备用金管理规范

备用金管理规范备用金管理制度第一章总则第一条为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等相关法律法规及规范性文件的规定，特制定本制度。第二条公司财务部负责备用金的统一收支，统一核算，公司负责人对公司资金内部控制的建立健全和有效实施以及备用金的安全完整负责。部门负责人和分公司负责人对本制度在该部门和该分公司的有效执行，保障资金的安全完整负责。第三条本制度适用于某科技股份有限公司（以下简称公司）以及下属的各控股子公司、分公司各部门及所有项目部。第二章备用金的用途第四条备用金仅限用于公司及子公司业务拓展和项目实施，主要是采购业务人员零星采购备用金、个人因公出差零星开支备用、经常性的零星开支备用金等与公司业务相关的其他备用金。第五条实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。第三章申请备用金人员的资质审查第六条公司人员申请备用金必须有具体的业务用途，由业务实施人员提出。第七条申请备用金人员的业务经验和能力要求：申请备用金的人员，原则上应具备相关的业务经验和能力，具体的人员主要包括部门主管、项目组负责人、部门经理。不具备以上职位的成员不能申领备用金。第四章备用金专员制度第八条公司设置备用金专员（隶属于财务部），负责建立备用金台账，反映备用金的申领、使用和报销情况、备用金的清理和回收情况。备用金管理专员负责办理所管理的公司的备用金申请、备用金报销资料的收集和办理、备用金的清理收回等相关工作。第五章备用金的申请和审批第九条工作人员需临时借用备用金时，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。第六章备用金的报销和发票管理第十条借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。第十一条借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。第十二条因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。第十三条备用金使用审批权限：备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。第七章备用金额度第十四条采购业务工作人员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。第十五条员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。第十六条各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周不超过10万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。第十七条其他备用金借款，根据实际情况核定金额。各级审批人员严格按照额度限额进行审批。第八章备用金的清理和归还第十八条财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。第十九条借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。第二十条所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。第二十一条备用金应妥善保管，项目人员工作变动时，应及时退回备用金。第九章备用金管理的考核第二十二条部门负责人对该部门的备用金总额负管理责任。公司总经理对公司备用金的总额负管理责任。第二十三条各备用金的借款人在资金使用后，应及时要求对方开具符合法律法规要求的发票并向资金管理专员予以报销。第十章备用金的财务核算第二十四条财务部门备用金专员的台账每月应及时更新，总账与明细账应每月核对。备用金专员应定期分析备用金的领取、使用、报销、回收情况进行统计和分析，对于异常情况及时预警，并向部门主管领导汇报，采取相应的补救措施。第十一章监督和检查第二十五条公司备用金的用途专为业务上所用，任何人不得以任何理由挪用。公司财务部门组织备用金负责人定期对项目人员备用金的使用情况进行抽查。第十二章附则第二十六条本制度由公司财务部负责解释和修订。第二十七条本制度自公司董事会审议通过之日起实施。

行政事业单位备用金管理存在的问题与建议行政事业单位的备用金，主要是为满足单位日常零星开支由出纳办理的库存现金。备用金管理是行政事业单位财务管理的一项重要内容，对维持单位正常运转、防控资金支付风险、加强党风廉政建设等方面具有重要意义。随着公务卡制度改革，公务卡强制结算目录的出台，备用金管理使用越来越规范。但在审计检查中发现，一些单位备用金管理存在不容忽视的问题，亟须改进和规范。一、存在的主要问题（一）直接支付执行不严格。一些单位未严格执行国务院《现金管理条例》和当地财政部门有关备用金管理的规定，把应该通过转账等方式直接支付给收款人（单位）或通过公务卡结算的款项，而通过出纳提取现金直接支付结算。大额提现、频繁提现、项目资金提现的现象时有发生，存在资金支付安全风险和现金交易廉政风险等问题。（二）存取保管不合规。一是部分单位未按规定配置保险柜等安全设备，在提取备用金时通常转入出纳私人银行卡上存放，存在公私不分、公款私存等问题；二是个别单位收费或收取其他款项时，未按规定及时缴存银行（上缴财政），存在坐收坐支等问题。（三）会计核算不规范。一是部分单位出纳人员未按规定建立或登记现金日记账，存在应付了事，不能清楚地反映每笔现金支付的时间、金额、用途，不能及时、序时、逐笔记录，账簿登记混乱，刮擦、涂改现象严重，没有做到日清月结；二是个别单位会计人员将出纳备用金与个人借款混合核算，不能真实反映单位备用金的提取和支付情况，有的长期不清理，存在账账、账款不符等问题。二、规范管理的建议（一）严格限定备用金支付范围。根据《现金管理条例》和现行财政财务管理实际，备用金主要满足单位3至5天日常零星支出，单笔支出原则上控制在1000元以内，并严格限定在以下范围：（1）未纳入财政直发或银行代发的临时工工资、奖金、遗属生活补助、抚恤金、救灾救济金等；（2）不能转账结算的收购个人农副产品、其他物资价款或劳务报酬；（3）出差人员必须随身携带的差旅费；（4）其他无法通过转账或公务卡结算的零星支出。（二）严格现金的存取和保管。严格执行收支两条线的规定，单位收取的款项，应区分资金性质，及时足额缴存财政国库、非税归集户或往来代管资金户，严禁直接用于支付、坐收坐支；单位使用备用金应按规定通过银行提取，存放在保险柜等安全设备内保管，不得转入出纳私人银行卡上存放，为确保资金安全确需通过银行卡存放的，应严格与出纳私人银行卡分开，可经单位批准单独开设出纳卡，专门用于单位备用金的转入、保管和支取，接受单位监管，与现金日记账的收、支、余额保持一致，利息按规定上缴。（三）规范备用金的会计核算。备用金的提取和支付，应按行政、事业单位会计制度的规定，通过“库存现金”科目核算，不得与个人往来款混合核算；出纳应按规定建立单位现金日记账，并逐日逐笔序时登记，做到日清月结，与会计总账余额核对一致，与库存现金核对一致，确保账账、账款一致。强化单位备用金的监管。一是全面实施国库集中支付制度改革，将单位所有财政性资金纳入国库单一账户体系实行国库集中支付、规范运行、全程监管；二是全面实施公务卡结算制度改革，凡属公务卡强制结算目录内的支付事项，除转账外一律使用公务卡结算，不得使用现金结算，因特殊情况使用现金结算的应写出书面说明，经单位负责人批准后作为报账依据之一；三是全面推进预算执行动态监控改革，通过设置预警线规则控制现金支付限额、频率和范围，对大额提现、频繁提现、项目资金提现的支付事项一律冻结，特殊情况须经单位书面申请、财政审批后方可支付；四是加强审计检查，将备用金管理纳入财务审计检查重点关注内容，对存在的问题严肃追责。

