邮件归档范文10篇

邮件归档范文10篇

邮件归档范文第8篇1.需要遵从国内外法律法规对邮件信息的归档和审计流程的相关要求。

2.日积月累，随着企业业务量的持续增长、信息流的日益健全，越来越多的邮件给邮件服务器的存储和运行都带来了很大的压力。

3.在海量邮件中查找所需的邮件往往效率很低，特殊是在遇到需要响应审计诉讼等紧急状况时，要在法规要求的有效时间内，快速提交相关邮件资料非常困难。

4.邮件信息中往往包含一些很重要的企业信息，而这些信息分散在各处，企业无法对全部邮件的往来、操作和内容进行有效的监管审计。

5.企业在耗费大量的时间、精力、成本备份邮件数据后，无法随时随地对邮件进行调取和管理，这给快速恢复邮件数据带来不小的困难。

为此，北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）为企业用户供应了一款全面、高效、平安、便捷的邮件归档解决方案。该方案主要具有以下六大特色：

其一，全面满意法规遵从需求。慧点科技采纳了能够全面满意法规遵从需求的企业邮件架构，将企业的电子邮件完整地迁移到企业邮件归档服务器上，以满意国内外法律法规对邮件等电子文档的留存方式和留存时间的要求。

其二，跨平台高效自动归档。慧点科技邮件归档系统不仅支持Windows、Linux等操作系统，更可同时连接Domino、Exchange等多种主流邮件服务器和多种存储设备，自动将企业中的邮件全部归档、管理起来。

其三，大幅度降低存储空间。慧点科技邮件归档系统在对邮件进行压缩、削减、单实例处理后，能够释放70%以上的邮件存储空间，用户可以在确保遵从法规的同时，大幅削减存储上的支持，并降低邮件系统的简单性。

其四，不转变用户使用习惯。慧点科技邮件归档系统能够与邮件客户端和OA系统进行无缝对接，用户可以不转变自己的使用习惯，照旧根据原来的方式查找、扫瞄、下载或转发已归档的电子邮件，更可以自行恢复误删的邮件。

其五，精准、高效检索所需邮件。系统内置的搜寻引擎支持多种语言和多种附件种类的检索，丰富的查询条件、多样的检索方式，以及特有的归档数据加密存储格式，关心用户在短短的几秒钟内从上百万封的邮件中搜到所需信息。

其六，集中监管审计企业邮件。慧点科技邮件归档系统供应自动审计、分组审计、邮件跟踪审计、操作行为审计、屏蔽敏感数据和监管状况通知等多种功能。用户可以自定义审计策略，由系统自动监控往来邮件并将结果发送给指定的监管人员。

简洁存储是不够的

为了进行灾难恢复，需要对邮件进行备份，这是邮件存储的最初要求。这其中最为典型的就是磁带备份。磁带备份容量大，价格相对较低。不过假如想在备份邮件中进行查询，需要将磁带一盘盘恢复到系统上，然后在邮件系统中查询。由于邮件系统检索功能很弱，要查找某封邮件无异于大海捞针。

另一种方案是将系统数据定期拷贝到离线存储设备上。这种方式存在几个弊端：一是简单消失重复拷贝现象，铺张存储空间；二是无法保证数据的完整性，如两次拷贝之间删除的文件无法备份；三是成本高，一般要用NAS或者SAN大容量存储设备，或者必需使用大型厂商的专用系统才能实现。

这两种简洁的方案一般是特地针对某些企业而设计的，已经实现了从数据层到应用层的跨越。但这类方案通常只能满意一个或几个方面的法规需求，无法为企业供应全面而专业的、遵从各种现有法规的专用归档解决方案。

法规遵从让成本上升

法规遵从归档（ComplianceArchiving）设备，是特地应对各种目前现有的法规、取各种法规的最大并集而设计的专业归档系统。法规遵从需要企业在业务运作中守法规，遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章，并且对信息具备足够的可控性。

