浅谈我国会计电算化管理中的问题及对策

浅谈我国会计电算化管理中的问题及对策[内容摘要]保证会计资料的、合法、完整是当前经济工作的一件大事，也是财务管理工作者的基本职责。当前，随着经济的不断发展，市场经济改革的不断深化，会计信息的质量受到社会各界的广泛关注。作为会计核算方式的重大革新，会计电算化己占到国民经济核算比重的一大部分，保证会计电算化工作的顺利健康发展，是确保电算化会计信息合法、完整的基础，也为推动企业向更高一级的企业管理信息化打下良好的基础。本文主要就会计电算化工作的重要性、特点及工作中出现的问题进行了闸述，并提出了完善会计电算化工作的应对措施。[关键词]会计电算化、问题、对策第1章引言会计电算化是利用电子计算机进行会计账务处理，完成对会计信息的核算、分析、预测和决策的会计管理工作，是计算机技术和现代会计相结合的产物。会计电算化帮助会计人员逐渐摆脱了繁锁的工作劳动，具有无法比拟的发展前景，但也出现了各种各样的问题，如不能得到有效重视或及时解决，将会阻碍会计电算化向更深层次发展。1.1会计电算化的含义

“会计电算化”一词最早是1981年中国会计学会在长春市召开的”财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。具体地说，就是利用会计软件，指挥各种计算机设备代手工完成，或完成在手工下很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程。

随着会计电算化事业的不断发展，电算化的含义得到进一步的引伸与发展。有人认为：会计电算化是企业通过电子数据处理系统处理会计信息的方法；也有人认为：会计电算化是利用电子数据处理方式，实现对会计数据收集、存储、传输和各种加工处理自动化的一种会计。1.2会计电算化的意义实现会计电算化操作是会计史上的一场革命，具有重要的现实意义和深远的历史意义，体现在如下几方面。

1.2.1可以减轻劳动强度，提高工作效率

实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入电子计算机，大量的数据计算、分类、汇总、记账、算账、报表编制等工作都由计算机自动完成。这样不仅可把广大财会人员解放出来，而且由于电子计算机的计算速度是手工的几十倍、几百倍，因而也大大提高了会计工作效率，使会计信息的提供更加及时。

1.2.2促进会计工作规范化，提高会计工作质量

在会计电算化系统中，为了保证数据输入的正确性，采用了大量技术手段对数据进行检测，从而对数据的来源提出了一系列规范化的要求，不符合要求的数据将不予接受，数据处理过程是在严格遵从会计制度规定编制的程序控制下进行。这在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统一、易出错、易漏记、错记等问题，促使会计基础工作规范化程度不断提高，进一步保证会计工作的质量。

1.2.3促进了工作职能的转变和财会人员素质的提高

会计电算化一方面极大地提高了会计工作效率，财会人员不再整天忙于记账、算账，除了完成原来手工记帐的核算任务外，有更多的时间进行会计的分析、预测工作，参与到企业的经营决策中去，从而促使会计工作职能的转变。另一方面，促使会计人员学习新知识，更新知识结构，使自身素质得到不断提高。

1.2.4为整个管理工作现代化奠定了基础

企业的会计信息占企业管理信息的60%以上，而且涉及面广、综合性强，是企业经济预测、决策的重要依据。实现会计电算化，为了企业管理手段现代化奠定了重要的基础，可以带动、加速企业管理现代化的实现。由于会计电算化应用了数据库、计算机网络等现代技术，使经济信息得到共享，大大提高了信息利用价值。

1.2.5促进了会计理论和技术的发展，推动会计制度的改革

电子计算机中引人会计工作，不仅使会计信息处理技术发生重大变革，还将对会计核算的方式、程序、内容、方法以及会计管理体制乃至会计理论的各个方面带来巨大影响，从而促使会计自身的不断发展。会计电算化改变了传统会计的工作程序和组织，产生了一系列的问题，需要制定新的制度来进行规范、管理，使会计制度能够促进会计电算化的发展。1.3会计电算化的特点1.3.1数据处理方式会计电算化系统的数据处理工具是电子计算机。在电算化系统中所有会计数据统一由计算机集中化、自动化地进行处理。在电算化会计系统中所有会计数据以文件形式组织和存放。其存放介质为硬盘或软盘等磁性介质。1.3.2数据处理流程

在电算化会计系统中，日常会计数据的处理表现为人工采集，进行标准化处理，并输入计算机，由计算机集中、自动化地进行处理，根据使用者的需要自动输出各种会计信息。除输入过程外，数据的计算、处理过程发生错误是不存在。1.3.3人员构成和工作组织体制

电算化会计系统中，除了会计专业人员外，还需要有计算机操作人员和维护人员共同工作。所有系统内的工作人员都具有相当的会计和计算机知识。由于许多会计核算工作由计算机自动完成，因此会计工作组织形式将发生较大变化。通常按照数据的处理阶段分工组织。