备用金管理制度采购部门的采购备用金、收银部门的找零备用金等都被称为备用金，备用金是单位现金的特殊形式，其现金不由出纳人员保管和收支，而由各部门人员在规定的额度内按照规定的范围使用，以便于灵活地开展业务，提高工作效率。出纳人员应当了解本单位的备用金保管和使用情况，按照规定办理预借和报销手续，保证备用金的安全与完整。1.备用金借支管理(1)由企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门应管理需要核定各零星开支，另一方面则凭此单据支给现金。(2)各部门零星备用空一般不得超过规定数额，若遇特殊情况，应由管理部门经理核准。(3)各部门借支零星备用金时，应将取得的正式发票定期送到备用金管理人员(出纳人员)手中，冲转借支款或补充备用全。2.备用金保管(1)备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”递交财务经理。(2)备用金应根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。(3)备用金账户应做到逐月结清。(4)出纳人员应妥善保管与备用金相关的各种票据。3.备用金的预借(1)备用金管理一般有定额管理和非定额管理两种方法。定额管理是根据各部门的实际需要和单位的财务负担能力核定并报有关领导批准的备用金定额;非定额管理是按每次业务所需备用金管理额预借并按报销垒顿核销的备用金。(2)财会部门应会同单位有关部门制定备用金的使用范围，开支权限，领款、报精手续及报销期限，并在预借时向专门负责人予以书面说明。(3)领用备用金时，应借记“其他应收款-A部门(××个人)备用金”科目，贷记“库存现金”科目。4.备用金的报销(1)定额备用金的报销。各部门在使用备用金后要到财务部门报销，报销期限至少每月一次，报销时出纳员接审核无误的报销单据支付现金给备用金管理人，补足其原定额。只有等到期末终了、撤销定额备用金或调换经办人时才全部交田备用金。(2)非定额备用金的报销。非定额备用金一般系根据特定业务的需要而预借，因此并非长期保留项目，而是在业务办理完后凭有关票据到财务部门一班性报销，多退少补，一次结清，下次再用时则重新办理手续，管理上与差旅费的预借和报销十分类似。【例1】月末生产部门备用金保管员小刘报销办公用品支出300元。编制会计分录如下：借：制造费用300贷：库存现金300【例2】年度终了，收回生产部门备用金1000元，待重新核定后再设立备用金。编制会计分录如下：借：库存现金1000贷：其他应收款——生产部门备用金1000

备用金管理制度

一、标准（万元）职务备用金额度执行董事5.00总经理1.00副总经理0.50总监0.50行政部、人力部、财务部经理0.30运营部经理0.50司机0.30二、岗位牵制1、财务部为备用金管理的主控部门，有及时清理备用金的责任和义务，对违规的备用金借支有权拒绝办理。2、人力资源部配合财务部对拖欠备用金的员工从工资中补回。3、各职能部门负责人对本部门备用金开支的合理性、合法性、去向负责。4、备用金的开支范围如调整须总经理、财务负责人会签后报执行董事批准。6、经办人员必须妥善保管备用金的有关报销凭证，每月报销/核销备用金，对备用金的领用、中途报销和开支情况须书面解释。三、证据链1、借款单。2、经核实的借款短信打印件。3、付款收据或回单。4、冲账时须提交的证据按各自业务性质参照相关费用执行。四、控制点1、备用金用于以下事项：差旅费、生活水电、工伤医药费、单项不超过贰仟元的零星材料采购；其他特定用途，如押金、保证金等。备用金专款专用，不得挪用。2、前账不清，后账不借。对未及时冲账的借款人，不允许继续借支；如有特殊情况，必须书面报告还款或冲账计划，经财务与总经理批准后报执行董事特批方可借支。3、临时备用金使用完毕后立即清理，滚动备用金账户每月需清理一次，月末备用金余额退回公司，有必要的下月初重新办理手续，无必要的不再外借。按“一事一清”原则请用备用金，不保留备用金余额，事毕后清理不得超过10个工作日，业务完成后及时冲账，余款即刻退还公司，禁止持款不退。4、财务部有权从工资中扣回备用金，并根据情节轻重给予通报批评。5、标准外的人员借用备用金需逐级审核，时间紧迫时可由总经理/执行董事通知财务，事后须补签字。6、借用备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。7、借支备用金必须写明款项的用途，报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途。备用金金额与事由按照“先进先出法”原则配比。8、备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因可由借支人本部门的其他员工代为办理，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。9、借款人调离、辞退或辞职时，必须立即归还借支的备用金，凡未归还备用金的，不得办理离职手续；财务人员发生岗位变动时，必