一个完善的归档系统应当具备以下几个功能：一是存储仓库功能，存储仓库收集全部向外发出和从外收到的以及内部的邮件数据；二是搜寻及数据挖掘功能，能够通过搜寻查询到相关的邮件信息；三是法规遵从性的需求，整个体系的设计应遵从法规，如不能删改数据等。从成本构成看，归档系统由存储系统和归档软件两部分构成。相比邮件备份，归档系统注意搜寻，磁带机这种成本特别低的设备无法实现上述功能，必需使用大容量磁盘介质。这使得邮件存储成本大幅度提高。此外归档需要对备份的邮件构建索引数据库，以便进行搜寻。法规遵从要求系统增加的很多功能导致归档软件比简洁的备份更加简单，这使得归档系统的成本进一步上升。邮件备份、归档特殊是法规遵从使用户对邮件系统的投资直线上升。大型企业实施法规遵从的邮件归档体系可能需要投资上百万元甚至上千万元。

不要以为这些投资是不合算的，国内某企业由于邮件系统不合法规，被罚款2000万元。而其实施法规遵从邮件存储解决方案估计只需不到1000万元。在这样的背景下，我们应当如何降低邮件归档系统的成本呢？

方案选择应因需而定

1.选择备份还是选择归档。如前面描述可知，归档特殊是法规遵从的归档系统成本大幅度提升，因此企业用户首先需要明确自己存储的目的。假如用户仅仅是为了进行灾难恢复，那么只需要简洁的备份就可以了。通常邮件系统都支持联机备份或脱机备份。通常状况下，利用邮件系统自带的工具就能完成，也可利用第三方工具对备份内容进行选择，其可操作性往往比系统自带的要好。

2.备份时间及介质的选择。备份的介质主要分为两大类：磁带和磁盘。磁带介质有其局限性，简单发生质变。因此隔一段时间需要对数据重新翻读一下，假如有问题，则需要更换磁带。但是磁带价格低，存储的数据量大，适合需要存储大量数据的用户。而磁盘是在一个真空的实体里面，它的盘片不会受到影响，所以它的保留时间是特别长的，磁带坏了就不能用，但磁盘是可以修复的。对于邮件备份而言，几TB的数据容量，能够满意小型企业几年的数据需求，因此企业完全可以选择磁盘长期保存数据。

3.法规遵从邮件归档的成本掌握。前面介绍的两种状况适合一般企业的邮件存储需求。但在当前信息化广泛应用的背景下，企业和组织不仅要考虑经济指标的增长问题，还要关注是否符合社会法规和行业标准的问题。美国的许多政府法规和规章都非常具体。例如，《美国医疗保险信息交换与保密法案（HIPAA）》规定美国公司必需爱护人事数据，医疗保险供应商必需爱护病人信息。

其中有些指标的规定还非常详细，如：许多法律程序会要求电子邮件的查找过程必需在72小时内完成，对某些特定信息要求保存的时间长达7年。

掌握成本的两个步骤

首先是确定邮件存储的内容，不是全部的邮件都需要存储，并且不同性质的邮件需要存储的时间要求是不等的。业内人士把邮件存储中常常遇到的问题称为Bacn，也指那些既不是重要邮件也不是垃圾邮件的邮件，包括新闻邮件、同接收人有关系的公司的广告邮件以及各种人力资源邮件等。简洁地说垃圾或病毒邮件都可以不存储。对Bacn邮件的解决方法和垃圾邮件的解决方法相同，就是过滤。假如不对垃圾及病毒邮件进行过滤，将导致大量的存储铺张。国内某知名ISP调查显示，其所收到的全部邮件中垃圾邮件占总邮件数近85%，消耗80%的带宽流量，消耗50%以上的带宽资源，除垃圾邮件外的10%到30%的电子邮件都是Bacn邮件，不仅堵塞收件箱，还影响搜寻结果。

因此经过邮件网关过滤可以节约大量存储投资。值得留意的是，邮件网关一般都带有自己的存储空间，通常都可以保留几个月的数据。这么长的时间足够最终审核是否有正常邮件被误判了。另外，归档系统或邮件服务器的日志功能可定义哪些邮箱和哪些发件人的信件需要备份。经过细分后，可以进一步节约存储空间。