1.3.4系统的内部控制

在电算化会计系统中，原来手工系统内部控制制度的基本原则仍然是系统内部控制的基本原则，但具体的控制环节和控制方法则有所不同。

内部控制制度分为两类：

（1）

一般控制。对系统中组织、操作、安全、开发及系统运行环境进行控制。

（2）

应用控制。对系统具体的数据处理活动进行控制。

由于电算化会计系统控制的具体方式为组织管理控制与计算机程序控制相结合的方式，控制的要求更为严格，控制的内容更为广泛。第2章我国会计电算化的发展历程我国会计电算化工作开始于20世纪70年代。从其开展程度、组织管理和会计软件开发等诸因素分析，会计电算化可分为三个发展阶段。

2.1初始阶段

这个阶段起始于20世纪70年代中后期。这一阶段的主要特点是:

（1）从处理内容看，主要是单项会计业务的电算化工作，最为普遍的是工资处理电算化。

（2）从应用范围看，只是极少数大型企业。

（3）从计算机技术的应用程序看，硬件设备主要是中小型电子计算机，价格、设备庞大、使用不便，而软件方面，没有中文操作系统，因此对中文的处理能力相当弱，程序设计语言主要是COBOL、ALGOL等高级语言为主。

（4）从人员素质看，掌握使用电子计算机的是少数计算机专业人员，既懂会计又懂计算机的人才奇缺。

总体来说，当时的会计电算化还处于试验探索阶段。2.2自我发展阶段

1983年起，随着改革的不断深入，企业内部组织机构的变化对财会工作提出了新的要求，同时，自20世纪80年代起，微型计算机在国内市场大量出现，克服了中小型计算机价格昂贵、使用不便的缺点，为会计电算化提供了较好的物质基础。1983年，国务院成立了电子振兴领导小组，在全国掀起了计算机应用的热潮，会计电算化工作也有一个自发的发展阶段。这一阶段会计电算化工作的主要特点是：

（1）硬件设备以微机为主，软件方面使用了汉字操作系统，从而使中文处理能力大大加强，程序设计语言以BASIC、数据库语言DBASEII、DBASEIII为主。

（2）处理内容从工资计算扩展到帐务处理、材料核算、固定资产核算、成本核算等大部分会计核算业务。一些企业开始向电算化会计信息系统过渡，并逐渐形成电算化会计信息系统，在系统内实现数据共享。

（3）应用软件的研制方式以应用单位委托有关单位开发为主，各级行业主管部门积极组织研究通用核算软件，并大力推广，对推动会计电算化工作起了十分重要的作用。

（4）重视复合人才的培养，出现了一批具有一定水平的既懂会计又懂计算机的复合型人才，部分高校和研究所开始招收会计电算化方向的研究生；同时，在实践过程中也注重了会计电算化实践经验的总结和理论研究工作。2.3规范发展阶段

随着会计电算化工作的深入开展，要求加强组织、规划、管理的呼声越来越高，各地区、各部门也逐步开始了对会计电算化工作的组织和管理，这一阶段会计电算化工作的特点是：

(1)从单机应用向多用户系统、网络系统扩展。

(2)一大批单位甩掉了手工记账，实现了会计核算业务的电算化处理，并由会计核算电算化向财务管理电算化发展。

(3)会计核算软件向商品化、通用化、规范化、专业化方向发展，会计软件市场初步形成。

(4)会计电算化引起各级主管部门的广泛重视，以财政部为中心的会计电算化宏观管理体系正在形成。

(5)与单位会计电算化工作的开展相配套的各种组织管理制度及其他控制措施正在逐步建立和成熟起来。第3章我国会计电算化管理中的存在的问题及对策目前，会计电算化在实践中存在一些问题，严重阻碍了我国会计电算化向更深层次发展。

3.1企业内部存在的问题

3.1.1会计电算化人员的技术水平有限

目前，会计中心会计人员的会计、财务知识不系统、更新慢，只能对日常的会计核算进行处理，对如何提高会计管理水平则比较欠缺。另外，会计人员的计算机知识十分薄弱，因此不能灵活处理工作中的问题。3.1.2重视账务功能，忽视管理功能我国实行会计电算化的单位，存在着重视报账功能，忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，则根本没有设计，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。

3.1.3会计电算化档案管理制度不完善由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整，没有及时明确相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏，乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放;按时清理磁盘备份，每年至少进行一次过期数据清除。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。

