浅析中小型企业财务电算化的应用

浅析中小型企业财务电算化的应用

一、会计到计算机会计的转变对会计数据处理的影响中小型会计账簿的应用是会计发展史上的一次革命，从手工会计转变为计算机会计，不仅仅是会计工具的变化。会计数据处理的过程、处理方法、内部控制方法和组织的设计方法与手工处理有很多不同。这一变化主要体现在以下几个方面。(一)提高了会计工作效率化,减轻会计根据化的风险,有利于提高工作效率化实现会计电算化后,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等会计核算工作,都由计算机自动完成,并且计算机的计算速度是手工的几百倍,几千倍,因此大大提高会计工作的效率,使会计人员从原来的抄抄写写,记记算算等记帐、算帐、报帐等繁重的工作中解脱出来,把主要精力和工作重要转向加强管理和监督方面,更好地发挥会计人员应有的参谋作用。(二)解决了模账记帐不规范、不统一的问题实现会计电算化后,对数据来源提出了一系列规范要求,而且数据在处理过程中又能始终得到控制,在很大程度上解决了手工会计核算中的记帐不规范、不统一,容易错记、漏记等问题。因此可以保证会计核算质量,促进会计工作规范化。(三)提高了自己素质实现会计电算化后,一方面广大财会人员为适应工作需要,会更加自觉地学习新知识,也有时间去学习新知识,逐步提高了自身素质,从而更进一步推动会计工作上新台阶。另一方面,广大会计人员,在计算机系统中,可以充分利用计算机的优势和特点,进行会计预测、会计决策、会计控制以及会计分析活动,从而真正实现会计的管理职能。(四)改变了手工操作的局限性,使得了由于计算机不仅能够大量存贮信息,并且能以低成本、高速度、自动化、精确地进行数据处理,从而打破了手工操作的局限性,为日常管理提供更为详细、更及时的信息。如大量的会计信息可得到及时记录、汇总、分析。可随时查看、报送报表。行业、地区实现电算化后,大量经济信息资源的及时性、准确性、系统性和共享程度,又大大提高了经济信息的使用价值。二、会计和税算机制的性质(一)会计处理方法的使用,应符合以下情况会计处理方法是指在会计核算中所采用的具体方法,通常包括:收入确认方法,企业所得税的会计处理方法,存货计价方法,坏账损失的核算方法,固定资产折旧方法,编制合并会计报表的方法,外币折算的会计处理方法等。采用不同的处理方法,都会影响会计资料的一致性和可比性,进而影响会计资料的使用。因此,《会计法》和国家统一的会计制度规定,各单位采用的会计处理方法前后各期应当保持一致,不得随意变更;确有必要变更的,应当按照国家统一的会计制度的规定进行变更,并将变更的原因、情况及影响,在财务会计报告中予以说明,以便于会计资料使用者了解会计处理方法变更及其对会计资料影响的情况。(二)中小型企业企业会计人员在会计分析和利用会计信息的问题上存在误差会计信息的质量是指会计信息产品满足规定或潜在需要的特征和特性的总和。会计信息质量特征就是会计信息所应当达到或满足的基本质量要求,即会计信息为满足规定或潜在需要而必须具备的那些特征和特性要求,它是会计系统为达到会计目标而对会计信息的约束。要想全面、正确地理解会计信息产品质量特征的本质,必须认识到会计信息质量受到信息的使用时间、使用地点、使用对象、社会环境、市场竞争等因素的影响,因此其基本本质是一个动态、变化、发展、相对的概念,而不是固定的概念,即要求内含的质量特征和特性均满足用户需要,并在一定条件下实现诸特征的最佳组合。会计信息的分析主要由以下几点:一、会计作为信息系统越来越受到人们的重视。作为会计主体的企业,分析利用会计信息不仅是财务会计工作的延续和发展,而且是满足决策有效性的需要。中小型企业由于受传统经营观念的影响和自身经营、组织特点的约束,在分析和利用会计信息问题上存在几种错误认识:一是认为会计报表的编制已意味着会计工作的阶段性总结,没有进一步分析利用的必要。实际上,会计报表是经营活动全貌的综合性和概括性的货币反映,并不能提供错综复杂、千变万化的生产经营的各方面情况。单从会计报表本身不能直观地得出决策所需的相关依据。二是中小企业受筹资渠道的限制,决定其外部会计信息的需求者主要是上级主管部门或税务部门。因此,中小型企业认为会计工作的目的只是核算收入、成本费用、利润以及纳税所得,忽视了会计信息的分析利用。