很多邮件归档系统具备压缩存储功能，从而进一步降低存储消耗。此外，有些存储系统采纳一些特殊的技术削减存储量，例如梭子鱼（Barracuda）的单一实例存储功能。假如一个附件发送给多个用户，在存储系统中，将只保留一份文件，这大大地节省了存储空间。Barracuda的压缩存储功能可以节省近1/3的存储空间。

其次是确定归档系统。目前法规遵从归档系统有两种类型，一种是软件系统，如MessageOne公司的QuickStart、Mimosa公司的NearPoint和Messagesolution公司的产品，它们都能关心用户恢复系统或查找到特定的邮件。但是这类系统需要外部的存储设备，例如Messagesolution常常采纳EMC或Plasmon作存储，综合成本很高。另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商供应的软件、硬件合一的产品，如硕琦等，设备本身具备大容量的磁盘。如梭子鱼的一款产品共有2TB的存储空间。这类系统的价格在十几万到几十万元不等。相比较而言后者价格比较实惠。不过，软硬一体方案的标准配置通常支持用户两年的邮件存储量。假如需要存储更长时间的数据，需要扩容或外接存储设备。而前一种采纳了特地的存储设备，容量的扩充将更加平滑。

假如用户是超大型企业，有1万个以上的邮件用户，那么使用前一种方案更加适合一些。对于需要对数百到数千用户的邮件进行归档的用户，软硬合一的归档方案将是优先选择的方案。

链接:

梭子鱼邮件存储网关是一个即插即用型的、软硬合一的邮件存储解决方案，安装简洁、管理便利，能够关心企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储方案。梭子鱼邮件存储网关能够关心企业实现以下功能：

1．综合的邮件管理。支持多种邮件导入方式（MAPI和．pst文件），完善、高效的搜寻和修复功能，实现邮件索引和邮件导出。

2．集中式存储管理。通过智能存储管理接口来管理内部或外部存储的邮件。

3．集中式管理。供应经济实惠的、对公司存储设置和相关规章的管理。

构建一套Exchange邮件系统时，客户必需同时考虑该系统的数据备份与恢复、系统容灾、存储管理、数据归档与法规遵从等。一般状况下，客户需要同时选购特地的数据备份软件、归档设备。假如是使用Exchange2024之前的版本，还必需通过提高硬件配置规模才能达到容灾的力量。

为Exchange量身定做

MimosaNearPoint系统，正是这样一个特地针对MicrosoftExchangeServer定制的Exchange数据管理解决方案。在无需服务器端和无需ExchangeJournaHng开启的状况下，可以自动获得Exchange上的任何数据。并在一个系统中集成了Exchange数据全息归档、邮箱数据实时恢复、数据生命周期管理、eDiscovery法规遵从、PST文件归档、系统容灾爱护等功能。MimosaNearPoint独有的Self-ServiceAccess，无需任何客户端插件，就能让用户通过Outlook和OWA实现与Outlook风格完全一样的全景自助访问功能。

通常，企业选择邮件归档系统是盼望能够关心有效管理数量不断膨胀的电子邮件，通常的邮件取证只能在所选择的有限群体内进行。但是随着法律发觉的要求不断增加，需要在整个企业内部全部的邮件中进行eDiscovery操作。这要求企业必需去扩展其邮件存档和搜寻发觉力量，并从过去支持的数百个邮箱搜寻功能扩展到可以搜寻数以万计的邮箱邮件力量。

在问到为什么会选择推广Mi-mosa产品时，微软金牌合作伙伴深圳连邦软件总经理说：“中国的Ex-change客户需要像NearPoint这样特地为Exchange供应的、能够供应集邮件归档、数据恢复、系统容灾、法律法规遵从等一体化的管理平台了。这的确是一种下一代的数据归档理念，颠覆了我们过去对数据归档的定义和看法”。

无需安装任何插件

以往邮件归档产品在归档Ex-change服务器时必需依靠Ex-changeJournaling(日志)邮箱或者在Exchange上安装软件，从而猎取用户收发的电子邮件。但这种归档方式无法猎取到完整的Exchange数据，特殊是无法猎取日程、地址本、公共文件夹等这样一些数据。而且所依靠的Joumaling技术还会给Exchange服务器