数据管理和分析数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于：数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；4.5.1建立数据清单在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了这类操作的方便！《大学计算机基础》（1）使用记录单修改、删除或增加记录

“删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行“上一条”、“下一条”可进行逐行数据查看。选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行《大学计算机基础》（2）用数据单进行条件查询单击记录单中的“条件”就能进行条件查询！条件！查看姓王的员工查找部门为销售部基本工资>=1000的员工《大学计算机基础》4.5.2数据排序作用：以便于比较、查找、分类简单排序（1个关键字）

单击、按钮

或“数据/排序”命令

复杂排序（两个以上）

“数据/排序”命令

“排序”对话框对学生成绩表排序，首先按男女生排列，然后按“总分”降序排列，总分相同时再按“计算机”成绩降序排列。

《大学计算机基础》4.5.3数据筛选1、概念数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。2、Excel的数据筛选方式自动筛选(数据|筛选|自动筛选）高级筛选（数据|筛选|高级筛选）《大学计算机基础》自动筛选筛选在公司员工工资表中筛选出销售部基本工资大于等于1000，奖金大于等于1000的记录。《大学计算机基础》高级筛选要在公司员工工资表中筛选销售部基本工资>1000或财务部基本工资<1000的记录，并将筛选结果在原有区域显示。《大学计算机基础》分类汇总

是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为：

简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总）嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）前提：对分类字段排序4.5.4分类汇总《大学计算机基础》

在公司员工工资表中，求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值。步骤：1）首先对“部门”排序2）选择”数据｜分类汇总“命令简单汇总《大学计算机基础》在上例求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数。

步骤：

先按上例的方法求平均值，再在平均值汇总的基础上计数

嵌套汇总注意：“替换当前分类汇总”复选框不能选中。《大学计算机基础》4.5.5数据透视表如果要对多个字段进行分类汇总，需要需要利用数据透视表。利用“数据透视表和数据透视图”向导，分3步建立数据透视表：指定数据源选定数据区域决定透视表的放置位置《大学计算机基础》数据透视表统计各部门各职务的人数。步骤：第1、2步默认，第3步布局对话框如图。《大学计算机基础》创建好数据透视表之后，可以通过“数据透视表”工具栏修改它，主要内容有：

更改数据透视表布局改变汇总方式