三是不少实行代理记帐、代理纳税而不设会计独立核算机构的中小企业认为分析会计信息的工作属于代理机构,并简单地将会计信息的分析等同于会计报表分析,对会计信息作用的理解大打折扣,所以面对当前的情况,政府及其财政部门应该加大对中小型企业的职能培训和政策宣传。(三)是提高企业工作效率,提高企业工作效率会计电算化工作人员的知识结构,只要是要求会计人员具备会计专业知识和相关的计算机、信息管理等综合知识,促进会计人员知识结构的全面发展和完善,要求会计人员的综合素质要等到提高,同时提高对会计的工作效率。实现会计电算化的主要目的是要让财务人员从繁重的手工核算中解脱出来,使财务人员有更多的时间和精力来参加企业的经营与管理。会计如果真正能发挥其管理、预测、决择以及公共职能功能,不仅需要丰富的内部财务会计信息,而且需要丰富的外部信息。计算机网络的发展和会计电算化网络的建立,实现内外数据共享和信息的快速传递,这恰恰能满足部门管理、企业管理、行业管理、公司管理对信息的需要,为财务管理人员、会计管理与分析人员、企业高层领导利用企业内部会计信息和外部信息进行管理、分析、预测和决策提供良好机遇(四)会计理论和技术的影响推行会计制度改革,实现企业管理现代化,主要应从计算机会计得应用,核算工具的变革,而且还要对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响;实施会计电算化后,由于会计凭证的产生方式和变化导致会计凭证的变更;内部控制盒审计线索的变化导致程序的便更,从而推行会计理论的研究和发展。现代社会中,企业不仅需要提高技术水平,而且还需要实现企业管理现代化,以提高企业经济效益,使企业在竞争中立于不败之地。而恰恰会计工作就是企业管理工作的重要部分。三、中小型企业的会计账簿存在问题(一)中小型企业领导对会计电算化工作的重视程度不够中小型企业会计电算化大多以代替手工核算为重点,未能真正意义上理解会计电算化的意义,没有意识到企业建立完整的会计信息系统的重要性,不能及时有效的投入更新会计电算化软件,做好会计系统的维护工作,会计电算化是以电子计算机为主的现代电子信息技术应用到会计中,用计算机代替人工记账、算报表,以及部分替代人工完成对信息的分析、预测、决策的过程,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。企业各级领导未能重视会计电算化的这些方面,并且会计电算化工作的开展,需要大量的人力物力条件,没有领导的支持和理解,会计电算化工作将出现停滞不前的局面。随着计算机在各个领域的广泛应用,使其在会计方面的应用也逐渐显示出优越性,并广泛应用于会计工作的各个环节,然而随着网络系统的进一步发展,会计在算机信息安全方面存在的问题包括企业外部有电脑病毒和网络黑客等,以及企业内部控制管理制度和软硬件的缺陷,这些都影响着中小型企业会计电算化工作的开展,再加上中小型企业会计基础工作不健全,会计人员各方面素质较差,会计电算化信息系统存在较多问题,不能及时解决会计电算化系统软硬件等问题,可能导致会计信息的丢失和损坏,甚至导致系统崩溃,这样一来会计信息系统的安全性、保密性得不到保障,系统一旦出了问题,企业很难恢复原来的数据。(二)会计电算化专业人才缺乏,会计电算化复合型人才短缺。会计电算化专业毕业生人员中小型企业中会计电算化的软件不够规范,而且会计队伍中的部分人员知识老化,对计算机的应用不熟悉,学习会计电算化知识积极性不高,短期培训很难取得明显效果,而会计电算化专业毕业生人员由于会计实际经验相对比较少,既精通会计知识,又懂得电算化的复合型人才,无论在理论界还是在实务界都比较缺乏。因此,会计与计算机的复合型人才更是供不应求,直接影响会计电算化工作的开展。所以现在会计电算化专业人才缺乏也正是中小型企业实施会计电算化的一大困难。(三)会计电算化的内容不全面现在有些中小型企业认为完成会计电算化工作,就是只要建立会计系统或者是买到了会计系统,会计电算化就是建立计算机会计系统的一个过程,然而会计系统是一个系统工程,整个会计电算化都包括了许多的内容,而不是将其中的某个部分理解就成为了会计电算化的全部。