3.2会计电算化软件本身存在的问题

3.2.1会计软件通用性差，集成化程度低近几年，我国会计电算化软件的应用逐渐暴露出了难以克服的弱点，如系统初始化工作量较大，系统定义较抽象，系统体积较大，企业难以增加自己需要的功能等。3.2.2数据的实时共享性差，安全保密性弱就目前的计算机网络技术和数据库技术发展水平来看，我们完全有可能在会计电算化软件中实现数据的高度实时共享，但遗憾的是目前许多软件还只是停留在单个用户级的水平上。另外，我国目前会计电算化软件的数据安全保密性弱。数据往往完全暴露在所有用户的面前，只要会打开计算机，即使算不上一个”电脑高手”，往往也可以随意查询、修改数据，甚至可以有意地破坏数据，系统一旦瘫痪，或受病毒侵袭，恢复起来比较困难。第4章对策分析根据我国企业的实际情况，在会计电算化条件下，应从以下八个方面加强会计管理工作。4.1提高会计人员业务素质实行会计电算化后，会计人员只需输入记账凭证后，登记各类账簿和编制报表工作即由计算机完成，凭证的输入和审核成为主要任务，操作计算机成为会计人员的基本技能。但财务软件的使用可能因操作人员水平不高等因素导致用计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务报告在格式、内容以及会计资料的真实性和完整性等方面不符合《会计法》与《企业会计制度》的要求。目前我国会计人员素质偏低、对电子计算机方面知识掌握不多，因此应提高会计人员的业务素质，加强会计电算化培训，使会计人员能够熟练地操作计算机，掌握会计软件的各种自定义功能和各种管理功能，充分发挥财务软件的管理功能，为企业的经营管理和决策服好务。4.2建立财务人员的内部牵制制度

财务软件的应用，要求企业对内部职能进行分工，按内部牵制原则合理分工，从而可以在工作中互相制约、互相监督，防止工作差错或故意舞弊等现象的发生。一些企业对记账凭证的审核实行除在计算机系统内签字确认外还要求在打印的会计凭证上盖章确认，这就增强了审核的安全程度。另外，还应注意任何先进手段都是被人掌握和操纵的，在采用新的内部控制手段时，不能完全放弃传统的内部控制方式，而应根据计算机系统的特点对传统的人员内部牵制制度等作相应调整，防止因人员分工不当而发生利用高新技术和电脑舞弊犯罪之类的情况。

4.3实行严格的授权控制

为了防止系统非法介入、篡改或发生舞弊行为，必须实行严格的授权控制。利用财务软件权限控制功能，通过对不同人员权限的分配、设置密码等手段对上机操作和动用系统资源加以控制。4.4严禁反记账与反结账反记账与反结账就是将已经记账或已经结账的会计数据恢复到记账或结账前的状态，然后对已输入且已保存的记账凭证再作修改、插入和删除操作，并使已输入凭证的凭证号顺序重新排列，这样做，其会计账簿的真实性难以保证，也无法给审计留下任何线索，故应要求实行会计电算化的企业或单位严格按照《会计法》与《企业会计制度》的规定进行会计凭证、会计账簿的填制、登记、更正。财政部门应严格要求软件开发企业按照《会计核算软件基本功能规范》的规定，开发高质量的会计软件，严格修改并限制操作权限，严禁反记账与反结账功能。

4.5建立数据管理制度

首先，应加强会计数据的安全维护管理，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。其次，应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以解决因发生意外事故，而使数据混乱或丢失的问题。最后，应制定数据录入管理规定，随着企业管理信息化的发展，会计核算中许多原始凭证资料除手工输入外，还可能来源于供应链系统等其他系统，对需要处理的原始凭证的正确性和完整性的审核，使用具有智能化校验功能的设备，能够及时有效地发现原始凭证的错误，确保会计凭证的质量，减少审核工作量。

4.6加强会计档案管理电算化会计的档案管理主要是指打印出的各种凭证、账簿、报表、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是实行会计电算化后会计工作连续进行的保障，是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据安全与完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用的保证。4.7必须加强对计算机系统的硬件和软件的管理随着计算机在会计工作中的应用，管理部门对由计算机处理的各种数据、报表等会计信息的依赖程度越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能预防或减少使用计算机犯罪的可能性，保证其可靠性和准确性。会计部门必须针对计算机系统的特点，制定对用于会计工作的计算机硬件和软件有关的操作管理制度和系统维护管理制度。

实行会计电算化后，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作，如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行。因此为了保证系统的正常运行，完成预定任务，保证系统内各种资源信息的安全与完整，应制定严密的计算机操作管理制度，与此同时加强日常使用管理，防止各种非法人员上机操作，为计算机设备创造一个良好的运行环境，保护机内程序和数据的安全系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时，及时进行故障分析，并作检查记录，在设备更新、扩充、修复后，由系统维护人员安装和调试。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程；适应性维护是指单位的会计工作发生变化时，为适应新情况而进行的修改活动；完善性维护是为了改善已有功能的需要而进行的软件修改活动。4.8采取防错纠错措施