文秘工作管理办法

GZ04–08–2011GZ04–08–2011PAGE2PAGE2PAGE4规章制度GZ04–08–2011文秘工作管理办法第一章总则第一条为使公司的公文管理及文秘工作规范化、制度化、科学化，参照《国家行政公文处理办法》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法所指的文秘工作，包括对公文以及对公司印鉴等管理工作事项。其中公文管理包括对公司接收政府机关、上级部门的信函、文件、传真；公司向政府机关、上级部门报送的请示、报告；公司与其他单位间事务往来信函、传真；公司上报、下发的文件等的管理。第三条总经理办公室是公司行政文秘工作的业务主管部门。第二章外部公文的接收与处理第四条凡邮寄、传送或交换至公司的公文，一般处理程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第五条收启的信函、公文直接写明公司领导姓名的，应只登记不拆封直接送交相应公司领导。公司领导阅后批时需要传递处理的，再按正常收文手续办理。第六条所接收的外部公文除领导亲启外，其余全部由总经理办公室机要文书负责签收、拆封，签收拆封后按类别在收文薄上登记编号。签收前应检查封口，对开口文件要查明原因并记录在案，对开口的密件应立即报告。第七条外部公文经登记后，由总经理办公室机要文书附上文件传阅单交总经理办公室主任。总经理办公室主任签属拟办意见并转机要文书，机要文书按拟办意见呈送给公司领导或部门。第八条公司领导批示给有关部门处理或总经理办公室主任拟办意见直接由有关部门处理的，机要文书须在登记后，通知承办部门取回并签字。第九条需两位以上领导传阅的文件，由总经理办公室负责组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门扩大阅读范围。文件传阅后，阅文人员应签字并注明阅文日期，及时退还总经理办公室。第十条各部门收到交办的公文后应当及时办理。对于涉及到两个以上部门的事项，应由主管部门会同有关部门协商处理和答复。对于不能在时限内办理的，应及时向发文部门和总经理办公室说明。对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回总经理办公室并附书面理由说明。第十一条已经批示并交有关部门办理的文件，总经理办公室负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。的行为规范。（十二）会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。第十九条对外行文凡需对外上报带有公司正式文件字头的公文，公司各部门不能直接行文，应由各职能部门编写，部门主管领导审核（需其他部门会签的，会签部门主管领导也需审核），报公司相关领导批准。总经理办公室负责核稿、编号、编写主题词并以公司名义对外行文。第二十条内部行文内部行文分为行政行文和党群行文两种，各职能部门在本部门职权范围内根据各自实际情况或领导授权需要对内行文的，一般由各职能部门编写，部门主管领导审核（需其他部门会签的，会签部门主管领导也需审核），报公司相关领导批准。总经理办公室负责核稿、编号、编写主题词并以公司名义对内行文。第二十一条公文的用纸、印装格式及发文格式（一）公文的起草、审核和签发一律使用黑色或蓝黑色墨水笔或中性笔，严禁使用圆珠笔和铅笔。文稿的文字应横排，字迹要清晰，阅改较乱的文稿要另抄一份送审。（二）公文的起草必须符合相应的文体格式规定，严格遵守公文写作规范和要求。（三）公文打印用纸一般使用国际标准A4型（长297mm，宽210mm）纸张。（四）公文的字体和格式由总经理办公室统一编排。第二十二条公文打字稿印刷前，打字员须通知拟稿人校对。打字稿的校对以秘书核稿后的文稿为准，校对者如有异议可向核稿人提出或向审批签发人报告，不可擅自增减文字或改动。打印后的正式公文与原稿不符的，由校对者负责。第二十三条以公司名义不使用公司正式文件字头和非公司统一编号的文件，行文部门行文后可直接送公司业务主管领导审批、签发，总经理办公室直接安排打印。第二十四条凡以公司名义行文上报或下发的文件，行文部门必须对文件所述事项具有业务管理权，不属行文部门职责范围内的业务和管理事项应提交公司相应管理业务部门行文。第二十五条公司职能业务部门行文制、修订公司规章制度的文稿，须按公司《规章制度制定修订管理办法》规定的程序处理。第二十六条公司职能业务部门及有关人员代表公司或本部门对外提供有关法律文件，未经公司专门授权委托的，一律须经公司法律顾问审查后方可办理。第二十七条凡以公司名义形成的公文打印后，由行文部门交总经理办公室文书加盖公司印鉴，并由文书收存文件底稿和两份打印的正式文件。每季度总经理办公室文书应把收存的正式文件和文件底稿整理装订一次，每年度的第二个月末前将上年度全部文件和文件底稿交档案室立卷归档。移交时双方各存一份移交清单备查。第二十八条上报和向外发送的文件，可由行文部门直接发送或交总经理办公室，由机要文书交换或邮寄；公司内下发文件，行文部门自行安排发送。第二十九条属密级文件的，其文件及装有文件的信函须注有密级标识，严格按规定的份数打印，按保密规定的发送途径登记发放。第三十条各部门以传真方式向外发出的公文，须经总经理办公室主任签字同意后机要文书直接发出，传真发出后文稿交发送传真部门自行保存。需发送传真同时还须正式送达的公司文件，应按公司公文行文管理程序处理完毕后方可发送传真。第四章公司印鉴及介绍信管理第三十一条公司行政印鉴及公司行政领导办公用印由总经理办公室机要文书专门负责保管、启用。第三十二条凡以公司行政名义上报、下发的文件以及与其他单位业务往来信函，须按行文管理程序加盖公司行政印鉴。第三十三条各职能业务部门上报、下发文件及报表等需加盖公司行政业务领导印鉴的，须经公司领导签字同意后方可用印。第三十四条公司行政印鉴、公司领导办公用印、各部门行政印鉴，由总经理办公室统一刻制发放。印鉴应废止更换的，由总经理办公室负责及时收回更换。总经理办公室应备有公司发放启用的印鉴图样册以备查。第三十五条各部门行政印鉴应由专人负责保管，未经部门领导同意不得用印，未经公司授权一律不得对外启用。各部门掌管的公司专用印鉴，不得在专用用途以外启用。第三十六条公司出具介绍信的，属经常对外联系业务的部门，由总经理办公室登记发给公司空白介绍信，由部门自行填写，部门主管领导盖章或签字后，到总经理办公室加盖公司行