(四)会计电算化的整体性不高,是开展会计电算化工作的一个企业没有认识到会计电算化是系统工程的特点,认为会计电算化就是一步到位的事情,就是做好其中的某部分工作,没有全面的考虑到会计电算化的全面性,企业的会计电算化不仅要有会计系统,还应该有完整的应用、分析各管理等系统。以上的这些因素是阻碍会计电算化在中小型企业中应用的主要原因。(五)会计电算化与其他部门的关系中小型企业认为会计电算化只是财务部门的电算化,与其他所有的部门都没有关系。会计电算化代替了传统的手工记账,并能够对信息进行分析,为管理部门决择服务,与其他部门没有紧密的联系;同时更具缺少和外界企业事业单位的联系和相互学习。四、会计要素的弊端(一)会计电算化的应用会计电算化随着电子计算机技术的发展而产生,也必将随着电子计算机技术的发展而逐步完善和不断发展,会计管理已经融入到整个企业管理当中,会计电算化的内容也在不断地发展,管理功能在不断地增加,而且已经紧密地融入到企业的信息化进程中。会计电算化还不断的采用最新的信息技术,系统结构的网络化,系统功能不断增强,我国会计电算化正由单项会计核算向全面核算发展,并且紧密地融入到整个企业的信息化进程中,信息结构将会全面网络化,信息全面规划的决策处理将实现全部智能化。(二)企业对会计电算化认识的改变,传统的会计电算化观念转变,要求企业提高会计工作效率,对会计电算化提出了新的更我国会计电算化应用的起步较晚,许多中小型企业的思维观念停滞不前,没有能够真正的认识到会计电算化的真正意义及其重要性。20世纪80年代由于计算机在我国不断应用于各个领域,会计电算化是以电子计算机为主的现代信息技术,用电子计算机代替人工记账、算报表,以及部分代替人工完成对信息的分析、预测、对策的过程,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现对会计工作的现代化,企业要认识到这些方面,及时转变观念,真正意义上认识会计电算化,要同时重视人才和电算化,要意识到会计电算化不单是核算工具和方法的转变,也是对社会本身一次重大的变革,这次变革不仅减轻了会计人员的劳动强度,并且使会计人员有更多的时间用于企业管理工作,提高会计工作效率,为决策者提供可靠的数据,从而促进企业经济的业务发展,提高整个会计工作水平。(三)对软件系统的使用由于会计软件必须在系统软件的支持下才能运行,所以对于会计软件的配置必须要对所有的会计从业人员进行对系统软件的了解和应用;支持会计软件运用的系统软件主要包括操作系统、数据库管理系统、编程的计算机语言等;购买商品化会计软件,则其工作平台,编程语言和数据库系统已经确定,用户只能选用相应的系统软件。若自行开发电算化系统,需要进行电算化规划和系统需求分析认真选择。(四)中小型企业要先开发后购买会计电算化软件在中小型企业中对会计电算化的会计软件配置要做到的事宜是;配置核算精确,功能完备、使用安全、操作简便的会计软件是中小型企业开展会计电算化工作不可缺少的必要条件之一,取得会计电算化软件的途径一般包括两种方式:一是定点开发;二是购置商品化会计软件。一般中小型企业采取后一种比较方便。各个企业在购置会计软件是要根据本企业电算化的实际情况和眼前的目标,选择合适的会计软件。选购软件时只要考虑软件的合法性、方便性、安全可靠性和售后服务可靠性及可扩展性等必要因素。(五)有多重购置模式会计电算化的硬件只要是计算机,而计算机硬件设备选择的好坏就直接影响到今后会计电算化工作的质量和效率,计算机硬件设备有多重购置模式,要合理选择硬件设备,首先必须合理选择硬件的构成模式,硬件的构成重要由单机系统、多用户系统,各企业可以根据自己的实际情况和需求,选择合适的硬件模式配置。在确定了硬件构成模式后,应考虑硬件配置的下一步具体硬件设备,具体硬件设备只要有CPU、内存和硬盘以及打印机、不间断电源、空气调节器、网络设备和电源设备等其他会计电算化必要的硬件设施(六)中小型企业相关会计电算化人才缺乏,其造成的问题可以在企业中一个会计电算化是一项比较系统的过程,其不仅需要会计、计算机的专门人才,也需要既懂会计又懂计算机的复合型人才,涉及到财会部门和人员,还有企业内部各个部门和相关人员。可见搞好会计电算化人才在工作举中足轻重的地位,而会计电算化人才在现阶段我国中小型企业中比较缺乏,